O guia completo de gestão de projetos para serviços profissionais

Para as pessoas que trabalham em serviços profissionais, cada dia pode significar um novo trabalho com novos clientes. Mesmo com ofertas claramente definidas, geralmente há um alto grau de personalização com cada cliente, o que torna a gestão de projetos uma tarefa esmagadora.

Um único projeto mal gerido pode fazer com que suas margens de lucro, cuidadosamente calculadas, desapareçam e que suas relações com os clientes e sua reputação sofram um duro golpe.

A boa notícia é que, com um pouco de planejamento e as ferramentas adequadas, seus projetos têm muito mais chances de sucesso.

Neste artigo, você aprenderá as habilidades e melhores práticas necessárias para uma gestão de projetos eficaz em uma organização de serviços profissionais, juntamente com um guia passo a passo para ajudá-lo a começar.

Os desafios da gestão de projetos nos serviços profissionais

No setor de serviços profissionais, onde os projetos geralmente são adaptados às necessidades específicas de cada cliente, a expansão do escopo é um desafio comum. Seja porque um cliente pede 'apenas mais uma correção' ou porque de repente você descobre que subestimou o trabalho necessário, os projetos podem crescer rapidamente muito além de seu escopo original.

Mesmo com um escopo de projeto claramente definido e acordado, a gestão eficaz dos recursos, como tempo, pessoal e orçamento, pode parecer um malabarismo constante, especialmente quando vários projetos são executados ao mesmo tempo.

Estes desafios são agravados pelas estritas limitações de tempo e orçamento. Os clientes geralmente buscam o melhor resultado possível pelo menor custo e o mais rápido possível.

Prestar o nível de serviço prometido sem perder de vista o cronograma e o orçamento pode ser estressante e, se não for cuidadoso, pode comprometer a qualidade de todo o projeto.

Competências essenciais para uma gestão eficaz de projetos

Embora os desafios sejam importantes, você pode gerenciar seus projetos com sucesso se tiver as competências adequadas. Se você desenvolver esses atributos, estará em melhores condições para se relacionar com os clientes e obter o melhor resultado.

1. Comunicação

Uma comunicação clara e eficaz é a base do sucesso na gestão de projetos. Garante que todas as partes interessadas, tanto da equipe do projeto quanto da equipe do cliente, estejam de acordo com o sucesso do projeto. À medida que essas iniciativas se tornam mais complexas e personalizadas, os gestores de projetos devem ser capazes de transmitir ideias complexas de forma clara e concisa.

Às vezes, isso significa ter conversas difíceis com os clientes, especialmente quando se trata de desafios inesperados ou expectativas pouco realistas.

No entanto, se você programar atualizações periódicas do projeto e usar ferramentas de colaboração para manter todos informados, poderá minimizar as interrupções e gerenciar essas expectativas com mais eficácia.

2. Gestão do tempo

Os prazos apertados são parte normal da vida em uma empresa de serviços profissionais. Uma gestão eficaz do tempo garante a entrega pontual dos projetos, a alocação eficiente dos recursos e o gerenciamento adequado das prioridades.

O primeiro passo para gerenciar seu tempo é saber quanto você precisa. Se todos os prazos de um projeto começam como suposições, não deveria nos surpreender que as coisas demorem mais do que o previsto.

As ferramentas adequadas podem ser de grande ajuda. Aplicativos de controle de tempo te ajudarão a ver exatamente quanto tempo as tarefas costumam levar, enquanto que ferramentas de gestão de projetos podem te ajudar a planejar e controlar a capacidade da sua equipe.

3. Gestão financeira

Mesmo que você consiga entregar todos os projetos antes do prazo final, isso não servirá de nada para a sua empresa se você constantemente ultrapassar o orçamento. Se você quer atender às expectativas dos seus clientes e continuar sendo lucrativo, tem que ficar de olho nos seus recursos financeiros.

Assim como acontece com a gestão do tempo, a gestão financeira começa por fazer um balanço da situação atual. Se ainda não tens um plano orçamental, começa agora. Acompanha os teus gastos diários juntamente com o teu fluxo de caixa.

Se você revisar periodicamente suas finanças e fizer os ajustes necessários, poderá manter seus clientes satisfeitos enquanto seus projetos continuam viáveis do ponto de vista financeiro.

