Importation de contacts

L’outil d’importation peut être utilisé pour ajouter plusieurs contacts à votre compte Capsule en une seule fois. Vous pouvez y accéder directement dans l’onglet People & Organisations en choisissant le bouton Importer des contacts en haut de l’écran, ce qui vous mènera au hub d’importation.

De là, cliquez sur Depuis un fichier puis sur l’option Personnes et organisations pour commencer.

Comment importer des contacts à partir d’un fichier CSV ou Excel

C’est l’un des moyens les plus courants d’importer vos données dans Capsule. Si vous avez déjà utilisé un CRM auparavant, ou si vos données sont stockées dans un autre service, il est probable que vous puissiez les exporter dans un fichier CSV ou Excel. La clé pour réussir l’importation dans Capsule consiste d’abord à préparer les données, puis à configurer Capsule afin qu’il prenne en charge tous vos champs de données.

Étape 1 : Décidez d’où proviennent vos données

Si vous disposez déjà d’une liste de contacts (par exemple depuis Google ou LinkedIn), nous proposons des guides dédiés expliquant comment exporter les contacts de ces outils populaires vers un fichier CSV – que vous pourrez ensuite utiliser pour les importer en suivant les étapes ci‑dessous :

• Google
• Contacts Outlook
• LinkedIn

Étape 2 : Organiser votre feuille de calcul pour l’importation – Création d’enregistrements Personnes vs Organisations

Lorsque vous importez à partir d’un fichier CSV ou Excel, Capsule examine chaque ligne et utilise certains champs pour créer soit une fiche Personne, soit une fiche Organisation. Si vous prévoyez d’enregistrer des informations pourles deux types, Personnes et Organisations, ils devront figurer sur deslignes distinctes dans votre feuille de calcul.

• Création d’une personne :Si la ligne contient un prénom et/ou un nom de famille, Capsule utilisera toujours cette ligne pour créer une personne. Il ajoutera également à cette personne tous les autres détails de contact présents sur la même ligne.

• Associer la personne à son organisation : Ajoutez une colonne Organisation à la ligne Personne pour indiquer où elle travaille et l’associer dans Capsule.

• Ajout de détails à la fiche Organisation : Si vous ne souhaitez pas ajouter de détails à la fiche Organisation, vous n’avez pas besoin d’effectuer cette étape. En effet, une fiche Organisation (par ex. Bookingly) sera automatiquement créée lors de l’importation, ainsi que toutes les personnes qui y sont rattachées.
  
  Si vous voulez ajouter des détails à la fiche Organisation elle‑même, il vous suffit d’avoir la colonne Organization renseignée sur cette ligne, ainsi que toutes les autres colonnes de cette ligne que vous souhaitez enregistrer sur l’Organisation. Veillez à laisser les colonnes prénom et nom de famille vides :

Voici un exemple général de la façon dont la feuille de calcul peut être configurée pour créer plusieurs personnes et leurs organisations, et pour stocker des informations sur ces deux types d’enregistrements.

Étape 3 : Configurer correctement les champs pour l’importation

La plupart des champs sont simples, mais il est utile de comprendre comment certains peuvent nécessiter un formatage spécifique.

• Prénom et nom / Organisation : En savoir plus dans Étape 2 - Créer des personnes et des organisations.
• Adresse : Capsule utilise un seul champ pour la rue dans l’adresse, ce qui signifie que votre fichier doit comporter une seule colonne pour la rue. Vous pouvez toujours utiliser plusieurs lignes dans l’adresse pour des éléments comme les numéros d’appartement, etc. Elles doivent simplement se trouver dans la même cellule, séparées par un saut de ligne. Les autres champs comme la ville, le code postal, etc. doivent tous avoir leurspropres colonnes dans le fichier.
• Tags : Vous pouvez les ajouter à vos contacts de deux façons, pour en savoir plus consultez la section importing Tags.
• Champs personnalisés : Selon le type que vous choisissez, les champs personnalisés seront formatés différemment. Pour en savoir plus sur la façon de procéder, consultez la section importation de champs personnalisés.
• DataTags : Les DataTags devront être ajoutés à la colonne Tags, avec des champs supplémentaires pour chaque champ personnalisé qu’elle contient. Pour en savoir plus, consultez notre section dédiée à l’importation de DataTags.
• Remarques : Les remarques peuvent être importées, mais il est préférable de les formater d’une certaine manière pour s’assurer qu’elles sont bien séparées et qu’elles comportent les bonnes dates. Pour en savoir plus, consultez notre section dédiée à l’importation de l’historique.

