Importando oportunidades

La herramienta de importación permite añadir varias oportunidades a tu cuenta de Capsule de una sola vez. Puedes acceder directamente a ella desde la pestaña Sales Pipeline y seleccionando el botón Importar oportunidades situado en la esquina superior derecha de la pantalla, que te llevará al centro de importación.

Desde allí, haz clic en Desde un archivo y elige la opción Oportunidades para comenzar.

Cómo importar oportunidades desde un archivo CSV o Excel

Si has utilizado un CRM anteriormente (o tienes tus datos de ventas almacenados en otros sistemas u hojas de cálculo) y puedes exportarlos a un archivo CSV o Excel, deberías poder importarlos a Capsule. La clave para importarlos correctamente a Capsule es preparar bien la hoja de cálculo y, después, asegurarte de que Capsule esté configurado para admitir cualquier campo adicional que quieras añadir.

Paso 1: Organizar la hoja de cálculo para una importación: campos obligatorios

Hay algunos campos obligatorios para realizar una importación básica de oportunidades. A continuación, describimos cada uno de ellos:

Plantilla de ejemplo para importar oportunidades: campos obligatorios

A continuación se muestra un ejemplo de cómo configurar tu hoja de cálculo con únicamente los campos obligatorios. Haz clic aquí para descargar la hoja de cálculo de ejemplo.

Paso 2: Organizar la hoja de cálculo para una importación - Campos opcionales

Además de la información anterior, también hay muchos campos opcionales que puedes añadir a tus Oportunidades:

Plantilla de ejemplo para importar oportunidades: campos obligatorios y opcionales

A continuación se muestra un ejemplo de cómo configurar la hoja de cálculo, que incluye tanto los campos obligatorios como los opcionales. Haz clic aquí para descargar la hoja de cálculo de ejemplo.

Paso 3: Organizar tu hoja de cálculo para una importación: oportunidades ganadas frente a perdidas

Además de las oportunidades abiertas, también puedes importar oportunidades cerradas. Esto significa que la oportunidad se ha ganado o perdido. Obtén más información sobre las oportunidades cerradas aquí.

La clave para marcar una oportunidad como ganada o perdida es el campo Hito.

• Para las oportunidades ganadas: El hito deberá ser Ganado.
• Para oportunidades perdidas: El hito deberá estar marcado como Perdido.

Los siguientes campos opcionales solo se aplican a las oportunidades cerradas:

Plantilla de ejemplo para importar oportunidades: oportunidades cerradas

A continuación se muestra un ejemplo de cómo configurar su hoja de cálculo para las oportunidades cerradas (ganadas y perdidas). Esto incluye tanto los campos obligatorios como los opcionales. Haga clic aquí para descargar la hoja de cálculo de ejemplo.

Paso 4: Importar el archivo a Capsule

Una vez que tengas el archivo listo, puedes seguir los pasos que se indican a continuación para importarlo a Capsule:

1. Seleccione Importar oportunidades en la pestaña Sales Pipeline tab

2. Haz clic en Desde un archivo > Oportunidades* en la pantalla. Haz clic para cargar el archivo o arrástralo y suéltalo en el recuadro; luego selecciona Siguiente para comenzar.

3. Ahora puedes asociar las columnas de tu archivo con los campos de Capsule. La herramienta de importación intentará detectar automáticamente las columnas correctas, pero comprueba que la asociación sea correcta. La sección «Datos de muestra cargados» muestra qué valores de tu archivo se introducirán en cada campo. En este punto, también puedes crear tus campos personalizados.

4. Cuando haya terminado de seleccionar, haga clic en el botón Siguiente.

5. A continuación, se te ofrecerá la opción de elegir cómo gestionar los posibles duplicados que Capsule encuentre en tu archivo. Puedes importarlos todos como nuevas oportunidades, ignorar los duplicados o elegir la opción de importar y actualizar los duplicados con los datos de tu archivo.

Encontrará más información sobre este proceso en nuestra sección dedicada a actualizar Oportunidades mediante una importación.

6. A continuación, verás una vista previa de las Oportunidades que están a punto de importarse. Confirma que todo sea correcto y comprueba que la cantidad de Oportunidades que se van a crear coincida con tus expectativas.

7. Por último, haz clic en Importar ahora. La importación comenzará y recibirás una notificación por correo electrónico cuando haya finalizado.

