Les feuilles de calcul sont depuis longtemps un outil de confiance pour les entreprises de toutes tailles, et pour de bonnes raisons. Elles sont extrêmement polyvalentes et capables de suivre et d'analyser toutes sortes de données. Pour de nombreuses entreprises, une feuille de calcul est leur solution privilégiée pour tout travail lié aux données.
Cependant, à mesure que les entreprises se développent, les défis augmentent également. Gérer les clients et les pipelines de ventes dans un tableur peut sembler être un travail à plein temps, surtout lorsque vous devez faire face à plus de tâches administratives et d'autres tâches chronophages.
C'est là que le logiciel de gestion de la relation client (CRM) intervient. Lorsque les tableurs commencent à être insuffisants, des CRM tels que Capsule proposent une manière plus simple et plus fluide de gérer vos données les plus importantes. Que vous cultiviez les relations avec les clients, prévoyiez les ventes futures, ou analysiez la performance de l'équipe, un CRM rend les choses faciles.
Dans cet article, vous découvrirez certaines des différences importantes entre les tableurs et les CRM, ainsi que les avantages découlant du passage à un CRM tel que Capsule.
Les feuilles de calcul sont flexibles, mais est-ce suffisant ?
Il est indéniable que les tableurs ont un attrait initial. Des outils tels qu'Excel ou Google Sheets sont en théorie simples, et vous pouvez généralement commencer à les utiliser gratuitement (ou dans le cadre d'une suite d'outils que vous utilisez déjà), c'est pourquoi tant d'entreprises commencent par les utiliser.
Besoin d'un moyen rapide pour suivre les chiffres de ventes ? Vous souhaitez organiser votre liste de contacts clients ? Les feuilles de calcul peuvent gérer cela. Les utilisateurs peuvent ajouter des enregistrements, utiliser différentes formules et analyser les résultats pour répondre à leurs besoins spécifiques.
Cependant, les feuilles de calcul commencent à montrer leurs limites à mesure que votre entreprise se développe. Ce qui fonctionne pour une équipe de deux peut avoir du mal avec des équipes plus grandes. À mesure que le nombre de lignes et de colonnes augmente, il devient plus difficile d'organiser et de trouver toutes les informations nécessaires.
L'un des plus grands problèmes avec les feuilles de calcul est la dépendance à la saisie manuelle des données. Chaque mise à jour, chaque correction, tout cela nécessite une intervention humaine. Cela peut prendre énormément de temps et augmente le risque d'erreurs qui s'insinuent dans votre travail. Une virgule mal placée ou une cellule accidentellement supprimée peut ruiner votre feuille de calcul, conduisant à des rapports incorrects et sapant gravement votre capacité à prendre des décisions basées sur les données.
Pourquoi les tableurs ne sont pas conçus pour gérer les relations
Les feuilles de calcul sont idéales pour stocker des informations de base, mais lorsqu'il s'agit de gérer les relations avec les clients, elles ne sont pas à la hauteur. Vous pouvez enregistrer le nom d'un client, son numéro de téléphone, la dernière fois qu'il a effectué un achat et d'autres informations similaires, mais en fin de compte, vous regardez une entrée statique dans un océan de données.
Une relation est basée sur bien plus. Elle se construit sur tous ces petits détails et interactions mineures qui s'accumulent pour vous donner une compréhension plus profonde de la personne derrière les données. Lorsque vous utilisez un tableur, suivre toutes ces conversations, telles que les appels téléphoniques, les e-mails et les notes de réunion, devient difficile (sinon impossible). À mesure que les données augmentent, offrir des expériences clients personnalisées devient plus un jeu de devinettes qu'une stratégie éclairée.
Les CRM tels que Capsule sont spécifiquement conçus pour suivre et entretenir les relations avec les clients au fil du temps. Au lieu de simplement enregistrer des données brutes, un CRM consigne chaque interaction avec chaque contact, vous offrant une vue complète à 360 degrés de l'historique de vos relations. Depuis la prise de contact initiale jusqu'à la vente finale, chaque point de contact est enregistré et facilement accessible.
