Gérer votre abonnement
L’une des responsabilités du super-administrateur consiste à gérer l’abonnement Capsule. Notre processus de facturation a été conçu pour simplifier le paiement et vous laisser davantage de temps pour vous consacrer au travail qui vous passionne. Découvrez ci-dessous le fonctionnement de la facturation Capsule.
Les abonnements mensuels à Capsule sont payables d’avance. Capsule accepte uniquement les paiements mensuels par carte de crédit Mastercard, carte de débit Mastercard, carte de crédit ou de débit Visa, ou carte American Express. Le paiement par carte permet de simplifier les transactions, car nos clients se trouvent partout dans le monde et il n’est pas possible de proposer une option de prélèvement automatique universelle.
Votre carte sera automatiquement débitée au début de chaque période. Si le paiement est effectué avec succès, le super-administrateur recevra par e-mail une facture acquittée faisant office de justificatif de paiement.
Les informations de votre carte sont saisies et chiffrées sur les serveurs de nos prestataires de passerelle de paiement. Ces prestataires sont conformes à la norme PCI DSS, ce qui garantit que votre carte et vos informations bénéficient du plus haut niveau de sécurité et ne sont jamais vues ni connues de quiconque.
Les paiements sont effectués à l’avance et, à chaque date de paiement, le coût de votre abonnement est calculé comme suit :
Coût de l’abonnement = Le nombre d’utilisateurs (actifs, suspendus et en attente) multiplié par le prix du forfait le jour de la facturation.
Lorsque vous commencez à payer :
- Si vous créez un nouveau compte avec une formule payante, vous bénéficierez d’un essai gratuit de 14 jours, ce qui vous laissera le temps de tester toutes les fonctionnalités et intégrations incluses dans cette formule. Si vous décidez de continuer à utiliser Capsule, la facturation commencera automatiquement à la fin de la période d’essai.
- Si vous passez de l’offre gratuite à une offre payante, le paiement sera automatiquement déclenché dès que vous aurez saisi les informations de votre carte. Vous serez facturé en fonction du nombre d’utilisateurs associés au compte à ce moment-là.
- Chaque mois par la suite, le coût de l’abonnement vous sera facturé jusqu’à ce que vous décidiez de résilier votre abonnement ou de passer à une formule gratuite. Si vous décidez d’ajouter ou de supprimer des utilisateurs, le coût de l’abonnement sera automatiquement ajusté.
Si vous devez nous contacter au sujet de vos paiements et de votre carte, veuillez nous communiquer uniquement les 4 derniers chiffres de votre carte afin que ses informations complètes ne soient pas envoyées par e-mail.
Passage de la facturation annuelle à la facturation mensuelle
Si vous êtes facturé annuellement et souhaitez passer à une facturation mensuelle, vous pouvez effectuer ce changement au cours du dernier mois de votre période de facturation. Pour ce faire :
- Accédez à Account SettingsAccount and Plan
- Cliquez sur le lien pour gérer votre abonnement.
- Cliquez sur « Passer à la facturation mensuelle », puis sur « Confirmer ».
- Lorsque le message « Vous êtes passé à la facturation mensuelle ! » s’affiche, cela signifie que vous êtes bien passé à la facturation mensuelle.
Veuillez noter que le simple fait d’utiliser le bouton « passer de la facturation annuelle à la facturation mensuelle » ne fera pas réellement passer votre compte à la facturation mensuelle.
Mise à jour de votre carte de paiement
Si vous souhaitez utiliser une autre carte de paiement ou si votre ancienne carte a expiré, vous pouvez mettre à jour les informations de votre carte en vous rendant à l’adresse suivante :
- Accédez à Account SettingsAccount and Plan
- Cliquez sur le lien pour changer de carte.
- Saisissez les informations de la nouvelle carte de paiement et enregistrez vos modifications.
Factures
- Facturation mensuelle - les factures sont envoyées par e-mail au(x) super-administrateur(s) après chaque facturation réussie, à titre de justificatif de paiement.
- Facturation annuelle - les factures sont envoyées par e-mail au(x) super-administrateur(s) et doivent être réglées sous 30 jours.
Modifier l’adresse de facturation
Vous pouvez modifier l’adresse de facturation affichée sur les factures Capsule. Pour ce faire :
- Accédez à Account SettingsAccount and Plan
- Accédez à la section Factures.
- Cliquez sur le lien pour modifier les options de facturation.
- Mettez à jour les informations de l’adresse de facturation et enregistrez les modifications.
Comment envoyer des copies des factures Capsule
Les factures Capsule sont toujours envoyées par e-mail au super-administrateur du compte. Si vous le souhaitez, vous pouvez demander qu’une copie des factures soit envoyée à une autre adresse e-mail, par exemple celle de votre service comptable.