Añadir etiquetas a oportunidades mediante importación

Añadir etiquetas a las oportunidades durante la importación te ayuda a organizarlas desde el principio en grupos fáciles de gestionar. Hay dos formas de hacerlo:

• La primera opción es añadir una única columna llamada «Etiquetas» y, a continuación, añadir las etiquetas a cada contacto correspondiente en forma de lista separada por comas:

• La segunda opción consiste en añadir una columna independiente para cada etiqueta y, simplemente, incluir la etiqueta en cada fila en la que quieras aplicarla:

Cuando llegues a la etapa de asignación en Capsule, selecciona la opción Aplicar como etiqueta.

Añadir campos personalizados a las oportunidades mediante importación

Añadir campos personalizados a tus oportunidades es una forma rápida y sencilla de almacenar información específica desde el principio. Según el tipo de datos que quieras añadir, hay algunos detalles importantes que debes tener en cuenta:

• Texto: Los campos de texto tienen un límite de 250 caracteres.
• Fecha: Elige uno de los formatos de fecha compatibles para todas las fechas de la hoja de cálculo entre dd/mm/yyyy, dd-mm-yyyy, mm/dd/yyyy, mm-dd-yyyy, yyyy/mm/dd o yyyy-mm-dd.
• Casilla de verificación: Para marcarla, use Y o TRUE. Para dejarla sin marcar, use N o FALSE.
• Número: Los campos numéricos tienen un límite de 12 caracteres y permiten hasta 3 decimales.
• Lista: Los campos de lista deberán configurarse primero en la Configuración de la cuenta. Es un campo de selección única, por lo que deberá añadir un único valor para esa oportunidad en su fila.
• Lista de selección múltiple: Cada valor debe coincidir exactamente con un elemento existente de la lista (sin errores tipográficos). Si seleccionas más de un valor, inclúyelos en la misma celda separados por punto y coma ;

Los campos personalizados para las oportunidades se añaden en Account SettingsCustom FieldsOpportunities tab. Si eres un usuario administrador, para agilizar el proceso, puedes configurar la mayoría de los campos personalizados durante la importación:

1. En la etapa de asignación de campos, haz clic en el campo «Sin coincidencia»
2. Elegir Añadir un nuevo campo personalizado
3. Completa todos los detalles, incluidos el tipo y la descripción.
4. Haz clic en Guardar

A continuación, se creará el campo y, una vez finalizada la importación, la información de la columna correspondiente a ese campo se almacenará en sus Oportunidades.

Añadir una pista a las oportunidades mediante importación

Añadir una secuencia de trabajo a tu oportunidad significa que el primer conjunto de tareas se aplicará y estará listo para empezar a trabajar en cuanto finalice la importación. Un administrador deberá asegurarse primero de que la secuencia de trabajo esté configurada en Account SettingsTracksOpportunities tab.

En tu hoja de cálculo, debes incluir el nombre de la pista o el ID en una columna llamada «Aplicar como pista». Después, al importar, podrás asignarlo a los campos correspondientes. Por ejemplo, para aplicar una pista llamada «Pista VIP» a las oportunidades, deberías asignarla de la siguiente manera:

Esto aplicará el seguimiento a todas las oportunidades que tengan esa columna rellenada.

Cómo asignar usuarios a oportunidades mediante una importación

Para asignar oportunidades a un usuario específico durante la importación, primero deberá conocer el nombre para mostrar o el nombre de usuario del usuario de Capsule. Cualquier administrador de su cuenta puede consultar el nombre para mostrar de cada usuario en Configuración de la cuenta > Usuarios y equipos.

En tu hoja de cálculo, tendrás que añadir una columna al archivo con el encabezado «Propietario». A continuación, puedes añadir el Nombre para mostrar o el Nombre de usuario del usuario de Capsule al que quieras asignar cada oportunidad en la fila correspondiente.

Si tienes un plan Growth, Advanced o Ultimate, también puedes asignar una oportunidad a un equipo. Para hacerlo, añade una columna independiente llamada «Equipo» y, a continuación, añade el nombre del equipo en las filas correspondientes de la oportunidad. También puedes encontrar los equipos en la configuración de la cuenta.

