Pergunte a qualquer líder de agência criativa o que é mais difícil: entregar um trabalho brilhante para o cliente ou manter o controle de cada proposta e contrato em andamento. A maioria diria que ambos, especialmente quando o seu “CRM” é um conjunto improvisado de planilhas e ferramentas de projeto antigas que não conseguem lidar adequadamente com as vendas.
Equipes criativas são especialistas em gerenciar campanhas e prazos. Mas quando se trata de conquistar novos negócios, muitas agências dependem de métodos ultrapassados. Acompanhar propostas através de sequências dispersas de e-mails? Esteja preparado para perder oportunidades.
Este guia é para agências que querem realizar vendas tão eficientemente quanto entregam trabalhos criativos. Vamos explorar o que realmente torna um CRM útil para equipes criativas, destacar as funcionalidades que ajudam as agências a conquistar e reter clientes, e analisar o melhor software de CRM para agências em 2025.
Por que as agências criativas hesitam em adotar softwares de CRM
As agências são centrais de criatividade, mas quando se trata de mudar sistemas internos, muitas tendem a evitar alterar seus sistemas. Aderir a planilhas familiares, caixas de entrada lotadas e “aquele único Documento Google” muitas vezes parece menos arriscado do que introduzir um novo CRM.
Mas na realidade, apegar-se a velhos hábitos pode retardar o crescimento tanto quanto qualquer ferramenta.
A aversão à mudança é profunda. Cerca de 83% dos líderes de agências admitem que suas equipes resistem à adoção de novos sistemas de CRM. Não é que as ferramentas sejam extremamente complexas: as pessoas simplesmente se acomodam, e rotinas são difíceis de quebrar, especialmente quando todos estão focados em trabalho faturável.
Existe também o chamado atraso industrial. Enquanto 91% das maiores empresas dependem de software de CRM, apenas cerca de metade das pequenas empresas e agências fazem o mesmo. Isso significa que a maioria das equipes criativas opta por não utilizar sistemas que ajudam a conquistar e reter clientes, apenas para evitar uma curva de aprendizado.
Ferramentas de gestão de projetos fazem o seu trabalho, mas não mostram o quadro completo. Referências e relacionamentos podem impulsionar o negócio, mas se você ainda está perseguindo leads em um arquivo Excel, é hora de mudar.
Aderir ao que parece fácil limita as agências. As oficinas criativas que adotam novas ferramentas (sim, até CRMs) são geralmente as que ganham mais negócios e gastam menos tempo desembaraçando o caos dos clientes. Jogar pelo seguro nem sempre é seguro quando o crescimento está em jogo.
Recursos indispensáveis de software de gestão de relacionamento com o cliente para agências
Quando se trata da vida em agência, as relações com clientes e os detalhes dos projetos se movem rapidamente... e raramente em linha reta. O CRM adequado deve manter sua equipe sincronizada e seus clientes impressionados.
Eis o que realmente importa para agências criativas:
Registros integrados de clientes e empresas
As agências lidam com equipes inteiras do lado do cliente: líderes de marca, diretores de marketing, finanças, aquisições – o que você imaginar. Um CRM deve fornecer um claro “quem é quem” para cada conta, rastreando cada ponto de contato, estilo de comunicação preferido, detalhes do contrato e até dramas passados. Quando alguém novo entra ou um cliente retorna meses depois, todos na sua equipe podem continuar exatamente de onde pararam.
Acompanhamento de etapas de projeto e pipeline desenvolvido para agências
Esqueça o funil de vendas clássico. Agências criativas pulam entre chamadas de introdução, revisões de propostas, briefings criativos, aprovações e intermináveis feedbacks em loop. Você precisa de pipelines personalizados que reflitam seu processo real, não um modelo rígido de “prospecção para fechamento”. De relance, sua equipe deve saber quais projetos estão na fila e onde as decisões dos clientes estão atrasando as coisas.
Histórico unificado de notas e comunicações
As caixas de entrada das agências enchem rapidamente, e as mensagens do Slack e Teams desaparecem. Os melhores CRMs armazenam todas as notas de reuniões e resumos de chamadas em um único lugar. Isso proporciona um contexto imediato antes de uma ligação com o cliente, mantém os novos membros da equipe informados e reduz a confusão sobre 'quem disse o quê?'.
