Em 2023, freelancers contribuíram com US$ 1,3 trilhão para a economia dos EUA e 38% da força de trabalho dos EUA atuaram como freelancers no último ano.
Esse tipo de escala traz oportunidades, mas também pressão. Quando você trabalha como freelancer, precisa estar no controle de todos os aspectos do seu negócio, e quando está sozinho, é fácil perder o controle de potenciais clientes, prazos ou faturas não pagas. Um bom CRM mantém seu trabalho organizado – sem acrescentar mais trabalho.
Este guia apresenta ferramentas de CRM que realmente se adequam à forma como os freelancers trabalham.
Principais recursos de CRM que freelancers realmente deveriam valorizar
Freelancers não precisam de um CRM desenvolvido para departamentos de vendas ou equipes de 50 pessoas. Eles precisam de uma maneira simples de se manterem atualizados com clientes, prazos e finanças a todo momento.
Aqui está o que procurar em um CRM que trabalhe tanto quanto você.
Preços acessíveis
A sua renda não é a mesma todos os meses, mas suas ferramentas não devem se tornar inacessíveis quando o trabalho diminuir. Procure por um CRM com preços flexíveis e sem grandes compromissos – idealmente abaixo de $20/mês – para que pareça um investimento inteligente, não uma assinatura da qual você se arrependa.
Capsule, por exemplo, começa em $18/mês e oferece as ferramentas necessárias sem restringir recursos essenciais por meio de um pagamento adicional.
Gestão de contatos e clientes
Os clientes enviam mensagens de texto, e-mails, DMs e deixam caixas postais. Um CRM deve ajudá-lo a unir toda essa comunicação em um registro claro. Em vez de procurar no Gmail ou em notas adesivas, você deve ser capaz de:
- Consulte o histórico completo de um cliente antes de uma ligação
- Verifique quando foi o seu último acompanhamento
- Acompanhe o que foi acordado e o que está atrasado
Acompanhamento de tarefas que não requer uma segunda ferramenta
Provavelmente você não precisa de uma ferramenta completa de gerenciamento de projetos, mas você precisa manter o controle do que precisa ser feito, por quem e quando.
Procure por CRMs com listas de tarefas integradas ou integrações fáceis com ferramentas que você já utiliza (como Trello ou Asana). O Capsule, por exemplo, conecta-se via Zapier a mais de 2.000 aplicativos.
Lembretes inteligentes de acompanhamento
Você ganha projetos quando faz acompanhamento. Um CRM deve lembrá-lo de quando cutucar um potencial cliente, perseguir um orçamento ou fazer o acompanhamento de uma fatura não paga. Você não precisa automatizar todo o seu processo. Você só precisa de um sistema que te apoie quando as coisas ficarem ocupadas.
Orçamentos e faturas no mesmo fluxo
Receber pagamentos não deveria exigir três ferramentas diferentes! Alguns CRMs oferecem cotações e faturamento integrados, para que você possa ir de "prazer em conhecê-lo" a "aqui está a sua fatura" sem mudar de aba.
Mesmo que o seu CRM não gerencie a faturação diretamente, ele deve pelo menos funcionar bem com ferramentas que o façam – e mostrar o status do pagamento junto às anotações do cliente, para que você saiba quem pagou e quem precisa de um lembrete.
E-mails que sincronizam sem esforço adicional
A maior parte dos negócios freelancers ocorre por e-mail. Um bom CRM deve se conectar ao Gmail ou Outlook, sincronizando automaticamente as conversas para que você não tenha que copiar os tópicos manualmente.
Assim, quando um cliente responder a uma proposta que você enviou há duas semanas, você não ficará se perguntando sobre o que eles estão falando.
Pipelines visuais que você pode ajustar
Você pode não chamar de “vendas”, mas todo projeto freelancer tem etapas: mensagem inicial, proposta, contrato assinado, início.
Um CRM com um pipeline de arrastar e soltar permite que você acompanhe cada oportunidade, seja um trabalho único de logotipo ou um contrato de longo prazo. Você deve ser capaz de:
- Crie seus próprios estágios
- Veja rapidamente o que está parado
- Planeje sua carga de trabalho com base no que provavelmente será concluído
Isso ajuda você a suavizar os ciclos de abundância ou escassez e prever o que está por vir.
Acesso móvel realmente utilizável
Freelancers trabalham de cafés, espaços de co-working, escritórios de clientes, trens... e às vezes, até do sofá. Você precisa de um CRM que funcione onde quer que você esteja.
Procure um com um aplicativo móvel. A versão para desktop não será útil quando você estiver 10 minutos adiantado para uma ligação com um cliente e precisar relembrar algumas informações.
Campos flexíveis para o seu trabalho
Nem todos os trabalhos freelancers se encaixam em categorias organizadas. Um bom CRM permite que você personalize conforme sua necessidade. Isso significa etiquetar clientes pelo tipo de serviço, acompanhar diferentes configurações de faturamento ou marcar clientes que demandam mais atenção com notas do tipo “prefere WhatsApp a e-mail.”