Exemple de modèle d’importation de contacts

Voyez l’exemple ci-dessous pour savoir comment configurer tous ces éléments dans votre feuille de calcul.Cliquez ici pour télécharger le fichier d’exemple.

Étape 4 : Importation du fichier dans Capsule

Une fois que vos fichiers sont prêts :

1. Allez dans l’onglet People & Organizations.

2. Cliquez sur le bouton Importer des contacts en haut à droite de l’écran.

3. Sélectionnez Depuis un fichier > Personnes et organisations.

4. Utilisez le bouton Cliquer pour téléverser (ou faites glisser et déposez votre fichier), puis cliquez sur Suivant pour commencer.

5. Vous allez maintenant devoir faire correspondre les colonnes de votre fichier aux champs correspondants dans Capsule. Capsule essaiera de détecter automatiquement les bonnes colonnes, mais veuillez vérifier attentivement toutes les colonnes pour vous assurer que tout est correct. La section « Données d’exemple importées » montre quelles valeurs de votre fichier seront placées dans chaque champ. À ce stade, vous pouvez également créer vos champs personnalisés.

6. Lorsque vous avez terminé votre sélection, cliquez sur le bouton Suivant.

7. Si Capsule a trouvé des doublons dans votre fichier, vous aurez la possibilité de choisir comment les gérer. Vous pouvez soit tous les importer comme nouveaux contacts malgré tout, ignorer les doublons ou choisir l’option d’importer et mettre à jour les doublons en utilisant les données de votre fichier.

Nous fournissons plus de détails sur ce processus dans notre section dédiée sur la mise à jour des contacts par importation.

8. Vous verrez ensuite un aperçu des contacts sur le point d’être importés. Vérifiez que tout est correct et assurez-vous que le nombre de contacts qui vont être créés correspond bien à ce que vous attendez.

9. Enfin, cliquez sur Importer maintenant. Votre importation va démarrer et vous serez averti par e-mail lorsqu’elle sera terminée.

Ajout de champs personnalisés via l’import

L’ajout de champs personnalisés à vos contacts est un moyen simple et rapide de stocker des informations uniques dès le départ. Selon le type de données que vous souhaitez ajouter, il y a quelques points importants à prendre en compte :

• Texte : Les champs de texte sont limités à 250 caractères.
• Date : Choisissez un des formats de date pris en charge pour toutes les dates de la feuille de calcul parmi dd/mm/yyyy, dd-mm-yyyy, mm/dd/yyyy, mm-dd-yyyy, yyyy/mm/dd ou yyyy-mm-dd.
• Case à cocher : Pour coché, utilisez Y ou TRUE. Pour non coché, utilisez N ou FALSE.
• Nombre : Les champs numériques sont limités à 12 caractères avec, en option, 3 décimales.
• Liste à sélection unique : Il s’agit d’un champ à sélection unique, vous devrez donc ajouter la valeur unique pour ce contact dans sa ligne. La valeur doit correspondre exactement à l’élément de la liste (aucune faute de frappe).
• Liste à sélection multiple : Chaque valeur doit correspondre exactement à un élément existant de la liste (aucune faute de frappe). Si vous sélectionnez plusieurs valeurs, mettez-les dans la même cellule en les séparant par un point-virgule ;

Les champs personnalisés sont généralement ajoutés dans Account SettingsCustom Fields. Si vous êtes un Utilisateur administrateur, pour accélérer le processus, vous pouvez plutôt configurer la plupart des champs personnalisés lors de l’importation :

1. À l’étape de correspondance des champs, cliquez sur le bouton Aucune correspondance Champ
2. Choisir Ajouter un nouveau champ personnalisé
3. Renseignez tous les détails, y compris le type et la description
4. Cliquer sur Enregistrer

Le champ sera alors créé et, une fois l’import terminé, les informations de la colonne correspondant à ce champ seront enregistrées pour vos contacts.