- Accédez à Account SettingsAccount and Plan
- Accédez à la section « Factures ».
- Cliquez sur le lien pour modifier les options de facturation.
- Saisissez l’adresse e-mail choisie dans le champ « Copier vers ».
L’adresse e-mail en copie (CC) ne doit pas nécessairement correspondre à un utilisateur du compte et n’a aucune incidence sur le coût de l’abonnement mensuel.
Factures précédentes
Des copies de vos précédentes factures Capsule sont disponibles dans votre compte. Pour retrouver une ancienne facture :
- Accédez à Account SettingsAccount and Plan
- Cliquez sur le lien pour consulter les factures précédentes.
Comment passer à une offre supérieure ou inférieure
Vous pouvez passer à tout moment à une formule supérieure ou inférieure. Les fonctionnalités de chaque formule sont présentées sur notre page d’inscription, et n’hésitez pas à demander conseil à notre équipe d’assistance concernant les différences entre les formules et celle qui répondra le mieux à vos besoins.
- Les fonctionnalités de l’offre supérieure seront immédiatement disponibles si vous passez à une offre supérieure
- Les fonctionnalités de l’offre supérieure seront immédiatement supprimées si vous passez à une offre inférieure.
- Capsule mettra automatiquement à jour votre facturation en fonction du nouveau forfait lors de votre prochaine échéance de paiement.
Si le passage à une offre inférieure entraîne la perte de certaines fonctionnalités, telles que les équipes ou les types d’activités personnalisés, celles-ci ne pourront pas être restaurées automatiquement.
Pour changer de compte, accédez à :
- Account SettingsAccount and Plan
- Cliquez sur le lien pour gérer votre abonnement.
- Sélectionnez l’offre souhaitée.
Si vous passez à une offre inférieure et que votre compte dépasse actuellement les limites de la nouvelle offre, un message s’affichera pour vous indiquer les mesures à prendre afin d’effectuer ce changement. Il pourra par exemple s’agir de réduire le nombre de contacts ou de supprimer des équipes.
Suspension du compte
Les forfaits payants de Capsule prévoient une procédure simple pour gérer les impayés. Chaque compte doit être réglé à l’avance. En cas d’échec d’un paiement, plusieurs tentatives sont effectuées afin de le traiter avec succès. Après trois tentatives distinctes de prélèvement sur une période de 20 jours :
- 20 jours après la date d’échéance : votre compte est suspendu, de sorte qu’aucun utilisateur ne peut y accéder.
- 60 jours après la date de suspension, votre compte sera automatiquement résilié.
- 14 jours après la date de résiliation — conformément à nos obligations en matière de protection des données et à nos Conditions générales, toutes les données sont définitivement supprimées de votre compte.
Si vous avez reçu un e-mail ou si un message s’affiche dans Capsule indiquant que votre compte a été suspendu, cela signifie que toutes nos tentatives de débit de la carte de paiement associée à votre compte, effectuées sur une période de plusieurs semaines, ont été refusées. Capsule informe automatiquement le super-administrateur par e-mail de tout refus de paiement et de tout avertissement de suspension.
Comment lever la suspension
Pour recommencer à utiliser votre compte Capsule, votre super-administrateur doit s’y connecter et le réactiver en mettant à jour votre carte de paiement dans le champ prévu à cet effet. Si vous n’êtes pas le super-administrateur, son adresse e-mail s’affichera à l’écran afin que vous puissiez le contacter directement.
Si vous ne souhaitez pas conserver votre compte Capsule, celui-ci sera automatiquement résilié s’il n’est pas réactivé dans un délai de 60 jours. Veillez à exporter vos données avant la résiliation, car elles seront toutes supprimées une fois le compte résilié.
Restauration de votre compte
Une fois un compte résilié, votre super-administrateur dispose de 14 jours pour le restaurer avant que les données ne soient définitivement supprimées. Il lui suffit de se connecter et de saisir les informations d’une nouvelle carte de paiement pour réactiver immédiatement votre compte. Un premier paiement sera prélevé le jour de la restauration du compte, puis les éventuels autres paiements en souffrance seront prélevés les jours suivants.
Si, pour une raison quelconque, vous n’êtes pas en mesure d’effectuer le paiement ou de rétablir votre compte dans le délai imparti, veuillez nous contacter, car nous pourrions peut-être vous aider.
Reports d’échéances
Capsule ne prévoit aucune possibilité formelle de suspendre temporairement les remboursements. Dans certains cas très limités, nous pourrions toutefois être en mesure de vous aider. Contactez-nous afin que nous puissions discuter des options possibles.