Para muchas empresas, un customer relationship management (CRM) es su herramienta más utilizada. Junto con la gestión de tus contactos y sus detalles, un buen CRM te permite llevar un registro de todas tus conversaciones, automatizar tareas repetitivas y mantener las oportunidades avanzando.
Sin embargo, algunos piensan que un CRM es solo para equipos de ventas de alto rendimiento, con salas de representantes haciendo llamadas, enviando correos electrónicos y cerrando tratos (típicamente mientras beben cantidades peligrosas de café). Muchas empresas, especialmente en industrias especializadas como reclutamiento, contabilidad o asesoramiento de inversiones, tienen un proceso de ventas diferente, y el típico proceso de ventas no encaja del todo.
Eso no significa que el software CRM no sea valioso para esos tipos de negocios. De hecho, podría ser incluso más esencial. Solo necesita ser lo suficientemente flexible para adaptarse a su modelo de negocio. Los CRM como Capsule están diseñados para adaptarse a sus necesidades, sin requerir soluciones complicadas o configuraciones técnicas.
En este artículo, verás cómo diferentes empresas utilizan Capsule para ser más eficaces y generar más ingresos. También descubrirás cómo puedes personalizar Capsule para complementar tu manera única de trabajar, sea cual sea tu industria.
Por qué la flexibilidad es importante en un CRM
Muchos CRM y herramientas específicas de la industria son rígidos, construidos en torno a suposiciones que no se aplican a todos los negocios. Cuando tu sistema no refleja la forma en que realmente trabajas, pierdes mucho tiempo intentando adaptar el sistema o tus procesos. Las tareas se quedan en el olvido, y los equipos terminan teniendo que trabajar el doble para gestionar sus datos.
Si eres una pequeña empresa sin soporte técnico o de operaciones dedicado, un CRM inflexible puede costarte más de lo que puedes permitirte en términos de productividad perdida, eficiencia y oportunidades desaprovechadas.
La mayoría de los negocios de nicho no siguen un proceso de ventas estándar. Un reclutador no cierra tratos; está colocando candidatos. Un contable está construyendo relaciones a largo plazo, no victorias a corto plazo. Un asesor de inversiones equilibra el cumplimiento normativo, la confianza y la planificación estratégica.
¿Qué tienen en común todos estos negocios? La necesidad de mantenerse organizados y ofrecer una excelente experiencia al cliente.
El software a medida satisface esa necesidad y mejora la eficiencia al integrarse en sus flujos de trabajo existentes, en lugar de obligar a los equipos a adaptarse. Un CRM que se adapta a usted también tiene más probabilidades de ser utilizado, fomentando una mayor adopción por parte de los usuarios. Una mayor flexibilidad promueve una mejor personalización, lo que lleva a relaciones más sólidas y otorga a su negocio una ventaja competitiva.
Ahí es donde Capsule destaca. Su estructura es simple pero altamente adaptable con características que incluyen:
Estos le permiten adaptar Capsule a su flujo de trabajo sin necesitar un equipo de TI dedicado, consultores externos o cualquier configuración compleja.
Personalizando tu CRM para reclutamiento
La contratación es una industria impulsada por las relaciones, lo que hace que el software de gestión de relaciones sea esencial. Los reclutadores a menudo manejan docenas de roles a la vez, cada uno con su propio conjunto de requisitos, cronogramas e interesados.
Con altas expectativas tanto para clientes como para candidatos, los pequeños errores pueden tener grandes consecuencias. Para las agencias pequeñas o los reclutadores independientes, los desafíos se amplifican. Sin el apoyo administrativo dedicado o sistemas complejos de seguimiento de candidatos, mantenerse organizado se convierte tanto en una prioridad estratégica como en una lucha diaria.
Capsule ayuda a los reclutadores a mantenerse al tanto de cada puesto, cada candidato y cada etapa del proceso de contratación, ofreciendo una visión completa del progreso y las prioridades de un vistazo.
- Utiliza las Oportunidades para hacer seguimiento de los puestos vacantes. Cada empleo puede ser configurado como una Oportunidad, completa con un Pipeline personalizado que refleje las etapas de tu proceso de selección (por ejemplo, Resumen del Trabajo Recibido, Revisión de CV, Primera Entrevista, Segunda Entrevista, Oferta Realizada, Oferta Aceptada, Contratado). Obtienes una visión clara del estado en que se encuentra cada empleo y lo que necesitas hacer a continuación.
