Lynda Bailey es la Directora de Making Menopause Work, una organización de formación fundada para ayudar a las empresas a crear lugares de trabajo más inclusivos y de apoyo para los empleados que experimentan la menopausia. Kelly Jenkins es la fundadora de Millside Virtual Assistants, un servicio que ayuda a los propietarios de pequeñas empresas a organizarse, mantener todo bajo control y concentrarse en lo que hacen mejor. Kelly apoya el lado operativo del negocio como Gerente de Negocios en Línea.
Juntos, han construido una asociación que empodera a empresas de todos los tamaños e industrias para apoyar a sus empleados. Con tantos clientes que gestionar, necesitaban un sistema para evitar perder el rastro de las oportunidades, de modo que no se pasara por alto nada - ahí es donde entra Capsule.
Lynda dice: “Como propietaria de una pequeña empresa, diría que necesitas a Kelly y necesitas Capsule, y entonces lo tendrás todo resuelto.”
Construyendo sistemas para el crecimiento
Lynda usaba Capsule antes de que Kelly se uniera al equipo, pero no había explorado toda la gama de herramientas. El negocio ha estado creciendo de manera constante, y con más clientes, socios y proyectos en marcha, necesitaban un sistema sólido para mantener todo conectado.
“Capsule se utilizaba para capturar los detalles básicos de los clientes. Necesitábamos procesos establecidos para que todos pudieran ver lo que estaba sucediendo y quién era responsable de qué.” Kelly explicó.
Hacer seguimiento al creciente volumen de consultas y sesiones personalizadas se volvió esencial. Lynda quería asegurarse de que cada organización recibiera una experiencia a medida y que nada se escapara por las grietas.
“Nos estábamos ocupando más y necesitábamos entender lo que cada organización quería. Capsule hizo posible capturar esa información y adaptar nuestro trabajo a sus necesidades,” dijo Lynda.
Al tener todo registrado en un solo lugar, Capsule les proporcionó una imagen clara de dónde se encontraba cada cliente en su trayectoria. Esta visibilidad facilitó mantener el control de la administración, proporcionar una experiencia consistente al cliente y mantener el servicio personal y considerado que define al negocio.
Manteniendo la claridad, consistencia y control
El equipo necesitaba una estructura de trabajo clara, así que Kelly ayudó a diseñar un flujo de trabajo completo utilizando las funciones de Tareas y Rutas de Capsule. Cada consulta sigue un camino claro desde el contacto inicial hasta el seguimiento posterior a la sesión.
Kelly dijo: “La forma en que están configuradas las Pistas significa que nunca nos perdemos de nada. Todos saben exactamente quién necesita hacer qué y cuándo. Recibes esas alertas y avisos, y simplemente funciona.”
Este enfoque basado en procesos ha transformado la forma en que el equipo colabora. Capsule les proporciona un espacio compartido para rastrear acciones, responsabilidades y detalles de los clientes, eliminando el riesgo de que algo se pierda en un hilo de correo electrónico o se olvide en una lista de tareas. Para Lynda, esa estructura ha traído tranquilidad y un nuevo nivel de profesionalismo a su organización en crecimiento.
Lynda explicó, “Nos ha dado esa sensación de orden, compromiso y profesionalismo en lo que hacemos. Ahorra dinero porque no hay repetición, y siempre sabes exactamente en qué punto estás con las cosas.”
Profesionalizando el negocio
El diseño intuitivo de Capsule también ha hecho que la incorporación sea mucho más sencilla. A Lynda le encanta la interfaz limpia que facilita la gestión, incluso con habilidades técnicas limitadas.
“Es tan sencillo que realmente no puedes hacerlo mal. No soy técnico, pero es a prueba de fallos. No puedes equivocarte con ello.”
En lugar de pasar horas intentando localizar la información del cliente o repetir tareas administrativas, Lynda ahora puede concentrarse en preparar y ofrecer sesiones impactantes. El fácil acceso de Capsule a notas e historial de comunicaciones significa que cada conversación con el cliente comienza con contexto. Algo que no solo ahorra tiempo, sino que también mejora la calidad de su servicio.
“Si Kelly organiza una llamada con un cliente, la consulta original se introduce en Capsule. Puedo ver exactamente lo que están buscando y personalizar mi respuesta. Todo está en un solo lugar.”
Personalizar cada interacción con el cliente ha tenido un impacto tangible en la reputación de su negocio. Ha hecho que el equipo sea más receptivo, más consistente y más seguro, cualidades que importan cuando se trabaja con temas delicados como la menopausia y el bienestar en el trabajo.
Comunicación sin barreras con Transpond
Lynda y Kelly utilizan la plataforma integrada de marketing por correo electrónico de Capsule, Transpond, para fortalecer sus comunicaciones. Cada mes, envían un boletín a su creciente red de clientes, manteniéndolos informados sobre nuevas oportunidades de capacitación, actualizaciones y eventos.
Kelly compartió que “Casi todos los boletines que hemos enviado han generado algún tipo de consulta. Me encanta poder ver quién lo ha recibido y si lo han abierto todo sin salir de Capsule.”
Esta visibilidad en tiempo real sobre el compromiso ha hecho que su marketing sea mucho más efectivo. Pueden ver al instante qué organizaciones interactúan con su contenido, qué temas resuenan y dónde podrían ser más valiosos los seguimientos.
Lynda añade, “Saber quién ha abierto tu boletín, cuántas veces lo han abierto, e incluso dónde están en el mundo, es genial. Realmente puedes ver el impacto de tu trabajo.”
Al utilizar Transpond en lugar de herramientas separadas, han optimizado su flujo de trabajo, reducido costos y obtenido perspectivas que les ayudan a tomar decisiones de comunicación más estratégicas.
¿Por qué Capsule?
Para hacer que la menopausia funcione, Capsule CRM se ha convertido en el motor invisible que mantiene todo funcionando sin problemas. Ayuda a Lynda y Kelly a gestionar su creciente base de clientes, ofrecer experiencias personalizadas y mantener el control, todo ello sin complejidad innecesaria.
Junto con Transpond, Capsule les permite construir relaciones más fuertes con los clientes, generar nuevas consultas y llevar un registro de cada conversación y tarea. Es una solución que ahorra tiempo, aumenta la productividad y brinda a los equipos pequeños la claridad y confianza para crecer.
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