Enriquecimiento de datos

Campos personalizados

Cada empresa es diferente y tiene flujos de trabajo y datos únicos que deben registrarse. Capsule te permite llevar un registro de todos estos datos mediante Campos personalizados.

¿Tú o tu equipo los estáis confundiendo?Nuestro equipo de atención al cliente ha reunido sus mejores consejos para diferenciar las Etiquetas, los Campos personalizados y los DataTagspara ayudarte a usar Capsule de forma más eficiente.

Hay una variedad de Campos Personalizados disponibles para adaptarse a todo tipo de datos. A continuación, se muestra un desglose de los tipos de campos disponibles:

Texto - introduzca cualquier tipo de información: palabras y/o números. Estos campos se pueden marcar como buscables para que pueda incluir este campo al buscar un registro. El límite de caracteres para los campos de texto es de 250 caracteres.

Fecha - registra fechas útiles en tus registros y crea listas basadas en esas fechas. Es útil para hacer seguimiento de fechas de renovación, lo que te permite crear fácilmente una lista de las personas u organizaciones a las que necesitas contactar para hablar sobre la renovación. Aprende cómo registrar el cumpleaños de un contacto usando un Campo de fecha

Casilla de verificación - una casilla de verificación sencilla para valores de sí/no. Es muy útil para cosas como registrar el consentimiento de marketing de un contacto o llevar un seguimiento de qué contactos son miembros premium. De nuevo, los registros se pueden filtrar por el valor de la casilla.

Lista de selección única - un menú desplegable de selección única en tus registros con una lista predefinida de valores para elegir. Esto es útil, por ejemplo, cuando quieres segmentar tus contactos en diferentes tipos y puede usarse como alternativa a las Etiquetas, evitando además el problema de posibles errores ortográficos por parte de tus usuarios.

Lista de selección múltiple– te permite elegir más de un valor de una lista predefinida. Esto es útil cuando varias opciones aplican a un mismo registro.
Aquí tienes un par de formas en las que podrías utilizarlas:

• Contactos: registra todos los servicios o productos en los que un contacto está interesado, como Consultoría, Formación, o Implementación.
• Oportunidades: realiza un seguimiento de múltiples canales de venta o regiones vinculados a una oportunidad, por ejemplo Tienda en línea, Referencia de socio, o Ventas directas.

Número - almacena datos numéricos en tus registros que luego pueden utilizarse para filtrar listas con condiciones como “es mayor que” o “es menor que”. Esto puede usarse para crear puntuaciones de contacto o para hacer un seguimiento de cuántas unidades está interesado en comprar un cliente.

Enlaces generados - una forma sencilla de crear enlaces a sitios o servicios externos pasando información desde los registros de Capsule a ese sitio o servicio.

¿Qué es un enlace generado?

Como se mencionó anteriormente, un Enlace Generado es un tipo de Campo Personalizado que defines, en el que el enlace utiliza campos del registro de Capsule y pasa los datos en la URL. Tú mismo defines la estructura de estas URL y extraes dinámicamente datos de tus Contactos en Capsule.

Por ejemplo, si quieres buscar la dirección de correo electrónico de un contacto en Gmail, puedes copiar la URL de una búsqueda de Gmail y luego añadir un parámetro dinámico para incorporar los datos de Capsule del registro actual a la URL, así:

Para la URL https://mail.google.com/mail#search/{email}, {email} se sustituirá por la dirección de correo electrónico del contacto que estás viendo en este momento. Al hacer clic en el enlace irás directamente a una búsqueda en tu cuenta de Gmail de esa dirección de correo, mostrándote todos los correos enviados a/desde ese contacto. Independientemente del contacto en el que hagas clic en el enlace, la parte {email} del enlace se rellenará con la dirección de correo electrónico de ese contacto en concreto.

Otro ejemplo de cómo se utilizan es con Quotient. Han creado su servicio para permitirte generar un presupuesto a partir de una URL, donde los valores que pasas en la URL se rellenan en los campos del propio presupuesto. De este modo, con solo hacer clic en un enlace en Capsule, se te lleva directamente a crear un nuevo presupuesto en Quotient con el nombre y la dirección de correo electrónico del contacto en Capsule ya completados en el presupuesto. Tenemos más detalles sobre cómo se configura en nuestro artículo sobre la integración con Quotient.

Este es solo uno de los casos de uso de los enlaces generados, pero hay muchas otras formas en que se pueden utilizar para ayudarte a conectarte con otros servicios. Estos son los parámetros que puedes usar en tus enlaces para enviar datos desde tus Contactos.

