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Gestión de usuarios

Roles de usuario

Los roles de usuario te permiten determinar qué usuarios pueden realizar cambios en el nivel de la cuenta, como agregar nuevos usuarios y crear campos personalizados. Con los planes Growth, Advanced y Ultimate, los roles de usuario también se pueden utilizar para restringir el acceso a los registros dentro de la cuenta. Puedes ver mÔs información sobre los diferentes roles de usuario a continuación.

Usuario restringido

Los usuarios restringidos solo tienen acceso a los registros asignados a ellos mismos. Pueden ver, editar y eliminar cualquier registro que se les haya asignado. Los usuarios restringidos solo verƔn las tareas que se les hayan asignado. No tienen acceso a los registros no asignados.

Usuario estƔndar

Los usuarios estƔndar tienen acceso a todos los registros no asignados, asƭ como a cualquier registro asignado al equipo al que pertenezcan.

Si los registros no estƔn asignados en Capsule o solo estƔn asignados a una persona responsable y no a un equipo, serƔn visibles para todos los usuarios estƔndar. TendrƔs que asignar los registros a un equipo para restringir su visibilidad.

Los usuarios estÔndar y los administradores verÔn todas las tareas en Capsule. Si un usuario no tiene acceso al registro al que estÔ vinculada una tarea, solo verÔ la descripción de la tarea.

Administrador

Los administradores tienen acceso a todos los registros de una cuenta. TambiƩn pueden hacer lo siguiente:

  • Cambiar la configuración de la cuenta, como editar etiquetas, agregar campos personalizados, metas parciales de oportunidades y plantillas de hilos.
  • Agregar, editar y eliminar otros usuarios.
  • Eliminar contactos en masa.
  • Gestionar automatizaciones de flujos de trabajo.

Superadministrador

El superadministrador tiene el mismo nivel de acceso que un administrador. AdemƔs, el superadministrador es responsable de las siguientes tareas:

  • Asegurarse de que los usuarios cumplan con los tĆ©rminos de uso del cliente.
  • Paguen la suscripción mensual si tienen un plan de pago.
  • Restaurar los registros que se hayan borrado accidentalmente.
  • Capsule asigna automĆ”ticamente el rol de superadministrador a la persona que abre tu cuenta.

Aquí hay mÔs información sobre las responsabilidades del superadministrador.

Cómo controlar el acceso de los usuarios

Los diferentes roles de usuario disponibles en los planes Growth, Advanced y Ultimate te permiten controlar fƔcilmente el acceso de los usuarios a los registros de tu cuenta.

Por ejemplo, tal vez quieras que un usuario tenga acceso completo a todas las Ôreas de Capsule, y que otro solo tenga acceso a los registros que se le asignen directamente. Puedes conseguirlo utilizando una combinación de roles de usuario y equipos.

Cómo puedes usar los controles de acceso

Aquí tienes algunas ideas de cómo puedes utilizar los controles de acceso en tu empresa.

Subcontratación: las empresas suelen subcontratar trabajo a contratistas que necesitan acceder a algunas Ôreas de una cuenta, pero no a todas. Configurar a los contratistas como usuarios restringidos significa que solo tendrÔn acceso a los registros que se les asignen directamente.

Departamentos: las empresas que tienen varios departamentos a menudo se encuentran con que los contactos y clientes potenciales son importantes para un departamento, pero no son relevantes para otro. Utiliza equipos para agrupar a tus usuarios y asignar registros directamente a su departamento. Los usuarios estƔndar tendrƔn acceso a los registros asignados a un equipo del que formen parte, asƭ como a cualquier registro no asignado de la cuenta.

Ventas: a menudo, los vendedores solo quieren y necesitan acceder a sus propios registros. Si tienen el rol de usuario restringido, solo verƔn los registros de los que sean responsables.

Gerencia: los gerentes pueden tener contactos confidenciales que no estén disponibles para todos los usuarios de Capsule. Asigna estos registros confidenciales a un equipo de gerencia dedicado. Configurar a los miembros del equipo de gerencia como administradores también les darÔ acceso completo a todas las Ôreas de la cuenta, incluida la configuración de la cuenta.

