Gérer une petite entreprise implique de devoir endosser de nombreux rôles, mais lorsqu’il s’agit de gérer vos données, inutile de réinventer la roue.
Pour rester organisé et toujours au meilleur de votre efficacité, une simple feuille de calcul peut faire toute la différence.
Si vous dirigez une petite entreprise, ces 10 modèles de feuilles de calcul pratiques vous aideront à mieux gérer votre activité. Du suivi des dépenses aux prévisions de ventes, ces modèles prêts à l’emploi sont sur le point de devenir vos nouveaux meilleurs alliés.
Jetons un coup d’œil à l’intérieur et découvrons les prouesses que vous pouvez accomplir avec des feuilles de calcul.
Pourquoi utiliser des feuilles de calcul pour la gestion d’entreprise ?
De nombreuses entreprises ne peuvent imaginer leur fonctionnement quotidien sans feuilles de calcul. Mais au vu de leurs nombreux avantages, cela n’a rien de surprenant. Examinons-les plus en détail :
- Tout d’abord, ils sont économiques. La plupart des entreprises ont déjà accès à un tableur, il n’est donc pas nécessaire de dépenser de l’argent dans de nouveaux outils sophistiqués. Ils sont assez simples à utiliser. Avec un minimum de formation, n’importe qui peut commencer à analyser des chiffres et à organiser des données.
- La collaboration est également un jeu d’enfant. Grâce à des outils cloud comme Google Sheets, tous les membres de l’équipe peuvent travailler simultanément sur le même document. Et n’oubliez pas la visualisation des données : quelques clics suffisent pour transformer des données brutes en tableaux et graphiques attrayants.
- La personnalisation est plus facile avec les feuilles de calcul. Que vous suiviez vos coûts, gériez vos stocks ou prévoyiez vos ventes, vous pouvez adapter les feuilles à vos besoins. Apps Script vous permet de configurer n’importe quelle feuille de calcul exactement selon vos exigences. Vous pourriez être surpris par tout ce qu’il est possible de faire dans Google Sheets avec quelques notions simples de programmation !
Les feuilles de calcul sont également très utiles pour tenir des registres financiers. Elles peuvent vous aider à réaliser toutes sortes de documents, des bilans aux tableaux de flux de trésorerie. Vous trouverez un grand nombre de modèles en ligne, ce qui vous évitera de devoir partir de zéro.
Même s’ils ne sont pas l’outil le plus tape-à-l’œil, les tableurs restent un bon choix pour les entreprises qui souhaitent rester organisées.
Cela étant dit, nous avons sélectionné une liste spéciale de plus de 10 modèles de feuilles de calcul conçus pour suivre des informations importantes, telles que des données financières ou des plans marketing, destinés aux petites et moyennes entreprises.
Plus de 10 modèles de feuilles de calcul pour les propriétaires de petites entreprises
Il existe une multitude de modèles disponibles sur Internet. Nous avons sélectionné ceux qui nous semblent les plus importants pour les petites entreprises ! Il vous suffit de renseigner les informations demandées, et la feuille de calcul effectuera automatiquement tous les calculs nécessaires.
Modèle de bilan n° 1
Le bilan est un outil indispensable pour tout dirigeant de petite entreprise. Il offre un aperçu clair de la santé financière de votre entreprise en détaillant son actif, son passif et ses capitaux propres. Voici ce que vous obtiendrez avec ce modèle :
- Actifs : trésorerie, stocks, équipements, placements et plus encore.
- Passifs : emprunts, comptes fournisseurs, salaires à payer, produits constatés d’avance, etc.
- Capitaux propres : capital investi par le propriétaire et bénéfices non distribués.
Tenez votre bilan à jour afin de toujours disposer d’une vision claire de vos finances et de prendre de meilleures décisions pour votre entreprise. C’est le document de référence pour suivre ce que vous possédez et ce que vous devez.
#2 Modèle de dépenses professionnelles
Comme son nom l’indique, un modèle de dépenses professionnelles peut vous aider à gérer les coûts liés aux activités de votre entreprise. Vous souhaitez suivre vos dépenses prévues et réelles, ainsi que les écarts entre les deux ? Ce modèle répond à vos besoins.