4. Flexibilidade

Para desenvolver as habilidades de gestão do tempo e das finanças mencionadas anteriormente, o planejamento é essencial. No entanto, como qualquer pessoa que já trabalhou em um projeto pode dizer, as coisas raramente saem exatamente como planejado. A capacidade de identificar rapidamente os problemas, pensar de forma crítica e criar soluções eficazes é crucial para manter seus projetos em andamento.

Nos serviços profissionais, isso pode envolver a identificação de gargalos nos fluxos de trabalho do projeto, a resolução eficaz das preocupações do cliente ou a adaptação dos planos do projeto para acomodar novas informações.

Para ser claro, isso não significa que você não deva tentar identificar os riscos potenciais ou desenvolver estratégias adequadas para mitigá-los. No entanto, para um gerente de projetos, é igualmente importante manter-se ágil e ajustar essas estratégias com base nas informações recebidas sobre o projeto ou em mudanças externas.

Ferramentas de gestão de projetos e recomendações de software

Suas habilidades de gerenciamento de projetos serão mais eficazes quando você tiver o apoio da tecnologia adequada. Estas são algumas das nossas ferramentas favoritas de gestão de projetos para serviços profissionais.

Ferramentas de gestão de tarefas

O software de gestão de tarefas permite dividir grandes projetos em partes mais gerenciáveis. Ao oferecer uma visão completa do progresso do seu projeto, você garante que tudo continue avançando sem problemas e seja concluído a tempo.

As melhores ferramentas de gestão de tarefas:

• Cápsula. Um CRM fácil de usar com recursos completos de gerenciamento de projetos
• Asana. Uma plataforma de gestão de trabalho com controles de recursos e painéis de controle
• Trello. Utiliza um quadro Kanban para visualizar projetos e tarefas

Plataformas de colaboração

O trabalho em equipe eficaz é chave para o sucesso de um projeto. As plataformas de colaboração permitem uma comunicação fluida entre os membros da equipe, os clientes e outras partes interessadas. Essas ferramentas garantem que todos estejam informados e participem do projeto do início ao fim.

As melhores ferramentas de colaboração:

• Slack. Uma plataforma de comunicação assíncrona com mensagens em grupo e compartilhamento de arquivos
• Microsoft 365. Uma coleção de diferentes ferramentas de produtividade que inclui chat e videoconferências
• Zoom. Videoconferência com resumos de inteligência artificial, quadros compartilhados e integração de outras aplicações

Sistemas de gestão de documentos

Até os projetos mais pequenos podem gerar uma montanha de papelada. O software de gestão de documentos organiza e protege os documentos do projeto, facilitando o acesso aos membros relevantes da equipe.

Os melhores sistemas de gestão documental:

• Microsoft Sharepoint. Integra-se com o Microsoft 365 e permite armazenar e compartilhar documentos de forma eficiente
• Google Drive. Compartilhamento de documentos e arquivos em geral para usuários do Google Workspace
• PandaDoc. mais focado na criação, acompanhamento e aprovação de documentos

Software de controle de tempo

Se alguma vez chegaste ao fim do dia e te perguntaste para onde foram todas essas horas, é hora de começares a contabilizá-las. Ao mostrar-te como tu e a tua equipe gastam o dia, o software de controle de tempo ajuda-te a gerir a tua carga de trabalho, melhorar a produtividade e assegurar uma faturação precisa.

O melhor software de controle de tempo:

• Toggl. Um controle de tempo simples com recursos de relatório de projetos
• Clockify. Controle de tempo gratuito com folhas de ponto e rastreamento automático de atividades
• Harvest. Combina o rastreamento de tempo com a faturação e o controle de despesas

Sistemas de gestão de relacionamento com clientes

Seja qual for o tipo de projeto em que você trabalha, suas relações com as partes interessadas serão fundamentais. Com o software de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) adequado, você pode acompanhar e gerenciar essas relações durante todo o ciclo de vida do projeto, desde o primeiro contato até a conclusão do projeto e além.

