Imagine a cena: você fez uma boa ligação de vendas. O prospect se encaixa no seu perfil de cliente ideal (ICP) e parece interessado. Talvez você até envie uma proposta. Aí surge outra coisa. Você esquece de fazer o follow-up. Passa uma semana, depois um mês. E, assim, o impulso se perde e você acaba perdendo a venda.
Na maioria das vezes, não é o produto, o argumento de venda ou o preço que mata um negócio. É o silêncio.
Mais importante do que qualquer “hack” de vendas ou técnica de fechamento, você precisa de uma forma de fazer follow-up de maneira consistente.
Com o software certo, você garante que cada potencial cliente ouça de você no momento ideal. Capsule CRM torna o acompanhamento de leads e clientes simples, fazendo todo o trabalho pesado por você para que possa manter o controle de todas as suas conversas de vendas.
Neste guia, você aprenderá a configurar o Capsule para cuidar dos follow-ups para você, usando recursos como Trilhas, lembretes de Tarefas, Automação de Fluxo de Trabalho e muito mais para elevar o nível das suas conversas.
Vamos analisar como você pode criar um sistema completo de follow-up dentro do Capsule, começando pelo nível mais simples.
Nível 1: Use lembretes de tarefas para se manter por dentro de tudo
Os lembretes de tarefas da Capsule são a maneira mais fácil de garantir que você nunca se esqueça de um acompanhamento.
Cada tarefa no Capsule vem com uma data de vencimento. Depois que ela está no sistema, o Capsule mantém você por dentro de tudo com lembretes claros e pontuais no painel, notificações dentro do app e, se preferir, alertas por e‑mail.
Quando se trata de fazer follow-up, isso significa que você pode definir lembretes para fazer uma ligação, escrever um e-mail de acompanhamento, ou enviar uma proposta. Seja você um usuário solo tentando se manter em dia com um pipeline cheio ou parte de uma equipe que trabalha em várias oportunidades ao mesmo tempo, você sempre saberá exatamente o que precisa ser feito e quando. Pense nisso como seu assistente pessoal, que nunca esquece de nada.
Você pode visualizar suas tarefas em uma lista diária, filtrar por usuário ou oportunidade, ou ordenar por categoria de tarefa (útil se você quiser agrupar todas as suas ligações de follow-up de uma só vez). Como os lembretes de Tarefas estão integrados em todas as partes do Capsule (contatos, oportunidades e projetos), eles estão sempre vinculados à conversa certa.
Veja como isso funciona na prática:
- Chega um novo lead. Você adiciona uma tarefa para ligar para ele amanhã. A Capsule lembra você no dia.
- Você envia uma proposta. Você cria uma tarefa para fazer o acompanhamento em três dias. O Capsule garante que você não se esqueça.
- Um cliente pede para você entrar em contato novamente no próximo m ês. Você agenda a tarefa e segue em frente, deixando que o Capsule cuide do momento certo.
Os lembretes de Tarefas do Capsule são extremamente flexíveis e fáceis de configurar. Você pode adicionar tarefas com um único clique aos seus Contatos, Projetos ou Oportunidades ao visualizar o registro no Capsule. Se a sua tarefa não estiver diretamente relacionada a nenhum registro no Capsule, você pode adicionar Tarefas de forma independente a partir da página Calendário.
É um hábito simples, mas que faz uma enorme diferença. Com o Capsule a cuidar dos lembretes, você pode parar de tentar controlar os follow-ups de cabeça e começar a se concentrar no que realmente faz os negócios avançarem.
Nível 2: Configure acompanhamentos recorrentes usando Trilhas
Os Tracks, um dos nossos recursos mais populares, vão além dos lembretes manuais e permitem que você crie processos repetíveis que podem ser usados para cada contato.
Tracks permite que você crie listas de tarefas padronizadas e reutilizáveis para qualquer procedimento, desde a integração de novos funcionários até o planejamento de eventos. Pense nelas como listas de trabalho reutilizáveis que você pode aplicar a qualquer oportunidade de vendas ou projeto. Isso as torna perfeitas para criar um processo de acompanhamento consistente.
Depois que você configurar e ativar o Track, o Capsule agenda as tarefas que você escolheu no momento certo, sem que você precise depender da memória ou vasculhar e-mails antigos para ver o que vem a seguir.
Vamos analisar um exemplo real de uma Trilha simples:
- Dia 0: Enviar e-mail de apresentação
- Dia 2: E-mail de acompanhamento
- Dia 5: Enviar proposta
- Dia 8: Ligação de acompanhamento se não houver resposta.
Assim, você passa a ter um processo de acompanhamento consistente e não precisa criar essas Tarefas individualmente.
Mas e se você tiver um processo mais complexo em mente? Digamos que o seu processo de vendas normalmente envolva qualificação, vários follow-ups, discussões de proposta e uma passagem para o time de onboarding depois que o negócio é fechado. Nesse caso, o seu Track avançado poderia ser assim:
- Dia 0
- Enviar e-mail de apresentação
- Agendar chamada de descoberta
- Dia 2
- Reunião de descoberta com o lead
- Registre notas e atualize a fase da oportunidade
- Dia 4
- Enviar e-mail de recapitulação com os principais pontos
- Dia 6
- Agendar demonstração do produto
- Dia 10
- Demonstração do produto
- Adicionar nota interna: resultados da demonstração e objeções
- Dia 11
- Enviar proposta
- Dia 14
- Fazer acompanhamento se não houver resposta
- Atualize o valor ou o cronograma da oportunidade, se necessário
- Dia 18
- Segundo contato de acompanhamento para perguntar se ainda têm interesse
- Se o negócio estiver marcado como ganho:
- Enviar e-mail de boas-vindas de integração
- Transferência para o time de sucesso do cliente
- Agendar uma ligação de acompanhamento em 30 dias.