Le modèle de dépenses professionnelles est également utile pour obtenir une vue d’ensemble de vos coûts. Vous pouvez suivre de nombreuses dépenses, telles que :
- Salarié : salaires et avantages sociaux.
- Marketing : hébergement et gestion du site web, préparation de supports de communication, événements et dépenses diverses.
- Bureau : loyer, gaz, électricité, eau, accès à Internet, etc.
- Formation et déplacements : cours de formation et frais de déplacement liés à la formation.
Il vous suffit d’indiquer le nom et le logo de votre entreprise, puis de saisir les informations dans les tableaux des dépenses prévues et réelles. Le modèle met automatiquement à jour les écarts de dépenses et génère des graphiques dans la feuille de calcul d’analyse des dépenses.
#3 Modèle de feuille de revenus et de dépenses
Toutes les entreprises doivent surveiller l’évolution de leurs revenus par rapport à leurs dépenses. Ce modèle fournit un récapitulatif mensuel du budget et présente vos revenus et vos dépenses de manière claire et structurée. Il comprend des éléments clés, tels que :
- Revenus : ventes nettes, revenus d’intérêts, cessions d’actifs et revenus totaux.
- Charges de personnel : salaires, avantages sociaux, commissions et coût total du personnel.
- Dépenses d’exploitation : publicité, entretien et réparations, fournitures, loyer ou prêt hypothécaire, impôts et taxes, et plus encore.
Comment équilibrer le tout ? En soustrayant le total de vos dépenses de vos revenus, vous obtenez une vision claire de votre santé financière. Grâce à ce modèle, vous pouvez identifier les processus métier à optimiser pour réduire les coûts.
#4 Modèle de budget événementiel
Vous organisez un événement d’entreprise ? Heureusement, ce modèle de budget événementiel vous aidera à suivre chaque détail.
Utilisez-le pour ventiler les coûts, des services tels que la restauration et les intervenants jusqu’à la publicité et aux frais de location du lieu. Comparez les coûts estimés aux dépenses et aux revenus réels dans différentes catégories, telles que :
- Stratégie événementielle,
- planification,
- conception,
- logistique,
- dotation en personnel,
- évaluation.
Ce modèle vous permet de suivre rapidement et facilement les paramètres, les détails et les totaux de votre projet. Saisissez des données dans le tableau pour mettre automatiquement à jour les histogrammes. Besoin d’ajouter une ligne ? Sélectionnez simplement la cellule située en bas à droite du tableau et appuyez sur la touche Tabulation, ou faites un clic droit pour insérer une ligne. N’oubliez pas de supprimer les lignes inutilisées afin de garantir l’exactitude des totaux du projet.
Avec ce modèle, vous respecterez toujours le budget de votre événement.
#5 Modèle de rapport de performance
Pour un suivi précis, vous pouvez utiliser une feuille de calcul Excel afin de créer un rapport détaillé sur les performances du projet.
À l’intérieur, vous trouverez une feuille de calcul contenant des définitions qui vous guidera dans la compréhension de la terminologie et des formules.
Grâce à ce modèle, vous pouvez consigner l’état d’avancement global de plusieurs projets et comparer facilement les coûts budgétaires estimés aux coûts réels. La mise en forme conditionnelle vous aide à estimer les coûts de manière détaillée.
Les indicateurs clés comprennent :
- Budget à l’achèvement (B.A.C.) : Le coût de référence du projet.
- Coût réel (C.R.) : Coûts totaux engagés pour réaliser les travaux au cours d’une période donnée.
- Valeur acquise (V.A.) : Le travail physique réalisé au cours d’une période donnée.
- Valeur planifiée (V.P.) : Le travail physique dont l’achèvement est prévu au cours d’une période donnée.
- Indice de performance des coûts (I.P.C.) : Le ratio d’efficacité des coûts.
Il vous suffit d’y intégrer vos données et de laisser ce modèle faire le gros du travail. Le modèle de rapport de performance vous aidera à maintenir vos projets sur la bonne voie.
