Importação de contatos

A ferramenta de importação pode ser usada para adicionar vários Contatos à sua conta Capsule de uma só vez. Você pode encontrá-la diretamente na guia People & Organisations selecionando o botão Import Contacts na parte superior da tela, o que o levará ao hub de importação.

A partir daí, clique em De um arquivo e depois na opção Pessoas e Organizações para começar.

Como importar contatos de um arquivo CSV ou Excel

Esta é uma das formas mais comuns de colocar seus dados no Capsule. Se você já usou um CRM antes ou tem seus dados armazenados em outro serviço, é provável que consiga exportá-los para um arquivo CSV ou Excel. O segredo para importar isso com sucesso para o Capsule é primeiro preparar os dados e, em seguida, configurar o Capsule para dar suporte a todos os seus campos de dados.

Passo 1: Decida de onde virão seus dados

Se você já tem uma lista de contatos (por exemplo, do Google ou do LinkedIn), temos alguns guias específicos que explicam como exportar contatos dessas ferramentas populares para um arquivo CSV – que você poderá usar em seguida para importar, seguindo as etapas abaixo:

• Google
• Contatos do Outlook
• LinkedIn

Etapa 2: Organizando sua planilha para importação - Criando registros de Pessoas vs Organizações

Quando você importa de um arquivo CSV ou Excel, o Capsule analisa cada linha e usa campos específicos para criar um registro de Pessoa ou de Organização. Se você pretende armazenar detalhes paraambos Pessoas e Organizações, eles precisarão estar emlinhas separadas na sua planilha.

• Criar uma pessoa:Se a linha tiver um nome e/ou sobrenome, o Capsule usará sempre essa linha para criar uma pessoa. Também adicionará todos os restantes detalhes de contacto na mesma linha a essa pessoa.

• Vinculando a pessoa à sua organização: Adicione uma coluna Organização à linha da pessoa para mostrar onde ela trabalha e conectá-la no Capsule.

• Adicionando detalhes ao registro de Organização: Se você não quiser adicionar detalhes ao registro de Organização, não precisa fazer esta etapa. Isso porque um registro de Organização (por exemplo, Bookingly) será criado automaticamente ao importar, juntamente com todas as pessoas vinculadas a ele.
  
  Se você quiser adicionar detalhes ao próprio registro de Organização, você só precisa ter a coluna Organization preenchida nessa linha, além de quaisquer outras colunas nessa mesma linha que você queira armazenar na Organização. Certifique-se de deixar as colunas de primeiro nome e sobrenome em branco:

Abaixo está um exemplo geral de como a planilha pode ser configurada para criar várias Pessoas e suas Organizações e armazenar detalhes em ambos os tipos de registro.

Etapa 3: Definindo corretamente os campos para importação

A maioria dos campos é simples, mas é bom entender como alguns campos podem exigir uma formatação específica.

• Nome completo/Organização: Saiba mais em Passo 2 - Criando Pessoas vs Organizações.
• Endereço:O Capsule usa um único campo para a rua no endereço, o que significa que o seu arquivo precisa ter uma única coluna para a Rua. Você ainda pode usar várias linhas dentro do endereço para coisas como número do apartamento etc. Elas só precisam estar na mesma célula, separadas por uma quebra de linha. Os campos restantes, como cidade, CEP etc., devem ter cada um suaprópriacoluna no arquivo.
• Tags: Você pode adicioná-las aos seus contatos de duas maneiras, saiba mais na seção importing Tags .
• Campos Personalizados: Dependendo do tipo que você escolher, os Campos Personalizados serão formatados de maneira diferente. Leia mais sobre como fazer isso na seção importando Campos Personalizados.
• DataTags: Será necessário adicionar DataTags à coluna Tags, com campos extras para cada Campo Personalizado dentro dela. Saiba mais em nossa seção dedicada sobre importação de DataTags.
• Notas: As notas podem ser importadas, mas é melhor formatá-las de uma determinada maneira para garantir que fiquem separadas e com as datas corretas associadas a elas. Saiba mais na nossa seção dedicada a importar histórico.

Modelo de Importação de Contatos de Exemplo

Veja o exemplo abaixo de como todas essas coisas podem ser configuradas na sua planilha.Clique aqui para baixar o arquivo de exemplo.

Etapa 4: Importar o arquivo no Capsule

Quando seus arquivos estiverem prontos para prosseguir:

1. Vá para a People & Organizations aba.

2. Clique no botão Importar contatos no canto superior direito da tela.

3. Selecione De um ficheiro > Pessoas e Organizações.

4. Use o botão Clique para enviar (ou arraste e solte o seu arquivo) e depois clique em Avançar para começar.

5. Agora será solicitado que você associe as colunas do seu arquivo aos campos correspondentes no Capsule. O Capsule tentará detectar automaticamente as colunas corretas, mas verifique todas as colunas para garantir que estejam corretas. A seção 'Uploaded Sample Data' mostra quais valores do seu arquivo serão colocados em cada campo. Neste ponto, você também pode criar seus Campos Personalizados.