Capsule peut également enrichir automatiquement vos données, vous fournissant des détails supplémentaires pour combler les lacunes et obtenir une image complète de chaque contact et de leur entreprise.
À partir de là, l'étape suivante consiste à segmenter vos clients en groupes significatifs pour une approche ciblée et des campagnes de marketing personnalisées. Dans un tableur, vous devrez trier et filtrer manuellement les données, en utilisant souvent des formules complexes pour diviser vos contacts en groupes spécifiques. Même une petite erreur dans une formule peut perturber tout le processus.
Capsule facilite la segmentation des clients. Vous pouvez regrouper les clients par historique d'achats, localisation, ou tout critère personnalisé que vous définissez, sans le casse-tête des formules et du filtrage. Cela permet à votre équipe de personnaliser la portée et les efforts de marketing pour des groupes de clients spécifiques, améliorant l'engagement et stimulant les ventes sans passer des heures sur le tri manuel.
Suivi des ventes et du pipeline dans un tableur par rapport à un CRM
Lorsqu'il s'agit de suivre votre pipeline de ventes, les feuilles de calcul ne sont tout simplement pas les meilleures. Certes, vous pouvez saisir vos données de ventes et peut-être même colorier certaines cellules, mais cela ne vous donne guère une vue claire et exploitable de l'avancement de vos ventes. Vous vous retrouvez à mettre à jour manuellement chaque entrée, à défiler à travers d'innombrables points de données et à essayer de comprendre à quelle étape chaque affaire se trouve. Cela devient seulement plus difficile à mesure que votre pipeline de ventes s'agrandit.
Les feuilles de calcul manquent tout simplement des outils visuels dynamiques nécessaires pour suivre l'évolution des prospects, des opportunités et des transactions en temps réel. Elles fournissent des données brutes, mais sans contexte ni clarté, ce qui rend difficile l'identification des goulots d'étranglement dans le processus de vente ou des transactions nécessitant une attention immédiate.
En revanche, des CRM tels que Capsule sont conçus avec le suivi des ventes à l'esprit. Capsule vous offre un pipeline commercial visuel avec une vue d'ensemble de chaque affaire en cours. Vous pouvez voir exactement où chaque prospect se situe, à quel stade il se trouve dans le parcours d'achat, et quelles sont les prochaines étapes que vous devez entreprendre pour conclure la vente.
Que ce soit lors de la phase de contact initial, de la négociation, ou lorsque l'affaire est prête à être conclue, vous pouvez facilement suivre sa progression sans avoir à trier des lignes de données de tableur. Le pipeline visuel rend également plus facile l'identification des étapes où les affaires peuvent rencontrer des obstacles.
Par exemple, si plusieurs transactions stagnent au même stade, vous pouvez prendre des mesures pour surmonter les obstacles potentiels. De plus, Capsule fournit des rapports et des analyses qui vous aident à identifier les tendances, comme quels produits ou services performent bien et où vos efforts de vente pourraient être optimisés.
Les tableurs sont réactifs, vous obligeant à rechercher des informations, tandis que les CRM comme Capsule sont proactifs. Ils vous alertent automatiquement lorsque des affaires nécessitent votre attention, vous informent des tâches à venir et vous aident même à prioriser les prospects en fonction de la probabilité de conclure. Cela permet à votre équipe de vente de passer moins de temps à gérer les données et plus de temps à faire ce qu'elle fait le mieux : établir des relations et conclure des affaires.
Qu'est-ce qui est plus sécurisé, les tableurs ou un CRM ?
Chaque fois que vous traitez des informations sensibles de clients, la sécurité et la conformité doivent être une priorité absolue. Malheureusement, les feuilles de calcul ne sont pas conçues en pensant à la sécurité des données. Que vous utilisiez Excel ou Google Sheets, le risque d'exposer des données sensibles de clients augmente à mesure que plus de personnes ont accès au document.
