Gérez des projets à l'aide de tableaux

Qu’est-ce qu’un tableau ?

Gérez vos projets et visualisez leur avancement dans votre processus à l’aide des tableaux. Les tableaux vous offrent une vue de vos projets sous forme de « Kanban » : chaque colonne représente un livrable clé ou un point de contrôle, que nous appelons une étape.

Les étapes permettent de comprendre plus précisément où en est un projet dans votre processus et quel travail reste à accomplir.

Les projets progressent de gauche à droite à travers les étapes du tableau, au fur et à mesure que chaque livrable est réalisé. Cela peut vous aider à repérer les éventuels goulots d’étranglement ou les possibilités de prendre en charge davantage de travail, afin d’améliorer l’efficacité dans l’ensemble de votre entreprise.

Comment ajouter un tableau

Si vous souhaitez avoir une vue d’ensemble de l’avancement des projets, vous devez d’abord créer un tableau. Pour ce faire :

1. Accédez à l’icône Projets, puis sélectionnez le Tableau de projet
2. Ici, nous avons la possibilité d’utiliser notre modèle de tableau, qui créera un tableau de projet et renseignera les étapes pour vous.

Les étapes du modèle de tableau suivent le cycle de vie de la gestion de projet. Les voici :

• Cahier des charges du projet Définir ce qui doit être fait
• Planification Comment faire ce qui doit être fait
• Livraison Concrétisez le projet
• Surveillez Maintenez le projet sur la bonne voie
• Bilan Il est temps d’évaluer la réussite du projet

Vous pouvez également créer votre propre tableau personnalisé et vos propres étapes en accédant à Account SettingsProject Boards > Ajouter un tableau.

Définir les étapes d’un projet

Les étapes d’un tableau correspondent aux principaux points de contrôle de votre processus et indiquent précisément où en est une tâche. Vous pouvez personnaliser les étapes d’un tableau afin de les adapter à votre propre processus.

Lorsque vous créez vos propres étapes personnalisées, il est important d’identifier les étapes clés qui, au sein de votre entreprise ou de votre service, doivent être menées à bien pour assurer la réussite d’un projet.

Pour créer vos propres étapes personnalisées :

1. Accédez à Account SettingsProject Boards
2. Cliquez sur le nom du tableau auquel vous souhaitez ajouter une étape
3. Sélectionnez l’option pour ajouter une étape
4. Vous pouvez ajouter ici une description de l’étape, qui sera visible par tous les autres utilisateurs de Capsule.

Comment modifier l’ordre des étapes

Vous pouvez modifier l’ordre dans lequel les étapes apparaissent dans le tableau du projet. Pour ce faire :

1. Accédez à Account SettingsProject Boards
2. Cliquez sur le nom du tableau dont vous souhaitez modifier l’ordre des étapes.
3. Cliquez sur le nom d’une étape et maintenez le bouton enfoncé, puis faites-la glisser et déposez-la pour modifier l’ordre des étapes.

Comment utiliser plusieurs tableaux de projet

Fonctionnalité disponible avec les offres Growth, Advanced et Ultimate

Votre entreprise peut avoir plusieurs processus de réalisation des projets, selon les différents services qui la composent ou les prestations proposées. La possibilité de gérer plusieurs processus avec souplesse permet à toute votre équipe de collaborer au même endroit.

• Dans une entreprise technologique, l’équipe commerciale chargée du suivi après l’achat d’un abonnement, notamment de l’accompagnement et de l’intégration, suivrait un processus très différent de celui de l’équipe de développement qui travaille à la mise en œuvre d’une nouvelle fonctionnalité.
• Dans une agence de voyages, l’équipe chargée d’organiser et de concevoir les circuits suivra un processus différent de celui de l’équipe marketing, qui a pour mission de faire connaître ces circuits.

Comment ajouter plusieurs tableaux

Un administrateur peut créer plusieurs tableaux pour gérer différents processus. Pour ce faire :

1. Allez à Account SettingsProject Boards
2. Sélectionnez l’option pour ajouter un tableau
3. Une fois le tableau nommé, vous serez invité à créer des étapes pour celui-ci.

Les limites de tableaux varient selon les forfaits :

Comment archiver un tableau

Si un tableau de projet n’est plus nécessaire, il peut être archivé. Pour ce faire :

1. Accédez à Account SettingsProject Boards
2. À côté du nom du tableau, vous verrez l’option permettant de l’archiver.
3. Tous les tableaux archivés peuvent ensuite être retrouvés et restaurés depuis l’onglet « Archivés ».