Independentemente do setor em que você atua e de quem são seus clientes, seu trabalho provavelmente envolve muitos projetos de alguma forma ou de outra. Mesmo o menor projeto parece envolver inúmeras partes móveis — todas as quais você precisa coordenar e acompanhar cuidadosamente — o que pode tornar todo o processo estressante.
Se você está tendo dificuldades para se manter à frente dos seus projetos, customer relationship management (CRM) o software pode ser a resposta que você procura. Um CRM permite que você mantenha todos os dados do seu projeto em um único lugar, automatize tarefas rotineiras e acompanhe seus resultados.
Neste artigo, vamos ver como usar um CRM para gestão de projetos, incluindo as melhores práticas e como resolver desafios comuns para que você possa manter seus projetos funcionando da forma mais tranquila possível.
Por que usar um CRM para gestão de projetos?
Existem muitas ferramentas de gestão de projetos disponíveis para escolher, variando de planilhas DIY a softwares dedicados para empresas de grande porte. Em muitas situações, um CRM como Capsule oferece todos os recursos necessários para gerenciar seus projetos de forma eficaz.
Embora os CRMs sejam frequentemente associados a vendas, muitas de suas características principais se adaptam perfeitamente à gestão de projetos. Aqui estão alguns dos benefícios-chave.
Organização e planejamento aprimorados
Gerenciar um projeto envolve equilibrar inúmeras tarefas, cronogramas e recursos. As funcionalidades organizacionais que tornam os CRMs excelentes para processos de vendas são igualmente valiosas para coordenar e planejar seus projetos.
A maioria dos CRMs oferece robustas capacidades de gestão de tarefas, onde você pode criar e atribuir tarefas aos membros da equipe, definir prazos e acompanhar o progresso em tempo real. A funcionalidade Tracks do Capsule leva isso um passo adiante, permitindo que você crie listas de tarefas padronizadas para sua equipe. Quando todos sabem exatamente o que precisa ser feito a seguir, a execução do seu projeto será mais consistente.
O Capsule também oferece recursos dedicados de gerenciamento de projetos ideais para supervisionar projetos complexos. Um quadro de projeto Kanban oferece uma visão geral visual rápida de todas as etapas principais e do seu progresso, para que você possa facilmente identificar gargalos, realocar recursos e manter seu projeto no caminho certo.
Melhor gestão de stakeholders
Uma gestão de projetos eficaz não se trata apenas dos seus processos internos — é também sobre manter todos os interessados informados e engajados. Os CRMs são excelentes na gestão de relacionamentos, tornando-os perfeitos para esse aspecto da gestão de projetos.
Com um CRM, você pode manter perfis completos de todos os interessados no projeto, incluindo membros da equipe, clientes e fornecedores. Isso permite que você acesse facilmente informações de contato, histórico de comunicação e preferências, garantindo que você sempre tenha as informações corretas ao seu alcance.
A comunicação é uma parte fundamental para manter seus stakeholders informados. Muitos CRMs se integram com provedores de e-mail populares como Gmail e Outlook, permitindo que você gerencie todas as comunicações do seu projeto em um único local.
Aprimore ainda mais sua estratégia de comunicação combinando seu CRM com software de marketing por e-mail. Por exemplo, você pode usar o Capsule com o Transpond para configurar e enviar sequências de e-mails segmentados para diferentes fases do projeto, desde anúncios de início até atualizações de progresso e entregas finais.
Tomada de decisão baseada em dados
Uma das vantagens mais poderosas do uso de um CRM para gestão de projetos é a riqueza de dados que ele fornece para informar suas decisões. Seu CRM pode acompanhar e analisar o desempenho do seu projeto, fornecendo informações valiosas para projetos em andamento e planejamento futuro.
Ao monitorar as atribuições de tarefas, tempos de conclusão e cargas de trabalho, seu CRM pode ajudar a identificar membros da equipe de alto desempenho, gargalos e outras áreas onde você pode precisar de recursos adicionais ou treinamento. Essas informações são inestimáveis para otimizar o desempenho da sua equipe e melhorar os resultados dos projetos.
Você também pode usar seu CRM para rastrear custos do projeto, investimentos de tempo e resultados, permitindo cálculos mais precisos do ROI do projeto. Ao centralizar seus dados de projeto e fornecer ferramentas de análise poderosas, os CRMs permitem que você tome decisões baseadas em dados para melhorar a eficiência da equipe, a satisfação dos stakeholders e os resultados do projeto.
