Facturation

Gestion de l'abonnement

L'une des responsabilités du super administrateur est de gérer l'abonnement Capsule. Notre processus de facturation a été conçu pour simplifier le paiement et vous permettre de consacrer plus de temps au travail que vous aimez. Continuez votre lecture pour en savoir plus sur le fonctionnement de la facturation Capsule.

Les abonnements mensuels à Capsule sont payés à l'avance. Capsule n'accepte que les paiements mensuels par Mastercard Credit, MasterCard Debit, Visa Credit ou Debit, ou Amex. Nos clients étant répartis dans le monde entier, nous ne pouvons pas offrir une option de prélèvement automatique universelle. Le paiement par carte bancaire est donc un gage de simplicité.

Votre carte sera automatiquement débitée au début de chaque période et, si le paiement est effectué, le super administrateur recevra un reçu de la facture par e-mail comme preuve de paiement.

Les données de votre carte sont saisies et chiffrées sur les serveurs de nos fournisseurs de passerelle de paiement. Les prestataires de services de paiement sont conformes à la norme PCI DSS, ce qui garantit que votre carte et vos données sont conservées dans les meilleures conditions de sécurité et ne sont jamais vues ou connues par qui que ce soit.

Les paiements sont effectués à l'avance et, à chaque date de paiement, le coût de votre abonnement est calculé comme suit :

Coût de l'abonnement = Le nombre d'Utilisateurs (actifs, suspendus et en attente) multiplié par le Prix du forfait le jour de la facturation.

Lorsque vous commencez à payer :

Si vous ouvrez un nouveau compte avec un forfait payant, vous bénéficierez d'une période d'essai de 14 jours, ce qui vous donnera le temps de tester toutes les fonctionnalités et intégrations disponibles avec le forfait. Si vous décidez de continuer à utiliser Capsule, la facturation commencera automatiquement à la fin de la période d'essai.
Si vous passez du forfait Free au forfait payant, le paiement commencera automatiquement dès que vous aurez saisi les détails de votre carte. Vous serez facturé pour le nombre d'utilisateurs sur le compte à ce moment-là.
Chaque mois suivant, vous serez facturé pour le coût de l'abonnement jusqu'à ce que vous choisissiez d'annuler ou de rétrograder votre compte vers un forfait Free. Si vous décidez d'ajouter ou de supprimer des utilisateurs, le coût de l'abonnement sera ajusté automatiquement.

Si vous avez besoin de nous contacter au sujet de vos paiements et de votre carte, veuillez nous contacter et n'indiquer que les quatre derniers chiffres de votre carte afin de ne pas envoyer les détails complets de votre carte par e-mail.

Mise à jour de votre carte de paiement

Si vous souhaitez utiliser une autre carte de paiement ou si votre ancienne carte a expiré, vous pouvez mettre à jour les détails de la carte comme suit :

Rendez-vous à la page Paramètres du compteCompte et forfait.
Cliquez sur le lien pour Modifier la carte de paiement.
Saisissez les nouveaux détails de la carte de paiement et enregistrez vos modifications.

Section de facturation et de paiement sur la page Compte et forfait affichant les informations de facturation actuelles et les détails de l'abonnement mensuel, avec un lien pour changer de carte

Fenêtre pour saisir les détails de la nouvelle carte, y compris le numéro de la carte et le pays d'origine. Case à cocher pour confirmer l'autorisation de paiement.

Factures

Facturation mensuelle - les factures sont envoyées par e-mail au(x) superadministrateur(s) après une facturation réussie, comme preuve de paiement.
Facturation annuelle - les factures sont envoyées par e-mail au(x) super administrateur(s) et le paiement doit être effectué dans les 30 jours.

Modifier l’adresse de facturation

Vous pouvez mettre à jour l'adresse de facturation qui figure sur les factures Capsule. Pour ce faire :

Rendez-vous à la page Paramètres du compteCompte et forfait.
Naviguez jusqu'à la section Factures.
Cliquez sur le lien pour Modifier les options de la facture.
Mettez à jour l’adresse de facturation et enregistrez les modifications.

Bouton de modification des détails de la facture permettant de mettre à jour l'adresse de facturation

Comment envoyer des copies des factures de Capsule

Les factures de Capsule sont toujours envoyées par e-mail au super administrateur du compte. Si vous le souhaitez, vous pouvez faire en sorte que les factures soient envoyées en copie conforme à une autre adresse électronique, par exemple celle de votre service comptable.

Rendez-vous à la page Paramètres du compteCompte et forfait.
Naviguez jusqu'à la section Factures.
Cliquez sur le lien pour Modifier les options de la facture.
Saisissez l'adresse électronique choisie dans le champ Copier à .