Ajout de tags via importation

L’ajout de tags à vos contacts lors de l’importation vous aide à organiser vos contacts en groupes faciles à gérer dès le départ.

Il y a deux façons de faire cela :

• La première consiste à ajouter une seule colonne appelée « Tags », puis à ajouter vos tags à chaque contact concerné sous forme de liste séparée par des virgules.

• La deuxième option consiste à ajouter une colonne distincte pour chaque tag et à simplement ajouter le tag dans chaque ligne où vous souhaitez qu’il soit appliqué. Lorsque vous arriverez à l’étape de correspondance dans Capsule, vous sélectionnerez l’option Appliquer comme tag.

Ajout de DataTags par importation

Vous devrez d’abord vous assurer que le DataTag est configuré dans Account SettingsTags and DataTags en premier.

Dans votre feuille de calcul, vous devez inclure le nom du DataTag dans la colonne « Tag » puis ajouter une colonne distincte pour chaque champ personnalisé du DataTag.

Ensuite, lors de l’import, vous pouvez faire correspondre les bonnes colonnes aux bons champs. Pour un DataTag appelé « Lead » contenant un champ personnalisé nommé « Source », vous mapperiez les champs personnalisés comme ceci :

Cela va attribuer au contact le tag « Lead » et ajouter les valeurs de Bouche à oreille, Publicité et Conférence au champ personnalisé « Source » du contact concerné.

Comment importer l’historique

Lors de l’importation de vos contacts via un fichier CSV ou Excel, vous pouvez également importer des notes et des e‑mails. Pour importer plusieurs notes pour un même contact et définir une date pour votre entrée d’historique, vous devez utiliser un formatage spécifique :

*** NOTE ***
2020-01-01
Première note intéressante

*** NOTE ***
2020-03-20
Deuxième note intéressante

Les e-mails peuvent être importés avec un formatage similaire : il suffit de remplacer NOTE par EMAIL comme ceci :

*** EMAIL ***
2020-02-28
Première note intéressante

• Le champ du séparateur de notes doit être formaté exactement comme dans l’exemple, sans aucun espace en plus ni en moins.
• L’élément de date est facultatif.
• Excel tronque les champs à une limite relativement courte de 32 000 caractères. Par conséquent, Excel n’est pas adapté si vous générez des fichiers CSV ou Excel contenant de longs historiques de notes.
• Pour un meilleur contrôle de l’importation des notes, envisagez de faire appel à un développeur pour importer les notes via l’API Capsule.

Ensuite, lors de l’importation, vous associez la colonne d’historique de votre fichier à « ajouter comme note/historique au contact » dans Capsule.

Comment attribuer des utilisateurs lors de l’importation

Fonctionnalité disponible dans les offres Growth, Advanced et Ultimate

Pour attribuer des contacts à un utilisateur spécifique lors de l’importation, vous devez d’abord ajouter une colonne dans votre fichier avec l’en-tête « Propriétaire ». Vous pouvez ensuite saisir, dans chaque ligne correspondante, le nom d’utilisateur de l’utilisateur Capsule auquel vous souhaitez attribuer chaque contact.

Les administrateurs de votre compte peuvent trouver le nom d’utilisateur de chaque utilisateur en allant dans Paramètres du compte > Utilisateurs et équipes.

Comment définir le statut marketing lors de l’importation

Si votre compte Capsule est intégré à Transpond, vous pouvez définir le statut marketing d’un contact lors de l’importation de vos contacts.

Les statuts disponibles sont : Actif, Inactif, Désabonné et Sur liste de refus.