Os campos personalizados ajudam o seu sistema a refletir a sua realidade e a escalar consigo à medida que os seus serviços evoluem.
Top 6 softwares de CRM para freelancers em 2025
Agora que você sabe o que procurar, aqui estão sete CRMs que correspondem à maneira como os freelancers realmente trabalham.
Capsule CRM
Procurando por menos caos e mais clareza? O Capsule CRM pode ser exatamente o que você precisa.
Managing client projects, chasing leads, and keeping up with every “just checking in” follow-up can feel like a full-time job on top of your actual work. Capsule CRM cuts through the noise, so you don’t have to dig through emails or scribbled notes just to figure out who needs a reply today. Everything lands in one tidy dashboard, so you can spot what’s urgent and what’s not at a glance.
Principais recursos para freelancers
- Etiquetas e campos personalizados transformam sua lista de contatos em um rastreador de clientes ativo e dinâmico – útil quando seu próximo trabalho pode vir de um contato antigo.
- Lembretes de tarefas significam que você nunca deixa um acompanhamento passar despercebido, mesmo naqueles dias em que o trabalho com clientes consome todo o seu tempo.
- O pipeline de vendas não é um recurso superdesenvolvido – apenas uma maneira visual e simples de manter propostas e projetos em andamento.
- Projetos permitem que você registre entregas ou solicitações de clientes para que você sempre tenha um registro (e nunca precise confiar na memória).
- Integrações incorporadas significam que você pode integrar o Capsule ao seu conjunto de ferramentas existente em segundos.
Gerenciar sua própria jornada de vendas – desde a primeira consulta até o “projeto pago” – não precisa parecer um segundo emprego.
O que os freelancers dizem sobre a Capsule
Preços
Você pode começar gratuitamente se sua lista de contatos for inferior a 250. Quando precisar de mais espaço (ou quiser recursos mais sofisticados), os planos começam em $18 por usuário/mês, oferecendo pipelines avançados, campos personalizados e aquelas integrações que economizam horas.
Considerações
- A Capsule pula os extras, como ferramentas integradas de faturamento ou propostas, mas você pode conectar quase tudo o que precisar através do Zapier.
- Capsule é feito para freelancers que desejam uma organização clara e simples em vez de um sistema complexo tudo-em-um – ideal se você valoriza foco e um espaço de trabalho livre de desordem.
HubSpot CRM
Procurando por um CRM gratuito com um conjunto de recursos mais amplo que a maioria? HubSpot CRM oferece ferramentas essenciais para rastrear contatos, gerenciar e-mails, agendar reuniões e organizar negócios — sem necessidade de cartão de crédito no momento da inscrição.
Principais recursos para freelancers
- Contatos ilimitados e até um milhão de registros
- Modelos de e-mail, agendamento e rastreamento básico integrados
- Links integrados para agendamento de reuniões
- Visualização em linha do tempo para ver todos os e-mails, chamadas e anotações por contato
Preços
As ferramentas centrais do HubSpot CRM são gratuitas, incluindo o rastreamento de e-mails e pipelines. Organizações sem fins lucrativos e freelancers têm 40% de desconto nos planos pagos se precisarem de mais recursos.
Considerações
- A escala do HubSpot pode parecer um pouco pesada para freelancers que querem algo simples – experimentar a versão gratuita primeiro é a aposta mais segura.
- Muitas funcionalidades são desenvolvidas para equipes maiores, então freelancers podem encontrar opções que não são especialmente relevantes.
- À medida que você adiciona recursos mais avançados, os custos podem aumentar rapidamente, especialmente ao adicionar automação ou integrações personalizadas fora do nível gratuito.
Bonsai
Nem todo freelancer precisa de um conjunto completo de ferramentas de negócios – mas se você prefere ter tudo em um só lugar, o Bonsai cobre a maioria das necessidades. Em vez de juntar um CRM, aplicativo de faturamento e ferramenta de contrato, você obtém uma plataforma que lida com propostas, assinaturas eletrônicas, faturamento e acompanhamento fiscal, além do gerenciamento básico de clientes.
Principais recursos para freelancers
- Modelos prontos de proposta e contrato com assinatura eletrônica
- Acompanhamento de projetos e listas de tarefas simples
- Faturamento com lembretes de pagamento integrados
- Controle básico de tempo e despesas
Preços
Começa a $25/mês (faturado anualmente) para acesso ao pacote completo. Um teste gratuito de 7 dias está disponível.
Considerações
- As capacidades de CRM são mais básicas — qualquer pessoa que precise de um gerenciamento de pipeline ou de relacionamento mais aprofundado encontrará limitações mais rapidamente do que com ferramentas como Capsule.
- Não há um plano gratuito, e o período de teste pode parecer apressado se você quiser testar tudo.