#6 Modèle de prévision des besoins en capitaux
Vous voulez savoir si la trésorerie de votre entreprise vous permet de respecter vos obligations financières ? Un modèle Excel de prévision de trésorerie peut vous aider. Il vous suffit d’y saisir vos données financières : les calculs sont effectués instantanément et un graphique présente même vos soldes mensuels. Voici quelques-unes de ses principales fonctionnalités :
- Trésorerie disponible au départ : suivez votre trésorerie au début du mois.
- Encaissements : incluez les ventes au comptant, les recouvrements de créances clients et les autres revenus.
- Total des liquidités disponibles : additionnez vos liquidités initiales et vos encaissements.
- Décaissements : détaillez toutes les dépenses, de la publicité aux salaires.
- Solde de trésorerie final : consultez les liquidités dont vous disposez à la fin de chaque mois.
- Fonds provenant de prêts : incluez tous les fonds reçus au titre de prêts professionnels.
- Apports du propriétaire : Enregistrez les fonds supplémentaires apportés par le propriétaire.
- Autres données d’exploitation : Surveillez le volume des ventes, le solde des comptes clients et les stocks disponibles.
Il vous suffit de saisir le nom de votre entreprise, votre trésorerie initiale, la date de début, ainsi qu’un seuil d’alerte de solde minimum. Saisissez ensuite le reste de vos données, et la feuille de calcul s’occupe du reste. Vous obtenez ainsi un graphique détaillé de vos flux de trésorerie.
#7 Modèle de frais d’itinéraire d’entreprise
Sans une planification budgétaire adéquate, le calcul des dépenses liées aux déplacements professionnels peut vite devenir un casse-tête. Ce modèle de budget pour voyage d’affaires vous aide à prévoir et à consigner tous les frais associés à un déplacement professionnel, tels que les billets de transport, l’hébergement, les repas, les déplacements sur place, et bien plus encore. Il vous suffit de saisir les détails du voyage dans le tableau de données pour que le modèle calcule automatiquement le coût total du déplacement et le solde.
Voici quelques-uns des éléments clés de ce modèle :
- Budget cible du voyage : définissez votre budget et suivez-le facilement.
- Coût total du voyage : calculé automatiquement pour plus de précision.
- Catégories de dépenses : incluez les billets d’avion, l’hôtel, la location de voiture, l’essence, les loisirs, les cadeaux, les frais divers et les repas.
- État du budget : voyez en un coup d’œil si vous respectez votre budget.
Les voyages d’entreprise peuvent vite coûter cher. Le bon modèle vous évitera bien des casse-têtes budgétaires par la suite.
#8 Modèle de feuille de temps des employés
Suivez les heures de travail — au quotidien, à la semaine, au mois et à l’année — grâce à cette feuille de temps complète pour les employés. Commencez par renseigner les informations de base, telles que le nom de l’employé, le nom du responsable, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone.
Consignez vos heures dans les tableaux mensuels, avec des colonnes distinctes pour les heures normales et les heures supplémentaires pour chaque jour ouvré de chaque semaine. Le modèle calcule automatiquement le nombre total d’heures travaillées, les heures normales et les heures supplémentaires.
Cette feuille de temps annuelle vous offre une vue d’ensemble complète de toutes vos heures de travail ainsi que de celles de vos employés. Votre planning de travail n’aura désormais plus aucun secret pour vous !
#9 Modèle de suivi des factures
Ce modèle de suivi des factures vous permet d’organiser facilement toutes vos factures. Il vous aide à les gérer et à les suivre depuis un seul endroit, afin de ne jamais oublier un paiement.
Accélérez votre processus de facturation, évitez les retards de paiement et préservez une trésorerie saine en suivant les détails de chaque facture. Vous pourrez ainsi voir facilement ce qui a été payé et ce qui reste dû.
Saisissez le numéro de facture, la date, la date d’échéance du paiement, le nom du client, le montant, les pénalités de retard, le total payé, la date de paiement et le solde restant dû. Les totaux seront calculés automatiquement.
#10 Modèle de synthèse budgétaire
Vous souhaitez obtenir un aperçu clair de la santé financière de votre entreprise ? Ce modèle de synthèse budgétaire offre une vue d’ensemble complète de votre compte de résultat, de votre bilan et de vos principaux indicateurs opérationnels. Il est idéal pour évaluer rapidement les performances de votre entreprise. Le modèle comprend les éléments suivants :
Résumé des profits et pertes
- Revenus : suivez le revenu total.
