Demandez à n'importe quel dirigeant d'agence créative ce qui est le plus difficile : fournir un travail brillant pour le client ou suivre chaque proposition et contrat en cours. La plupart diraient les deux, surtout lorsque leur « CRM » est un assemblage hétéroclite de tableurs et d'outils de projet anciens qui ne sont pas tout à fait à la hauteur pour gérer les ventes.
Les équipes créatives sont expertes dans la gestion de campagnes et de délais. Mais lorsqu'il s'agit de gagner de nouveaux clients, trop d'agences s'appuient sur des méthodes dépassées. Suivre les propositions à travers des fils de courriels dispersés ? Préparez-vous à des opportunités manquées.
Ce guide est destiné aux agences qui souhaitent gérer les ventes aussi efficacement qu'elles produisent des travaux créatifs. Nous allons examiner ce qui rend réellement un CRM utile pour les équipes créatives, mettre en évidence les fonctionnalités qui aident les agences à gagner et à fidéliser des clients, et décomposer le meilleur logiciel CRM pour les agences en 2025.
Pourquoi les agences créatives hésitent-elles à adopter les logiciels de CRM
Les agences sont des centrales créatives, mais lorsqu'il s'agit de changer les systèmes internes, beaucoup ont tendance à éviter de bouleverser leurs systèmes. S'en tenir à des tableurs familiers, des boîtes de réception débordantes et « ce Google Doc » semble souvent moins risqué que d'introduire un nouveau CRM.
Mais en réalité, s'accrocher aux vieilles habitudes peut ralentir la croissance tout autant que n'importe quel outil.
La réticence au changement est profondément ancrée. Environ 83% des dirigeants d'agences reconnaissent que leurs équipes résistent à l'adoption de nouveaux systèmes de gestion de la relation client (CRM). Ce n'est pas que les outils soient d'une complexité extrême : les gens deviennent simplement à l'aise, et il est difficile de changer les routines, surtout lorsque tout le monde se concentre sur le travail facturable.
Il existe également un décalage dit industriel. Alors que 91 % des grandes entreprises s'appuient sur des logiciels de CRM, seulement environ la moitié des petites entreprises et agences le font. Cela signifie que la plupart des équipes créatives choisissent volontairement de ne pas utiliser des systèmes qui aident à gagner et fidéliser des clients, juste pour éviter une courbe d'apprentissage.
Les outils de gestion de projet font leur travail, mais ils ne montrent pas l'image complète. Les références et les relations peuvent stimuler l'entreprise, mais si vous suivez toujours les prospects dans un fichier Excel, il est temps de changer.
S'en tenir à ce qui semble facile freine les agences. Les ateliers créatifs qui adoptent de nouveaux outils (oui, même les CRM) sont généralement ceux qui remportent plus d'affaires et passent moins de temps à démêler le chaos des clients. Jouer la sécurité n'est pas toujours sûr lorsque la croissance est en jeu.
Fonctionnalités indispensables des logiciels de gestion de la relation client pour les agences
Dans le monde des agences, les relations avec les clients et les détails des projets évoluent rapidement… et rarement de manière linéaire. Le bon CRM devrait permettre à votre équipe de rester synchronisée et à vos clients d'être impressionnés.
Voici ce qui compte réellement pour les agences créatives :
Dossiers clients et entreprise tout-en-un
Les agences interagissent avec des équipes entières du côté du client : responsables de marque, directeurs marketing, finance, approvisionnement – tout ce que vous pouvez imaginer. Un CRM devrait vous fournir un tableau clair « qui est qui » pour chaque compte, en suivant chaque point de contact, le style de communication préféré, les détails du contrat, et même les conflits passés. Lorsqu'une nouvelle personne rejoint l'équipe ou qu'un client revient des mois plus tard, tout le monde dans votre équipe peut reprendre exactement là où les choses s'étaient arrêtées.
Suivi des étapes de projet et de pipeline conçu pour les agences
Oubliez l'entonnoir de vente classique. Les agences créatives sautent entre les appels d'introduction, les révisions de propositions, les briefs créatifs, les approbations et les boucles de retours sans fin. Vous avez besoin de processus personnalisés qui reflètent votre méthode de travail réelle, et non d'un modèle rigide de «prospection à la conclusion». D'un coup d'œil, votre équipe devrait savoir quels projets sont en attente et où les décisions des clients ralentissent les choses.
Notes unifiées et historique des communications
Les boîtes de réception des agences se remplissent rapidement, et les messages Slack et Teams disparaissent. Les meilleurs CRM stockent toutes les notes de réunion et résumés d'appels en un seul endroit. Cela fournit un contexte instantané avant un appel client, maintient les nouveaux membres de l'équipe informés et réduit la confusion sur « qui a dit quoi ? ».