• {id} - id del contacto
• {name} - nombre del contacto
• {firstName} - nombre
• {lastName} - apellido
• {organizationName} - nombre de la organización a la que pertenece la persona
• {email} - primera dirección de correo electrónico del contacto
• {phone} - primer número de teléfono del contacto, {phone[Mobile]} primer número de móvil
• {custom[name of custom field]} - valor de un campo personalizado en el contacto
• {user} - el nombre de usuario del usuario que ha iniciado sesión actualmente

Cómo añadir campos personalizados

Para mantener un CRM organizado, sigue nuestras mejores prácticas para añadir y gestionar campos personalizados.

Los administradores pueden crear un nuevo campo personalizado siguiendo estos pasos:

1. Navega a la Account SettingsCustom Fields
2. Aquí puedes usar las pestañas para seleccionar si los Campos Personalizados serán para Personas y Organizaciones, Oportunidades o Proyectos
3. Haz clic para Agregar nuevo campo personalizado
4. Selecciona el tipo de campo que te gustaría añadir
5. Asigna una etiqueta al campo personalizado y Guardar

Etiquetas

Las etiquetas son una forma sencilla de añadir rápidamente contexto a tus Contactos, Oportunidades y Proyectos. Puedes añadir etiquetas para cualquier cosa que desees, como tu relación con un Contacto, el origen de una Oportunidad de venta o el tipo de trabajo que estás realizando en tus Proyectos.

Puedes filtrar todos tus registros por etiquetas en cualquier momento para segmentar tus contactos, proyectos u oportunidades. Esto puede ser muy útil para ayudarte a centrarte en los registros que requieren tu atención o para localizar fácilmente registros de un tipo específico.

Cómo añadir etiquetas

Los administradores pueden crear una nueva etiqueta siguiendo estos pasos:

1. Navega a la Account SettingsTags and DataTags
2. Aquí puedes usar las pestañas para seleccionar si la etiqueta será para Personas y Organizaciones, Oportunidades o Proyectos
3. Haz clic para Agregar etiqueta
4. Asigna un nombre a la etiqueta y una descripción (opcional)
5. Elige el botón Guardar para añadirlo a tu cuenta

Cómo editar etiquetas

Para un contacto que no tenga ninguna etiqueta, verás un enlace debajo de su foto de perfil que dice Editar etiquetas. Haz clic en el enlace y añade la etiqueta que quieras, y luego usa el botón ‘Añadir etiqueta’ para guardarla.

Si el registro ya tiene etiquetas, pasa el ratón por encima de ellas y verás el mismo enlace para Editar etiquetas.

Las etiquetas también se pueden añadir de forma masiva en la vista de lista de la Personas y organizaciones pestaña, Embudo de ventas o Proyectos filtrando los registros que quieres etiquetar y luego seleccionando la opción Tag en la parte superior derecha de la pantalla.

Cómo controlar la creación de nuevas etiquetas

De forma predeterminada, solo los usuarios Administradores pueden crear Nuevas Etiquetas desde el panel izquierdo de un Contacto, Oportunidad o Proyecto (o al usar el botón de Etiquetado masivo). Para permitir que todos los roles de usuario también puedan hacerlo:

1. Navega a la Account SettingsUsers & TeamsPermissions
2. Desmarca la opción para Permitir solo a los administradores crear etiquetas
3. Haz clic en Guardar para aplicar los cambios a la cuenta

EtiquetasDeDatos

Las DataTags son una función útil que te ayuda a organizar tus datos agrupando campos personalizados. Solo cuando etiquetas un registro con una DataTag se te pedirá que completes los Campos Personalizados vinculados. Además, los Campos Personalizados dentro de la DataTag se agruparán de forma clara en la pantalla para que todo sea más fácil de ver. Son una excelente manera de mantener tus registros ordenados y limpios mientras muestras toda la información.

Puedes configurar DataTags yendo a:

1. Configuración de la cuenta > Etiquetas
2. Selecciona convertir en DataTag en cualquier etiqueta que quieras convertir en una DataTag
3. Haz clic en el nombre de la etiqueta para abrir el DataTag y añadir tus campos personalizados

Aplicar un DataTag es exactamente lo mismo que aplicar una etiqueta normal. Al hacerlo, se mostrará una ventana emergente donde podrás introducir tus Campos Personalizados. Puedes editar los valores del DataTag en un registro en cualquier momento haciendo clic en el botón Editar en tu Contacto, Oportunidad o Proyecto.

