Como adicionar um Projeto
Todos os usuários podem adicionar Projetos ao Capsule e existem várias maneiras diferentes de fazer isso.
- Usando o botão Adicionar novo encontrado na barra de menu superior
- Na página da Lista de Projetos você encontrará um botão dedicado para Adicionar Projeto
- Usando o menu de Ações em um contato, você encontrará a opção de Adicionar um Projeto para aquele contato específico.
- Usando a Caixa de Depósito de Correio para criar automaticamente um Projeto ao enviar/encaminhar um e-mail.
- Do Quadro de Projeto usando o botão para adicionar um novo Projeto diretamente ao Quadro e Etapa relevantes.
- A partir de uma Oportunidade existente usando a opção de Adicionar um Projeto vinculado.
Os projetos criados pelo Mail Drop Box não serão atribuídos a um Quadro ou Etapa, em vez disso, eles precisarão ser preenchidos manualmente.
Quais campos são obrigatórios
- Nome do Projeto. Isso geralmente representa o Projeto em andamento. No exemplo abaixo, o Projeto é organizar um evento interno sazonal, e por isso é chamado de "Evento de Inverno".
- Um contato principal. O Projeto sempre precisa estar vinculado a um Contato. Esta é a Pessoa ou Organização à qual o Projeto se relaciona.
- Status. Isto indica se o Projeto está Aberto ou Fechado. Por padrão, o Capsule selecionará Aberto.
- Proprietário. Esta é a pessoa responsável pelo Projeto. Por padrão, todas as Tarefas e Trilhas criadas no Projeto serão atribuídas ao proprietário do Projeto, embora, se necessário, as tarefas possam ser reatribuídas a outros usuários. Saiba mais sobre um proprietário de Projeto neste artigo.
Quais outros detalhes posso adicionar?
- Um Quadro. Nos planos Crescimento, Avançado e Ultimate, você pode ter vários quadros, para gerenciar múltiplos fluxos de projetos ao mesmo tempo.
- Uma Etapa. A Etapa representa em que ponto do seu processo o Projeto se encontra. Etapas são definidas por um administrador da Capsule nas Configurações da sua Conta. Se você selecionar um Quadro, a Etapa se torna um campo obrigatório.
- Data de Início. Esta é a data em que o trabalho no Projeto terá início. É uma excelente maneira de acompanhar quando você começou a trabalhar no Projeto em comparação com quando era esperado, ou de fato encerrado.
- Data Prevista de Encerramento. Esta é a data em que você espera que o Projeto seja concluído. Quando o Projeto for finalmente encerrado, o Capsule preencherá outro campo para 'Data Real de Encerramento' para indicar quando ele foi encerrado. Dessa forma, você poderá ter uma ideia das discrepâncias entre o momento em que estimou o encerramento do seu Projeto e quando ele de fato encerrou - para ajudá-lo a fazer previsões melhores no futuro.
Além desses campos, você pode dar ao seu Projeto uma Descrição, Tag e configurar Campos Personalizados para registrar quaisquer detalhes do projeto que possam ser únicos para o seu negócio.
Como criar Projetos através do Mail Drop Box
Você pode querer criar um novo Projeto assim que enviar um e-mail ou receber um primeiro contato sobre um trabalho. O Capsule facilita a criação de um Projeto totalmente novo diretamente da sua caixa de entrada de e-mails usando o Mail Drop Box.
A Capsule criará um novo Projeto vinculado ao contato para o qual o e-mail foi enviado/recebido, utilizando o assunto do e-mail como nome do Projeto e o e-mail é automaticamente anexado a esse novo Projeto. Ao encaminhar um e-mail para sua conta Capsule, você pode criar um Projeto completamente novo substituindo dropbox@ por project@.
Parecerá algo assim: project@12345678.examplecompany.capsulecrm.com
Se o contato ainda não existir, o Capsule criará um novo.
O usuário da Capsule que encaminhar o e-mail será definido como o Proprietário do Projeto.
