Comment rationaliser les projets à l’aide des tâches et des parcours
Selon ce que vous devez accomplir, vous pouvez ajouter des tâches autonomes ou utiliser un ensemble prédéfini de tâches dans un « parcours » pour des flux de travail plus standardisés.
Gérez avec les Tâches vos choses à faire pour des projets ou des événements, comme envoyer une facture ou commander du matériel. Les tâches peuvent également être récurrentes ; ainsi, s’il s’agit de quelque chose que vous faites tous les mois, vous pouvez configurer votre tâche pour qu’elle se répète chaque mois.
Des tâches peuvent être ajoutées à la volée en cliquant sur le bouton Ajouter une tâche situé à droite d’un projet.
Les parcours sont des ensembles prédéfinis de tâches propres à votre entreprise. Ils peuvent être rapidement appliqués à un projet et vous permettent de voir toutes les tâches pertinentes à accomplir pour respecter vos échéances.
Si vous pensez qu’un Track pourrait vous aider à rationaliser votre flux de travail, un administrateur du compte peut créer un nouveau Track pour les projets depuis les paramètres de son compte.
Vous pouvez appliquer un parcours existant à un projet :
- En le sélectionnant dans la liste déroulante « Piste » lors de la création initiale d’un projet.
- Lorsque vous consultez la fiche d’un projet, vous verrez l’option « Ajouter une piste ».
Lorsque vous ajoutez un parcours à un projet, il peut vous être demandé de sélectionner la date à laquelle vous souhaitez que la liste des tâches soit terminée. Les tâches de ce parcours se verront attribuer des dates d’échéance en fonction de la date sélectionnée afin de vous aider à atteindre vos objectifs.
Tâches inactives d’un projet
Lorsque vous clôturez un projet, toutes les tâches et tous les suivis ouverts deviennent inactifs. Ils sont supprimés de votre liste des tâches à venir et de votre calendrier. Si vous rouvrez le projet, les tâches redeviennent actives.
Les tâches et les pistes ajoutées à un projet ne seront pas affichées dans les fiches de contact associées.
Si une tâche ou un suivi est ajouté à un projet après sa clôture, les tâches seront appliquées et seront actives.
Comment stocker des e-mails dans des projets
Centralisez toutes les communications relatives à un projet ou à un événement grâce à la boîte de dépôt d’e-mails. Celle-ci vous permet d’enregistrer facilement des e-mails dans des projets existants, voire d’en créer de nouveaux.
Si vous souhaitez joindre un e-mail à un projet existant, il vous suffit d’ajouter l’adresse unique de sa boîte de dépôt d’e-mails en Cci lors de l’envoi ou du transfert de l’e-mail.
Vous trouverez l’adresse unique de la boîte de dépôt dans le corps principal du projet si aucune note ni aucun e-mail n’y a encore été enregistré.
Si une activité a déjà été enregistrée pour le projet, vous pouvez trouver l’adresse de la boîte de dépôt des e-mails en cliquant sur Actions menuAttach an Email
Comment consigner votre activité sur les projets
Les projets vous permettent de regrouper toutes vos notes de réunion et d’appel au même endroit, afin d’avoir une vue d’ensemble du projet ou de l’événement en un coup d’œil. Ils sont parfaits pour vous remémorer les conclusions de vos réunions et pour veiller à ce que vos collègues restent sur la même longueur d’onde lorsque plusieurs personnes collaborent sur un projet.
Vous pouvez commencer à consigner vos notes et vos appels dans un projet à l’aide du bouton « Consigner une activité ». Vous pourrez alors sélectionner le type d’activité effectuée et ajouter tout commentaire pertinent. Chaque activité consignée est également horodatée, ce qui permet d’obtenir une chronologie claire des actions réalisées.
Si vous avez des fichiers pour compléter vos notes et vos appels, vous pouvez les stocker dans Capsule lors de l’enregistrement de l’activité en les faisant glisser dans la zone de fichiers ou en utilisant le bouton « Parcourir ». Pour en savoir plus, cliquez ici.
Pour ajouter des actions de suivi depuis votre activité, consultez notre article dédié sur la création d’une tâche, d’un projet ou d’une opportunité à partir d’une activité enregistrée.
Comment envoyer un e-mail à la liste des contacts associés à un projet
Si plusieurs contacts sont associés à un même projet, vous pouvez effectuer des actions groupées sur ces contacts. Par exemple, si vous utilisez un projet pour une campagne marketing, vous pouvez envoyer un e-mail à tous les contacts qui ont manifesté leur intérêt et qui sont associés au projet. Vous pouvez également ajouter une étiquette à tous les contacts associés au projet afin de les classer.
Pour effectuer une action groupée, vous devez d’abord afficher les contacts sous forme de liste. Pour cela, cliquez sur Ouvrir sous forme de liste. Une fois les contacts affichés sous forme de liste, vous pouvez utiliser les options à droite pour les exporter, envoyer un e-mail, ajouter une note ou appliquer une étiquette.