Cómo agregar un nuevo usuario

Si quieres invitar a un nuevo usuario a unirse a tu cuenta, puedes hacerlo accediendo a:

  1. Configuración de la cuenta > Usuarios y equipos
  2. Agregar nuevo usuario

Al agregar un nuevo usuario deberƔs hacer lo siguiente:

  • Introducir los datos del usuario, incluyendo la dirección de correo electrónico y el nombre de usuario.
  • Especificar el rol del usuario y sus derechos de exportación.
  • Si tienes un plan con funciones de control de acceso, en esta etapa puedes agregar al usuario directamente a un equipo.
  • Para terminar, haz clic en el botón Invitar usuario.

El nuevo usuario recibirÔ una invitación para unirse a Capsule por correo electrónico. Aquí se le proporcionarÔ su nombre de usuario y se le pedirÔ que cree su propia contraseña. También recibirÔn un enlace para acceder a la cuenta.

Una vez agregado el nuevo usuario, Capsule enviarÔ un correo electrónico automÔtico notificando al superadministrador que se incrementarÔ la suscripción mensual.

Derechos de exportación de los usuarios

Los usuarios estÔndar con permisos de exportación pueden exportar anuncios de contactos, proyectos y oportunidades. Los administradores con permisos de exportación también pueden exportar una cuenta para hacer una copia de seguridad.

Los permisos de exportación se pueden configurar al agregar o editar un usuario. Para hacerlo sigue estos pasos:

  1. Ve a Configuración de la cuenta > Usuarios y equipos.
  2. Haz clic en el nombre del usuario que quieras editar.
  3. Marca o desmarca la casilla Permiso para exportar registros a CSV, Excel o vCard.

Cómo cambiar un usuario

Si una persona deja la empresa y llega una nueva, puede que quieras cambiar el usuario que estÔ configurado en Capsule. En lugar de cambiar el nombre de usuario y la dirección de correo electrónico del usuario existente, es mejor agregar primero el nuevo usuario a la cuenta y, a continuación, eliminar al que se fue. Así te aseguras de que el historial en Capsule sigue siendo preciso y se asigna al usuario correcto.

Al eliminar al usuario saliente, se te pedirƔ que reasignes sus tareas, contactos, proyectos y oportunidades abiertos a otra persona. Si agregas primero al nuevo usuario, podrƔs reasignarle fƔcilmente cualquier trabajo en curso.

Cuadro de diÔlogo para eliminar un usuario con un menú desplegable para asignar tareas a otro usuario.

El historial de notas y correos electrónicos del usuario que se va se conservarÔ en la cuenta, así que no hay que preocuparse por perder ningún dato.

Cómo eliminar un usuario

Puedes eliminar un usuario de la cuenta de la manera siguiente:

  1. Entra en Configuración de la cuenta > Usuarios y equipos.

  2. Haz clic en el menĆŗ de flechas situado junto al menĆŗ ā€œEditar datos de contactoā€ y, a continuación, selecciona la opción Eliminar.

    Desplegable junto al nombre de un usuario que muestra la opción de eliminar al usuario.

Eliminar un usuario reduce el costo de la suscripción. Cuando se elimina un usuario, se conserva todo el historial que haya ingresado, como correos electrónicos y notas. Todas las tareas, proyectos, oportunidades y contactos abiertos actualmente asignados al usuario se reasignarÔn a un usuario de tu elección.

Cómo suspender a un usuario

Cuando suspendes a un usuario, tanto el usuario como sus tareas permanecerÔn en Capsule, pero no podrÔ iniciar sesión.

Puedes suspender a un usuario de la manera siguiente:

  1. Entra en Configuración de la cuenta > Usuarios y equipos.

  2. Haz clic en el menĆŗ de flechas situado junto al menĆŗ ā€œEditar datos de contactoā€ y, a continuación, selecciona la opción Suspender.

    Desplegable junto al nombre de un usuario que muestra la opción de suspender al usuario.

Para anular la suspensión, sigue el mismo proceso pero esta vez selecciona Restaurar usuario.

Cómo cambiar el rol de un usuario

Con el tiempo, puede que te resulte necesario cambiar el rol de un usuario dentro de la cuenta de Capsule. Para cambiar el rol de un usuario haz lo siguiente:

  • Ve a Configuración de la cuenta > Usuarios y equipos.
  • Haz clic en el nombre del usuario cuyo rol deseas cambiar.
  • En Rol selecciona el rol apropiado y haz clic en Guardar.