- Marge brute et pourcentage : voir rentabilité.
- Ventes de nouveaux produits : mesurez l’impact de l’innovation.
- Répartition régionale des ventes : régions du Nord-Est, du Centre et de l’Ouest.
Dépenses et marge
- Frais commerciaux, généraux et administratifs : surveillez les coûts d’exploitation.
- Résultat d’exploitation avant impôts : mesure la performance avant impôts.
- Marge d’exploitation : évaluez la rentabilité.
Résumé du bilan
- Flux de trésorerie de fin de période : suivez la liquidité.
- Comptes clients et stocks : gérez les actifs.
- Total des actifs liquides : évaluez les liquidités disponibles.
- Marge de sécurité relative aux clauses restrictives d’endettement : garantir le respect des obligations financières.
Synthèse des indicateurs opérationnels
- Qualité de production : défauts pour 1 000 unités.
- Capacité : unités par mois.
- Performance commerciale : nouvelles commandes et délai moyen de paiement.
Résumé concurrentiel
- Part de marché et chiffre d’affaires (depuis le début de l’année) : mesurer la position sur le marché.
- Lancements de nouveaux produits (depuis le début de l’année) : Suivez l’innovation.
- Commerciaux de terrain : Estimez la taille de la force de vente.
Vous bénéficiez également de graphiques automatisés pour les synthèses du compte de résultat et du bilan, ce qui fait de ce modèle un outil extrêmement performant pour le suivi financier.
Bonus : 3 modèles marketing indispensables
Le suivi des dépenses n’est pas la seule chose que vous pouvez faire avec des feuilles de calcul. Elles peuvent également être utilisées pour le marketing et les ventes, et contribuer à un meilleur alignement. Voici trois exemples de ce type d’utilisation :
Modèle de planificateur marketing n° 1
Vous souhaitez rendre vos campagnes d’e-mail marketing plus efficaces ? Ce modèle de planificateur marketing est exactement ce qu’il vous faut. Il est divisé en trois sections : planification des e-mails, suivi des résultats des e-mails, et planification et résultats des tests A/B.
Comment l’utiliser :
- Planification des e-mails : planifiez chaque campagne, notamment son contenu, sa conception et son calendrier.
- Suivi des performances des e-mails : suivez des indicateurs clés tels que les taux de distribution, d’ouverture et de clics.
- Tests A/B : planifiez et suivez vos tests A/B afin d’optimiser vos e-mails.
Il vous aide à organiser, exécuter et analyser efficacement vos campagnes d’e-mailing.
Le modèle comprend des colonnes pour différents éléments, accompagnées de descriptions, des cellules qui se remplissent automatiquement avec les indicateurs, ainsi qu’une mise en page personnalisable selon vos besoins. Vous pouvez également ajouter facilement des lignes ou dupliquer le modèle pour les mois suivants.
#2 Modèle de présentation marketing
Si vous avez besoin d’une vue d’ensemble complète de vos performances marketing, ce modèle est fait pour vous. Les données sont accessibles sur une période allant jusqu’à 5 ans ou 260 semaines, ce qui vous permet d’obtenir une vision globale de vos efforts marketing au fil du temps.
À la fin de chaque semaine, saisissez vos données les plus récentes dans les cellules grisées de la feuille de données. Repérez la date de début de la semaine en cours dans la colonne A, puis remplissez les colonnes C à Z. Consultez les notes de la ligne 3 pour obtenir des instructions précises sur chaque colonne.
Voici quelques éléments clés de ce modèle :
- Dépenses publicitaires sur Google
- Nombre de visiteurs et de visites d’une seule page
- E-mails envoyés et ouverts
- Contacts et abonnés par e-mail
- Dépenses publicitaires sur Facebook, Instagram, Twitter (X), LinkedIn et YouTube
- Abonnés et mentions J’aime sur les réseaux sociaux
- Ventes provenant de différents canaux
Votre rapport pourrait ressembler à ceci :
Les mises à jour automatiques des graphiques vous permettent de suivre facilement vos performances au fil du temps. Grâce à la vue d’ensemble marketing, vous pouvez obtenir de nombreuses informations précieuses qui transformeront votre vision de l’entreprise.