Quem é responsável por um Projeto?
Por padrão, quando você adiciona um novo Projeto, ele será atribuído a você (Proprietário do Projeto). Você pode reatribuí-lo a qualquer momento para outro usuário. O Proprietário é responsável pelo Projeto e, por padrão, terá quaisquer Tarefas e Trilhas criadas atribuídas a si.
Em planos com recursos de controle de acesso, você pode atribuir a propriedade de um Projeto para:
- Usuário único - Todas as tarefas são atribuídas por padrão a este usuário.
- Apenas para a equipe - Todas as tarefas são atribuídas por padrão ao usuário que as adiciona.
- Usuário dentro de uma Equipe - Todas as tarefas são atribuídas por padrão a este usuário.
Ao usar ‘Atribuir a um proprietário’ - Se o proprietário escolhido pertencer a várias equipes, você pode escolher qual delas deseja incluir.
Como atribuir múltiplos Projetos a um Usuário ou Equipe
Os administradores podem reatribuir Projetos para outro Usuário/Equipe em massa a partir da página de Projetos. Para fazer isso:
- Vá para a página de Projetos e selecione a Visualização da Lista de Projetos
- Filtre ou use as caixas de seleção para escolher os Projetos que deseja reatribuir
- Uma vez satisfeito com a seleção, clique no botão 'Atribuir'
- Selecione para atribuir o Projeto a outro Proprietário ou Equipe.
Não há como desfazer a atribuição de Projetos em massa. É importante verificar o número de Projetos que estão sendo reatribuídos e fazer a mudança com cuidado.
Como adicionar Contatos a um Projeto
Para cada Projeto, você precisará selecionar um Contato principal. Qualquer anotação ou atividade de e-mail registrada contra o Projeto também será exibida no registro de contato deles. Leia mais sobre o registro de atividades em seus Projetos aqui.
Além do contato principal, você pode optar por vincular contatos adicionais ao Projeto. Esses contatos serão detalhados no lado esquerdo do Projeto e podem ser facilmente acessados como uma lista. O Projeto também será listado na aba ‘Projetos’ no registro de contato deles. Qualquer atividade registrada no Projeto, como e-mails ou anotações, não será exibida nos registros dos contatos adicionais.
Todos os contatos vinculados podem ser visualizados em uma lista clicando no ícone Abrir como Lista localizado no lado esquerdo do Projeto.
Como adicionar Projetos a um Quadro
Adicionar um novo Projeto a um Quadro
Ao criar um novo Projeto existem campos dedicados para selecionar o Quadro e a Etapa aos quais o Projeto será adicionado.
Alternativamente, você pode adicionar Projetos diretamente no Quadro e Estágio relevantes usando o botão no canto superior de cada Estágio.
Como adicionar um Projeto existente a um Quadro
Você também pode adicionar um Projeto existente a um Quadro e atribuir-lhe um Estágio. Isso pode ser feito individualmente ou em massa.
Para fazer isso em um registro de Projeto individual:
- Abra o registro do Projeto que você deseja adicionar a um Quadro
- Clique no botão Adicionar a um Quadro no topo da página
- Aqui você pode preencher os campos ‘Quadro’ e ‘Etapa’ para mover o Projeto para uma visualização em Quadro.
Para adicionar múltiplos Projetos a um Quadro:
- Vá para a Visualização da Lista de Projetos
- Aplique filtros para reunir uma lista dos Projetos que você gostaria de adicionar a um Quadro
- Clique no botão Mover do lado direito
- Aqui você pode preencher os campos ‘Quadro’ e ‘Etapa’ para mover a lista de Projetos para uma visualização em Quadro em massa.
Esta opção é útil se você usou anteriormente Tags ou Campos Personalizados para atribuir um Estágio aos Projetos. A partir da visualização em lista de Projetos, filtre pelos Projetos com uma Tag/Campo Personalizado específico e use a opção 'Mover' para transferi-los em massa para um Quadro e Estágio específicos.