Apresentamos a integração com o Zoom: o assistente pessoal que você não precisa contratar

A chamada terminou. A corrida começou.

Você desliga, e a contagem regressiva começa.

É uma corrida contra o tempo — mais especificamente, contra o tempo que falta até você se esquecer dos principais pontos da sua chamada. Lá fora, o barulho das obras perfura sua concentração. Por dentro, sua bexiga avisa que a natureza está chamando. Você consegue abrir o registro do contato, clicar em “Registrar atividade” e…

Sumiu. Todos aqueles problemas gritantes e oportunidades brilhantes: desapareceram. Você consulta seu caderno e encontra anotações pela metade sobre o... cachorro do seu potencial cliente? Lá vem aquela frustração de sempre outra vez. Suspiro.

Numa realidade alternativa, você conectou sua conta do Capsule CRM ao Zoom. Você clica em “Sair da chamada” e segue para o seu trono de marfim, com a tranquilidade de saber que o resumo e a transcrição da chamada já estão sendo sincronizados com o registro do contato. Ahhh.

O que a integração do Zoom com o Capsule CRM realmente faz?

Se já grava as suas chamadas com o AI Companion do Zoom, a integração do Capsule CRM passa agora a tratar do registo por si. A atividade registada vai muito além de detalhes básicos, como a data e a hora, e é organizada em três separadores: Resumo, Próximos passos e Participantes. Eis o que é sincronizado (automaticamente!) assim que a chamada termina:

• A reunião em si, registrada como uma atividade no cadastro do contato: quem participou, qual foi o assunto e quando aconteceu. Informações gerais, mas essenciais.
• Um resumo gerado por IA, caso opte por sincronizá-lo, abrangendo o que foi discutido e quaisquer próximos passos.
• A transcrição completa, disponível para download na atividade ou posteriormente na guia Arquivos do registro do contato, caso você queira consultar citações diretas ou o contexto completo, além dos destaques.
• Uma forma rápida de adicionar quaisquer outros participantes da chamada como contactos, diretamente a partir da mesma atividade, caso ainda não estejam na sua conta Capsule.
• Tarefas sugeridas: você as encontrará na aba “Próximas etapas”. O Zoom identifica as próximas etapas com base nas suas chamadas e as adiciona à sua atividade como novas tarefas opcionais. Basta clicar em “Adicionar tarefa” para incluí-la na sua lista de tarefas.

Tudo fica ali mesmo, ao lado das suas notas, e-mails, Oportunidades e Projetos relacionados a esse contato. Assim, quando você (ou o colega que estiver substituindo você durante a sua ausência) abrir o registro de um contato, toda a história já estará registrada. Em vez de ficar inutilmente escondida nos recônditos da sua memória ou adormecida nas profundezas da conta do Zoom de outra pessoa.

O que o Zoom pode fazer por você?

Conectar a sua conta do Zoom ao seu CRM pode simplesmente deixá-lo de boca aberta. É quase tão bom quanto ter um assistente pessoal na folha de pagamento.

• Maior visibilidade: O resumo e a transcrição de cada chamada ficam registados no perfil do contacto, para que tenha acesso a todo o histórico da relação, quer tenha realizado a reunião ontem, quer um colega tenha ligado há três meses. Não posso prometer omnisciência, mas tenho a certeza de que ficará bem perto disso.
• Diga adeus às tarefas administrativas manuais: Livre-se do relatório que precisa de fazer após cada chamada: copiar, colar e digitalizar as suas notas nem sempre muito claras tornou-se, felizmente, desnecessário, agora que o Zoom sincroniza o resumo e a transcrição por si. Até sugere tarefas de acompanhamento que pode adicionar com um único clique.
• Uma carga mental mais leve: antes, você obrigava seu cérebro a se lembrar de tudo, enquanto rabiscava desesperadamente no seu caderno. Tudo isso além de chamadas de prospecção estressantes, apresentações de vendas e um atendimento ao cliente impecável. E agora? Você mantém a calma e parte tranquilamente para a próxima tarefa. E ainda ganha menos rugas de preocupação.
• Está tudo coberto, de Z a A: Usa os Resumos por IA ou a Preparação de Reuniões por IA do Capsule? Os resumos das suas chamadas no Zoom também servem de base para essas funcionalidades, tornando mais precisos os briefings antes das chamadas e ajudando sempre que precisar de consultar o registo de um contacto. Todos os detalhes, diretamente do (Z)oom para a Preparação de Reuniões por I(A) e muito mais. Explico isto melhor abaixo.
• Trabalho em equipe mais eficiente: De baixa médica, de férias ou apenas passando um lead para outra pessoa? Não importa. Quem assumir terá acesso a todo o contexto. Nada de se arriscar em buscas intermináveis de 30 minutos por arquivos “Documento sem título (14)”.

Quem se beneficia da integração entre o Zoom e o Capsule CRM?

