Comment ajouter un projet
Tous les utilisateurs peuvent ajouter des projets à Capsule, et il existe plusieurs façons de le faire.
- À l’aide du bouton Ajouter situé dans la barre de menu de gauche
- Sur la page Liste des projets, vous trouverez un bouton dédié pour Ajouter un projet
- Dans le menu Actions d’un contact, vous trouverez l’option permettant d’ajouter un projet pour ce contact spécifique.
- Utiliser la boîte de dépôt d’e-mails pour créer automatiquement un projet lors de l’envoi ou du transfert d’un e-mail.
- Depuis le tableau de projets, utilisez le bouton pour ajouter un tout nouveau projet directement dans le tableau et l’étape correspondants.
- Depuis une opportunité existante, en utilisant l’option « Ajouter un projet lié ».
Les projets créés via la boîte de dépôt d’e-mails ne seront affectés à aucun tableau ni à aucune étape ; ils devront être renseignés manuellement.
Quels champs sont obligatoires
- Nom du projet. Cela désigne généralement le projet en cours. Dans l’exemple ci-dessous, le projet consiste à organiser un événement interne saisonnier et s’intitule donc « Événement d’hiver ».
- Un contact principal. Le projet doit toujours être associé à un contact. Il s’agit de la personne ou de l’organisation à laquelle le projet se rapporte.
- Statut. Indique si le projet est ouvert ou fermé. Par défaut, Capsule sélectionne « Ouvert ».
- Propriétaire. Il s’agit de la personne responsable du projet. Par défaut, toutes les tâches et tous les suivis créés dans le projet seront attribués au propriétaire du projet. Toutefois, si nécessaire, les tâches peuvent être réattribuées à d’autres utilisateurs. Pour en savoir plus sur le propriétaire d’un projet, consultez cet article.
Quels autres détails puis-je ajouter ?
- Un tableau. Avec les forfaits Growth, Advanced et Ultimate, vous pouvez disposer de plusieurs tableaux, afin de gérer simultanément plusieurs flux de projets.
- Une étape. L’étape indique où en est le projet dans votre processus. Les étapes sont définies par un administrateur Capsule dans les paramètres de votre compte. Si vous sélectionnez un tableau, l’étape devient un champ obligatoire.
- Date de début. Il s’agit de la date à laquelle le travail sur le projet commencera. C’est un excellent moyen de comparer la date à laquelle vous avez commencé à travailler sur le projet avec la date prévue ou la date de clôture effective.
- Date de clôture prévue. Il s’agit de la date à laquelle vous prévoyez que le projet sera terminé. Lorsque le projet sera finalement clôturé, Capsule renseignera un autre champ, « Date de clôture réelle », afin d’indiquer la date à laquelle il a été clôturé. Vous pourrez ainsi repérer les éventuels écarts entre la date de clôture estimée de votre projet et sa date de clôture réelle, ce qui vous aidera à établir de meilleures prévisions à l’avenir.
En plus de ces champs, vous pouvez ajouter une description à votre projet, lui attribuer une étiquette et configurer des champs personnalisés afin d’enregistrer les informations propres à votre activité.
Comment créer des projets via la boîte de dépôt d’e-mails
Vous souhaiterez peut-être créer un nouveau projet dès que vous envoyez un e-mail ou recevez une première demande concernant une mission. Capsule vous permet de créer facilement un tout nouveau projet directement depuis votre boîte de réception grâce à la boîte de dépôt d’e-mails.
Capsule créera un nouveau projet lié au contact auquel l’e-mail a été envoyé ou dont il provient, en utilisant l’objet de l’e-mail comme nom du projet. L’e-mail sera automatiquement joint à ce nouveau projet. Lorsque vous transférez un e-mail vers votre compte Capsule, vous pouvez créer un tout nouveau projet en remplaçant dropbox@ par project@.
Cela ressemblera à ceci : project@12345678.examplecompany.capsulecrm.com
Si le contact n’existe pas encore, Capsule en créera un nouveau.
L’utilisateur de Capsule qui transfère l’e-mail sera désigné comme responsable du projet.
Qui est responsable d’un projet ?