Comment joindre des fichiers à des projets
Les projets ayant été conçus comme un espace de gestion du travail, vous serez probablement amené à y joindre des fichiers. Vous pouvez joindre des fichiers à un projet de l’une des manières suivantes :
- Ouvrez la fiche du projet, puis cliquez sur l’onglet Fichiers > Joindre.
- Faites glisser le fichier dans la zone prévue à cet effet ou cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner un fichier lors de l’enregistrement d’une nouvelle activité ou de la modification d’une activité existante dans le projet.
Ces pièces jointes sont ensuite répertoriées dans l’onglet Fichiers.
Comment prévisualiser un projet
L’aperçu du projet vous permet de consulter en un coup d’œil un résumé de n’importe quel projet de votre liste. Vous pouvez ainsi suivre son avancement (et effectuer rapidement certaines actions) sans avoir à quitter la page.
Le volet Aperçu est disponible dans les vues Tableau de projet et Liste. Pour prévisualiser un projet :
- Accédez à l’onglet Projects
- Cliquez sur la vignette d’un projet (dans l’espace blanc) pour l’afficher dans le volet d’aperçu
Cette section affiche un résumé du projet, notamment son nom, son contact principal, sa description, son tableau/étape, sa date de clôture prévue et les éventuelles étiquettes qui lui sont associées. Vous pouvez également consulter la dernière activité enregistrée pour le projet, ainsi que la prochaine tâche à venir.
Le volet d’aperçu propose également plusieurs actions rapides pour le projet que vous consultez, afin de vous faire gagner du temps. Vous pouvez notamment :
- Journal d’activité
- Ajouter une nouvelle tâche
- Effectuez la tâche suivante
- Copiez l’adresse de sa Capsule Drop Box
- Ouvrir dans un nouvel onglet
Project list preview highlighting the options to view primary contact, complete next task and log new activity/task
Utilisez les boutons fléchés en haut du volet d’aperçu, ou les touches fléchées de votre clavier, pour parcourir facilement les projets de votre liste.
Associer des projets à des opportunités
Remporter une vente marque souvent le tout début d’un projet. La fonctionnalité Projets vous permet de gérer l’étape suivante du processus. Vous pouvez associer un projet à une opportunité afin d’assurer la continuité entre les activités d’avant-vente et d’après-vente.
Pour ce faire :
- Cliquez sur le menu Actions à côté du nom du projet
- Sélectionner Associer une opportunité
- Dans le champ de recherche, saisissez le nom de l’opportunité ou celui de son contact principal.
- Une fois sélectionné, cliquez pour lier.
Désormais, lorsque vous consultez le projet, les détails de l’opportunité associée sont disponibles sur le côté gauche, offrant ainsi à votre équipe une vue d’ensemble complète du projet sur lequel elle travaille.
Il est possible de lier plusieurs projets à une même opportunité. Lorsque vous consultez une opportunité, tous les projets associés sont répertoriés sous l’onglet Projets.
Vous pouvez créer et associer un tout nouveau projet directement depuis une fiche d’opportunité.
Filtrage des projets
La vue en liste des projets vous permet de filtrer les informations afin de n’afficher que celles dont vous avez besoin. Par défaut, Capsule propose plusieurs listes de projets que vous pouvez utiliser. Vous les trouverez dans Projets > Listes enregistrées.
Vous décidez de la manière dont vous souhaitez utiliser cette liste. Par exemple, vous pouvez l’exporter ou attribuer une étiquette à tous les projets qu’elle contient.
En plus des listes standard, vous pouvez créer vos propres listes personnalisées. Par exemple, vous pouvez filtrer tous les projets auxquels une certaine étiquette a été attribuée.
Vous pouvez enregistrer des listes personnalisées en sélectionnant le bouton « Enregistrer la liste ». Vous pouvez choisir si cette liste sera disponible uniquement pour vous ou pour tous les utilisateurs de Capsule.
Cette liste devient disponible dans le menu déroulant des Listes enregistrées.
L’un des grands avantages du filtrage des projets est que vous pouvez également exporter les résultats filtrés vers votre tableur préféré. Vous pouvez ainsi facilement créer des rapports et effectuer d’autres manipulations de données.
Exportation de projets
Lors de l’exportation d’une liste de projets, vous pouvez choisir de l’exporter au format CSV ou Excel. Veuillez noter que cette fonctionnalité est disponible pour les utilisateurs dont l’autorisation « Autorisé à exporter des enregistrements au format CSV ou Excel » est activée dans leur profil.
Pour exporter une liste de projets :
- Accéder à Projects
- Choisissez une liste existante ou créez-en une nouvelle à l’aide de vos propres filtres
- Sélectionnez le bouton Exporter situé en haut à droite de la liste
- Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez votre modèle de colonnes et votre type de fichier :
- CSV- Les fichiers CSV sont utiles si vous souhaitez utiliser le fichier pour effectuer un publipostage ou l’importer dans un autre outil.
- Excel - Les fichiers Excel sont plus adaptés si vous souhaitez uniquement consulter, modifier ou partager le fichier avec d’autres personnes.
- Enfin, sélectionnez Exporter
Vous pouvez uniquement exporter des projets depuis la vue « liste » ; vous ne pouvez pas les exporter lorsque vous consultez le tableau des projets.