Desafios comuns da gestão de projetos (e como seu CRM pode ajudar)
Mesmo o menor projeto pode apresentar grandes desafios. No entanto, um CRM bem implementado pode resolver muitos dos problemas de gestão de projetos que você enfrentará. Vamos explorar alguns desafios comuns e suas soluções baseadas em CRM.
Gestão de cronograma de projeto
O desafio: Manter os projetos dentro do cronograma e gerenciar os prazos
A solução: Rastreamento de linha do tempo visual e lembretes automatizados
Para cada projeto, há sempre um prazo se aproximando. Perder esses prazos pode levar a atalhos, ultrapassagem de orçamento e clientes insatisfeitos.
Com um CRM como o Capsule, você pode criar quadros Kanban para seus projetos, facilitando o acompanhamento do progresso e a identificação de possíveis atrasos antes de se tornarem críticos. Você pode ver rapidamente quais tarefas estão em andamento, concluídas ou atrasadas. Essa abordagem visual facilita a identificação de gargalos e o ajuste do seu cronograma conforme necessário.
Você também pode estabelecer marcos e vinculá-los a tarefas ou entregas específicas, enquanto o calendário permite configurar lembretes automáticos para prazos importantes, garantindo que nada seja esquecido.
Alocação de recursos
O desafio: Distribuir eficientemente a carga de trabalho e gerenciar a capacidade da equipe
A solução: Gestão centralizada de recursos e acompanhamento de carga de trabalho
Equilibrar as cargas de trabalho e garantir que você está fazendo o melhor uso das habilidades e disponibilidade da sua equipe pode ser complexo, especialmente quando você está gerenciando vários projetos simultaneamente.
O seu CRM pode servir como um centro nevrálgico para a gestão de recursos. No Capsule, você pode criar perfis detalhados para cada membro da equipe. Ao etiquetar os membros da equipe com suas habilidades específicas ou áreas de especialização, você pode identificar rapidamente a pessoa certa para cada tarefa.
Você também pode usar os recursos de gerenciamento de tarefas ao lado do Tracks para atribuir trabalho e acompanhar o progresso. Isso oferece uma visão clara da carga de trabalho atual de cada membro da equipe, facilitando a distribuição equitativa das tarefas e evitando sobrecarregar qualquer indivíduo.
Avaliação pós-projeto
O desafio: Coletar insights e aplicar as lições aprendidas em projetos futuros
A solução: Coleta automatizada de feedback e análise baseada em dados
Uma vez que um projeto é concluído, você pode estar sob pressão para passar para o próximo o mais rápido possível. No entanto, sem dedicar tempo para avaliar devidamente os resultados, você está perdendo uma ótima oportunidade de otimizar projetos futuros.
Já falamos sobre como o seu CRM é excelente para coletar e analisar os dados do seu projeto. Além disso, você pode usar os recursos de e-mail do seu CRM para coletar feedback qualitativo dos membros da sua equipe e das partes interessadas usando pesquisas modeladas. Essas pesquisas podem reunir opiniões sobre vários aspectos do projeto, desde a colaboração da equipe até a satisfação do cliente.
Os dados coletados podem ser armazenados diretamente no seu CRM vinculado ao projeto específico. Você pode então utilizar os recursos de relatórios do Capsule para analisar esses dados, identificando tendências e áreas para melhoria. Por exemplo, você pode descobrir que certos tipos de tarefas levam consistentemente mais tempo do que o estimado, permitindo que você ajuste os cronogramas dos seus projetos futuros de acordo.
Você também pode usar as Tags e os Campos Personalizados no seu CRM para categorizar projetos com base em vários fatores como indústria, tamanho ou complexidade. Isso permite que você compare projetos semelhantes ao longo do tempo, acompanhando melhorias e identificando desafios persistentes.
Melhores práticas para usar um CRM para gestão de projetos
Além de enfrentar desafios comuns de gestão de projetos, seu CRM também pode otimizar projetos futuros — desde que você utilize as estratégias corretas. Aqui estão algumas das nossas melhores práticas para maximizar os benefícios do seu CRM para a gestão de projetos.
Integre seu CRM com suas outras ferramentas
O seu CRM está no seu melhor quando está conectado ao resto das suas aplicações, incluindo outras ferramentas de gestão de projetos. Procure por um CRM que integre com o seu software existente, seja através de integrações nativas ou serviços de terceiros como o Zapier.
