Como adicionar um projeto
Todos os utilizadores podem adicionar Projetos ao Capsule, e existem várias formas diferentes de o fazer.
- Usando o botão Adicionar novo localizado na barra de menu à esquerda
- Na página Lista de Projetos, encontrará um botão específico para Adicionar Projeto
- Ao usar o menu Ações de um contacto, encontrará a opção de adicionar um projeto para esse contacto específico.
- Usar a Caixa de receção de e-mail para criar automaticamente um Projeto ao enviar/reencaminhar um e-mail.
- No Quadro de Projetos, utilize o botão para adicionar um projeto totalmente novo diretamente ao quadro e à etapa relevantes.
- A partir de uma Oportunidade existente, utilizando a opção para Adicionar um Projeto associado.
Os projetos criados pela Caixa de Entrada de E-mail não serão atribuídos a um Quadro ou a uma Etapa; em vez disso, terão de ser preenchidos manualmente.
Quais campos são obrigatórios
- Nome do projeto. Geralmente, isto representa o projeto que está a decorrer. No exemplo abaixo, o projeto consiste em organizar um evento interno sazonal e, por isso, chama-se "Evento de Inverno".
- Um contacto principal. O Projeto tem sempre de estar associado a um Contacto. Trata-se da Pessoa ou Organização à qual o Projeto diz respeito.
- Estado. Indica se o projeto está aberto ou fechado. Por predefinição, o Capsule selecionará Aberto.
- Proprietário. Esta é a pessoa responsável pelo Projeto. Por padrão, todas as Tarefas e Faixas criadas no Projeto serão atribuídas ao proprietário do Projeto, embora, se necessário, as tarefas possam ser reatribuídas a outros usuários. Saiba mais sobre o proprietário de um Projeto neste artigo.
Que outros detalhes posso acrescentar?
- Um quadro. Nos planos Growth, Advanced e Ultimate, você pode ter vários quadros para gerenciar vários fluxos de projetos ao mesmo tempo.
- Uma etapa. A etapa representa o ponto do seu processo em que o projeto se encontra. As etapas são definidas por um administrador do Capsule nas Configurações da conta. Se selecionar um quadro, a etapa torna-se um campo obrigatório.
- Data de início. Esta é a data em que o trabalho no Projeto terá início. É uma ótima forma de acompanhar quando começou a trabalhar no Projeto em comparação com a data prevista ou com a data em que ele foi efetivamente encerrado.
- Data prevista de conclusão. Esta é a data em que espera que o Projeto seja concluído. Quando o Projeto for efetivamente encerrado, o Capsule preencherá outro campo, «Data efetiva de conclusão», para indicar quando foi encerrado. Dessa forma, poderá ter uma ideia de eventuais discrepâncias entre a data em que estimou que o Projeto seria concluído e a data em que foi efetivamente concluído, ajudando-o a fazer previsões mais precisas no futuro.
Além desses campos, você pode adicionar uma Descrição ao seu Projeto, marcá-lo com uma etiqueta e configurar Campos Personalizados para registrar quaisquer detalhes do projeto que possam ser específicos da sua empresa.
Como criar projetos através da caixa de entrada de e-mail
Talvez queira criar um novo Projeto assim que enviar um e-mail ou receber um primeiro pedido de informações sobre um trabalho. O Capsule permite criar facilmente um Projeto totalmente novo diretamente a partir da sua caixa de entrada de e-mail utilizando a Caixa de Receção de E-mails.
O Capsule criará um novo Projeto associado ao contacto para o qual o e-mail foi enviado ou do qual foi recebido, utilizando o assunto do e-mail como nome do Projeto. O e-mail será automaticamente anexado a esse novo Projeto. Ao reencaminhar um e-mail para a sua conta do Capsule, pode criar um Projeto totalmente novo substituindo dropbox@ por project@.
Será algo parecido com isto: project@12345678.examplecompany.capsulecrm.com
Se o contacto ainda não existir, o Capsule criará um novo.