- Añade Campos Personalizados para capturar información crítica. Desde el rango salarial y la ubicación del empleo hasta el tipo de trabajo y el sector, utiliza Campos Personalizados para registrar toda la información relevante para el puesto. Los reclutadores y gerentes de cuentas obtienen todo el contexto que necesitan de un vistazo, sin tener que buscar en su bandeja de entrada.
- Utiliza Tracks para guiar pasos repetibles. La función Tracks de Capsule te permite crear flujos de trabajo plantillados para cada nuevo rol. Cuando un reclutador crea una nueva Oportunidad, un Track predefinido puede llenar automáticamente las tareas necesarias, como anunciar el rol, actualizar al cliente, hacer una preselección de candidatos y organizar entrevistas. Tracks elimina las conjeturas y te ayuda a seguir un proceso consistente en todas las colocaciones.
- Proyectos para seguimiento post-contratación. El proceso de reclutamiento no termina cuando se contrata a un candidato. Utiliza los Proyectos de Capsule, con su vista estilo Kanban, para monitorear el progreso de la incorporación y el rendimiento durante todo el período de garantía. Los proyectos permiten a los reclutadores mantener relaciones sólidas con los clientes después de la contratación e identificar oportunidades de seguimiento.
Personalizando tu CRM para la contabilidad
Los contables y los contadores a menudo gestionan servicios continuos para múltiples clientes al mismo tiempo, cada uno con sus propios plazos, expectativas y manera preferida de trabajar. Desde conciliaciones mensuales hasta presentaciones trimestrales de IVA e informes de fin de año, puedes estar trabajando en proyectos completamente diferentes de un día para otro.
Muchas empresas de contabilidad operan como pequeños equipos o practicantes solitarios, por lo que rara vez hay tiempo o capacidad extra para rastrear manualmente todo (especialmente cuando cada trabajo necesita hacerse para ayer).
Capsule ayuda a simplificar ese acto de malabarismo centralizando todo en un solo lugar y apoyando procesos repetibles y escalables adaptados a tu forma de trabajar.
- Utilice Oportunidades para la incorporación o la elaboración de presupuestos. Establezca una Oportunidad al hacer un presupuesto para un nuevo cliente o al ofrecer un nuevo servicio. Su proceso podría incluir etapas como Llamada de Descubrimiento, Información Recibida, Presupuesto Enviado y Firmado. Incluso puede añadir múltiples procesos para diferentes tipos de servicios, lo que le ayuda a personalizar el proceso de ventas para cada servicio.
- Utiliza Proyectos para gestionar la entrega de servicios. Los Proyectos pueden rastrear todo tu trabajo, desde la contabilidad mensual rutinaria y las declaraciones de IVA hasta proyectos únicos de asesoramiento o pronóstico. Al mantener toda la comunicación y detalles en un solo lugar, es fácil mantenerse organizado y encontrar rápidamente la información que necesitas.
- Utiliza Etiquetas y Campos Personalizados para la segmentación. Ya sea que quieras identificar a los clientes por industria, tamaño, software utilizado (como Xero o QuickBooks), o nivel de paquete de servicio, Capsule te ayuda a mantenerte organizado y personalizar tu comunicación. Puedes crear fácilmente listas filtradas para enviar actualizaciones personalizadas y asegurarte de que el mensaje correcto llegue a la persona adecuada.
- Utiliza Calendarios y Tareas para hacer seguimiento de servicios recurrentes. Las herramientas integradas de Calendario y Tareas de Capsule facilitan el mantenimiento al día de tus responsabilidades, ya sean tareas únicas o trabajo continuo. Puedes programar tareas repetitivas para servicios como cuentas de gestión mensuales, conciliaciones bancarias o declaraciones de impuestos. Con recordatorios automáticos y visibilidad en todo tu equipo, siempre sabrás quién está haciendo qué y cuándo se debe entregar.
Personalizando tu CRM para asesoramiento de inversiones
Investment advisory and other finance firms succeed by building long-term relationships based on trust and transparency. However, maintaining that trust comes with significant challenges. Advisors need to balance personalized client communication, frequent portfolio reviews, and strict regulatory compliance, all while navigating an ever-changing financial landscape.
