Quem é o Superadministrador
A função de Superadministrador na sua conta é responsável por todas as funções relacionadas com a conta. Os administradores podem ajudar na configuração da conta, mas não podem prestar assistência com pagamentos ou decisões relacionadas com a conta.
Existe sempre pelo menos um Superadministrador na sua conta. A pessoa que abre a conta recebe automaticamente esta função; no entanto, pode transferir esta função e as respetivas responsabilidades para outro utilizador a qualquer momento.
Responsabilidades do Superadministrador
A sua Empresa é cliente da Capsule, e o(s) Superadministrador(es) é(são) responsável(eis) pela conta como um todo, em nome da Empresa. Cabe-lhe(s) assumir a responsabilidade pelo comportamento dos utilizadores e pelo conteúdo da sua conta.
Existem funcionalidades no Capsule que o seu Superadministrador pode ver e editar, mas que não estão disponíveis para os outros utilizadores. São elas: alterar o nome, a morada e os dados de faturação da empresa, bem como o endereço de e-mail em CC nas faturas; cancelar a conta e aceder a registos eliminados. Todas estas funcionalidades são explicadas abaixo.
Recomendamos que o seu Superadministrador se familiarize com todas estas funções no Capsule. Os outros utilizadores não conseguem vê-las, pelo que não saberão que estão disponíveis.
Alterar o seu Superadministrador
O seu Superadministrador atual pode atribuir a respetiva função a outro utilizador seguindo estes passos:
- Vá para Account SettingsAccount and Plan
- Clique no botão Alterar sob o título Superadministradores.
- Selecione o novo Superadministrador na lista de utilizadores através da opção .
- O Superadministrador atual terá de clicar no ícone X junto ao respetivo nome para remover as suas permissões de Superadministrador.
- Confirme as alterações selecionando Alterar superadministradores.
- O Superadministrador antigo e o novo terão de terminar sessão e voltar a iniciá-la no Capsule para verem a alteração.
Em circunstâncias excecionais, caso o seu Superadministrador não consiga efetuar esta alteração, um representante do cliente deverá escrever-nos a partir de um endereço de e-mail do domínio da empresa para entrar em contacto connosco, e iremos seguir os passos necessários para o ajudar a efetuar esta alteração.
Como adicionar mais superadministradores
O Superadministrador atual pode nomear outros Superadministradores. Para isso, deve seguir estes passos:
- Vá para Account SettingsAccount and Plan
- Clique no botão Alterar sob o título Superadministradores.
- Selecione o novo Superadministrador na lista de utilizadores através da opção .
- Isto adicionará o utilizador como um Super Administrador adicional.
- Confirme as alterações selecionando Alterar superadministradores.
Em alternativa, um Superadministrador pode adicionar vários Superadministradores na página de definições de Utilizadores e Equipas. Para tal:
1. Aceda a Account SettingsUsers and Teams.
2. Clique no utilizador que pretende tornar Superadministrador
3. Use o menu suspenso Função e selecione Superadministrador.
4. Reveja e confirme os detalhes da alteração e clique no botão para Adicionar superadministrador.
Tenha em atenção que, depois de tornar outro utilizador Superadministrador, essa pessoa poderá atualizar o cartão de pagamento, alterar o plano, atualizar os dados da conta e adicionar ou remover outros Superadministradores, incluindo o próprio utilizador.
Como alterar o nome e o endereço do site da sua empresa
Alterar o nome da sua empresa ou o endereço do site do Capsule é simples. Depois de atualizar as informações necessárias, você deverá informar seus usuários sobre as alterações, pois isso mudará o URL que eles usam para acessar o Capsule e o endereço da Caixa de Entrada de E-mails da conta. Para alterar as informações da sua empresa:
- Vá para Account SettingsAccount and Plan
- Clique no link para alterar sob o título «Endereço do site» ou «Nome da organização».
- Introduza o novo subdomínio ou nome da organização e guarde as alterações.