6. Quando terminar a sua seleção, clique no botão Avançar.

7. Se o Capsule encontrou duplicados no seu arquivo, será apresentada uma opção para escolher como lidar com eles. Você pode importar todos mesmo assim como novos contatos, ignorar os duplicados ou escolher a opção de Importar e atualizar duplicados usando os dados do seu arquivo.

Temos mais detalhes sobre esse processo em nossa seção dedicada a atualizar contatos por meio de uma importação.

8. Em seguida, você verá uma prévia dos contatos que estão prestes a ser importados. Confirme se tudo está correto e verifique se o número de contatos que serão criados corresponde às suas expectativas.

9. Por fim, clique em Importar agora. A importação será iniciada e você será notificado por e-mail quando ela for concluída.

Adicionando campos personalizados via importação

Adicionando Campos Personalizados aos seus contatos é uma maneira rápida e fácil de armazenar informações exclusivas desde o início. Dependendo do tipo de dado que você deseja adicionar, há alguns detalhes importantes a serem observados:

• Texto: Os campos de texto têm um limite de 250 caracteres.
• Data: Escolha um dos formatos de data suportados para todas as datas na planilha entre dd/mm/aaaa, dd-mm-aaaa, mm/dd/aaaa, mm-dd-aaaa, aaaa/mm/dd ou aaaa-mm-dd.
• Caixa de seleção: Para marcado, use Y ou TRUE. Para não marcado, use N ou FALSE.
• Número: Os campos numéricos têm limite de 12 caracteres, com opção de até 3 casas decimais.
• Lista de seleção única: É um campo de seleção única, portanto você precisará adicionar o único valor para esse contato na linha correspondente. O valor deve corresponder exatamente ao item da lista (sem erros de digitação).
• Lista de seleção múltipla: Cada valor deve corresponder exatamente a um item existente na lista (sem erros de digitação). Se você estiver selecionando mais de um valor, inclua todos na mesma célula, separados por ponto e vírgula ;

Campos Personalizados são geralmente adicionados em Account SettingsCustom Fields. Se você for um Usuário Administrador, para tornar o processo mais rápido, você pode configurar a maioria dos Campos Personalizados durante a importação:

1. Na etapa de correspondência de campos, clique emSem correspondênciaCampo
2. Escolher Adicionar novo campo personalizado
3. Preencha todos os detalhes, incluindo o Tipo e a Descrição
4. Clique em Salvar

O campo será então criado e, quando a importação for concluída, as informações na coluna correspondente a esse campo serão armazenadas nos seus contatos.

Adicionando tags via importação

Adicionar Tags aos seus contatos durante a importação ajuda você a organizá-los em grupos gerenciáveis desde o início.

Há duas maneiras de fazer isso:

• A primeira opção é adicionar uma única coluna chamada “Tags” e então adicionar suas tags a cada contato relevante como uma lista separada por vírgulas.

• A segunda opção é adicionar uma coluna separada para cada Tag e simplesmente inserir a Tag em cada linha em que você quiser que ela seja aplicada. Quando chegar à etapa de mapeamento no Capsule, você selecionará a opçãoAplicar como tag.

Adicionando DataTags via importação

Você precisará garantir que o DataTag esteja configurado em Account SettingsTags and DataTags primeiro.

Na sua planilha, você precisa incluir o nome do DataTag na coluna 'Tag' e depois ter uma coluna separada para cada Campo Personalizado dentro do DataTag.

Então, ao importar, você pode mapear para os campos corretos. Para um DataTag chamado 'Lead' com um Campo Personalizado chamado 'Source', você mapearia os Campos Personalizados assim:

Isso marcará o contato com 'Lead' e adicionará os valores de Boca a boca, Anúncio e Conferência ao respectivo contato no Campo Personalizado 'Source'.

Como importar o histórico

Ao importar seus contatos usando o processo de importação por CSV ou Excel, você também pode importar notas e e‑mails. Para importar várias notas para o mesmo contato e definir uma data para o seu registro de histórico, é necessário usar uma formatação específica:

*** NOTA ***
2020-01-01
Primeira nota interessante

*** NOTA ***
2020-03-20
Segunda nota interessante

Os e-mails podem ser importados com uma formatação semelhante – basta substituir NOTE por EMAIL assim:

*** EMAIL ***
2020-02-28
Primeira nota interessante

• O campo de separador de notas deve ser formatado exatamente como no exemplo, sem quaisquer espaços extras ou removidos.
• O elemento de data é opcional.
• O Excel trunca campos a um limite relativamente curto de 32.000 caracteres. Como resultado, o Excel não é adequado se você estiver gerando arquivos CSV ou Excel com históricos de notas muito longos.
• Para ter um controle melhor sobre a importação de notas, considere contratar um desenvolvedor para importar as notas por meio da Capsule API.