Para las empresas más pequeñas o asesores independientes, estas demandas pueden volverse abrumadoras rápidamente. Sin un sistema claro establecido, es fácil perder la noción de lo que se necesita hacer.
Capsule ofrece a los asesores de inversión las herramientas para gestionar estas relaciones con atención y consistencia, ayudándoles a ofrecer una experiencia de alto nivel mientras se mantienen organizados y cumplen con la normativa.
- Utiliza las Oportunidades para reflejar el recorrido del cliente. Las relaciones de inversión suelen pasar por varias etapas, cada una esencial para un resultado exitoso. Un pipeline de Oportunidades podría incluir etapas como Llamada de Introducción, Recopilación de Datos Completa, Propuesta Presentada, Firmado, y Cartera en Vivo. Tener un flujo estructurado asegura que no se omita ningún paso, lo cual es especialmente importante al gestionar múltiples clientes de alto valor en diferentes etapas de compromiso.
- Utilice Campos Personalizados y Etiquetas para el perfilado financiero. Capture puntos clave de datos como la tolerancia al riesgo, objetivos de inversión, clases de activos preferidas, cronogramas de inversión o preferencias regulatorias utilizando Campos Personalizados. También puede seguir notas personales, como si un cliente prefiere inversiones ESG o necesita informes trimestrales para los fiduciarios. Todo está organizado y accesible desde una única vista, reduciendo el riesgo de pasar por alto detalles importantes.
- Utilice Proyectos para revisiones continuas. Las relaciones de inversión son a largo plazo por naturaleza, y mantener la confianza significa ofrecer valor de manera consistente. Configure un Proyecto para cada cliente para hacer seguimiento de actividades continuas como revisiones trimestrales de cartera, sesiones estratégicas anuales o eventos importantes de la vida financiera como la planificación de la jubilación.
- Utiliza las funciones de seguridad de Capsule para mejorar la privacidad. Con los datos sensibles de los clientes y el escrutinio regulatorio siempre presentes, las funciones de seguridad de Capsule ayudan a las empresas a mantenerse organizadas sin comprometer la confidencialidad de los clientes. La integración de correo electrónico, el registro de notas y el almacenamiento seguro de archivos se manejan en un solo lugar, para que tengas un registro completo de las comunicaciones y actividades relacionadas con el cumplimiento cuando lo necesites.
¿Quieres ver cómo funciona esto en la vida real? Echa un vistazo a cómo 360 Wealth Management utiliza Capsule para ofrecer un servicio excepcional y mantener el control de los flujos de trabajo de sus clientes.
Adaptando tu CRM para otras industrias de nicho
No importa en qué industria te encuentres o cómo funcione tu negocio, Capsule te ofrece las herramientas para construir un sistema que se adapte a ti. El CRM sirve como base para optimizar tus operaciones, colaborar con tus equipos y obtener consistentemente los mejores resultados para tus clientes.
Lo mejor de todo es que no necesitas habilidades de programación ni un equipo técnico para hacerlo realidad. Capsule está diseñado para ser simple e intuitivo, con orientación incorporada y un equipo de soporte amigable listo para ayudar si alguna vez lo necesitas.
Aquí tienes una guía paso a paso sobre cómo adaptar Capsule para tu empresa.
1. Comience con las Pipelines y Oportunidades
Piensa en las etapas clave por las que pasan tus clientes antes de que realmente se conviertan en clientes. Por ejemplo, un despacho de abogados podría utilizar etapas como Consulta, Verificación de Conflicto, Envío de Carta de Compromiso y Firma de Retención (con las tareas subsiguientes manejadas como un proyecto).
Una vez que tengas las etapas claramente definidas, ve a la configuración de tu cuenta y selecciona “Sales Pipelines” y luego “Add Pipeline”. Después puedes añadir cada etapa del hito, junto con una descripción y la probabilidad de ganar al cliente en este paso.
2. Utiliza Campos Personalizados para almacenar lo que importa
Hay algunos detalles que toda empresa necesita, como el nombre del cliente o sus datos de contacto. Sin embargo, generalmente hay detalles adicionales que necesitarás registrar dependiendo de tus requisitos únicos.