Para obtener más información sobre cómo y cuándo usar estos tipos de personalización en tu CRM, consulta nuestra guía de mejores prácticas.

Campos importantes

Función disponible en los planes Growth, Advanced y Ultimate

Para mantener tus datos precisos y completos, es importante asegurarte de que no falte ninguna información esencial en tus registros. Para facilitar esto, puedes marcar tus Campos Personalizados como Importantes. Cuando un Campo Personalizado se marca como Importante, se expandirá y resaltará automáticamente al añadir o editar un registro. Esto facilita que tus usuarios vean los campos que deben completar. Además, cualquier registro al que le falten valores en algún Campo Importante mostrará un pequeño indicador para avisarte de que necesita actualizarse. El indicador se muestra en el propio registro, en la vista de lista y en la vista kanban del Embudo de Ventas.

Al editar un registro, tus Campos Importantes se expandirán automáticamente en la sección de Campos Personalizados y se resaltarán con un marcador amarillo para que no los pases por alto. Si haces clic en la flecha, el resto de tus Campos Personalizados se expandirá y tus Campos Importantes se moverán a su posición dentro de la lista de Campos Personalizados según el orden establecido en la Configuración de tu Cuenta por un administrador.

Cómo marcar un campo personalizado como importante

Para crear un Campo Importante, debes añadir un campo personalizado como de costumbre y simplemente marcar la casilla que dice “Importante” antes de guardar el campo. Esto marcará el campo como Importante en todo Capsule. También puedes marcar Campos existentes como Importantes yendo a Configuración de la cuenta > Campos personalizados y haciendo clic en el nombre del campo que quieres marcar como Importante y luego marcando la casilla Importante y haciendo clic en Guardar. Los Campos Importantes se pueden añadir a tus Contactos, Oportunidades y Proyectos.

También tienes la opción de añadir una Descripción a tus Campos Importantes, que se mostrará al añadir o editar un registro al pasar el cursor sobre el icono de Campos Importantes.

Uso de campos importantes con DataTags

También puedes añadir Campos Importantes a tus DataTags. Para hacerlo, sigue los pasos habituales para configurar una DataTag y luego añade tus Campos Personalizados dentro de ella, recordando marcar la casilla Importante para indicar que el campo es importante.

Títulos personalizados

Capsule incluye varios títulos predeterminados para tus contactos, como Sr., Master, Sra., Srta., Ms, Dr y Prof. Además de estos, también puedes añadir tus propios títulos personalizados, lo que te permite dirigirte a tus contactos de la forma más adecuada.

Puedes configurar títulos personalizados yendo a:

1. Configuración de la cuenta > Títulos personalizados
2. Haz clic en Agregar título personalizado
3. Introduce tu nuevo título y haz clic en Guardar

Tu nuevo título ahora aparecerá como una opción al crear o editar contactos en el menú desplegable Título.

Tipos de actividad

Llevar un registro de tu comunicación con tus contactos es fundamental para mantenerte organizado. Para ello, puedes registrar una actividad asociada a tus contactos, oportunidades o proyectos. De forma predeterminada, hay 3 tipos de actividad: Nota, Reunión y Llamada, que puedes usar para hacer un seguimiento de los distintos tipos de comunicación que puedas tener con tus contactos. Puedes registrar una actividad en cualquier registro haciendo clic en el botón Registrar actividad.

Tus actividades se registran en la sección Historial del registro:

• Los correos electrónicos enviados a la Bandeja de correo también se registrarán en el historial del registro correspondiente como un correo electrónico.
• En un contacto, oportunidad o proyecto, puedes buscar cualquier palabra clave y filtrarla por usuario, tipo de actividad y la fecha en que se registró. Las entradas también se pueden ordenar de más recientes a más antiguas o viceversa.
• En los Informes de actividad de la pestaña Informes, obtienes un desglose de la actividad registrada que se ha completado, clasificada por tipo.