Por exemplo, você pode integrar seu CRM com softwares de planejamento de projetos para sincronizar automaticamente dados de tarefas e cronogramas, ou conectar-se a ferramentas de rastreamento de tempo para obter uma imagem mais precisa dos seus recursos e custos do projeto. Se você está usando ferramentas de colaboração como Slack ou Microsoft Teams, integrar essas com seu CRM pode garantir que todas as comunicações relacionadas ao projeto sejam capturadas e facilmente acessíveis.
Ao criar um fluxo contínuo de dados entre sistemas, você reduz a entrada manual de dados, minimiza o risco de erros e cria um sistema mais abrangente para seus projetos.
Personalize seu CRM para gestão de projetos
Embora a maioria dos CRMs seja projetada para uso geral, os melhores podem ser significativamente personalizados para se adequarem a uma ampla variedade de casos de uso diferentes. Aproveite esses recursos para adaptar o seu CRM às suas necessidades específicas de gestão de projetos.
Comece personalizando a estrutura dos seus dados. Utilize Campos Personalizados para capturar informações específicas do projeto como tipo de projeto ou nível de prioridade. No Capsule, você também pode usar Etiquetas para categorizar projetos ou destacar atributos importantes do projeto.
Em seguida, personalize a interface do seu CRM para apoiar seus processos de gestão de projetos. Isso pode envolver a criação de quadros personalizados para projetos regulares que reflitam as diferentes etapas. Você também pode criar relatórios para obter insights sobre o desempenho do projeto com as principais métricas para a sua organização.
Ao personalizar seu CRM para atender às suas necessidades específicas de gestão de projetos, você cria uma ferramenta que realmente apoia seus processos e fornece as informações necessárias para tomar decisões informadas.
Utilize a automação para otimizar seus processos
Quando você tem centenas de tarefas diferentes para acompanhar, qualquer coisa que você possa fazer para retirar algumas dessas responsabilidades da equipe vale a pena explorar. O plano Growth da Capsule e superiores têm acesso a poderosas automações de fluxo de trabalho que podem economizar seu tempo e promover processos mais consistentes.
Por exemplo, você pode configurar Trilhas para criar fluxos de trabalho que são automaticamente iniciados quando os critérios escolhidos são atendidos. Isso pode incluir a atribuição automática de tarefas, o envio de notificações ou a atualização do status do projeto com base em determinados gatilhos.
Você também pode usar a automação com a ferramenta de email marketing escolhida para configurar mensagens automáticas, como atualizações regulares do status do projeto para as partes interessadas, lembretes para prazos próximos ou solicitações de feedback em momentos-chave do projeto.
Ao aproveitar a automação, você libera sua equipe para se concentrar em tarefas de alto valor que requerem percepção e criatividade humanas, em vez de ficarem atoladas em trabalho administrativo repetitivo.
Configurando seu CRM para gestão de projetos
Como já mencionamos anteriormente com as melhores práticas acima, ter a configuração correta de CRM pode ser a diferença entre um projeto bem-sucedido e um prazo perdido. Siga estes passos para garantir que seu CRM esteja otimizado para as necessidades de gestão do seu projeto.
1. Defina os objetivos do seu projeto
Antes de mergulhar na configuração técnica do CRM, defina claramente o que deseja alcançar com o seu projeto. Utilize o framework de definição de objetivos SMART para garantir que suas metas sejam:
- Específico
- Mensurável
- Alcançável
- Relevante
- Com prazo determinado.
Por exemplo, um objetivo SMART poderia ser aumentar a produtividade da equipe alcançando um aumento de 25% nas tarefas concluídas por semana dentro de três meses, implementando reuniões diárias de alinhamento e fornecendo treinamento direcionado para o desenvolvimento de habilidades.
Uma vez que você tenha estabelecido seus objetivos, determine seus principais indicadores de desempenho (KPIs). Essas métricas ajudarão você a acompanhar o progresso em direção aos seus objetivos. No exemplo acima, você acompanharia principalmente a taxa de conclusão.
Ao começar com objetivos claros, você pode personalizar a configuração do seu CRM para fornecer as percepções e o suporte que mais precisa para uma gestão de projetos eficaz.
2. Mapeie os processos de gerenciamento do seu projeto
Crie uma imagem clara do fluxo de trabalho do seu projeto para informar a configuração do seu CRM. Elabore um fluxograma detalhando cada etapa do processo do seu projeto, do início ao fim. Isso pode incluir etapas como:
- Iniciação do projeto
- Planejamento
- Execução
- Monitoramento e controle
- Encerrar sessão
- Revisão pós-projeto.