Integração com ferramentas reais de agência
Seu CRM não deve viver isolado. Ele deve se conectar com suas ferramentas de gestão de projetos e contabilidade – Monday, Trello, QuickBooks, o que você preferir. Assim, uma vez que um negócio é fechado, você pode iniciar um quadro de projeto, atribuir os criativos certos e gerar faturas: tudo sob o mesmo teto.
Campos personalizados e etiquetas para a realidade da agência
Nenhuma agência funciona da mesma maneira. Algumas operam com contratos de manutenção, outras focam em sprints de marca únicos. Você precisa de um CRM que se adapte para rastrear o que importa: tipo de projeto, vertical, escopo criativo ou termos do contrato. Etiquetas facilitam o agrupamento de clientes ou campanhas semelhantes, e filtros permitem que você segmente sua base de dados para alcance direcionado ou relatórios.
Relatórios úteis (não excessivos)
Você não precisa de um painel de vendas sofisticado. Mas precisa saber quantos novos projetos estão em andamento, quais serviços estão gerando receita e quais membros da equipe estão sobrecarregados. Relatórios claros e simples facilitam a identificação de tendências e o ajuste de recursos rapidamente.
6 CRMs amigáveis para agências para explorar em 2025
Então, quais plataformas de CRM realmente se adequam ao fluxo de trabalho de uma agência criativa? Com todas essas necessidades únicas em mente, aqui estão sete ferramentas que não apenas preenchem requisitos – elas tornam a vida na agência mais tranquila e fácil de escalar em 2025.
Capsule CRM
Se você está pronto para trocar planilhas e notas dispersas por um sistema mais inteligente, o Capsule é o CRM amigável para agências que mais parece um parceiro do que apenas outra plataforma. O Capsule foi feito para equipes criativas que lidam com múltiplos clientes, prioridades que mudam constantemente e todas aquelas conversas nos bastidores que impulsionam um trabalho excelente.
Com o Capsule, você pode se familiarizar rapidamente e com facilidade, mesmo que nunca tenha usado um CRM antes.
Principais recursos para agências
- Nem toda agência precisa de um CRM com 1.000 funcionalidades extras. O Capsule mantém as coisas práticas com gerenciamento fácil de múltiplos contatos, para que você possa acompanhar os interessados em um único lugar.
- Campos personalizados para detalhes específicos da agência. Com o Capsule, cada pedaço de informação do cliente (por exemplo, orçamentos, termos de contrato, tipo de projeto) é transparente e acessível por toda a empresa.
- Pipelines visuais de vendas – é aqui que um verdadeiro CRM se destaca. O Capsule permite que você espelhe o fluxo de trabalho real da sua agência, não um funil de vendas genérico, proporcionando a todos uma clareza instantânea sobre o estado dos projetos e o que virá a seguir.
- Por que arriscar mal-entendidos? A Capsule centraliza anotações e tarefas, de modo que os resumos de reuniões, feedbacks de clientes e decisões importantes estão todos armazenados em um único espaço. Isso torna as transferências sem dor e o trabalho de preparação de todos muito mais fácil.
- O Capsule pode substituir sua ferramenta básica de gerenciamento de projetos ou funcionar perfeitamente em conjunto com ela, tornando o progresso de alto nível visível e, ao mesmo tempo, conectando todas as pessoas, arquivos e marcos importantes.
Preços
Começa em US$ 18/mês por usuário. O Plano Inicial inclui 30.000 contatos, um pipeline, tarefas, integração com calendário e Casos, que são todos essenciais para pequenas e médias agências.
O que as agências dizem sobre a Capsule
O Capsule CRM não é apenas mais uma ferramenta na pilha, mas uma solução com a qual as agências criativas realmente se comprometem e recomendam. Aqui está o que usuários reais de agências estão dizendo:
“Um CRM realmente simples e leve.”
“É fácil de configurar e faz bem todas as coisas simples. É particularmente bom em CRMs B2B... O suporte é ágil, e trabalhamos com clientes de agências desenvolvendo pipelines únicos que se adequam aos seus modelos de negócios e cadeia de valor. Se você quer um CRM em que possa confiar, que não seja caro, então escolha o Capsule.”
“O parceiro ideal de CRM!”