Os melhores CRM de gestão de projetos incluem muitas outras funções importantes necessárias para o sucesso de um projeto. Por exemplo, Capsule CRM ajuda as empresas de serviços profissionais com:

• Uma melhor gestão de tarefas e manutenção de registros
• Ferramentas de colaboração para os clientes e para os membros da sua equipe
• Uma gestão eficaz de documentos
• A integração com aplicativos de controle de tempo
• Visibilidade do projeto em tempo real.

A Capsule inclui painéis de controle e relatórios para medir o desempenho dos projetos, além de um robusto aplicativo móvel para manter a equipe conectada onde quer que esteja. Também se integra com seus outros aplicativos favoritos, conectando seu software e compartilhando informações para alcançar a máxima eficiência.

Ao ter seus contatos, oportunidades e projetos na mesma plataforma, fica muito mais fácil acompanhar as diferentes peças em movimento e oferecer um resultado satisfatório para os clientes.

Descubra como um CRM para serviços profissionais pode beneficiar a sua empresa hoje mesmo.

Boas práticas para a gestão de projetos em serviços profissionais

Com os conhecimentos e o software adequados, você estará em uma posição muito melhor para enfrentar qualquer projeto que surja. As seguintes boas práticas ajudarão você a levar a sua gestão de projetos para o próximo nível.

Comece pensando no final

Antes de começar a trabalhar em qualquer projeto, você deve ter um plano estabelecido sobre como o projeto vai proceder, inclusive como vai terminar.

Uma definição clara do escopo e dos objetivos do projeto desde o início garante que todas as partes interessadas entendam o que se pretende alcançar com o projeto, os resultados, os prazos e os critérios de sucesso. Da mesma forma, ter em mente esse objetivo final ajudará a estabelecer prazos e alocar recursos mais eficientemente, reduzindo o risco de desvios no escopo e desalinhamento das expectativas.

Na fase inicial do projeto, defina as etapas-chave juntamente com as respectivas datas de conclusão na ferramenta de gestão de projetos que você escolheu, e certifique-se de que todas as partes interessadas tenham acesso a ela.

Controles periódicos

Os projetos requerem atenção constante e detalhada se quisermos que sejam bem-sucedidos. É fácil se envolver apenas com o trabalho em si, mas é necessário dedicar tempo para revisar periodicamente o progresso do projeto. Você alocou recursos suficientes? Está no caminho certo para atingir as metas intermediárias planejadas? Houve alguma mudança que afete seu progresso futuro?

As verificações periódicas garantem que o projeto continue no caminho certo, que os problemas sejam detectados cedo e que os ajustes necessários sejam feitos prontamente. Mantém a equipe alinhada com os objetivos, responsabilidades e prazos do projeto.

Se você é ágil e está preparado para adaptar os planos do projeto com base nos comentários ou outras mudanças, pode garantir que continua trabalhando nas tarefas mais importantes e que o projeto continua alinhado às necessidades e expectativas do cliente.

Pode ser automatizado?

Cada projeto é composto por múltiplas tarefas e subtarefas, por isso não é surpreendente que até o projeto mais simples possa parecer avassalador. A automação pode aliviar o fardo ao agilizar tarefas repetitivas e liberar os membros da equipe para se concentrarem em aspectos mais críticos do projeto.

Identifica as tarefas repetitivas dentro do teu processo de gestão de projetos. Por exemplo, o plano Growth da Capsule dá-te acesso à automação para atualizar o estado das tarefas, enviar modelos de e-mail aos clientes e muito mais.

É necessário automatizar?

Embora faça sentido automatizar tarefas servis e repetitivas, isso não significa que você deva automatizar todas e cada uma das partes do projeto. Para obter os melhores resultados, é preciso saber onde o toque humano é mais benéfico.

“As automações de fluxos de trabalho são fantásticas porque padronizam a gestão”, explica Keith Weir, chefe da equipe de sucesso da Capsule. “Mas às vezes as pessoas querem tudo automatizado. Elas criarão pilhas de projetos automatizados e depois não conseguirão acompanhar todos. Você ainda quer estar ciente do trabalho que gera e se responsabilizar por ele.”

Saber quando automatizar e quando manter essa supervisão humana evita a perda de comprometimento pessoal e garante que seus projetos sempre ofereçam um resultado de qualidade.