Resposta curta: qualquer pessoa que participe numa chamada pelo Zoom com um cliente, potencial cliente ou fornecedor e prefira não passar os vinte minutos seguintes a transcrevê-la ou a pesquisar no Google o hipnoterapeuta mais próximo para se lembrar do que foi dito.

Se você administra o negócio por conta própria, atende a chamada, fecha o negócio e depois cuida das tarefas administrativas, isso permite recuperar uma boa parte do tempo que você não tem. Você não precisa se lembrar de anotar nada. Está tudo ali.

Se você gerencia sozinho um pipeline completo, sem assistente e com um gerente pedindo atualizações, isso significa que seu CRM permanece atualizado sem que você precise fazer nada depois que a ligação termina. O histórico das suas negociações é criado automaticamente enquanto você segue para a próxima conversa.

E, se você faz parte de uma equipe maior, isso significa que ninguém precisa ficar cobrando os outros para saber "o que aconteceu naquela ligação", porque tudo já está registrado no contato e visível para quem precisar.

De que plano preciso para usar o Zoom com o Capsule?

A integração com o Zoom está disponível em todos os planos pagos do Capsule. Também terá de ter o Zoom AI Companion ativado na sua conta Zoom, uma vez que é esta funcionalidade que gera o resumo e a transcrição que o Capsule CRM sincroniza.

Como faço para configurá-lo?

Terá de ser administrador tanto no Zoom como no Capsule para ligar as duas plataformas. Depois de tratar disso:

1. No Capsule CRM, acesse Configurações da conta > Integrações
2. Encontre o bloco Zoom tile
3. Selecionar Ativar integração
4. Selecione Conectar ao Zoom, inicie sessão e selecione Permitir para conceder ao Capsule as permissões necessárias
5. Escolha as suas definições de sincronização: sincronize os resumos e as transcrições na íntegra ou registe apenas os dados básicos das reuniões, sem os incluir
6. Clique em Salvar configurações e pronto. Você passou por isso voando! haha…

O Capsule tentará associar automaticamente os seus utilizadores do Zoom aos seus utilizadores do Capsule através do endereço de e-mail. Se não for encontrada uma correspondência (ou se adicionar alguém mais tarde), poderá associar utilizadores individualmente de forma manual no mesmo ecrã de Integrações.

Uma coisa que vale a pena saber: um resumo só é adicionado ao registo de um contacto se essa pessoa já existir como contacto no Capsule, e uma conta Zoom só pode estar ligada a uma conta Capsule de cada vez.

Resumos inteligentes de chamadas; briefings de chamadas mais inteligentes

Conectar o Zoom já vale a pena por si só. Mas, se estiver a pensar em usar os Resumos por IA ou a Preparação de Reuniões por IA do Capsule, terá um benefício adicional: ambas as ferramentas de IA recorrem às atividades e notas registadas na ficha de cada contacto. Sincronizar os resumos das suas chamadas do Zoom aumenta ainda mais esse potencial. Mais dados. Mais precisão. Resumos muito melhores.

Aqui está uma breve recapitulação de como essas duas ferramentas funcionam e do que as diferencia.

A ferramenta Resumos por IA consulta todo o histórico de atividades de um contato para oferecer uma atualização rápida e precisa sempre que você precisar. Com os resumos das suas chamadas e a transcrição original — em vez de uma anotação feita às pressas e quase ilegível —, nossa IA fornecerá um resumo mais completo e bem fundamentado do seu histórico de interações com o contato.

A Preparação de Reuniões com IA funciona no sentido inverso. Antes da sua próxima chamada, ela cria um briefing com base em tudo o que está registado, incluindo a transcrição e o resumo da chamada anterior, para que comece a chamada já a par de tudo, em vez de andar às pressas a consultar notas antigas cinco minutos antes.

Conecte o Zoom uma única vez e ambas as ferramentas melhorarão discretamente sempre que você as usar, sem exigir nenhuma ação adicional da sua parte.

Registe todas as suas chamadas externas no Capsule

Em algum lugar, o seu caderno dá um pequeno chilique dramático: ficou sem trabalho. Assim que você desliga, a integração do Capsule com o Zoom registra suas chamadas do Zoom, sincroniza o resumo e arquiva a transcrição no cadastro do contato, para que você possa seguir em frente e fazer algo novo. Quer saber? Jogue a cautela para o alto e aproveite a pausa para o café que você merece!

Conecte o Zoom ao Capsule CRM, deixe esta prática integração fazer o trabalho mais aborrecido por si e concentre-se em lembrar-se de coisas importantes, como o facto de hoje ser o aniversário da sua sogra. E ainda não comprou um cartão.

Configure a integração com o Zoom nas definições da sua conta ou consulte aqui todos os detalhes da integração.

Ainda não conhece o Capsule? Experimente grátis por 14 dias e veja como ficam os seus registos de contactos quando a gestão se faz sozinha.