“Somos uma agência de marketing digital, então usamos a ferramenta para:
A) Acompanhar a comunicação com o cliente — garante que todos tenham visibilidade de quaisquer conversas que estejam ocorrendo
B) Desenvolver roteiros e estratégias dentro dos quadros do Projeto. Isso nos permite ser organizados e ter uma estrutura para a nossa semana de trabalho.
C) Com base nestes quadros de projeto, conseguimos atribuir tarefas — o que é extremamente benéfico para nós.
D) Temos visibilidade das tarefas de todos, assim podemos gerenciar o tempo dos membros da equipe.
“O Capsule CRM funciona perfeitamente para gerenciar leads, o pipeline de vendas e o processo de vendas para a minha agência.”
“Eu usava o HubSpot antes, mas era muito complexo com muitos recursos que eu não utilizava, como tickets de suporte e postagens em mídias sociais. Eu queria um CRM que fosse totalmente focado em funcionalidades de CRM, e o Capsule CRM é perfeito para mim.”
“CRM econômico que é muito eficaz!”
“Após experimentar vários testes com outros CRMs, descobri que o Capsule tem uma ótima interface de usuário e é fácil de usar. Gosto do fato de ser mais personalizável e integrar-se com aplicativos úteis. O Capsule é ótimo para organização sem ser esmagador. Foi super fácil configurar e agora percebo que usamos diariamente. O suporte ao cliente é amigável e rápido. É excelente para a minha pequena agência.”
Productive.io
Productive.io promete ser a plataforma tudo-em-um para agências: CRM, gestão de projetos, orçamento e controle de tempo, tudo integrado. No papel, parece que você pode substituir metade do seu conjunto de ferramentas tecnológicas. Mas antes de abandonar suas ferramentas atuais, vale a pena examinar mais de perto o que você realmente está adquirindo.
Principais recursos para agências
- Transferência da equipe de vendas para o projeto com atribuições de equipe automatizadas
- Controle de tempo e orçamento integrados
- Portal do cliente para compartilhamento de arquivos e feedback
- Previsão baseada em dados de recursos e pipeline
Preços
Começa a $11/mês por usuário, mas você encontrará recursos importantes (como automação e relatórios avançados) disponíveis apenas nos planos de níveis superiores.
Considerações
- A abordagem tudo-em-um do Productive significa uma curva de aprendizado acentuada inicialmente, então esteja preparado para uma configuração séria antes de ver algum benefício.
- Se você precisa apenas de um CRM, é provável que pague por (e seja distraído por) recursos que sua equipe não vai utilizar.
- Agências que valorizam a simplicidade ou já têm ferramentas de gestão de projetos favoritas podem achar o Productive mais complicado do que útil.
- Ser produtivo pode rapidamente parecer excessivo: muitos módulos, muitas opções e mais treinamento inicial do que a maioria das agências deseja.
Monday CRM
Monday CRM é comercializado como o CRM que você pode moldar para se adequar exatamente ao fluxo de trabalho da sua agência. Com seus quadros coloridos, visualizações personalizáveis e automações sem fim, parece atraente, especialmente se você gosta de ter muito controle. Mas para agências criativas que esperam por um CRM que “simplesmente funcione”, o Monday pode ser mais uma tela em branco do que uma solução completa.
Principais recursos para agências
- Quadros personalizáveis para cada parte do ciclo de vendas ou de projeto
- Automações para avançar negócios ou acionar a criação de projetos
- Várias visualizações para configurar de acordo com cada preferência
- Ferramentas de revisão para feedback, caso você precise de outro local para comentários
Preços
Monday CRM plans start at $12/month per seat (annual billing), but expect to pay more for the automations and integrations you’ll actually use.
Considerações
- A segunda-feira é excelente em gestão de projetos, mas para recursos clássicos de CRM como o acompanhamento de comunicações, podem ser necessárias integrações extras.
- Esteja preparado para uma curva de aprendizado mais acentuada e algum método de tentativa e erro; a flexibilidade só é útil conforme o tempo que você dedica à configuração.
- Agências que desejam um CRM para 'simplesmente funcionar' diretamente ao sair da caixa podem achar que o Monday dá mais trabalho do que vale a pena.