#3 Modèle de liste de contacts
Gérer efficacement les coordonnées de ses contacts peut s’avérer difficile. Heureusement, il existe de nombreuses solutions, notamment les feuilles de calcul. Vous pouvez utiliser ce modèle pour créer votre propre liste de contacts.
Pourquoi est-ce si important ? Une liste de contacts bien organisée permet d’optimiser vos efforts de prospection et de garantir qu’aucun prospect ne passe entre les mailles du filet.
Voici ce qui est inclus dans le modèle :
- Nom : noms complets pour une communication personnalisée.
- Entreprise : affiliation à titre de contexte.
- Poste : intitulé du poste permettant d’adapter votre approche.
- E-mail : principal moyen de communication.
- Numéro de téléphone : pour un contact direct.
- Remarques : informations supplémentaires ou détails de suivi.
Grâce à ce modèle, vous pouvez facilement gérer et constituer une liste complète de prospects afin d’optimiser vos actions marketing et commerciales.
Cependant, au fil du temps, vous constaterez peut-être que de tels modèles ne suffisent pas.
Lorsque vous en arrivez là, envisagez de passer à un CRM, même gratuit. Un CRM offre toutes les fonctionnalités d’un tableur, et bien plus encore.
Bonnes pratiques de suivi des dépenses sur tableur pour les petites entreprises
Garder un œil sur les dépenses de votre petite entreprise ne doit pas forcément être un casse-tête. Avec les bonnes méthodes sur tableur, vous pouvez transformer le suivi des dépenses, souvent perçu comme une corvée, en un processus efficace. Comment vous y prendre ?
Choisissez la bonne plateforme
Pour suivre vos dépenses, vous aurez besoin de la plateforme adaptée. Comment faire votre choix ? Tenez compte de vos besoins et des fonctionnalités de chaque outil.
Google Sheets est une excellente option si vous recherchez un outil gratuit et convivial qui facilite le partage et la collaboration en temps réel. Pourquoi ? Parce qu’il est accessible de partout et que presque tout le monde sait l’utiliser.
En revanche, Microsoft Excel offre des fonctionnalités plus avancées et de puissants outils d’analyse de données, idéaux pour un suivi financier détaillé et des calculs complexes.
Évaluez les besoins de votre entreprise et déterminez si la facilité d’utilisation ou les fonctionnalités avancées sont les plus importantes. Ce choix peut accélérer le suivi de vos dépenses et améliorer votre gestion financière.
Mettez en place une structure claire
Pour assurer un suivi efficace des dépenses, commencez par structurer clairement votre feuille de calcul. Une mise en page bien organisée facilite la recherche des données et permet une analyse précise, ce qui réduit les erreurs et fait gagner du temps.
Créer des colonnes pour :
- Date : date à laquelle la dépense a été effectuée.
- Catégorie de dépense : classez le type de dépense (p. ex., fournitures de bureau, déplacements, hébergement).
- Montant : le coût de la dépense.
- Mode de paiement : moyen utilisé pour effectuer le paiement (p. ex., carte de crédit, espèces, PayPal).
- Notes : informations complémentaires sur la transaction.
Chaque transaction doit figurer sur une ligne distincte afin de garantir des registres détaillés et bien organisés. Grâce à une présentation claire, vous pouvez rapidement repérer les tendances de dépenses, ajuster votre trésorerie, gérer vos budgets et prendre des décisions financières éclairées.
Personnaliser les catégories
Pour rendre le suivi des dépenses plus efficace, personnalisez vos catégories de dépenses en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. Des catégories adaptées facilitent le suivi et vous permettent d’obtenir des informations financières bien plus détaillées.
Commencez par des catégories courantes et adaptez-les à votre entreprise :
- Charges d’exploitation : loyer, services publics, fournitures de bureau.
- Dépenses d’investissement : achats d’équipements et investissements immobiliers.
- Coût des marchandises vendues : matières premières, coûts de production.