Intégration avec de véritables outils d'agence
Votre CRM ne devrait pas être isolé. Il devrait se connecter à votre ensemble de gestion de projet et de comptabilité – Monday, Trello, QuickBooks, peu importe le nom. Ainsi, une fois un accord signé, vous pouvez lancer un tableau de projet, assigner les bons créatifs et générer des factures : tout sous un même toit.
Champs personnalisés et étiquettes pour la réalité d'agence
Aucune agence ne fonctionne de la même manière. Certaines travaillent sur la base de redevances, d'autres se concentrent sur des sprints de branding ponctuels. Vous avez besoin d'un CRM qui s'adapte pour suivre ce qui compte : le type de projet, le secteur d'activité, l'étendue de la créativité ou les termes du contrat. Les étiquettes permettent de regrouper facilement des clients ou des campagnes similaires, et les filtres vous permettent de segmenter votre base de données pour une portée ciblée ou pour des rapports.
Des rapports utiles (sans être accablants)
Vous n'avez pas besoin d'un tableau de bord de ventes clinquant. Mais vous devez savoir combien de nouveaux projets sont en cours, quels services génèrent des revenus et quels membres de l'équipe sont surchargés. Des rapports clairs et simples facilitent l'identification des tendances et l'ajustement des ressources en temps réel.
6 CRM conviviaux pour les agences à explorer en 2025
Alors, quelles plateformes CRM correspondent réellement au flux de travail d'une agence créative ? Avec tous ces besoins uniques en tête, voici sept outils qui ne se contentent pas de cocher des cases – ils rendent la vie en agence plus fluide et plus facile à développer en 2025.
Capsule CRM
Si vous êtes prêt à échanger des tableurs et des notes éparses pour un système plus intelligent, Capsule est le CRM convivial pour les agences qui ressemble plus à un partenaire qu'à une simple plateforme. Capsule a été conçu pour les équipes créatives qui gèrent plusieurs clients, des priorités changeantes et toutes ces conversations en coulisses qui alimentent un travail de qualité.
Avec Capsule, vous pouvez vous mettre à jour rapidement et facilement, même si vous n'avez jamais utilisé de CRM auparavant.
Principales fonctionnalités pour les agences
- Toutes les agences n'ont pas besoin d'un CRM avec 1 000 fonctionnalités superflues. Capsule rend les choses pratiques avec une gestion facile de multiples contacts, afin que vous puissiez suivre tous les intervenants en un seul endroit.
- Des champs personnalisés pour les détails spécifiques à l'agence. Avec Capsule, chaque détail d'information client (par exemple, budgets, termes du contrat, type de projet) est transparent et accessible dans toute l'entreprise.
- Pipelines visuels de vente – c'est ici qu'un véritable CRM se distingue. Capsule vous permet de refléter le flux de travail réel de votre agence, et non un entonnoir de vente générique, offrant à tous une clarté instantanée sur l'état des projets et les prochaines étapes.
- Pourquoi risquer un malentendu ? Capsule centralise les notes et les tâches, de sorte que les comptes-rendus de réunions, les retours des clients et les décisions clés sont tous stockés dans un seul espace. Cela rend les passations sans douleur et le travail préparatoire de tout le monde tellement plus facile.
- Capsule peut soit remplacer votre outil de gestion de projet de base, soit fonctionner de manière transparente à côté de celui-ci, rendant les progrès de haut niveau visibles tout en connectant toutes les personnes, fichiers et étapes importantes.
Tarification
À partir de 18 $/mois par utilisateur. Le forfait Démarrage inclut 30 000 contacts, un pipeline, des tâches, l'intégration de calendrier et des Cas, qui sont tous essentiels pour les petites et moyennes agences.
Ce que disent les agences à propos de Capsule
Capsule CRM n'est pas simplement un autre outil dans la pile, mais une solution avec laquelle les agences créatives restent et recommandent. Voici ce que les vrais utilisateurs d'agences disent:
« Un CRM vraiment simple et léger. »
« Il est facile à configurer et fait bien toutes les choses simples. Il est particulièrement efficace pour les CRM B2B… Le support est réactif, et nous travaillons avec des clients d'agences pour créer des pipelines uniques qui correspondent à leurs modèles d'affaires et à leur chaîne de valeur. Si vous voulez un CRM sur lequel vous pouvez compter, qui ne ruine pas votre budget, alors choisissez Capsule. »
“Le partenaire CRM idéal !”