Começar a gerenciar melhor os projetos

Uma vez revisados os conhecimentos, as ferramentas e as melhores práticas, é hora de arregaçar as mangas. Siga estes passos para garantir que você cobriu todos os elementos essenciais e tem tudo o que precisa para que o seu projeto seja um sucesso repetidas vezes.

Passo 1: Definir o escopo e os objetivos do seu projeto

Comece por determinar os objetivos, os resultados e os critérios de sucesso do projeto. Trabalhe com o seu cliente para esclarecer o escopo do projeto e saber o que está incluído e o que não está.

Tenta ser o mais detalhado possível e, em seguida, confirma esses detalhes com o cliente para reduzir as possibilidades de confusão à medida que o projeto avança. Envolva a tua equipe neste passo, para que possam dar a sua opinião sobre se o escopo é realista e apontar quaisquer problemas potenciais antes de dar a largada.

Passo 2: Estabelecer um plano de projeto

O próximo passo é dividir o projeto em tarefas e subtarefas gerenciáveis. Em seguida, você pode atribuir essas tarefas aos membros da equipe com base em suas habilidades e capacidades. Ter um calendário claramente definido é essencial para o sucesso de um projeto, então lembre-se de estabelecer metas intermediárias relevantes e prazos apropriados para cada fase do projeto.

Desmembrar cada tarefa é uma verdadeira arte. É necessário garantir que não haja ambiguidades, embora colocar muitas subtarefas possa ser esmagador e levar à microgestão, o que tornaria mais difícil se adaptar a circunstâncias em mudança. Trabalhe com sua equipe para confirmar que eles entendem o motivo de cada tarefa e o objetivo final que buscam.

Passo 3: Supervisionar e controlar o progresso do projeto

Uma vez que o projeto esteja em andamento, programe revisões periódicas e atualizações de status para monitorar o progresso em relação ao plano do projeto. Ajuste o plano do projeto conforme necessário em resposta aos desafios, mudanças de escopo ou opiniões das partes interessadas.

Use um software de gestão de projetos para acompanhar a conclusão das tarefas, a alocação de recursos e o progresso em relação ao cronograma. A maioria das ferramentas permite personalizar a visualização, então não hesite em alternar entre as vistas para ter uma compreensão completa do seu progresso.

Por exemplo, uma simples lista de tarefas pode ajudá-lo a ver rapidamente o que precisa ser feito a seguir, enquanto um quadro Kanban pode ajudá-lo a ter uma visão geral e permitir que você veja em que fase estão os seus diferentes projetos.

Passo 4: Manter uma comunicação eficaz

À medida que o projeto avança, certifique-se de manter canais de comunicação claros para facilitar a colaboração em equipe, manter as partes interessadas informadas e gerenciar problemas. Incentive uma comunicação aberta e honesta dentro da equipe para lidar imediatamente com qualquer obstáculo e manter os clientes e as partes interessadas informados sobre os progressos, decisões e mudanças no projeto.

Este é um campo em que a automação pode ser de grande ajuda, pois notifica automaticamente os principais interessados quando ocorrem certas ações, como quando o projeto entra em uma nova fase ou muda de estado.

Passo 5: Encerrar o projeto e refletir

Uma vez que o projeto for concluído, é hora de comemorar! No entanto, o trabalho ainda não terminou. Assim que o cliente aprovar os resultados entregues do projeto, encerre-o formalmente e organize uma revisão posterior com sua equipe.

Aproveite esta reunião para falar sobre o que foi bem e o que pode ser melhorado. Documente qualquer ideia ou comentário para aprimorar projetos futuros.

Projetos profissionais para serviços profissionais

Iniciar-se na gestão de projetos em serviços profissionais implica um planejamento cuidadoso, uma comunicação eficaz e um aprendizado contínuo. Seguindo estes passos, você poderá estabelecer uma base sólida para gerenciar projetos de serviços profissionais com sucesso e oferecer valor aos seus clientes.

Lembre-se de que o objetivo da gestão de projetos não é simplesmente realizar todos os projetos que puder no menor tempo possível. O que você quer é satisfazer seus clientes, superar as expectativas deles e cultivar esses relacionamentos de longo prazo que levam ao crescimento do negócio.

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