As planilhas são há muito tempo uma ferramenta confiável por empresas de todos os tamanhos, e por boas razões. Elas são extremamente versáteis e capazes de rastrear e analisar todos os tipos de dados. Para muitas empresas, uma planilha é a solução preferencial para qualquer trabalho relacionado a dados.
No entanto, à medida que os negócios crescem, também aumentam os desafios. Gerenciar clientes e funis de vendas em uma planilha pode parecer um trabalho em tempo integral, especialmente quando você tem que lidar com mais trabalho administrativo e outras tarefas que consomem muito tempo.
É aqui que o customer relationship management (CRM) entra em jogo. Quando as planilhas começam a falhar, CRMs como o Capsule oferecem uma maneira mais simples e organizada de gerenciar seus dados mais importantes. Seja para cultivar relacionamentos com clientes, prever vendas futuras, ou analisar o desempenho da equipe, um CRM facilita o processo.
Neste post, você aprenderá algumas das diferenças importantes entre planilhas e CRMs, além dos benefícios que vêm com a mudança para um CRM como o Capsule.
As planilhas são flexíveis, mas isso é suficiente?
Não se pode negar o apelo inicial das planilhas. Ferramentas como Excel ou Google Sheets são simples em teoria, além de geralmente poder começar a usar gratuitamente (ou como parte de um conjunto de ferramentas que você já utiliza), o que explica por que tantas empresas começam utilizando-as.
Precisa de um jeito rápido para acompanhar os números de vendas? Quer organizar sua lista de contatos de clientes? Planilhas podem lidar com isso. Os usuários podem adicionar registros, usar diferentes fórmulas e analisar os resultados para atender às suas necessidades específicas.
No entanto, as planilhas começam a mostrar suas limitações à medida que o seu negócio cresce. O que funciona para uma equipe de dois pode ter dificuldades com equipes maiores. À medida que o número de linhas e colunas aumenta, fica mais difícil organizar e encontrar todas as informações necessárias.
Um dos maiores problemas com as planilhas é a dependência da entrada manual de dados. Cada atualização, cada correção, tudo isso requer a intervenção humana. Isso pode consumir muito tempo e aumenta a chance de erros se infiltrarem no seu trabalho. Uma vírgula fora do lugar ou uma célula acidentalmente deletada pode quebrar sua planilha, levando a relatórios incorretos e prejudicando severamente sua capacidade de tomar decisões baseadas em dados.
Por que planilhas não são feitas para gerenciar relacionamentos
As planilhas são ótimas para armazenar informações básicas, mas quando se trata de gerenciar relacionamentos com clientes, elas não são suficientes. Você pode registrar o nome de um cliente, número de telefone, a última vez que realizaram uma compra e outras informações semelhantes, mas no final você está olhando para uma entrada estática em um mar de dados.
Um relacionamento é construído com base em mais. É construído sobre todos aqueles pequenos detalhes e interações que se somam para lhe dar um entendimento mais profundo da pessoa por trás dos dados. Quando você está usando uma planilha, acompanhar todas essas conversas, como chamadas telefônicas, e-mails e anotações de reuniões, torna-se difícil (se não impossível). À medida que os dados crescem, proporcionar experiências personalizadas ao cliente torna-se mais um jogo de adivinhação do que uma estratégia informada.
CRMs como o Capsule são projetados especificamente para acompanhar e nutrir relacionamentos com clientes ao longo do tempo. Em vez de simplesmente registrar dados brutos, um CRM registra cada interação com cada contato, oferecendo uma visão completa de 360 graus do histórico do seu relacionamento. Desde a abordagem inicial até a venda final, cada ponto de contato é registrado e facilmente acessível.
O Capsule também pode enriquecer automaticamente seus dados, fornecendo detalhes adicionais para preencher as lacunas e obter uma visão completa de cada contato e seus negócios.
A partir daí, o próximo passo é segmentar seus clientes em grupos significativos para abordagens direcionadas e campanhas de marketing personalizadas. Em uma planilha, você precisará organizar e filtrar manualmente os dados, frequentemente utilizando fórmulas complexas para dividir seus contatos em grupos específicos. Até mesmo um pequeno erro em uma fórmula pode comprometer todo o processo.
O Capsule facilita a segmentação de clientes. Você pode agrupar clientes por histórico de compras, localização ou qualquer critério personalizado que definir, sem a dor de cabeça de fórmulas e filtros. Isso permite que sua equipe personalize o alcance e os esforços de marketing para grupos específicos de clientes, melhorando o engajamento e impulsionando as vendas sem gastar horas em classificação manual.
Acompanhamento de vendas e pipeline em uma planilha versus um CRM
Quando se trata de acompanhar o seu pipeline de vendas, planilhas simplesmente não são as melhores. Claro, você pode inserir seus dados de vendas e talvez até colorir certas células, mas isso dificilmente lhe dá uma visão clara e acionável do seu progresso de vendas. Você fica atualizando manualmente cada entrada, rolando por inúmeros pontos de dados e tentando entender em que estágio cada negócio se encontra. Isso só se torna mais difícil à medida que seu pipeline de vendas cresce.
As planilhas simplesmente não possuem as ferramentas visuais dinâmicas necessárias para acompanhar o progresso de leads, oportunidades e negócios em tempo real. Elas fornecem dados brutos, mas sem contexto ou clareza, tornando difícil identificar gargalos no processo de vendas ou reconhecer quais negócios precisam de atenção imediata.