Por ejemplo, un administrador de propiedades podría llevar un registro de las fechas de finalización de los arrendamientos, códigos de acceso al edificio o responsabilidades de mantenimiento. Un entrenador podría registrar los objetivos de los clientes, la frecuencia de las sesiones, el formato de reunión preferido o incluso el estilo motivacional.
Los Campos Personalizados de Capsule te permiten capturar estos detalles, ya sean para personas, organizaciones, oportunidades o proyectos.
Simplemente vaya a la configuración de su cuenta y seleccione “Campos Personalizados”. Luego puede elegir el tipo de campo (texto, fecha, casilla de verificación, enlace, etc.), etiquetar el campo y seleccionar a qué tipo de registro se aplica.
3. Segmenta los contactos con Etiquetas
Mientras que los Campos Personalizados son ideales para detalles que son relativamente estáticos, las Etiquetas son mejores para información que probablemente cambie. Piensa en ellas como notas adhesivas digitales que te ayudan a rastrear cosas sobre la marcha.
Un negocio de coaching podría etiquetar a los clientes por el programa actual (por ejemplo, Acelerador de 90 Días) o estado (por ejemplo, Activo o Pausado). Cuando el programa termina o el estado cambia, simplemente elimina o actualiza la etiqueta. Un consultor de comercio electrónico podría etiquetar a los posibles clientes por área de interés, como Marketing por Correo Electrónico, o Fotografía de Producto, dependiendo de lo que hayan consultado, útil para seguimientos dirigidos.
Una etiqueta también puede extenderse a una etiqueta de datos, lo que le permite agregar más detalles relevantes para su negocio.
4. Utiliza pistas para procesos repetibles
Si su empresa tiene flujos de trabajo que se repiten (como la incorporación de nuevos clientes, la presentación de propuestas o la preparación de declaraciones de impuestos), Tracks ayuda a estandarizar el proceso.
Por ejemplo, una organización sin fines de lucro podría utilizarlos para incorporar voluntarios o gestionar campañas de recaudación de fondos. Un consultor independiente podría configurar uno para llamadas de descubrimiento, entrega de propuestas y lanzamiento.
Puedes configurar Rutas tanto para oportunidades como para proyectos (más sobre esto más adelante) a través de la configuración de tu cuenta.
5. Crea proyectos después de cerrar el trato
Ya sea que estés gestionando una campaña a largo plazo, una cartera de clientes o una renovación por etapas, los Proyectos te ayudan a agrupar tareas relacionadas, notas y archivos juntos y mantener el cumplimiento de los plazos. Puedes añadir colaboradores, asignar fechas límite y vincular tareas a objetivos comerciales más amplios.
Por ejemplo, una agencia de marketing podría utilizar Proyectos para coordinar planes de contenido mensuales, mientras que un arquitecto podría usarlos para gestionar construcciones residenciales.
Al igual que con Pipelines, puedes configurar Tableros de Proyecto que cubran las etapas clave para tus diferentes tipos de servicio en la configuración de tu cuenta. Luego puedes ir a la sección de Proyectos y agregar un nuevo proyecto, seleccionando tu tablero recién creado.
Independientemente de tu modelo de negocio, Capsule está diseñado para ser flexible. No necesitas un desarrollador ni una curva de aprendizaje profunda. Si tienes un entendimiento claro de tu proceso, Capsule te proporciona las herramientas para hacerlo realidad. A medida que tu negocio evoluciona, Capsule también evoluciona, así que tu CRM siempre trabaja contigo, no en tu contra.
Reflexiones finales
Cada negocio tiene su propia forma de trabajar. El mejor software CRM no te obliga a seguir un molde predefinido; te da la flexibilidad de definir el tuyo.
Capsule está diseñado para equipos que buscan simplicidad sin renunciar a la personalización. Ya sea que estés colocando candidatos, equilibrando cuentas, gestionando carteras o dirigiendo algo totalmente diferente, Capsule te ofrece las herramientas para mantenerte organizado, trabajar de manera más inteligente y construir relaciones más fuertes con los clientes.
¿Listo para probarlo por ti mismo? Prueba cualquier plan de Capsule gratis durante 14 días y descubre el poder de un CRM que trabaja a tu alrededor.