O utilizador do Capsule que reencaminhar o e-mail será definido como Responsável pelo projeto.
Quem é responsável por um projeto?
Por predefinição, quando adiciona um novo Projeto, este ser-lhe-á atribuído (Proprietário do Projeto). Pode reatribuí-lo a outro utilizador a qualquer momento. O Proprietário é responsável pelo Projeto e, por predefinição, ser-lhe-ão atribuídas todas as Tarefas e Faixas criadas.
Nos planos com funcionalidades de controlo de acesso, pode atribuir a propriedade de um Projeto a:
- Apenas o utilizador - Todas as tarefas são atribuídas a este utilizador por predefinição.
- Apenas para a equipa - Por predefinição, todas as tarefas são atribuídas ao utilizador que as adiciona.
- Utilizador numa equipa - Todas as tarefas são atribuídas a este utilizador por predefinição.
Ao usar «Atribuir a um responsável», se o responsável escolhido pertencer a várias equipas, pode escolher qual das equipas pretende incluir.
Como atribuir vários Projetos a um Usuário ou a uma Equipe
Os administradores podem reatribuir projetos em massa a outro utilizador/equipa na página Projetos. Para isso:
- Aceda à página Projetos e selecione a Vista de Lista de Projetos
- Filtre ou use as caixas de seleção para selecionar os projetos que deseja reatribuir
- Quando estiver satisfeito com a seleção, clique no botão "Atribuir"
- Selecione para atribuir o Projeto a outro Proprietário ou a outra Equipe.
Não é possível desfazer a atribuição de Projetos em massa. É importante verificar o número de Projetos que serão reatribuídos e fazer a alteração com cuidado.
Como adicionar contatos a um projeto
Para cada Projeto, terá de selecionar um Contacto principal. Qualquer nota ou atividade de e-mail registada no Projeto também será apresentada no registo desse contacto. Saiba mais sobre como registar atividades nos seus Projetos aqui.
Além do contacto principal, pode optar por associar contactos adicionais ao Projeto. Estes contactos serão apresentados no lado esquerdo do Projeto e poderão ser facilmente consultados numa lista. O Projeto também será apresentado no separador «Projetos» do respetivo registo de contacto. Qualquer atividade registada no Projeto, como e-mails ou notas, não será apresentada nos registos dos contactos adicionais.
Todos os contactos associados podem ser visualizados numa lista clicando no ícone Abrir como lista no lado esquerdo do Projeto.
Como adicionar projetos a um quadro
Adicionar um novo projeto a um quadro
Ao criar um novo Projeto, existem campos específicos para selecionar o Quadro e a Etapa aos quais o Projeto será adicionado.
Como alternativa, você pode adicionar Projetos diretamente ao Quadro e à Etapa relevantes usando o botão no canto superior de cada Etapa.
Como adicionar um projeto existente a um quadro
Também pode adicionar um Projeto existente a um Quadro e atribuir-lhe uma Fase. Isto pode ser feito individualmente ou em massa.
Para fazer isso em um registro de Projeto individual:
- Abra o registo do Projeto que pretende adicionar a um Quadro
- Clique no botão Adicionar a um quadro no topo da página
- Aqui, pode preencher os campos «Quadro» e «Etapa» para mover o Projeto para uma vista de Quadro.
Para adicionar vários Projetos a um Quadro:
- Aceda à vista de lista de projetos
- Aplique filtros para obter uma lista dos Projetos que gostaria de adicionar a um Quadro
- Clique no botão Mover do lado direito
- Aqui, pode preencher os campos «Quadro» e «Etapa» para mover em massa a lista de Projetos para uma vista de Quadro.
Esta opção é útil se já tiver utilizado Etiquetas ou Campos Personalizados para atribuir uma Fase aos Projetos. Na vista de lista de Projetos, filtre os Projetos com uma determinada Etiqueta ou Campo Personalizado e utilize a opção «Mover» para os transferir em massa para um Quadro e uma Fase específicos.