- Se você já utiliza outras ferramentas de faturamento ou contrato, o Bonsai pode acabar se sobrepondo à sua configuração atual.
Sequência
Muitos freelancers já gerenciam todo o ciclo de vida do cliente pelo Gmail. O Streak apenas expande esse hábito, integrando o rastreamento de leads e projetos diretamente na sua caixa de entrada. Se o seu fluxo de trabalho já 'vive' no Gmail, usar o Streak parece ser o próximo passo natural.
Principais recursos para freelancers
- Pipelines personalizados que se integram ao Gmail, permitindo que você organize o trabalho enquanto o executa
- Associe e-mails a cada etapa
- Acompanhe quem abriu seus e-mails e programe mensagens para mais tarde
- Economize tempo com modelos para respostas comuns
- A mesclagem de correspondência básica permite enviar e-mails personalizados em massa
Preços
O plano gratuito inclui o CRM principal e os pipelines. Recursos pagos do Streak CRM como fusão de e-mails e personalizações mais avançadas começam a partir de $15/mês.
Considerações
- O Streak só funciona no Gmail, então se o seu trabalho se espalha por diferentes canais, ele pode não acompanhar você.
- Ferramentas para faturamento, contratos ou gestão de projetos mais aprofundada estão ausentes – você ainda precisará de outros aplicativos para lidar com o processo completo de vendas ou de projeto.
- Algum trabalho com clientes acontece inevitavelmente fora do e-mail; para esses casos, um CRM mais independente pode oferecer melhor visibilidade.
Zoho CRM
Dentre várias opções de CRM para freelancers, Zoho CRM atrai aqueles que desejam um controle real sobre como gerenciam seus relacionamentos com clientes. É uma plataforma construída para flexibilidade, permitindo que você a adapte conforme seu trabalho e processos evoluem, em vez de ficar obsoleto após alguns grandes projetos.
Principais recursos para freelancers
- Perfis de contato personalizados permitem capturar exatamente as informações do cliente que são importantes para você
- A automação simples elimina tarefas administrativas repetitivas, como lembretes recorrentes ou tarefas básicas de e-mail
- O acesso móvel significa que você pode atualizar contatos ou registrar atividades mesmo entre reuniões
- Integra-se com o conjunto de ferramentas da Zoho, conectando seu CRM com ferramentas de faturamento, gerenciamento de projetos e relatórios
Preços
Os preços do Zoho são amigáveis para freelancers: grátis para até três usuários, e os planos pagos com automação e personalização mais avançadas começam em $14/mês.
Considerações
- A interface prioriza a funcionalidade em detrimento da estética.
- Existe uma curva de aprendizado, especialmente para freelancers que desejam algo pronto para uso imediato.
- Ideal para freelancers que desejam investir em um sistema escalável, em vez daqueles que procuram uma configuração básica e mínima.
Nimble CRM
Quando a construção do seu negócio freelancer depende de conexões e abordagem pessoal, Nimble CRM se destaca por sua abordagem centrada nas pessoas. Em vez de tratar os contatos apenas como nomes em uma lista, o Nimble reúne histórico de e-mails, perfis sociais e atualizações de atividades—assim, toda conversa começa com contexto.
Principais recursos para freelancers
- Perfis de contato unificados combinam e-mail, redes sociais e detalhes profissionais, tudo em um só lugar
- O enriquecimento automático adiciona informações atualizadas sem necessidade de atualizações manuais
- Mensagens em grupo e rastreamento de e-mails
- Uma extensão prática para navegador permite adicionar novos contatos de plataformas como LinkedIn ou Gmail com apenas um clique
Preços:
Nimble CRM pricing starts at $29.90/month (or $24.90/month with annual billing). Handles up to 25,000 contacts and includes full CRM access.
Considerações:
- A força do Nimble está em manter sua rede atualizada e organizada, não em executar funis de vendas complexos ou gerenciar projetos em detalhes.
- É melhor para freelancers que dependem da construção de relacionamentos e de contatos regulares. Se o seu foco está nas operações de back-office ou no acompanhamento estruturado de vendas, você encontrará mais valor em alternativas como Capsule.
- Os preços são mais elevados em comparação com algumas opções de CRM, portanto é mais adequado para aqueles que veem o networking como um investimento empresarial.
Conclusão
À medida que o trabalho freelancer se torna o novo normal, com mais de 90 milhões de pessoas nos EUA previstas para aderir até 2028, manter-se organizado faz toda a diferença. O CRM certo não atrapalha ou obriga você a um sistema inchado: ele mantém seus projetos em andamento, seus acompanhamentos precisos e suas relações com clientes sólidas.
A Capsule mantém as coisas simples, para que você possa gastar mais tempo fazendo o trabalho pelo qual os clientes realmente pagam. Experimente grátis, e veja como um sistema mais inteligente pode dar uma vantagem ao seu negócio freelancer.