Registro de actividad en una lista de contactos

Para registrar actividad en una lista de contactos en Capsule, puedes seguir estos pasos:

1. Ir a People & Organizations
2. Elige una lista existente o crea una nueva lista usando tus propios filtros
3. Utiliza las casillas de la izquierda para seleccionar todos los contactos (o una combinación de ellos)
4. Elige el botón Registrar actividad a la derecha del menú de filtros
5. Utiliza el Tipo de actividad desplegable para seleccionar el tipo que desees. Esto también incluirá Tipos de actividad personalizados, si los tienes
6. Añade el contenido de la actividad en el cuadro de abajo
7. Confirma tus cambios y selecciona el botón Agregar button

Tipos de actividad personalizados

Función disponible en los planes Growth, Advanced y Ultimate

En los planes Growth, Advanced y Ultimate, puedes añadir tipos de actividad personalizados relevantes para tu negocio, como “visita al sitio” o “pago recibido”. Estos también se incluyen en la pestaña de informes para que puedas obtener una vista más detallada del tipo de trabajo que se ha realizado. Para crear un nuevo tipo de actividad:

1. Ve a Account SettingsActivity Types

3. Haz clic en Agregar tipo de actividad.

4. Asigna un nombre al tipo de actividad y elige un ícono que se adapte a ese tipo.

5. De forma predeterminada, el tipo de actividad actualizará la fecha de "Último contacto" cuando se cree un registro con este tipo; sin embargo, puedes desmarcar la opción si prefieres que no lo haga.

Una vez creado, el tipo de actividad estará inmediatamente listo para usarse y será visible en los informes de actividad de los usuarios.

Cómo añadir una tarea, oportunidad o proyecto desde una actividad registrada

Puede haber situaciones en las que sea necesario hacer un seguimiento después de registrar una actividad en Capsule, para mantener el control de los siguientes pasos.

Para ayudar con esto, hay una acción rápida para añadir una Tarea o crear una Oportunidad/Proyecto, mientras se registra la Actividad.

Para ver estas opciones, haz clic en la flecha junto al botón Guardar y selecciona tu opción desde allí:

Almacenamiento de archivos

Cada vez que añadas o edites una actividad, puedes incluir archivos como material de referencia. Usa el enlace «Examinar» para seleccionar un archivo que quieras adjuntar o simplemente arrastra y suelta un archivo en el área designada para adjuntarlo al registro de actividad que estás creando o actualizando.

En cada Contacto, Proyecto y Oportunidad también hay una pestaña específica de «Archivos» donde puedes ver todas las actividades de ese registro que contienen archivos.

Todos los archivos adjuntos a las entradas de actividad y a los correos electrónicos cuentan para la cuota total de almacenamiento de tu cuenta:

Pistas

Al gestionar contactos, hacer seguimiento de ventas o dirigir proyectos, es común tener un conjunto de pasos repetibles que seguir. En lugar de añadir el mismo conjunto de Tareas cada vez, las Pistas te permiten definir una serie lineal de Tareas una sola vez y luego aplicar ese mismo conjunto una y otra vez según sea necesario.

Para configurar tu primera Pista, ve a:

1. Configuración de la cuenta > Pistas
2. Selecciona si el seguimiento será para Personas y Organizaciones, Oportunidades o Proyectos usando las pestañas
3. Haz clic en Agregar nueva pista

A continuación, la Pista debe recibir un nombre que el resto de tu equipo pueda identificar al instante cuando quiera añadir una Pista.

En el campo Etiquetas, puedes optar por añadir una etiqueta que se aplicará al contacto, oportunidad o proyecto cada vez que se añada la secuencia. Esto significa que puedes filtrar tus contactos, oportunidades o proyectos según las secuencias que tengan. Esto resulta especialmente útil cuando tienes varias secuencias con fines diferentes, ya que la etiqueta puede utilizarse como filtro.

A continuación, puedes elegir si deseas que las fechas de vencimiento de las tareas de una Pista se basen en la fecha de inicio en que se añadió la Pista o si prefieres establecer una fecha de finalización cuando se añada la Pista.

Lo siguiente es configurar tu secuencia de tareas.

Crear una pista basada en una fecha de inicio

Empieza añadiendo la descripción de tu primera tarea, su categoría y responsable. La primera tarea del Track debe configurarse para que comience un número determinado de días, días laborables o semanas después del inicio del Track, y puedes definirlo seleccionando un número y un periodo de tiempo en el menú Vencimiento.

Para añadir otra Tarea a la secuencia, haz clic en el botón Añadir tarea en la parte inferior de la página. Puedes definir cuándo quieres que esta Tarea se active cambiando su configuración para que se active un cierto número de días/días laborables/semanas después de que el Track se active, o para que se active después de que se complete la Tarea anterior en la secuencia.

Crear una pista basada en una fecha de finalización

Si tu contacto, proyecto o proceso de ventas tiene una fecha de finalización específica, puede resultarte útil que la secuencia de tus tareas de Track se base en esa fecha en lugar de depender de la finalización de tareas anteriores o de la fecha en que se aplicó el Track.