- Dépenses de marketing : publicité, supports promotionnels.
- Dépenses de personnel : salaires, avantages sociaux, formation.
- Frais de déplacement : vols, hébergement, repas.
- Frais divers : coûts imprévus, articles divers.
Les catégories personnalisées vous permettent de mieux comprendre comment vous dépensez votre argent et de filtrer et trier les données plus facilement. Vous pouvez ainsi effectuer une planification stratégique et une analyse financière plus ciblées.
Fournissez des informations détaillées
Il est plus facile de surveiller et de gérer votre argent lorsque vous tenez des registres précis et détaillés.
Veillez à inclure ces éléments dans chacun de vos enregistrements :
- Date précise : sachez exactement quand la dépense a été effectuée.
- Montant total de la transaction : Enregistrez le coût exact.
- Nom du fournisseur : indiquez où l’argent a été dépensé.
- Brève description : indiquez à quoi correspondait la dépense.
L’ajout de ces informations à votre suivi financier le rend plus clair et plus complet. Vous pouvez rapidement repérer les écarts, suivre vos revenus, raccourcir les audits et préparer facilement vos déclarations fiscales.
Créer des tableaux récapitulatifs
Vous avez besoin d’une vue d’ensemble claire des finances de votre entreprise. Heureusement, les tableaux récapitulatifs sont là pour vous aider. Ils vous permettent de consulter rapidement votre situation financière, ce qui facilite grandement le suivi des dépenses.
Compilez les totaux mensuels des dépenses et créez un tableau récapitulatif annuel. Ventilez les totaux cumulés depuis le début de l’année selon différentes catégories, telles que les charges d’exploitation, les frais de marketing et les frais de déplacement. Voici les éléments à inclure :
- Dépenses mensuelles : suivez vos dépenses mois par mois.
- Répartition par catégorie : frais d’exploitation, coûts de marketing, frais de déplacement, etc.
- Sous-catégories : subdivisions plus détaillées, comme les fournitures de bureau dans les charges d’exploitation.
- Totaux cumulés depuis le début de l’année : dépenses cumulées pour l’année.
- Écart : comparez les coûts réels aux montants budgétés.
- Pourcentage du total : part de chaque catégorie dans le total des dépenses.
- Moyennes mensuelles : dépenses mensuelles moyennes pour chaque catégorie.
- Représentation graphique : diagrammes et graphiques pour une analyse visuelle.
C’est un moyen pratique de comparer rapidement les coûts mensuels et annuels afin de prendre de meilleures décisions budgétaires. Les tableaux récapitulatifs simplifient l’analyse financière et vous aident à garder le contrôle sur les finances de votre entreprise.
Effectuez des audits régulièrement
Des audits réguliers vous aident à repérer les écarts et à détecter rapidement les problèmes potentiels. Ils permettent également de vérifier l’exactitude de vos états financiers et de faciliter le respect des exigences réglementaires.
Que devez-vous faire ? Examinez régulièrement vos données de dépenses en procédant comme suit :
- Recherche d’incohérences : comparez les reçus et les factures aux dépenses enregistrées.
- Garantir le respect de la politique : vérifiez que toutes les dépenses sont conformes à la politique de dépenses de votre entreprise.
- Détection de schémas inhabituels : recherchez les irrégularités susceptibles d’indiquer des erreurs ou une fraude.
- Vérification des catégories de dépenses : confirmez que les dépenses sont correctement catégorisées.
Grâce à des audits réguliers, vous gagnez la confiance de vos parties prenantes et assurez le bon fonctionnement de votre entreprise.
Envisagez l’automatisation
Bien que les feuilles de calcul soient utiles, avez-vous envisagé d’utiliser des applications ou des logiciels de suivi des dépenses ? L’automatisation offre des fonctionnalités avancées, comme la numérisation des reçus et une intégration fluide avec les systèmes comptables. Vous pourrez également tout centraliser au même endroit au lieu de passer sans cesse d’une feuille de calcul à l’autre.
Vous pouvez facilement importer vos reçus, classer vos dépenses par catégorie et les synchroniser avec votre logiciel de gestion financière, ce qui signifie que vous n’aurez plus à effectuer de saisies manuelles ni à vous soucier des reçus perdus. Les systèmes automatisés peuvent également générer des rapports détaillés qui vous aideront à prendre rapidement des décisions éclairées.