Par défaut, lorsque vous ajoutez un nouveau projet, celui-ci vous est attribué (en tant que propriétaire du projet). Vous pouvez à tout moment le réattribuer à un autre utilisateur. Le propriétaire est responsable du projet et se voit attribuer par défaut toutes les tâches et tous les suivis créés.
Avec les forfaits incluant des fonctionnalités de contrôle d’accès, vous pouvez attribuer la propriété d’un projet à :
- Utilisateur uniquement - Toutes les tâches sont attribuées par défaut à cet utilisateur.
- Équipe uniquement - Toutes les tâches sont attribuées par défaut à l’utilisateur qui les ajoute.
- Utilisateur au sein d’une équipe - Toutes les tâches sont attribuées par défaut à cet utilisateur.
Lorsque vous utilisez « Attribuer à un propriétaire », si le propriétaire choisi appartient à plusieurs équipes, vous pouvez sélectionner celle que vous souhaitez inclure.
Comment attribuer plusieurs projets à un utilisateur ou à une équipe
Les administrateurs peuvent réaffecter plusieurs projets à un autre utilisateur ou à une autre équipe depuis la page Projets. Pour ce faire :
- Accédez à la page Projets et sélectionnez la vue Liste des projets
- Filtrez ou utilisez les cases à cocher pour sélectionner les projets que vous souhaitez réaffecter
- Une fois la sélection effectuée, cliquez sur le bouton « Assigner »
- Sélectionnez cette option pour attribuer le projet à un autre propriétaire ou à une autre équipe.
Il est impossible d’annuler l’attribution groupée de projets. Il est important de vérifier le nombre de projets réattribués et d’effectuer cette modification avec précaution.
Comment ajouter des contacts à un projet
Pour chaque projet, vous devrez sélectionner un contact principal. Toute note ou activité d’e-mail enregistrée pour le projet sera également affichée dans la fiche de ce contact. Pour en savoir plus sur l’enregistrement des activités dans vos projets, cliquez ici.
En plus du contact principal, vous pouvez choisir d’associer d’autres contacts au projet. Ces contacts seront affichés sur le côté gauche du projet et seront facilement accessibles sous forme de liste. Le projet figurera également dans l’onglet « Projets » de leur fiche de contact. Les activités enregistrées dans le projet, telles que les e-mails ou les notes, ne seront pas affichées dans les fiches des contacts supplémentaires.
Tous les contacts associés peuvent être affichés sous forme de liste en cliquant sur l’icône « Ouvrir sous forme de liste » située à gauche du projet.
Comment ajouter des projets à un tableau
Ajouter un nouveau projet à un tableau
Lors de la création d’un nouveau projet, des champs dédiés permettent de sélectionner le tableau et l’étape auxquels le projet sera ajouté.
Vous pouvez également ajouter des projets directement au tableau et à l’étape concernés à l’aide du bouton situé dans le coin supérieur de chaque étape.
Comment ajouter un projet existant à un tableau
Vous pouvez également ajouter un projet existant à un tableau et lui attribuer une étape. Cette opération peut être effectuée individuellement ou en masse.
Pour effectuer cette opération sur un enregistrement de projet individuel :
- Ouvrez la fiche du projet que vous souhaitez ajouter à un tableau
- Cliquez sur le bouton « Ajouter à un tableau » en haut de la page
- Ici, vous pouvez renseigner les champs « Tableau » et « Étape » afin d’afficher le projet dans une vue Tableau.
Pour ajouter plusieurs projets à un tableau :
- Accédez à la vue Liste des projets
- Appliquez des filtres pour obtenir la liste des projets que vous souhaitez ajouter à un tableau
- Cliquez sur le bouton « Déplacer » situé à droite
- Ici, vous pouvez renseigner les champs « Tableau » et « Étape » afin de déplacer en bloc la liste des projets vers une vue Tableau.
Cette option est utile si vous avez déjà utilisé des étiquettes ou des champs personnalisés pour attribuer une étape à des projets. Dans la vue en liste des projets, filtrez les projets associés à une étiquette ou à un champ personnalisé donné, puis utilisez l’option « Déplacer » pour les transférer en masse vers un tableau et une étape spécifiques.