Zoho CRM + Zoho Projects
Zoho promises a connected ecosystem (Zoho CRM + Zoho Projects) for agencies who want everything including sales, delivery and invoicing, under one digital roof. The modular approach indeed sounds flexible and budget-friendly. For creative agencies, especially those not already invested in Zoho’s suite, it’s not always a smooth ride, though.
Principais recursos para agências
- Contas multi-contato para gerenciar múltiplos interessados dos clientes
- Integração com o Zoho Projects para acompanhamento das entregas pós-venda
- Geração de orçamentos e faturas diretamente do CRM
- Automação de tarefas + fluxo de trabalho e agendamento de atividades recorrentes para clientes retentores
Preços
Os preços do Zoho CRM começam em $14/mês por usuário. O Zoho Projects acrescenta $5/mês por usuário. Ambos possuem períodos de teste gratuitos e pacotes, mas os custos aumentam à medida que você conecta mais módulos.
Considerações
- Configurar o Zoho para trabalhar do “seu jeito” exige tempo real e paciência—automação e conexões de aplicativos não são plug-and-play.
- A interface é prática, mas longe de ser inspiradora. Para agências focadas em design, a aparência ultrapassada pode ser um incômodo diário.
- Se você não planeja usar várias ferramentas da Zoho em conjunto, pode encontrar mais dificuldades do que benefícios.
HoneyBook
O HoneyBook cobre o básico com um processo claro desde a primeira consulta até a conclusão do projeto. Você obtém propostas e contratos personalizados, faturas digitais e até pagamentos recorrentes, tudo sem sair da mesma plataforma.
Principais recursos para agências
- Mova clientes do contato inicial para o projeto pago sem transferências manuais
- Envie propostas, contratos e faturas polidos em minutos
- Aceite pagamentos online e automatize lembretes
- Colete formulários de admissão e gerencie a integração de forma automática
Preços
Começa em $29/mês para o plano Starter (faturado anualmente). O plano Essentials por $39/mês adiciona agendamento e automação.
Considerações
- Se a sua agência lida com projetos complexos e de longo prazo ou precisa de etapas de vendas altamente personalizáveis, o HoneyBook pode parecer limitante.
- A gestão de projetos é básica, adequada para o acompanhamento de tarefas, não para cronogramas de produção em grande escala.
- Ideal para agências que priorizam uma integração e faturamento simplificados em detrimento de personalização profunda ou rastreamento detalhado de entregas.
ManyRequests
Se você gerencia uma agência baseada em serviços padronizados, o ManyRequests foi criado pensando no seu fluxo de trabalho. Ele combina um portal voltado para o cliente com a estrutura de backend necessária para receber, acompanhar e entregar solicitações em larga escala.
Principais recursos para agências
- Portais de clientes personalizados para fácil envio de solicitações e visibilidade do projeto
- Filas internas para gerenciar a carga de trabalho da equipe e o status de entrega
- Formulários de solicitação personalizáveis para se adequar aos serviços que você oferece
- Rastreamento de uso para que você sempre saiba quem está usando o quê (e quando verificar)
Preços
Começa em $49/mês para usuários individuais; equipes pagam $129/mês pelo uso de marca branca e recursos avançados.
Considerações
- ManyRequests ignora o processo tradicional de vendas, então se o seu trabalho começa com prospecção e projetos baseados em propostas, pode ser que não se adeque.
- O foco está no trabalho contínuo e repetitivo. O ManyRequests não será a melhor opção para projetos únicos.
- O preço é mais alto do que muitos CRMs básicos, portanto é mais rentável para agências com receita recorrente e estável.
Escolha a melhor solução de CRM para a sua agência
Se os CRMs anteriores pareciam desajeitados ou faziam sua equipe revirar os olhos, você não está sozinho. Muitas agências hesitam, sabendo quanto tempo e energia são necessários para mudar os sistemas internos.
Você não precisa de uma solução complicada. O que realmente funciona é um CRM que se adapta ao estilo da sua agência: algo que você pode começar em pequena escala e personalizar à medida que cresce.
Capsule permite que você faça exatamente isso. É leve, adaptável e feito para equipes criativas que desejam mais controle. Experimente o Capsule gratuitamente, veja como ele se adapta ao fluxo da sua agência e desfrute de um gerenciamento de clientes tranquilo a partir de agora.
