Vous poursuivez une affaire qui traîne depuis des semaines. Les e-mails restent sans réponse, les propositions s'entassent dans les boîtes de réception, et vous n'êtes même pas sûr de savoir qui prend la décision finale. Ça vous dit quelque chose ?
Dans certains secteurs, comme la finance et le conseil, les longs cycles de vente font partie intégrante du domaine. C'est tout à fait compréhensible ; les clients prennent du temps pour établir la confiance. Les grandes décisions nécessitent généralement l'avis de nombreuses personnes différentes.
Malheureusement, de petits retards peuvent rapidement s'accumuler, surtout lorsque les transactions s'étendent sur des semaines ou des mois. Un e-mail de suivi oublié ou une prochaine étape peu claire peut faire dérailler le processus (ou même l'affaire elle-même). Chaque étape, de la prise de contact initiale à l'intégration, donne l'impression de patauger dans un tonneau de Mélasse Extra-Collante™, maintenant avec une adhérence accrue.
La bonne nouvelle, c'est que cela ne doit pas nécessairement se passer ainsi. Dans de nombreuses situations, vous pouvez considérablement réduire le cycle de vente. Cependant, même lorsque des cycles de vente plus longs sont inévitables, vous pouvez toujours prendre des mesures pour fluidifier le processus et le rendre moins stressant et frustrant pour toutes les parties concernées.
Dans ce guide, vous apprendrez à gérer les parcours de vente et d'intégration prolongés. Nous passerons en revue des méthodes pratiques pour diviser votre cycle en étapes gérables et mettrons en évidence les outils et les flux de travail qui aident à faire avancer vos affaires.
La première étape ? Comprendre pourquoi vos cycles de vente sont si longs en premier lieu.
Pourquoi certaines industries ont des cycles de vente plus longs que d'autres
Tous les cycles de vente ne sont pas créés égaux. Si vous êtes une entreprise de commerce électronique comme Amazon ou un fournisseur de SaaS offrant un essai gratuit, votre cycle de vente pourrait se mesurer en minutes. D'autre part, si vous êtes dans la finance, le conseil, les services juridiques, ou d'autres industries B2B similaires, vous savez déjà que le parcours de vente n'est pas rapide.
Voici pourquoi ces cycles ont tendance à s'étirer :
1. Des niveaux élevés de confiance et de conformité
Lorsque nous parlons de ce type d'entreprises, les clients n'achètent pas seulement un produit ou un service. Ils vous confient leurs informations les plus sensibles. Par conséquent, la diligence raisonnable est incontournable. Les exigences réglementaires, les évaluations des risques et les contrats longs font tous partie du jeu, ajoutant automatiquement du temps au cycle.
2. Plusieurs parties prenantes et décideurs
Dans les transactions complexes, il est rare qu'une seule personne donne son feu vert. Au lieu de cela, vous vendez à un ensemble d'influenceurs, de gardiens et d'autres décideurs de différents départements. Chacun d'entre eux a probablement besoin d'informations différentes avant de pouvoir approuver la vente, ce qui signifie que vous devez soigneusement adapter votre communication et vos supports de vente à chaque individu.
3. Propositions personnalisées et définition du périmètre
Contrairement aux ventes transactionnelles, ces accords nécessitent généralement un certain degré de personnalisation. Qu'il s'agisse d'une proposition détaillée, d'une présentation en plusieurs étapes ou d'un projet d'essai, les allers-retours nécessaires pour définir et affiner l'offre peuvent prendre du temps.
4. La passation n'est pas la ligne d'arrivée
Alors que nous parlons de cycles de vente, conclure l'affaire n'est que la moitié du chemin. L'intégration de nouveaux clients implique souvent son propre calendrier de configuration et de formation. Si vous n'avez pas un processus clair pour l'intégration, les choses peuvent stagner rapidement.
Bien que ces défis soient très réels, ils ne sont pas en eux-mêmes une mauvaise chose. Le problème survient lorsque vous n'avez pas de système clair pour les gérer. Pour créer ce système, vous devez d'abord comprendre les étapes de vos ventes.
Découper le cycle de vente en étapes claires et traçables
Plus le cycle de vente est long, plus la structure devient importante. Sans étapes clairement définies, il est facile de perdre la trace de l'état d'avancement de chaque affaire et de les laisser s'arrêter en douceur, sans que personne ne soit sûr de ce qui est censé se passer ensuite.
Chaque étape de votre processus de vente représente une phase distincte de la relation. En les cartographiant, vous facilitez l'identification des points où les affaires rencontrent des obstacles et vous maintenez votre équipe alignée.
Disons que vous dirigez une entreprise de conseil. Votre cycle de vente pourrait ressembler à quelque chose comme ceci :
- Demande initiale reçue
- Appel de découverte réservé
- Proposition envoyée
- Révision interne des parties prenantes
- Négociation finale
- Contrat signé
- L'intégration du client a commencé
Une fois que vous avez structuré cela de cette manière, vous pouvez commencer à construire des systèmes autour de chaque étape.