Les feuilles de calcul sont faciles à dupliquer, partager et télécharger, ce qui rend difficile le contrôle de qui voit quoi. Une simple action de « copier-coller » peut transférer des informations critiques sur les clients vers un emplacement non sécurisé, laissant votre entreprise vulnérable aux violations de données.
Des réglementations telles que GDPR exigent que les entreprises disposent de processus stricts pour la gestion des données clients. Sans ces processus, vous pouvez involontairement être en infraction et vous exposer à des amendes coûteuses ou à des actions en justice.
Capsule est conçu en tenant compte de la sécurité des données et de la conformité, afin que vous puissiez être sûr que les informations de vos clients sont protégées et correctement gérées.
Vous pouvez contrôler qui a accès aux différents types de données. Les équipes de vente, le service client, et les gestionnaires peuvent chacun avoir différents niveaux d'autorisation, garantissant que les informations sensibles ne soient vues que par ceux qui en ont besoin.
Capsule utilise également le chiffrement pour sécuriser les données des clients, tant en transit qu'au repos, ajoutant une couche supplémentaire de protection.
Rationaliser votre travail avec un logiciel de CRM
Comme nous l'avons vu, travailler avec des feuilles de calcul nécessite beaucoup de travail manuel. Même si vous trouvez la formule parfaite, il faut encore qu'une personne la saisisse. Chaque saisie et mise à jour prend du temps et augmente le risque d'erreurs.
Allant au-delà de la gestion des données, il est difficile d'obtenir les informations nécessaires à partir du tableur et de les utiliser dans vos autres tâches, telles que l'envoi d'e-mails de suivi ou la mise à jour des détails des prospects. Cela peut entraver l'efficacité de votre équipe, les empêchant de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur.
Les CRM tels que Capsule disposent d'outils puissants d'automatisation des flux de travail pour s'attaquer aux tâches répétitives, libérant ainsi votre équipe pour se concentrer sur ce qui compte vraiment. Capsule peut automatiquement vous rappeler quand il est temps de faire un suivi avec un client, de planifier une réunion ou de faire avancer une affaire.
Capsule offre également des intégrations transparentes avec une large gamme d'outils que votre équipe utilise déjà – des plateformes de marketing par courriel, des logiciels de comptabilité, des outils d'assistance, et plus encore. Les données peuvent circuler librement entre les systèmes sans saisie manuelle, réduisant le risque d'incohérences et d'erreurs.
Avec ces fonctionnalités d'automatisation et d'intégration, Capsule CRM réduit le temps et l'effort nécessaires pour gérer les données clients et crée un flux de travail plus fluide et connecté. Tout, des relances aux facturations, peut être automatisé, suivi et rationalisé au sein d'un seul système, permettant à votre entreprise de fonctionner plus efficacement que jamais auparavant.
Entre les tableurs et les CRM, il y a un gagnant évident
Soyons clairs – les tableurs sont un outil puissant et flexible. Entre les bonnes mains, ils peuvent être utilisés pour analyser toutes sortes de données de toutes les manières possibles. Cependant, à moins que vous ne souhaitiez passer la majeure partie de votre journée à maîtriser Excel ou Google Sheets, les logiciels de CRM offrent des fonctionnalités plus puissantes dans une plateforme conviviale.
La gestion des contacts de Capsule, l'automatisation intégrée, la sécurité robuste et les fonctionnalités de conformité garantissent que votre entreprise peut gérer les opérations quotidiennes efficacement au fur et à mesure de votre croissance.
Même pour les entreprises disposant d'un budget limité, vous pouvez utiliser un CRM avec un plan gratuit pour gérer les clients et rationaliser vos processus de travail. Avec tous les outils dont votre entreprise a besoin pour croître et prospérer, Capsule vous permet de vous concentrer sur ce qui compte le plus – établir des relations durables avec vos clients et assurer un succès à long terme.
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