« Nous sommes une agence de marketing numérique, donc nous utilisons l'outil pour :
A) Suivre la communication avec les clients - assurez-vous que tout le monde ait une visibilité sur les conversations en cours
B) Élaborer des feuilles de route et des stratégies au sein des tableaux de projet. Cela nous permet d'être organisés et d'avoir une structure pour notre semaine de travail.
C) Grâce à ces tableaux de projets, nous pouvons attribuer des tâches, ce qui est extrêmement bénéfique pour nous.
D) Nous avons une visibilité sur les tâches de chacun afin de pouvoir gérer le temps des membres de l'équipe.
« Capsule CRM fonctionne parfaitement pour gérer les prospects, la gestion du pipeline et le processus de vente pour mon agence. »
“J'utilisais auparavant HubSpot mais il y avait trop de fonctionnalités superflues que je n'utilisais pas, comme les tickets de support et la publication sur les réseaux sociaux. Je voulais un CRM qui soit entièrement centré sur les fonctionnalités CRM, et Capsule CRM est parfait pour moi.”
« Un CRM abordable qui a du punch ! »
“Après avoir expérimenté plusieurs essais d'autres CRM, je trouve que Capsule possède une excellente interface utilisateur et est facile à utiliser. J'apprécie qu'il soit plus personnalisable et qu'il s'intègre avec des applications utiles. Capsule est idéal pour s'organiser sans être accablant. Il a été super facile à configurer et maintenant je trouve que nous l'utilisons quotidiennement. Le support client est amical et rapide. C'est génial pour ma petite agence.”
Productive.io
Productive.io se présente comme la plateforme tout-en-un pour les agences : CRM, gestion de projet, budgétisation et suivi du temps, tout regroupé. Sur le papier, cela semble pouvoir remplacer la moitié de votre pile technologique. Mais avant d'abandonner vos outils actuels, il vaut la peine d'examiner de plus près ce que vous obtenez réellement.
Principales fonctionnalités pour les agences
- Passation du service des ventes au projet avec attribution automatique des équipes
- Suivi du temps et budgétisation intégrés
- Portail client pour partager des fichiers et des retours
- Prévisions basées sur les données de ressources et de pipeline
Tarification
À partir de 11 $/mois par utilisateur, mais vous constaterez que des fonctionnalités clés (telles que l'automatisation et les rapports avancés) sont restreintes à des abonnements de niveau supérieur.
Considérations
- L'approche tout-en-un de Productive implique une courbe d'apprentissage abrupte au début, alors préparez-vous à une configuration sérieuse avant de constater le moindre avantage.
- Si vous avez uniquement besoin d'un CRM, il est probable que vous payiez pour (et soyez distrait par) des fonctionnalités que votre équipe n'utilisera pas.
- Les agences qui privilégient la simplicité ou qui ont déjà des outils de gestion de projet favoris peuvent trouver Productive plus compliqué qu'utile.
- Être productif peut rapidement devenir accablant : trop de modules, trop d'options, et plus de formation initiale que la plupart des agences ne le souhaitent.
Monday CRM
Monday CRM est présenté comme le CRM que vous pouvez modeler pour correspondre exactement au flux de travail de votre agence. Avec ses tableaux colorés, ses vues personnalisables et ses automatisations sans fin, il semble attrayant, surtout si vous aimez avoir beaucoup de contrôle. Mais pour les agences créatives qui espèrent un CRM qui « fonctionne tout simplement », Monday pourrait ressembler plus à une toile vierge qu'à une solution clé en main.
Principales fonctionnalités pour les agences
- Tableaux personnalisables pour chaque étape du cycle de vente ou de projet
- Automatisations pour faire avancer les affaires ou déclencher la création de projets
- Plusieurs vues à configurer pour chaque préférence
- Outils de relecture pour les retours, si vous avez besoin d'un autre espace pour les commentaires
Tarification
Les abonnements Monday CRM commencent à partir de 12 $/mois par siège (facturation annuelle), mais prévoyez de payer plus pour les automatisations et intégrations que vous utiliserez réellement.
Considérations
- Monday excelle dans la gestion de projet, mais pour des fonctionnalités CRM classiques telles que le suivi des communications, vous pourriez avoir besoin d'intégrations supplémentaires.
- Préparez-vous à une courbe d'apprentissage plus abrupte et à quelques essais et erreurs ; la flexibilité n'est utile que dans la mesure du temps que vous consacrez à la configuration.
- Les agences qui souhaitent un CRM fonctionnel « immédiatement » après déballage pourraient trouver que Monday demande plus d'efforts que cela ne vaut.
