Como você se sente em relação ao seu funil de vendas? Ele pode ter começado bem, mas talvez não pareça mais tão útil quanto já foi.
Por exemplo, se você é gerente de vendas, toda reunião começa com um aviso sobre a precisão do pipeline e sobre quanto cada negócio realmente vale? Se você é CEO ou fundador, está ficando mais difícil entender os números e tomar decisões estratégicas?
Para muitas empresas, o pipeline já não oferece uma visão clara do negócio e das vendas. Em vez disso, é como se você estivesse navegando em meio à neblina, tentando decifrar todos os diferentes detalhes sem uma noção clara de direção.
Normalmente, isso acontece quando você tenta fazer coisas demais com apenas um pipeline.
Agora, para ficar claro, usar um único pipeline é absolutamente adequado para muitas equipes. Todo mundo começa com um pipeline, e isso já é uma grande vantagem em relação a não ter pipeline formal nenhum. Mas o que acontece quando você supera esse estágio?
Neste artigo, você aprenderá a identificar quando é hora de ir além de um único pipeline, os diferentes cenários em que vários pipelines se destacam e como estruturar seus diferentes pipelines para obter a máxima eficácia.
Por que um único pipeline começa a dar sinais de desgaste
Um único pipeline é ótimo quando todas as suas oportunidades seguem o mesmo caminho. Mas, à medida que o seu negócio cresce, a complexidade também aumenta. Você começa a lidar com diferentes tipos de negócios. Mais informações precisam ser registradas. Mais pessoas passam a se envolver.
De repente, o seu pipeline antes simples agora precisa cobrir novos negócios, renovações, upsells, oportunidades com parceiros, trabalho pós-venda e muito mais. À distância ainda pode parecer que está tudo bem, mas, ao olhar mais de perto, dá para ver onde ele está rangendo sob o próprio peso.
Então, como saber quando é hora de adicionar mais pipelines? Aqui estão os sinais aos quais você deve ficar atento:
As definições de estágio ficam imprecisas
O pipeline padrão no Capsule CRM abrange as etapas comuns que se aplicam à maioria das empresas, desde um novo lead até o contrato assinado. No entanto, com o passar do tempo, é provável que você comece a oferecer novos produtos ou serviços, ou que tenha processos diferentes para diferentes cenários que não se encaixam na sua estrutura atual.
Nesse ponto, as empresas muitas vezes tentam encaixar esses novos tipos de negócios em suas etapas originais. Por exemplo, o marco de “Novo” acaba abrangendo tanto leads de negócios totalmente novos quanto renovações de clientes existentes, ou a etapa de “Contrato” é usada tanto para compras pontuais quanto para serviços de longo prazo.
A precisão das previsões sofre um impacto
Diferentes tipos de negócios avançam em velocidades diferentes e com valores distintos. Quando você tenta colocá-los no mesmo funil, fica muito mais difícil entender o que realmente está acontecendo. Uma renovação de SaaS de US$ 100/mês e um contrato empresarial de US$ 5.000 parados no mesmo estágio de “proposta” são enganosos e tornam impossível prever com precisão quando irão fechar.
Relatórios passam a ser manuais
Talvez o seu pipeline ainda esteja fazendo um bom trabalho em registrar com precisão o que está acontecendo, mas a sua equipe consegue entender esses dados? Quando olham para o pipeline, eles conseguem ver qual linha de produto está gerando mais pipeline ou quanto de novos negócios vocês estão realmente conquistando em comparação com renovações? Se as pessoas acham mais fácil exportar os dados do pipeline para uma planilha para analisá-los, então há algo de errado com o seu pipeline.
O foco da equipe é prejudicado
Um pipeline é mais útil quando as pessoas conseguem usar as informações nele para trabalhar de forma mais eficaz. Se os representantes veem todos os negócios – incluindo aqueles que não são de sua responsabilidade – então o pipeline está tornando o trabalho deles mais difícil. Cada representante precisa gastar tempo descobrindo exatamente o que se aplica a ele e o que precisa fazer em seguida.
Alguma dessas situações soa familiar? Se sim, isso é totalmente compreensível – muitas equipes enfrentam os mesmos problemas. Na maioria dos casos, isso acontece simplesmente porque o negócio superou o pipeline original.