Capsule rend la création de processus de vente personnalisés facile, reflétant votre processus de vente unique. Vous pouvez définir vos propres étapes, attribuer des probabilités et suivre les transactions à mesure qu'elles passent d'une étape à l'autre.
5 façons de réduire les frictions dans votre processus de vente et de maintenir la dynamique des transactions
Un long cycle de vente ne doit pas nécessairement être lent. La principale différence réside dans les frictions – ces moments où un manque de clarté ou de coordination provoque un arrêt du processus. Une fois que vous connaissez les étapes de votre cycle de vente, suivez ces conseils pour maintenir la dynamique.
1. Utilisez des tâches et des rappels pour rester à jour sur les prochaines étapes
L'une des principales causes de friction est de ne pas savoir ce qui va suivre. Avec un CRM tel que Capsule, vous pouvez assigner des tâches à chaque opportunité, que ce soit pour envoyer un e-mail de suivi ou préparer une proposition. Ces tâches se trouvent directement dans le dossier du contact ou de l'opportunité, il n'est donc pas nécessaire de sauter d'une application à une autre ou de fouiller dans votre boîte de réception.
Supposons que votre processus de vente répète les mêmes tâches à chaque fois, comme envoyer une proposition après un appel de découverte ou préparer des documents d'intégration après la clôture d'une affaire. La fonctionnalité Tracks de Capsule peut enregistrer cela comme une liste de modèles. Si vous êtes sur le plan Croissance ou supérieur, Capsule peut même automatiser le flux de travail pour vous.
Créez un parcours personnalisé pour chaque étape importante de vente, puis appliquez-le à une opportunité en un clic. Vous pouvez également assigner des échéances relatives à la date de début du parcours, vous aidant à rester proactif.
2. Maintenez l'élan avec une communication significative
Il n'est pas nécessaire que chaque point de contact soit une vente agressive. Pendant les longs cycles, envoyer de petites mises à jour ou même des nouvelles pertinentes du secteur peut vous maintenir à l'esprit.
Capsule se synchronise avec votre boîte de réception e-mail, ce qui facilite le suivi de ces conversations pour que rien ne soit oublié.
Par exemple, imaginez que vous venez d'envoyer une proposition à un client potentiel avec trois décideurs. Vous pouvez attribuer une tâche (en utilisant Capsule Tracks, voir ci-dessus) pour faire un suivi avec chaque partie prenante trois jours plus tard, avec un rappel automatique au responsable des ventes pour vérifier après une semaine.
Cette fine couche de structure peut faire la différence entre une affaire qui stagne et une affaire qui progresse.
3. Collaborer entre équipes sans perdre le fil
Les cycles de vente longs sont rarement gérés par une seule personne du début à la fin. Vous pourriez avoir le développement commercial qui gère les premières étapes, le service juridique qui examine les contrats, les équipes de livraison qui préparent l'intégration, et les gestionnaires de compte qui se préparent pour la passation.
Sans un système partagé, le contexte précieux se perd. Les e-mails sont enterrés, les notes sont éparpillées, et les clients finissent par se répéter. Capsule résout ce problème en offrant à votre équipe un espace de travail centralisé et collaboratif, où tout ce qui est lié à un contact est consigné en un seul endroit.
Le service juridique peut consulter le résumé de l'appel de découverte, le service d'intégration peut voir la proposition signée, et les gestionnaires de compte peuvent comprendre ce qui a été promis sans avoir à rechercher l'information.
Avec Capsule, vous pouvez également attribuer des tâches à des membres spécifiques de l'équipe, afin que chacun connaisse exactement ses responsabilités.
4. Considérez l'intégration comme une continuation du cycle de vente
Juste parce que vous avez conclu l'affaire, cela ne signifie pas que votre travail est terminé. L'intégration peut être tout aussi complexe que la vente, en particulier lorsque vous gérez plusieurs points de contact ou des solutions personnalisées.
Les entreprises avisées considèrent l'intégration comme une extension du processus de vente, et non comme un flux de travail distinct. Bien réalisée, elle renforce la décision du client de travailler avec vous et établit les bases d'une relation à long terme solide.
Utilisez Capsule pour créer un Track dédié (dans Projets cette fois) avec toutes les tâches nécessaires pour démarrer un client, telles que la configuration du compte ou les sessions de formation. Une fois qu'une affaire est marquée comme gagnée, créez un projet pour votre nouveau client gagné, et voilà - le track s'appliquera instantanément, fournissant une liste de vérification claire et préétablie à suivre.