À medida que você determina quais etapas precisará, identifique onde e como seu CRM será utilizado dentro deste processo. Por exemplo, você pode usá-lo para alocação de recursos durante a etapa de planejamento, ou para acompanhamento de tarefas durante a execução.
Este exercício de mapeamento garantirá que a configuração do seu CRM esteja alinhada com o seu fluxo de trabalho real e aborde todas as áreas críticas do seu processo de gestão de projetos.
3. Configure o seu CRM
Agora é hora de configurar os aspectos técnicos do seu CRM. Comece configurando Campos Personalizados e Tags. Você pode criar campos para informações específicas do projeto como tipo de projeto ou nível de prioridade. No Capsule, você pode usar Tags para categorizar projetos ou destacar atributos importantes do projeto.
Em seguida, crie os pipelines do seu projeto. Estes devem refletir as etapas do ciclo de vida do seu projeto que você mapeou anteriormente. Você pode ter pipelines diferentes para tipos diferentes de projetos se seus processos variarem significativamente. Os Projetos da Capsule são ideais para processos repetíveis que você realizará regularmente, como integração ou gestão de contas.
Aproveite esta oportunidade para garantir que você conectou seu CRM com o restante do seu software de gerenciamento de projetos. Configure integrações com suas ferramentas de gerenciamento de tarefas, software de rastreamento de tempo e quaisquer outras plataformas relevantes para garantir um fluxo de dados suave em todo o seu ecossistema.
A higiene dos dados é crucial; afinal, se seus dados não forem precisos, você não pode confiar neles para tomar decisões sobre o projeto. Desde o início, estabeleça processos para manter a qualidade dos dados, como detecção de duplicatas e regras de padronização de dados (por exemplo, para nomes de projetos ou funções dos membros da equipe).
Por fim, configure seus relatórios e painéis de controle. Crie relatórios personalizados que estejam alinhados com seus KPIs e projete painéis que ofereçam aos gerentes de projeto e às partes interessadas uma visão geral do status e do desempenho do projeto.
4. Treine sua equipe
Uma vez que seu CRM esteja configurado, garanta que sua equipe possa usá-lo efetivamente. Uma equipe bem treinada maximizará os benefícios do seu CRM, aumentando as chances de você alcançar seus objetivos de gestão de projetos.
Comece realizando um treinamento abrangente de CRM, cobrindo tanto os recursos básicos quanto os avançados relevantes para a gestão de projetos. Por exemplo, todos devem estar familiarizados com como adicionar informações do projeto no seu CRM.
Em seguida, crie procedimentos operacionais padrão (POPs) para tarefas comuns de CRM relacionadas à gestão de projetos. Estes guias passo a passo devem cobrir processos como:
- Criando um novo projeto no CRM
- Atualizando o status e o progresso da tarefa
- Gerenciando a alocação de recursos
- Gerando relatórios de projeto
- Realizando análises pós-morte do projeto no CRM
Torne estes POPs facilmente acessíveis a todos os membros da equipe – talvez dentro do próprio CRM ou em um drive compartilhado.
Por fim, planeje sessões regulares de treinamento de reciclagem para manter sua equipe atualizada à medida que seus processos de gerenciamento de projetos evoluem e novos recursos do CRM se tornam disponíveis.
Desfrute de mais projetos positivos com o seu CRM
A gestão de projetos está em constante evolução, impulsionada pelo avanço tecnológico e novas metodologias. Para se manter competitivo e entregar projetos de sucesso, você precisa ser adaptável e fazer uso completo das ferramentas disponíveis — incluindo o seu CRM.
Se a ideia de usar um CRM para gestão de projetos é nova para você ou se você está procurando otimizar sua configuração atual, sempre há espaço para melhoria. Reserve um momento para avaliar como você gerencia seus projetos atualmente. Onde estão os gargalos? Como um CRM bem implementado poderia enfrentar esses desafios? Lembre-se, o segredo é começar com objetivos claros, personalizar o seu CRM para atender às suas necessidades específicas e continuamente refinar sua abordagem com base nas percepções que você obtém.
Ao aproveitar o poder do CRM para gestão de projetos, você pode desfrutar de melhores resultados de projetos hoje e preparar-se para o sucesso a longo prazo. Com as ferramentas e estratégias certas em vigor, você terá tudo o que precisa para entregar projetos de forma mais eficiente, com resultados mais significativos para você e seus clientes.
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