Em seguida, durante a importação, você mapeia a coluna de histórico no seu arquivo para “adicionar como nota/histórico ao contato” no Capsule.

Como atribuir usuários ao importar

Funcionalidade disponível nos planos Growth, Advanced e Ultimate

Para atribuir Contatos a um Usuário específico durante a importação, primeiro você precisa adicionar uma coluna no seu arquivo com o cabeçalho ‘Owner’. Em seguida, você pode adicionar o nome de usuário do Usuário do Capsule ao qual deseja atribuir cada Contato em cada linha correspondente.

Os administradores da sua conta podem encontrar o nome de usuário de cada usuário acessando Configurações da conta > Usuários e equipes.

Como definir o status de marketing ao importar

Se a sua conta Capsule estiver integrada ao Transpond, você poderá definir o status de marketing de um contato ao importar contatos.

Os status disponíveis são: Ativo, Inativo, Cancelou a inscrição e Em lista de bloqueio.

Para importar o status, crie uma coluna na sua planilha chamada 'Marketing status' e preencha-a com o status desejado para cada contato. Depois de importar, o status será refletido na sua conta Transpond.

Como ver as últimas importações

Após cada importação, você receberá um e-mail de confirmação com um resumo da importação e o link para visualizar os contatos importados no Capsule. Se quiser ver uma lista recente de contatos que você importou anteriormente, isso também pode ser feito dentro do Capsule:

1. Vá para a People & Organizations aba
2. Escolha o botão Importar contatos button
3. Role para baixo até a seção Histórico de Importação de Arquivos e clique na importação escolhida para ver mais detalhes

Como desfazer a última importação

Se você quiser desfazer sua última importação por qualquer motivo, o Capsule oferece a opção de visualizar os novos contatos adicionados na sua última importação, que você pode então excluir em massa. Para fazer isso, siga estas etapas:

1. Vá para a People & Organizations aba
2. Selecione a importação que você deseja desfazer nas listas salvas na parte superior da página
3. Clique no botão de lixeira no canto superior direito da página para excluir todos os contatos da lista de uma só vez

Solução de problemas na importação de CSV ou Excel

Importações ou linhas com falha

Seja a sua importação completa ou uma linha específica, há alguns motivos que podem causar problemas ao importar esses dados para o Capsule. Após cada importação, o Capsule gera um arquivo com todas as linhas que falharam ou foram ignoradas. Esse arquivo é chamado de arquivo não tratado.

Para visualizar o Arquivo não processado de uma importação de Contatos:

1. Vá para a People & Organizations aba
2. Clique no botão Importar contatos button
3. Role para baixo até a seção Histórico de Importação de Arquivos e clique na importação de Contatos que você escolheu
4. Na caixa amarela, escolha o botão para baixar o arquivo

Nesse arquivo Unhandled, você encontrará uma coluna Reason que fornece mais detalhes sobre por que determinados Contatos não foram importados. Explicamos todos os motivos na seção abaixo.

O que cada motivo significa?

Depois de baixar o arquivo Unhandled para a sua Importação de Contatos, você encontrará uma coluna de motivos explicando por que cada linha falhou ou foi ignorada.

Abaixo está uma explicação de todos os possíveis motivos:

Também há situações em que um Campo Personalizado não corresponde às suas configurações no Capsule. Isso inclui os seguintes motivos:

O seguinte só se aplica se você estiver usando a coluna ID de contato para atualizar contatos por importação:

Se você precisar de ajuda extra para descobrir, você pode enviar um e-mail para support@capsulecrm.com com uma cópia do arquivo para obter mais informações.

Pontos de interrogação ou caracteres estranhos na importação

O Capsule pressupõe que os arquivos CSV estejam em formato UTF-8, o que permite armazenar detalhes sobre os seus contatos usando caracteres da maioria dos idiomas do mundo. No entanto, alguns aplicativos salvam arquivos em um formato específico para a sua região.

Normalmente, você pode converter esses arquivos para o formato UTF-8 usando um editor de texto simples. No Windows, você pode usar o Bloco de Notas e, no Mac OSX, pode usar o TextEdit. Em seguida, siga estas etapas:

1. Abra o arquivo CSV no seu editor de texto
2. Selecione "Salvar como" no menu Arquivo
3. Selecione Unicode (UTF-8) no menu de codificação de texto na caixa de diálogo Salvar como