Zoho CRM + Zoho Projects
Zoho promises a connected ecosystem (Zoho CRM + Zoho Projects) for agencies who want everything including sales, delivery and invoicing, under one digital roof. The modular approach indeed sounds flexible and budget-friendly. For creative agencies, especially those not already invested in Zoho’s suite, it’s not always a smooth ride, though.
Principales fonctionnalités pour les agences
- Comptes multi-contacts pour gérer plusieurs parties prenantes de clients
- Intégration avec Zoho Projects pour le suivi des livrables après-vente
- Génération de devis et de factures directement depuis le CRM
- Automatisation des tâches + flux de travail et planification des activités récurrentes pour les clients sous contrat
Tarification
Les tarifs de Zoho CRM commencent à 14 $/mois par utilisateur. Zoho Projects ajoute 5 $/mois par utilisateur. Les deux offrent des essais gratuits et des forfaits, mais les coûts augmentent au fur et à mesure que vous connectez plus de modules.
Considérations
- Configurer Zoho pour travailler à “votre manière” demande réellement du temps et de la patience—l'automatisation et les connexions d'applications ne sont pas prêtes à l'emploi.
- L'interface est pratique, mais loin d'être inspirante. Pour les agences axées sur le design, l'aspect vieillot peut être une nuisance quotidienne.
- Si vous ne prévoyez pas d'utiliser plusieurs outils Zoho ensemble, vous pourriez rencontrer plus de difficultés que d'avantages.
HoneyBook
HoneyBook couvre les bases avec un processus clair allant de la première demande à la conclusion du projet. Vous obtenez des propositions et des contrats personnalisés, des factures numériques, et même des paiements récurrents, le tout sans quitter la même plateforme.
Principales fonctionnalités pour les agences
- Faites passer les clients de la demande au projet payé sans transferts manuels
- Envoyez des propositions, des contrats et des factures peaufinés en quelques minutes
- Acceptez les paiements en ligne et automatisez les rappels
- Collectez les formulaires de prise de contact et gérez l'intégration de manière automatisée
Tarification
Commence à 29 $/mois pour le plan Starter (facturé annuellement). Le plan Essentials à 39 $/mois inclut la planification et l'automatisation.
Considérations
- Si votre agence gère des projets complexes de longue durée ou nécessite des phases de vente hautement personnalisables, HoneyBook vous semblera limitatif.
- La gestion de projet est basique, adaptée au suivi des tâches, mais pas aux calendriers de production à grande échelle.
- Idéal pour les agences qui privilégient une intégration et une facturation fluides plutôt qu'une personnalisation poussée ou un suivi détaillé des livraisons.
ManyRequests
Si vous dirigez une agence basée sur des services standardisés, ManyRequests est conçu en pensant à votre flux de travail. Il combine un portail orienté client avec la structure backend nécessaire pour recevoir, suivre et livrer les demandes à grande échelle.
Principales fonctionnalités pour les agences
- Portails clients personnalisés pour une soumission de demandes facile et une visibilité sur les projets
- Files d'attente internes pour gérer la charge de travail de l'équipe et l'état des livraisons
- Des formulaires de demande personnalisables pour s'adapter aux services que vous proposez
- Suivi de l'utilisation pour toujours savoir qui utilise quoi (et à quel moment vérifier)
Tarification
À partir de 49 $/mois pour les utilisateurs seuls ; les équipes paient 129 $/mois pour le marquage blanc et les fonctionnalités avancées.
Considérations
- ManyRequests contourne le processus de vente traditionnel, donc si votre travail commence par la prospection et des projets basés sur des propositions, cela pourrait ne pas convenir.
- L'accent est mis sur le travail continu et répétitif. ManyRequests ne sera pas la meilleure option pour des projets ponctuels.
- Le prix est plus élevé que celui de nombreux CRM de base, donc c'est plus rentable pour les agences ayant des revenus réguliers et récurrents.
Choisissez la meilleure solution CRM pour votre agence
Si les CRM précédents semblaient maladroits ou faisaient lever les yeux au ciel à votre équipe, vous n'êtes pas seul. De nombreuses agences hésitent, sachant combien de temps et d'énergie sont nécessaires pour changer les systèmes internes.
Vous n'avez pas besoin d'une solution compliquée. Ce qui fonctionne réellement, c'est un CRM qui s'adapte au style de votre agence : quelque chose avec lequel vous pouvez commencer petit et personnaliser au fur et à mesure de votre croissance.
Capsule vous permet de faire exactement cela. C’est léger, adaptable et conçu pour les équipes créatives qui veulent plus de contrôle. Essayez Capsule gratuitement, voyez comment il s'intègre au flux de travail de votre agence et profitez d'une gestion des clients en toute simplicité à partir de maintenant.