Quando as pessoas percebem esses sintomas pela primeira vez, elas tendem a procurar uma solução alternativa. Talvez usem tags, campos personalizados ou visualizações filtradas para ajudar a dar sentido a todos os dados em seu pipeline. Todos esses são recursos úteis e, em alguns casos, podem ser suficientes para manter tudo funcionando sem problemas.
No entanto, se você perceber que precisa aplicar repetidamente diferentes filtros antes de chegar ao que realmente importa, isso geralmente é um sinal de que um único pipeline já não dá conta da tarefa. Ao adicionar pipelines adicionais, você pode recuperar aquela sensação original de clareza e utilidade, sem exigir que seus representantes tenham que passar por etapas extras.
Vamos analisar alguns cenários específicos em que adicionar um segundo pipeline pode fazer uma grande diferença.
Quando faz sentido dividir em vários pipelines
Existem muitas situações diferentes em que adicionar mais funis é a decisão mais inteligente. Aqui estão alguns dos casos de uso mais comuns que vemos entre os usuários do Capsule CRM:
Novos negócios vs. renovações/expansão de contas
Para empresas com uma base de clientes já estabelecida, é importante tanto conquistar novos clientes quanto reter os atuais.
O problema: Novos negócios e renovações acabam compartilhando as mesmas etapas, com as definições de marcos esticadas a tal ponto que não refletem com precisão nenhum dos dois processos. As previsões se tornam menos confiáveis e a responsabilidade fica cada vez mais nebulosa.
A solução: Configure dois pipelines dedicados, com etapas adaptadas a cada processo. Para novos negócios, isso pode significar marcos para qualificação e demonstrações. Já as renovações se beneficiam de etapas voltadas para comprovação de valor e conscientização sobre a renovação.
PME vs. empresa de grande porte
Muitas empresas B2B vendem produtos ou serviços semelhantes, mas seus clientes variam. Por exemplo, a empresa pode ter ofertas diferentes para pequenas e médias empresas (PMEs) e para clientes corporativos (enterprise).
O problema:Um negócio de US$ 5 mil com uma pequena ou média empresa (SMB) e um negócio de US$ 50 mil com uma empresa de grande porte são fundamentalmente diferentes. Uma venda enterprise pode exigir períodos de piloto e revisões jurídicas, etapas que provavelmente serão irrelevantes para os negócios SMB. Ou o pipeline fica inflado com fases que só se aplicam a uma fração dos negócios, ou o processo enterprise é comprimido em etapas que não refletem o nível de tempo e esforço envolvidos.
A solução: Crie dois funis, um para clientes SMB e outro para empresas. Configure as etapas para refletir como cada tipo de comprador toma decisões; assim, o funil de SMB continuará enxuto, enquanto o funil de enterprise incluirá as etapas adicionais necessárias para fechar o negócio.
Produtos vs. serviços
As empresas geralmente começam com uma única oferta e, à medida que crescem, vão adicionando outras. Por exemplo, podem começar com um serviço de consultoria e depois criar uma versão em aplicativo para alcançar mais pessoas.
O problema:Quando você está vendendo duas ofertas diferentes, está tendo duas conversas diferentes. Se você está vendendo um software padronizado, essa conversa pode incluir testes e demonstrações. Vender uma consultoria personalizada provavelmente envolverá propostas ou fases de definição de escopo. De qualquer forma, um único funil não consegue representar com precisão as duas coisas.
A solução: Crie um funil dedicado para cada oferta significativamente diferente, com etapas que reflitam como os compradores realmente avaliam o produto/serviço. Isso permite relatórios em nível de produto, para que você veja como seus ciclos de vendas diferem e qual linha converte melhor.
Negócios com parceiros vs. vendas diretas
Outra consideração é de onde vêm suas vendas. Você pode começar com um único canal de vendas diretas, mas provavelmente acabará tendo vendas provenientes de uma série de canais, incluindo parceiros afiliados.
O problema: Em vendas diretas, é a sua equipe de vendas que comanda tudo, da prospecção ao fechamento. Em vendas por parceiros, outra empresa faz grande parte desse trabalho, enquanto suas equipes internas atuam muito mais em funções de capacitação e suporte. Quando você coloca tudo no mesmo pipeline, seus vendedores trabalham ativamente em negociações lado a lado com outras que, na prática, estão nas mãos de terceiros.