Configurar os Tracks é simples. Basta acessar as Configurações da sua conta Capsule e abrir a seção Tracks. Escolha se deseja criar um Track para oportunidades de vendas ou para projetos e, em seguida, defina um nome. Depois disso, adicione todas as tarefas necessárias, com descrição, data de vencimento e responsável.
Você pode adicionar quantas tarefas quiser e personalizar as datas de vencimento com base em quando o Track começa ou quando a tarefa anterior foi concluída. Em vez de montar esse processo do zero todas as vezes, você o cria uma vez como um Track.
Agora, sempre que chegar um novo lead, você pode aplicar o Roteiro e o Capsule colocará cada Tarefa em fila para você.
Nível 3: Acione ações de acompanhamento com base na atividade do negócio
Se os Tracks servem para criar consistência, Automação de Fluxo de Trabalho serve para tirar tarefas do seu prato por completo.
Disponível no plano Growth, o recurso de Automação de Fluxos de Trabalho permite acionar ações com base em alterações nos seus dados, para que você possa criar tarefas de acompanhamento automáticas sem precisar fazer nada manualmente.
Por exemplo, você pode configurar uma automação em que, quando uma oportunidade é adicionada ao funil de vendas, o sistema cria uma tarefa para fazer o acompanhamento três dias depois.
Isso talvez não pareça revolucionário, mas é o tipo de pequena automação que faz uma enorme diferença. O Capsule monitora seus contatos, negócios e pipeline para você e, se algo precisar de atenção, pode dar um empurrãozinho para você (ou para sua equipe).
Você pode usar a Automação de Fluxos de Trabalho para lidar com aquelas tarefas administrativas repetitivas, porém essenciais, como atribuir novas oportunidades aos membros da equipe ou enviar um e-mail de boas-vindas assim que um negócio for marcado como ganho.
Se você estiver usando Trilhas, pode até automatizá-las também. Por exemplo, você pode aplicar automaticamente uma Trilha a cada nova oportunidade que surgir, para que o Capsule inicie imediatamente o seu processo de acompanhamento.
Para configurar uma automação, basta tocar na seção Automação de Fluxo de Trabalho na barra de menu superior. A partir daí, escolha um ou mais gatilhos (como uma nova oportunidade sendo adicionada ou um negócio sendo marcado como “ganho”) e defina o que o Capsule deve fazer em seguida, seja criar um projeto, enviar um e‑mail ou aplicar um Track.
Você também pode conectar o Capsule a milhares de outros aplicativos usando Zapier, e então usar essas conexões para criar todos os tipos de automações úteis.
Depois de configurado, o Capsule cuida do momento certo e da execução, reduzindo a carga mental e liberando mais tempo para você se concentrar em atividades de alto contato.
Nível 4: Envie e-mails de acompanhamento diretamente pelo Capsule
Para a maioria das pequenas empresas, o e-mail ainda é o principal canal para follow-ups. Desde simples contatos de acompanhamento até o envio de propostas, isso geralmente acontece na caixa de entrada.
O Capsule acelera o processo ao permitir que você envie emails diretamente da visualização de contato ou de oportunidade. Você não precisa abrir outra aba nem vasculhar sua caixa de entrada; basta escrever a mensagem e enviá-la de dentro do Capsule. Tudo é automaticamente vinculado ao registro correto.
Compose email window
O Capsule funciona perfeitamente com Gmail e Outlook, para que você possa continuar usando as ferramentas de e-mail que já conhece.
Se você quiser acelerar ainda mais as coisas, o Assistente de Conteúdo com IA pode ajudar a escrever a mensagem para você. Você também pode criar Modelos de E-mail para suas mensagens mais comuns, como:
- Uma rápida mensagem de “Prazer em conhecê-lo” após uma call de descoberta
- Acompanhamento de um orçamento
- Só passando para ver se você teve algum retorno.
Insert template window
Usar o Capsule para seus e‑mails ajuda a manter sua equipe alinhada. Cada e‑mail que você envia pelo Capsule é salvo na linha do tempo do contato, para que todos possam ver o que foi enviado e quando. Isso significa que não há acompanhamentos duplicados nem desencontros de informação.
Combinado com lembretes de tarefas ou automações, isso transforma o Capsule no seu centro de comando completo para follow-up. Você obtém a flexibilidade do e-mail com a estrutura de um CRM, garantindo que nada se perca e ninguém seja esquecido.
Nunca perca um acompanhamento com o Capsule CRM
O silêncio pode matar uma venda, mas um bom acompanhamento aumenta o interesse. Com os processos certos em prática, você pode nutrir seus leads até que estejam prontos para agir.
A Capsule torna o acompanhamento o mais fácil possível. Lembretes de tarefas mantêm você no prazo, mesmo nos dias mais corridos. Com os Tracks, você pode criar processos de vendas repetíveis que não dependem da memória. As automações disparam acompanhamentos quando os negócios travam, e a integração de e-mail permite que você responda mais rápido sem precisar alternar entre várias ferramentas.
Como resultado, os leads permanecem aquecidos, as conversas avançam e você consegue fechar mais negócios.
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