Para ello, al configurar una Pista haz clic en el menú desplegable y cambia la selección a Una fecha de finalización elegida al añadir la pista.

Cuando añadas esta Pista a un Contacto, Proyecto u Oportunidad, se te pedirá que selecciones una fecha de finalización.

Categorías de tareas personalizadas

Comprender el tipo de trabajo que hay que realizar es fundamental para tu productividad. La categorización de tareas te ayuda a lograrlo dividiendo tu lista de tareas en tus propias categorías personalizadas. Cuando creas tu cuenta de Capsule, se configuran para ti varias categorías que, creemos, cubren los tipos de tareas más habituales. Para adaptarlas a tu negocio puedes editar las existentes o crear categorías completamente nuevas. Para hacerlo:

1. Ve a Configuración de la cuenta > Categorías de tareas
2. Haz clic en Agregar nueva categoría
3. Luego puedes darle un nombre a la categoría y seleccionar un color para ella en el selector de colores.

Las tareas de tu calendario tendrán un indicador de color que mostrará a qué categoría pertenecen, lo que te permitirá identificar fácilmente el tipo de tareas en las que debes trabajar.

Cómo personalizar las etapas de un embudo de ventas

De forma predeterminada, tienes una canalización configurada. En los planes Growth, Advanced y Ultimate, tienes la opción de crear más canalizaciones.

Cada columna del embudo de ventas representa un hito diferente dentro de tu proceso de ventas. Capsule completará tu embudo de ventas con hitos predeterminados para ayudarte a comenzar; sin embargo, también puedes personalizar los hitos del embudo de ventas para que se ajusten al flujo de trabajo de tu empresa.

Personalización de hitos

Para crear un nuevo hito:

1. Ve a la Account SettingsSales Pipelines
2. Selecciona el pipeline en el que quieres añadir el hito
3. Haz clic en el botón para Agregar nuevo hito
4. Introduce un nombre para el hito y el porcentaje de probabilidad de ganar. Opcionalmente, puedes introducir un valor para «Días hasta volverse obsoleto».
5. Haz clic en Guardar

Para editar un Hito existente:

1. Ir a la Account SettingsSales Pipelines
2. Selecciona el pipeline en el que se encuentra el hito que quieres editar
3. Haz clic en el nombre del hito
4. Cambia los datos que necesites
5. Haz clic en Guardar

Personalizar motivos de pérdida

Las oportunidades pueden perderse por diversos motivos y puede ser importante para tu empresa llevar un registro exacto de por qué se perdió una oportunidad. Puedes crear motivos de oportunidad perdida yendo a:

1. Account SettingsSales Pipelines
2. Luego haz clic en la pestaña Motivos perdidos tab

Una vez configurado, al marcar una Oportunidad como perdida podrás decidir qué motivo de pérdida se aplica mejor.

Esta información se incorpora al Informe de Oportunidades Perdidas que se puede filtrar por usuario o por equipo. Este informe se puede ver yendo a ReportsSales

Impacto en la tasa de conversión

Al crear Motivos de Pérdida, puedes decidir si las Oportunidades marcadas con ese motivo se incluirán en la tasa de conversión del embudo de ventas. Esto se configura usando la casilla de verificación.

Quizás quieras evitar incluir en las métricas de conversión las Oportunidades con este Motivo de Pérdida si, por ejemplo, el acuerdo se ha puesto en pausa por el momento en lugar de haberse perdido por completo.

Cómo personalizar las etapas de un tablero de proyecto

De forma predeterminada, tienes 1 tablero para configurar. En los planes Growth, Advanced y Ultimate, tienes la opción de crear más Tableros de Proyecto.

Cada columna del Panel de Proyecto es una etapa diferente dentro de tu proceso, que puedes personalizar para que se adapte a tu flujo de trabajo. Obtén más información sobre cómo administrar proyectos usando tableros aquí.

Para crear una nueva etapa:

1. Ir a la Account SettingsProject Boards
2. Selecciona el tablero de proyecto donde quieres añadir la etapa
3. Haz clic en el botón para Agregar etapa
4. Introduce un nombre y una descripción para la etapa
5. Haz clic en Guardar

Para cambiar el orden de tus Etapas, arrástralas y suéltalas haciendo clic y manteniendo presionado el nombre de la Etapa.

Para editar una Etapa existente:

1. Ve a la Account SettingsProject Boards
2. Selecciona el tablero que incluye la etapa que quieres editar
3. Haz clic en el nombre del escenario
4. Realiza todos tus cambios en el nombre o la descripción
5. Haz clic en Guardar