Pour importer le statut, ajoutez une colonne « Statut marketing » dans votre feuille de calcul et renseignez-la avec le statut souhaité pour chaque contact. Une fois l’import effectué, le statut sera reflété dans votre compte Transpond.

Comment afficher les derniers imports

Après chaque importation, vous recevrez un e-mail de confirmation contenant un récapitulatif de l’import et un lien pour afficher les contacts importés dans Capsule. Si vous souhaitez voir une liste récente des contacts que vous avez déjà importés, vous pouvez également le faire directement depuis Capsule :

1. Aller à l’onglet People & Organizations tab
2. Cliquez sur le bouton Importer des contacts button
3. Faites défiler jusqu’à la section Historique d’importation de fichiers et cliquez sur l’importation de votre choix pour plus de détails

Comment annuler le dernier import

Si vous souhaitez annuler votre dernier import pour une raison quelconque, Capsule vous permet d’afficher les nouveaux contacts ajoutés lors de votre dernier import, que vous pouvez ensuite supprimer en bloc. Pour ce faire, suivez les étapes suivantes :

1. Aller à l’onglet People & Organizations tab
2. Sélectionnez l’import que vous souhaitez annuler dans les listes enregistrées en haut de la page
3. Cliquez sur le bouton en forme de corbeille en haut à droite de la page pour supprimer tous les contacts de la liste en une seule fois.

Dépannage de l’import CSV ou Excel

Échecs d’importation ou de lignes

Qu’il s’agisse de l’ensemble de votre importation ou d’une ligne spécifique, plusieurs raisons peuvent expliquer qu’elles rencontrent des difficultés à être importées dans Capsule. Après chaque importation, Capsule génère un fichier contenant toutes les lignes qui ont échoué ou ont été ignorées. Celui-ci est appelé le fichier non traité.

Pour afficher le Fichier non traité pour une importation de contacts :

1. Allez à l’onglet People & Organizations
2. Choisissez le bouton Importer des contacts button
3. Faites défiler la page jusqu’à la section Historique d’importation de fichiers et cliquez sur l’importation de contacts que vous avez choisie
4. Dans le cadre jaune, choisissez le bouton pour télécharger le fichier

Dans ce fichier Unhandled, vous trouverez une colonne Raison qui donne plus de détails sur les raisons pour lesquelles certains contacts n’ont pas été importés. Nous avons expliqué toutes les raisons dans la section ci-dessous.

Que signifie chaque raison ?

Une fois que vous avez téléchargé le fichier Unhandled pour votre importation de contacts, vous trouverez une colonne indiquant la raison, qui explique pourquoi chaque ligne a échoué ou a été ignorée.

Vous trouverez ci-dessous une explication de tous les motifs possibles :

Il existe également des situations où un Champ personnalisé ne correspond pas à vos paramètres dans Capsule. Cela peut être dû aux raisons suivantes :

Ce qui suit s’applique uniquement si vous utilisez la colonne ID de contact pour mettre à jour des contacts par import :

Si vous avez besoin d’aide supplémentaire pour le découvrir, vous pouvez envoyer un e-mail à support@capsulecrm.com en joignant une copie du fichier pour obtenir plus d’informations.

Points d’interrogation ou caractères étranges lors de l’importation

Capsule part du principe que les fichiers CSV sont au format UTF-8, ce qui vous permet d’enregistrer les informations sur vos contacts en utilisant des caractères provenant de la plupart des langues du monde. Cependant, certaines applications enregistrent les fichiers dans un format spécifique à votre région.

Vous pouvez généralement convertir ces fichiers au format UTF-8 à l’aide d’un simple éditeur de texte. Sous Windows, vous pouvez utiliser le Bloc-notes, et sous Mac OSX, vous pouvez utiliser TextEdit. Ensuite, suivez les étapes suivantes :

1. Ouvrez le fichier CSV dans votre éditeur de texte
2. Sélectionnez « Enregistrer sous » dans le menu Fichier
3. Sélectionnez Unicode (UTF-8) dans le menu d’encodage du texte de la boîte de dialogue Enregistrer sous