Que devez-vous rechercher dans un outil de suivi des dépenses ? Tenez compte de fonctionnalités telles que :
- Numérisation des reçus : importez et classez facilement vos reçus.
- Catégorisation automatique : gagnez du temps grâce au classement intelligent des dépenses.
- Intégration avec un logiciel de comptabilité : assurez-vous que vos données financières sont toujours à jour.
- Mises à jour en temps réel : surveillez les dépenses au fur et à mesure qu’elles surviennent.
- Accessibilité de l’application mobile : gérez vos dépenses où que vous soyez.
- Prise en charge de plusieurs utilisateurs : permettez aux membres de l’équipe de soumettre des dépenses.
- Rapports personnalisables : générez des rapports adaptés à vos besoins.
- Flux de validation des dépenses : unifiez les processus de validation.
Par exemple, Capsule CRM est un excellent outil qui s’intègre parfaitement à Xero, un logiciel de comptabilité de premier plan. Grâce à cette intégration, vos données financières sont toujours à jour et faciles d’accès, ce qui vous permet de suivre de près les finances de votre entreprise.
Quand une feuille de calcul ne suffit plus
Les feuilles de calcul conviennent bien à certaines tâches précises : suivre le budget d’un projet, consigner les dépenses mensuelles ou tenir une liste de contacts lorsque vous débutez. Mais certains signes montrent clairement qu’une feuille de calcul est devenue une solution de fortune plutôt qu’une véritable solution.
Les problèmes les plus courants sont les suivants : vous gérez plusieurs versions d’un même fichier sans savoir laquelle est à jour ; les informations sur les clients sont dispersées dans plusieurs feuilles et personne n’est vraiment certain de l’exactitude des données ; vous avez mis en place des solutions de contournement, comme un code couleur ou des colonnes masquées, pour suivre des éléments que le tableur n’était pas conçu pour gérer ; et des relances ou des actions commerciales passent à la trappe faute de système pour les rappeler.
À ce stade, le problème ne vient pas du modèle, mais de l’outil. Une feuille de calcul ne garde aucune trace des échanges passés avec un client, ne peut pas vous rappeler d’effectuer un suivi et n’offre aucune vue du pipeline pour savoir où en sont vos opportunités commerciales. Un CRM comble ces lacunes sans remplacer les feuilles de calcul que vous utilisez pour le suivi financier ou la planification de projets. Les deux peuvent coexister : les feuilles de calcul pour l’analyse de données structurées, et le CRM pour la gestion des relations et de l’activité commerciale.
Gardez le contrôle de vos dépenses avec Capsule CRM
La gestion de vos dépenses professionnelles devient plus simple grâce à l’intégration de Capsule CRM avec Xero. Cette connexion vous permet de synchroniser les données clients, de suivre les factures et de gérer les paiements depuis un seul et même endroit.
Pour vous offrir une vue d’ensemble de vos finances, Capsule CRM et Xero fonctionnent de concert pour gérer vos prospects, créer des factures et suivre les paiements. Capsule CRM s’intègre également à QuickBooks et FreshBooks.
Vous pouvez consulter les échéances de paiement, le statut des factures et les devis directement depuis Capsule CRM, sans changer de plateforme. Grâce à cette intégration, les informations relatives à vos clients et fournisseurs sont également mises à jour automatiquement, ce qui réduit les erreurs et vous fait gagner du temps.
Capsule CRM offre des fonctionnalités telles que :
- Accédez instantanément aux récapitulatifs des factures et aux montants en souffrance : directement à côté des fiches de vos clients.
- Mises à jour automatiques des fiches : Capsule est considéré comme la source des données de contact.
- Flux de travail simplifié : ajoutez des clients directement à Xero depuis Capsule.
- Vue d’ensemble financière complète : hiérarchisez les charges de travail grâce à une vision financière globale.
Prêt à simplifier la gestion de vos dépenses et à améliorer la précision de vos données financières ? Essayez dès maintenant l’intégration de Capsule CRM avec Xero !