A solução:Crie um pipeline separado para vendas de parceiros (ou para outros canais) que reflita o fluxo de trabalho real da sua equipe interna. Assim, você garante que os negócios sejam tratados corretamente e atribuídos da forma adequada.
Estes são alguns dos cenários mais comuns que encontramos, mas estão longe de ser os únicos. Empresas com equipes de vendas regionais ou internacionais costumam se beneficiar de funis por território. Você também pode configurar funis para leads inbound e leads qualificados pelo marketing.
Por exemplo, um cliente do Capsule CRM (uma empresa de navegação) usa um funil dedicado para registrar os convidados que participaram de eventos com reservas já existentes. Antes, esses convidados eram completamente desconhecidos para a empresa. Ao configurar um simples formulário web em um iPad, cada convidado passou a ser automaticamente adicionado ao Capsule CRM como uma nova oportunidade em um funil separado, criando outra potencial fonte de receita.
Depois, existem os funis que não são de vendas, onde você pode gerenciar fluxos de trabalho como recrutamento, captação de recursos e muito mais. Seja qual for o cenário, se você tiver mais de uma oferta, processo ou canal, poder configurá-los como funis separados e distintos traz uma série de benefícios.
As vantagens de múltiplos pipelines
Muitas empresas adiam a criação de pipelines adicionais porque temem que isso torne tudo mais complexo, especialmente se já estiverem com dificuldade para lidar com um único pipeline. Na realidade, pipelines adicionais são fáceis de configurar e ainda mais fáceis de gerenciar. Aqui estão alguns dos maiores benefícios.
Definições de etapas cristalinas
Com vários pipelines, você tem a liberdade de personalizar cada etapa para refletir com precisão o processo. Por exemplo, o seu pipeline corporativo pode incluir etapas para aprovação de compras ou revisão pela equipe executiva. Em vez de tentar descobrir onde essas etapas se encaixam no seu pipeline padrão, suas equipes sabem exatamente o que está acontecendo em cada fase e onde cada negócio deve estar no pipeline.
Previsões mais precisas
As previsões melhoram imensamente quando você compara negócios equivalentes, com valores, probabilidades e ciclos semelhantes. Por exemplo, a fase de proposta para a renovação de um cliente existente é quase certamente muito mais provável de ter sucesso do que a mesma fase para um novo negócio. Com pipelines diferentes, é simples definir probabilidades de ganho mais precisas em cada etapa. Assim, a gestão passa a ter uma noção melhor de quanto faturamento provavelmente será fechado a cada mês e quais ações precisam ser tomadas.
Relatórios mais rápidos e precisos
Pipelines separados tornam seus relatórios mais fáceis de interpretar e permitem aprofundar nos detalhes que realmente importam, sem precisar exportar seus dados para outra plataforma ou recorrer a planilhas. Basta abrir o painel do pipeline apropriado e você verá todas as métricas relevantes, sem que os dados de outros pipelines atrapalhem a análise. Sua equipe passa menos tempo limpando dados e mais tempo agindo sobre eles.
Menos ruído para gestores e representantes
Em vez de tornar o seu processo mais complexo, ter vários pipelines significa que cada um pode se concentrar exclusivamente no que é mais importante. Os representantes podem entrar no pipeline certo sabendo que tudo ali se aplica a eles. Isso também ajuda os gestores, permitindo que orientem os representantes com base no processo específico, em vez de darem conselhos genéricos para diferentes tipos de negócio.
Integração mais fácil
Um pipeline bem estruturado conta uma história. Novos representantes podem ver como o seu processo de vendas está mapeado, o que cada etapa significa e como os negócios avançam por ele. Quando os novos membros da equipe conseguem ver por si mesmos exatamente como tudo funciona, sem confusão ou complexidade desnecessária, eles conseguem se adaptar e começar a produzir mais rapidamente.
Acompanha o crescimento do seu negócio
Se você quer fazer o seu negócio crescer, seus processos – incluindo o seu funil – também precisam crescer. Adicionar uma nova linha de produtos ou uma nova região significa que você pode precisar de mais detalhes do que a estrutura original foi criada para suportar. Ter vários funis permite que cada processo tenha sua própria configuração, dando ao seu negócio espaço para escalar sem dor de cabeça.