Champ de texte pour ajouter l'adresse électronique à laquelle les factures mensuelles seront envoyées

Il n’est pas nécessaire que l’adresse électronique cc. soit celle d’un utilisateur du compte et elle n'a aucune incidence sur le coût de l'abonnement mensuel.

Factures antérieures

Des copies des factures Capsule antérieures sont disponibles dans votre compte. Pour rechercher une facture antérieure :

Rendez-vous à la page Paramètres du compteCompte et forfait.
Cliquez sur le lien pour Afficher les factures antérieures.

Une liste des factures historiques avec la possibilité d'en télécharger une copie

Comment mettre à niveau et rétrograder votre compte

Vous pouvez passer à un forfait supérieur ou inférieur quand vous le souhaitez. Les caractéristiques de chaque forfait sont mises en évidence sur notre page d'inscription et vous pouvez demander à notre équipe d'assistance de vous conseiller sur les différences et de vous recommander le forfait qui vous conviendra le mieux.

Les fonctions du forfait supérieur seront immédiatement disponibles si vous mettez votre forfait à niveau.
Les fonctions du forfait supérieur seront immédiatement supprimées si vous passez à un forfait inférieur.
Capsule mettra automatiquement à jour votre facturation sur la base du nouveau forfait lorsque votre prochain paiement sera dû.

Si la rétrogradation entraîne la perte de fonctionnalités, telles que les équipes ou les types d'activité personnalisés, elles ne peuvent pas être restaurées automatiquement.

Pour modifier votre compte, allez dans :

Paramètres du compteCompte et forfait.
Cliquez sur le lien pour Modifier le forfait.
Sélectionnez le forfait de votre choix.

La page Compte et forfait dans Capsule affichant l'option pour changer de forfait, ainsi que l’option de mise à niveau aujourd'hui

Si vous rétrogradez le compte et qu'il dépasse actuellement les limites du nouveau forfait, un message s'affichera pour vous indiquer ce que vous devez faire pour rétrograder. Il vous faudra peut-être réduire le nombre de contacts ou supprimer des équipes, par exemple.

Message décrivant les conséquences de la rétrogradation du compte avec l’option de procéder à la rétrogradation ou d’étudier d'autres options de forfait.

Alerte de rétrogradation pour informer l'utilisateur qu'il dépasse le quota du nouveau forfait. Le nombre d'utilisateurs devra être réduit avant de passer au forfait Free.

Suspension du compte

Les forfaits payants de Capsule disposent d'une procédure simple pour gérer les impayés. Il est prévu que chaque compte soit payé à l'avance et, en cas d’échec d’un paiement, plusieurs tentatives sont effectuées pour obtenir le paiement. Après trois tentatives distinctes de réception d'un paiement sur une période de 20 jours :

20 jours après la date d'échéance - votre compte est suspendu et aucun utilisateur ne peut y accéder.
60 jours après la date de suspension - votre compte est automatiquement annulé.
14 jours après la date d'annulation - conformément à nos obligations en matière de protection des données et à nos conditions, toutes les données sont définitivement effacées de votre compte.

Si vous avez reçu un e-mail ou vu un message dans Capsule concernant la suspension de votre compte, cela signifie que toutes nos tentatives pour débiter la carte de paiement de votre compte sur une période de plusieurs semaines ont échoué. Capsule informe automatiquement le super administrateur de tout refus et de tout avertissement de suspension par e-mail.

Comment lever la suspension

Afin de recommencer à utiliser votre compte Capsule, votre super administrateur doit se connecter à votre compte et le réactiver en suivant le lien Mettre à jour les informations de facturation qui s’affiche à l'écran. Si vous ne savez pas qui est votre super administrateur, n’hésitez pas à nous contacter et nous le ferons directement.

Message d'erreur pour avertir l'utilisateur que le compte a été suspendu et qu'une nouvelle carte est nécessaire.

Si vous ne souhaitez pas conserver votre compte Capsule, il sera automatiquement résilié s'il n'est pas réactivé dans les 60 jours. Veillez à exporter vos données avant la résiliation, car toutes les données seront supprimées après la résiliation.

Rétablissement de votre compte

Lorsqu'un compte est annulé, votre super administrateur dispose de 14 jours pour restaurer votre compte avant que les données ne soient définitivement supprimées. En vous connectant et en saisissant une nouvelle carte de paiement, votre compte sera immédiatement réactivé. Un paiement unique sera prélevé le jour où le compte est rétabli, puis les jours suivants pour tout autre paiement en suspens.

Si vous n'êtes pas en mesure de payer ou de restaurer votre compte dans les délais impartis pour une raison quelconque, veuillez nous contacter car nous pourrons peut-être vous aider.

Report d’échéance de paiement

Capsule n’autorise aucun report de paiement officiel. Nous ne pouvons vous aider que de façon très limitée. Contactez-nous pour que nous puissions discuter des options.

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