Em contraste, CRMs como o Capsule são projetados com o rastreamento de vendas em mente. O Capsule oferece um pipeline de vendas visual com uma visão panorâmica de cada negócio em andamento. Você pode ver exatamente em que ponto cada lead está, quão avançados estão na jornada de compra e quais próximos passos você precisa tomar para fechar o negócio.
Independentemente de um negócio estar na fase de contato inicial, negociação ou pronto para ser fechado, você pode facilmente acompanhar seu progresso sem ter que vasculhar linhas de dados de planilhas. O pipeline visual também facilita a identificação de onde os negócios podem estar enfrentando dificuldades.
Por exemplo, se vários negócios estiverem parados na mesma etapa, você pode tomar medidas para lidar com possíveis obstáculos. Além disso, o Capsule oferece relatórios e percepções que ajudam você a identificar tendências, como quais produtos ou serviços estão tendo bom desempenho e onde seus esforços de vendas poderiam ser otimizados.
As planilhas são reativas, exigindo que você procure informações, enquanto CRMs como o Capsule são proativos. Eles alertam automaticamente quando negócios precisam de atenção, notificam sobre tarefas futuras e até ajudam a priorizar leads com base na probabilidade de fechamento. Isso permite que sua equipe de vendas gaste menos tempo gerenciando dados e mais tempo fazendo o que fazem de melhor: construir relacionamentos e fechar negócios.
O que é mais seguro, planilhas ou um CRM?
Sempre que você estiver lidando com informações sensíveis de clientes, a segurança e a conformidade devem ser uma prioridade máxima. Infelizmente, as planilhas não são projetadas pensando na segurança dos dados. Seja utilizando o Excel ou o Google Sheets, o risco de expor dados sensíveis dos clientes aumenta à medida que mais pessoas obtêm acesso ao documento.
As planilhas são fáceis de duplicar, compartilhar e baixar, tornando difícil controlar quem vê o quê. Uma simples ação de “copiar-colar” pode transferir informações críticas de clientes para um local inseguro, deixando seu negócio vulnerável a violações de dados.
Regulamentações como GDPR exigem que as empresas tenham processos rigorosos para o gerenciamento de dados dos clientes. Sem esses processos, você pode inadvertidamente estar em não conformidade e sujeito a multas custosas ou ações legais.
A Capsule é projetada com a segurança dos dados e conformidade em mente, para que você possa ter confiança de que as informações dos seus clientes estão protegidas e gerenciadas adequadamente.
Você pode controlar quem tem acesso a diferentes tipos de dados. Equipes de vendas, atendimento ao cliente, e gerentes podem ter diferentes níveis de permissão, garantindo que informações sensíveis sejam vistas apenas por aqueles que precisam.
A Capsule também utiliza criptografia para manter os dados dos clientes seguros, tanto em trânsito quanto em repouso, adicionando uma camada extra de proteção.
Otimizando seu trabalho com software de CRM
Como vimos, trabalhar com planilhas exige muito trabalho manual. Mesmo que você crie a fórmula perfeita, ainda é necessário uma pessoa para inseri-la. Cada entrada e atualização consome tempo e aumenta a chance de erros.
Além da gestão de dados, é difícil obter as informações de que você precisa da planilha e usá-las em outras tarefas, como enviar e-mails de acompanhamento ou atualizar detalhes de potenciais clientes. Isso pode prejudicar a eficiência da sua equipe, impedindo-a de se concentrar em tarefas de maior valor.
CRMs como o Capsule possuem ferramentas poderosas de automação de fluxo de trabalho para lidar com tarefas repetitivas, liberando sua equipe para se concentrar no que realmente importa. O Capsule pode lembrá-lo automaticamente quando for hora de fazer um acompanhamento com um cliente, agendar uma reunião ou avançar com um negócio.
A Capsule também oferece integrações contínuas com uma ampla gama de ferramentas que sua equipe já utiliza – plataformas de marketing por e-mail, software de contabilidade, ferramentas de help desk, e mais. Os dados podem fluir livremente entre os sistemas sem entrada manual, reduzindo o risco de inconsistências e erros.
Com essas funcionalidades de automação e integração, o Capsule CRM reduz o tempo e o esforço necessários para gerenciar dados de clientes e cria um fluxo de trabalho mais suave e conectado. Tudo, desde acompanhamentos até faturamento, pode ser automatizado, rastreado e otimizado dentro de um único sistema, permitindo que seu negócio opere com mais eficiência do que nunca.
Entre planilhas e CRMs, há um vencedor claro
Vamos ser claros – as planilhas são uma ferramenta poderosa e flexível. Nas mãos certas, podem ser usadas para analisar todos os tipos de dados de todas as formas possíveis. No entanto, a menos que você queira passar a maior parte do seu dia dominando o Excel ou o Google Sheets, o software de CRM oferece recursos mais poderosos em uma plataforma amigável ao usuário.
O gerenciamento de contatos da Capsule, automação integrada, segurança robusta e recursos de conformidade garantem que sua empresa possa gerenciar as operações diárias de forma eficiente à medida que você cresce para novos níveis.
Mesmo para empresas com orçamento limitado, você pode usar um CRM com um plano gratuito para gerenciar clientes e otimizar seus processos de trabalho. Com todas as ferramentas que seu negócio precisa para crescer e prosperar, a Capsule permite que você se concentre no que é mais importante – construir relacionamentos duradouros com seus clientes e impulsionar o sucesso a longo prazo.
Experimente qualquer plano Capsule gratuitamente por 14 dias ou inscreva-se no nosso plano gratuito para começar com um CRM simples, mas poderoso.