Fluxos de trabalho personalizados para cada processo
As vantagens vão além dos próprios pipelines e impactam o que acontece em seguida. Com pipelines separados, você pode configurar Automations e Tracks (listas de tarefas padronizadas) mais relevantes para cada pipeline. Por exemplo, você pode disparar e‑mails de acompanhamento que correspondam à jornada do cliente, adicioná‑los ao Project Board apropriado para quaisquer tarefas pós‑venda e notificar a equipe certa sobre o que precisa ser feito em seguida.
Melhores práticas ao configurar múltiplos pipelines
A esta altura, já deve estar bem claro que ter vários pipelines pode ser um grande diferencial para uma empresa em crescimento. Mas como você deve configurá-los? Veja como acertar nas bases para obter os melhores resultados.
1. Defina os tipos de negócio antes de começar a construir
Um dos erros mais comuns é simplesmente replicar o funil original, apenas com nomes ligeiramente diferentes para cada etapa. Antes de construir qualquer coisa, volte à prancheta e pergunte a si mesmo qual jornada específica você está tentando mapear. Como é quando um lead entra? O que precisa acontecer antes de ele comprar? Deixe o seu processo definir o funil, e não o contrário.
2. Defina etapas com base no comportamento do comprador, não em tarefas internas
Um pipeline é mais útil quando informa sobre o comprador, e não sobre o que sua equipe precisa fazer em seguida. Assim, “Enviar proposta” descreve a ação do seu representante, enquanto “Proposta em análise” mostra em que ponto da jornada o comprador está. Pode parecer apenas uma questão de semântica, mas isso pode fazer uma diferença significativa. Quando você mantém os nomes das etapas focados na oportunidade, suas previsões e relatórios se tornam muito mais úteis.
3. Mantenha o número de etapas enxuto
É fácil se empolgar quando você começa a criar novos funis, com etapas cobrindo cada possível microetapa da jornada do cliente. Na prática, etapas demais tornam o seu funil menos eficaz. Etapas são puladas, os representantes ficam confusos e tudo fica mais difícil de navegar. Como regra geral, de cinco a sete marcos é o ponto ideal para a maioria dos funis.
4. Use convenções de nomenclatura consistentes em todos os pipelines
Se você usa “Proposta” no seu funil de novos negócios e “Cotação Enviada” no seu funil de renovações (ambos significando a mesma coisa), então seus relatórios entre funis vão precisar de um tradutor. Defina um vocabulário comum para as suas etapas e mantenha-se fiel a ele. Os nomes de marcos que você escolher aparecerão diretamente no seu painel, então quanto mais claros e consistentes eles forem, mais úteis serão seus relatórios.
5. Revise os pipelines regularmente
As etapas e definições do seu pipeline devem evoluir junto com o negócio. Pipelines que nunca são auditados acumulam etapas fantasmas, passos que faziam sentido no lançamento, mas que ninguém mais usa. Pergunte às pessoas que usam o pipeline todos os dias se ele ainda está cumprindo seu papel. Alguma etapa parece redundante? Existem lacunas em que um negócio não se encaixa bem nas etapas existentes? Realizar uma revisão trimestral garante que o pipeline continue sendo um ativo útil para o seu negócio.
Dê às suas vendas os funis que elas merecem
Um funil bem estruturado reflete um negócio bem estruturado. Quando o seu funil reflete com precisão como os diferentes negócios realmente avançam, isso é um sinal de que a sua empresa sabe o que está fazendo.
O plano Growth da Capsule CRM inclui cinco pipelines – espaço suficiente para que a maioria das equipes em crescimento tenha um pipeline para cada tipo de negócio. Você pode encontrar todos os detalhes na nossa página de preços.
Se você estiver interessado em descobrir se vários funis são a solução certa para você, compare os cenários deste artigo com a sua configuração atual. Em quais pontos as definições de estágio estão sendo esticadas para cobrir negócios que não se encaixam muito bem? Onde é que suas previsões exigem explicações extensas? Em que situações os representantes precisam se esforçar demais para filtrar dados desnecessários que nem deveriam estar ali em primeiro lugar?
Essas são as áreas que valem a pena abordar, e uma segunda pipeline geralmente é o melhor lugar para começar.
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