O que é um quadro?
Gerencie seus Projetos e visualize em que ponto do processo cada um se encontra usando os Quadros. Os Quadros oferecem uma visualização dos seus Projetos no estilo ‘Kanban’, em que cada coluna representa uma entrega importante ou um ponto de verificação, que chamamos de Etapas.
As etapas oferecem uma compreensão mais detalhada do ponto em que um Projeto se encontra no seu processo e do trabalho que ainda precisa ser concluído.
Os projetos avançam pelas etapas do quadro, da esquerda para a direita, à medida que cada entrega é concluída. Isso pode ajudar você a identificar gargalos ou oportunidades para assumir mais trabalho, contribuindo para melhorar a eficiência em toda a empresa.
Para ver um resumo de um Projeto no seu Quadro, clique em um bloco individual para abrir o Painel de Pré-visualização.
Como adicionar um quadro
Apenas os administradores do Capsule podem criar quadros e etapas.
Se quiser ter uma visão geral do andamento dos Projetos, primeiro terá de criar um Quadro. Para isso:
- Aceda ao ícone Projetos e, em seguida, selecione o Quadro do Projeto
- Aqui temos a opção de usar o nosso modelo de Quadro, que criará um Quadro de Projeto e preencherá as Etapas por si.
As etapas no modelo de quadro seguem o ciclo de vida da gestão de projetos. São elas:
- Resumo do projeto Defina o que precisa ser feito
- Planejamento Como fazer o que precisa ser feito
- Entrega Faça o projeto acontecer
- Monitorar Mantenha o projeto no rumo certo
- Revisão Hora de avaliar o sucesso do projeto
Em alternativa, pode criar o seu próprio Quadro e as suas próprias Etapas acedendo a Account SettingsProject Boards > Adicionar um Quadro.
Nos planos Growth, Advanced e Ultimate, pode criar vários quadros de projetos para gerir os diferentes processos da sua empresa.
Definição das etapas de um projeto
As Etapas de um Quadro refletem os principais pontos de controlo do seu processo e indicam exatamente em que ponto se encontra cada tarefa. Pode personalizar as Etapas de um Quadro para as adaptar ao seu próprio processo.
Ao criar as suas próprias etapas personalizadas, é importante considerar quais são os passos essenciais na sua empresa ou departamento que precisam de ser concluídos para que um projeto seja entregue com sucesso.
Para criar as suas próprias etapas personalizadas:
- Vá para Account SettingsProject Boards
- Clique no nome do Quadro ao qual deseja adicionar uma Etapa
- Selecione a opção para Adicionar etapa
- Aqui pode adicionar uma descrição à Fase, que ficará visível para todos os outros utilizadores do Capsule
A ordem em que as Etapas aparecem na página de Definições corresponde à ordem em que serão apresentadas no Quadro do Projeto. Cada Quadro pode ter, no máximo, 30 Etapas.
Como alterar a ordem das etapas
Você pode alterar a ordem em que as Etapas aparecem no Quadro do Projeto. Para fazer isso:
- Vá para Account SettingsProject Boards
- Clique no nome do Quadro cuja ordem das Etapas pretende atualizar.
- Clique e mantenha pressionado o nome da Etapa para arrastá-la e soltá-la, alterando assim a ordem das Etapas.
A Etapa no topo da lista será exibida no lado esquerdo do Quadro do Projeto, e a Etapa no final da lista será exibida no lado direito do Quadro.
Como usar vários quadros de projetos
A sua empresa pode ter mais de um processo para a entrega de projetos, dependendo dos diferentes departamentos da organização ou dos serviços oferecidos. A flexibilidade para gerir vários processos permite que toda a sua equipa trabalhe em conjunto num único local.
- Numa empresa de tecnologia, a equipa de vendas que acompanha a compra de uma subscrição com assistência pós-venda/integração teria um processo muito diferente do da equipa de desenvolvimento, que está a trabalhar para disponibilizar uma nova funcionalidade.
- Numa empresa de viagens — a equipa que organiza e prepara os circuitos terá de seguir um processo diferente do da equipa de marketing, responsável por divulgar esses circuitos.
Como adicionar vários quadros
Um administrador pode criar vários quadros para gerir diferentes processos. Para isso:
- Vá para Account SettingsProject Boards
- Selecione a opção para Adicionar quadro
- Depois de atribuir um nome ao Quadro, ser-lhe-á pedido que crie Etapas para o Quadro.
Planos diferentes têm limites de quadros diferentes:
| Plano | Número de quadros de projetos |
|---|---|
Grátis | 1 |
Inicial | 1 |
Crescimento | 5 |
Avançado | 50 |
Definitivo | Ilimitado |
Como arquivar um quadro
Se um Quadro de Projeto já não for necessário, pode ser arquivado. Para isso:
- Vá para Account SettingsProject Boards
- Ao lado do nome do quadro, verá a opção de Arquivar o quadro.
- Todos os Quadros arquivados podem ser encontrados e restaurados no separador «Arquivados».
Os quadros não podem ser arquivados enquanto tiverem projetos abertos. Antes de arquivar o quadro, todos os projetos nele contidos devem ser movidos para outro quadro ou marcados como fechados.