5. Rapport sur l'avancement et identification des goulots d'étranglement
Lorsque vos cycles de vente et d'intégration s'étendent sur des semaines ou des mois, il est facile de perdre la trace de la situation réelle. Vous pourriez avoir un pipeline complet, mais combien d'affaires progressent réellement ? Où est-ce que ça ralentit ? Certaines étapes provoquent-elles systématiquement des retards ?
Capsule vous fournit les outils nécessaires pour répondre à ces questions afin que vous puissiez continuer à améliorer le processus. Utilisez des filtres personnalisés pour visualiser les transactions par étape, le temps passé à chaque étape, la date de clôture prévue ou toute autre métrique pertinente.
Vous pouvez également utiliser la section Rapports de Capsule pour suivre des détails tels que :
- Taux de conversion entre les étapes,
- Temps moyen passé à chaque étape du pipeline
- Opportunités gagnées/perdues au fil du temps.
Ces perspectives sont particulièrement précieuses dans les cycles longs, où de petits retards peuvent avoir de grands effets en aval. Si vos données indiquent que la plupart des affaires stagnent entre l'envoi de la proposition et la révision interne, vous pouvez enquêter sur les raisons et corriger le processus.
Des intégrations de capsule qui simplifient les longs cycles de vente et d'intégration
Nous avons déjà vu certaines des manières dont Capsule peut être utile lorsque vous gérez des parcours de vente et d'intégration prolongés. En connectant Capsule aux outils que vous utilisez déjà, vous pouvez aider toute votre équipe à devenir encore plus efficace et à maintenir un déroulement fluide, du premier contact à l'intégration du client.
Voici certaines des intégrations les plus utiles dans le Capsule Marketplace pour gérer les cycles longs :
1. Intégrations de courrier électronique et d'agenda
Que vous préfériez utiliser Google Workspace ou que vous utilisiez l'écosystème Microsoft, Capsule s'intègre parfaitement aux deux. Les intégrations Gmail et Outlook facilitent l'enregistrement automatique des conversations par e-mail sous le bon contact ou opportunité.
Pendant ce temps, vous pouvez connecter Capsule à votre Google Calendar ou Outlook Calendar pour synchroniser les réunions et les rappels avec votre calendrier afin de ne pas avoir à passer d'une application à l'autre pour voir ce qui va suivre.
2. Contrats et propositions
Capsule s'intègre avec des outils de contrat et de proposition tels que Quotient, Better Proposals, et Proposable, facilitant la création de contrats et le suivi des propositions sans changer de systèmes.
Vous pouvez générer des devis et des propositions en utilisant des données extraites directement de Capsule sans avoir à copier-coller les informations des clients ou les détails de l'affaire. C'est un excellent moyen d'accélérer le processus de proposition et d'éviter le redoutable moment « Attendez, je pensais que vous aviez envoyé ce devis ? ».
3. Comptabilité et facturation
Lorsque vous devez transmettre des éléments à votre équipe financière, Capsule s'intègre avec des outils populaires tels que Xero, QuickBooks, et FreeAgent pour rendre la transition des ventes à la facturation fluide.
Vous pouvez consulter les informations financières directement dans le dossier du contact, suivre le statut des factures et synchroniser les données des clients entre les systèmes sans saisie manuelle nécessaire.
4. Plates-formes d'automatisation
Si vous utilisez d'autres outils, l'intégration de Capsule avec Zapier vous aide à créer des flux de travail personnalisés avec plus de 7 000 applications. Vous pouvez créer des « Zaps » automatisés qui réduisent l'administration manuelle et aident votre équipe à se concentrer sur l'essentiel : établir des relations solides avec les clients.
Besoin de quelque chose de plus personnalisé ? Capsule dispose également d'une open API, vous offrant la flexibilité de créer des intégrations sur mesure qui s'intègrent parfaitement à votre flux de travail.
Avec les bonnes intégrations, Capsule devient la colle qui maintient ensemble votre processus de vente et d'intégration sans ajouter de complexité inutile.
Le progrès, et non la vitesse, est le but
Il n'est pas possible de conclure chaque affaire en un jour, peu importe les efforts fournis ou le nombre de tactiques utilisées. Cependant, en rendant vos processus plus organisés et efficaces, vous pouvez améliorer l'expérience globale tout en éliminant tout temps perdu.
En décomposant votre cycle de vente et d'intégration en étapes claires, en utilisant des outils comme Capsule pour rester à jour avec les tâches et les passations, et en intégrant les plateformes que vous utilisez déjà, vous pouvez créer une expérience fluide et répétable pour votre équipe et vos clients.
L'objectif n'est pas de précipiter la relation – c'est d'éliminer les frictions.
Que vous recherchiez des retours de la part des parties prenantes, que vous prépariez l'intégration ou que vous tentiez de maintenir l'alignement des équipes internes, Capsule vous aide à gérer le processus en toute confiance.
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