Ao alterar o endereço do site, o seu endereço de e-mail da Caixa de entrada de e-mails também é atualizado automaticamente. Pode encontrar o novo endereço da Caixa de entrada de e-mails clicando no seu nome no canto superior direito > Account SettingsMail Drop Box. Todos os utilizadores terão de ser informados deste novo endereço para poderem continuar a guardar e-mails.
Lixeira, exclusão permanente e restauração de registros
Todos os utilizadores podem eliminar registos individuais aos quais tenham acesso. Os registos eliminados são armazenados no «Lixo» durante 30 dias antes de serem eliminados permanentemente. Um Superadministrador pode eliminá-los permanentemente antes do fim desse período de 30 dias ou restaurar um registo a partir do Lixo.
- Excluir — exclui permanentemente o registro, que não poderá ser restaurado.
- Restaurar — restaura a entrada completa. Por vezes, isto pode restaurar muitos registos, por exemplo, quando houve uma eliminação em massa.
Cada ação de exclusão representa uma linha na lixeira. Por exemplo, pode ser um único e-mail ou a exclusão em massa de três contatos.
Os regulamentos de proteção de dados garantem aos seus contactos o direito ao esquecimento, e a eliminação permanente assegura que os respetivos dados sejam apagados.
Aqui está uma lista dos diferentes registos que podem ser restaurados:
- Pessoas e organizações juntamente com quaisquer tarefas, projetos, oportunidades, histórico e anexos associados
- Oportunidades e projetos juntamente com quaisquer tarefas associadas, histórico e anexos
- Notas e e-mails juntamente com quaisquer anexos associados
- Arquivos que foram anexados a registros de atividades, como notas ou e-mails
Para eliminar permanentemente ou restaurar, aceda a Account SettingsTrash — aqui verá uma lista de todos os itens eliminados nos últimos 30 dias. Também receberá um e-mail de confirmação assim que o restauro ou a eliminação estiver concluído.
Como configurar a autenticação de dois fatores obrigatória
Todos os utilizadores podem ativar a Autenticação de Dois Fatores (2FA) para o seu próprio início de sessão, podendo ativá-la ou desativá-la a qualquer momento. No entanto, o Superadministrador pode impor a 2FA em toda a conta através da Autenticação de Dois Fatores Obrigatória.
Assim que a autenticação de dois fatores obrigatória for ativada na conta, todos os utilizadores que não tenham a 2FA configurada terão a sessão no Capsule terminada automaticamente. Da próxima vez que iniciarem sessão, ser-lhes-á pedido que configurem a 2FA, que terá de estar ativada para poderem continuar a aceder à conta.
Como ativar a autenticação de dois fatores obrigatória
Para ativar a autenticação de dois fatores obrigatória:
1. Aceda a Definições da conta > Utilizadores e equipas.
2. Clique em «Ativar» para exigir a autenticação de dois fatores a todos os utilizadores da sua conta.
3. Se você ainda não tiver a autenticação de dois fatores (2FA) ativada, será solicitado a configurá-la antes de ativar a 2FA obrigatória.
É importante garantir que todos os utilizadores da conta tenham guardado o seu trabalho antes de ativar a autenticação de dois fatores obrigatória. Depois de ativada, todos os utilizadores que não estejam a usar a autenticação de dois fatores nesse momento terão a sessão no Capsule terminada imediatamente e perderão as alterações que não tenham sido guardadas.
Ao iniciarem sessão novamente no Capsule, estes utilizadores terão de configurar a autenticação de dois fatores (2FA) antes de poderem voltar a aceder à conta.
Como desativar a autenticação de dois fatores obrigatória
Para desativar a autenticação de dois fatores obrigatória:
- Aceda a Definições da conta > Utilizadores e equipas
- Clique no link para «Desativar» a autenticação de dois fatores obrigatória para todos os utilizadores da sua conta.
- Confirme que pretende «Desativar a autenticação de dois fatores obrigatória».
Depois de desativada, os utilizadores podem optar por manter a autenticação de dois fatores (2FA) ativa na sua própria conta.