Cómo importar el historial de oportunidades

Al importar sus Oportunidades mediante el proceso de importación de archivos CSV o Excel, también puede importar notas y correos electrónicos. Para importar varias notas para una misma Oportunidad y establecer una fecha para la entrada del historial, deberá utilizar este formato:

*** NOTA ***
2024-01-01
Primera nota interesante

*** NOTA ***
2024-03-20
Segunda nota interesante

Los correos electrónicos se pueden importar con un formato similar; solo tienes que sustituir NOTE por EMAIL, así:

*** CORREO ELECTRÓNICO ***
2024-02-28
Primer correo electrónico interesante

• El campo separador de notas debe tener exactamente el mismo formato que en el ejemplo, sin añadir ni eliminar espacios.
• El elemento de fecha es opcional.
• Excel trunca los campos a un límite relativamente corto de 32.000 caracteres. Por lo tanto, Excel no es adecuado si se generan archivos CSV o de Excel con historiales de notas extensos.

A continuación, durante la importación, asigna la columna del historial de tu archivo a «Añadir como historial/nota» en Capsule.

Cómo ver las últimas importaciones

Después de cada importación, recibirás un correo electrónico de confirmación con un resumen de la importación y un enlace para ver las oportunidades importadas en Capsule. Si quieres consultar una lista reciente de las oportunidades que has importado anteriormente, también puedes hacerlo desde Capsule:

1. Ve a la pestaña Sales Pipeline tab
2. Selecciona el botón «Importar oportunidades»
3. Desplázate hacia abajo hasta la sección Historial de importación de archivos y haz clic en la importación que quieras para obtener más detalles

Cómo eliminar una lista de oportunidades añadidas mediante una importación

Capsule ofrece a los administradores la opción de eliminar oportunidades de forma masiva. Estas se enviarán a la Papelera, donde se conservarán durante 30 días y podrán ser restauradas por el superadministrador si fuera necesario. En las secciones siguientes explicamos ambas formas de eliminar oportunidades.

Cómo deshacer la última importación de oportunidades

Si por algún motivo quieres deshacer tu última importación, tienes la opción de ver todas las oportunidades nuevas añadidas en ella, que un administrador podrá eliminar en bloque. Para hacerlo, sigue estos pasos:

1. Ve a la pestaña Sales Pipeline tab

2. Selecciona Última importación en las listas guardadas de la parte superior de la página

3. Para eliminar algunas oportunidades de los resultados, selecciónelas haciendo clic en la casilla situada junto a sus nombres antes de hacer clic en el icono de la papelera, en la esquina superior derecha de la página. También puede hacer clic directamente en el botón de la papelera para seleccionar todas las oportunidades que desea eliminar.

Cómo deshacer importaciones anteriores de oportunidades

Si quieres deshacer alguna importación anterior, tienes la opción de ver todas las oportunidades nuevas que se hayan añadido a partir de ella, y que un administrador podrá eliminar en bloque. Para hacerlo, sigue estos pasos:

1. Ve a la pestaña Sales Pipeline tab
2. Selecciona el botón «Importar oportunidades»
3. Desplázate hacia abajo hasta la sección Historial de importación de archivos y haz clic en la importación que hayas elegido
4. En la ventana, haz clic en Ver para consultar las oportunidades añadidas en esa importación
5. Para eliminar algunas oportunidades de los resultados, selecciónalas haciendo clic en la casilla situada junto a sus nombres antes de hacer clic en el icono de la papelera, en la esquina superior derecha de la página. También puedes hacer clic directamente en el botón de la papelera para seleccionar todas las oportunidades que quieras eliminar.

Solución de problemas al importar oportunidades desde archivos CSV o Excel

Ya se trate de una importación completa o de una fila específica, hay varios motivos por los que pueden surgir problemas al importarlas en Capsule. Después de cada importación, Capsule generará un archivo con todas las oportunidades que no se hayan podido importar o que se hayan ignorado. Este archivo se denomina «archivo de elementos no procesados».

Para ver el archivo no procesado de una importación de oportunidades:

1. Ve a la pestaña Sales Pipeline tab
2. Selecciona el botón Importar oportunidades situado en la esquina superior derecha
3. Desplázate hacia abajo hasta la sección Historial de importación de archivos y haz clic en la importación de oportunidades que hayas elegido
4. En el recuadro amarillo, selecciona el botón para descargar el archivo

En ese archivo Unhandled, encontrará una columna Reason que ofrece más detalles sobre por qué no se importaron determinadas oportunidades. Hemos explicado todos los motivos en la sección siguiente.

¿Qué significa cada motivo?

Una vez que haya descargado el archivo de elementos no procesados de su importación de oportunidades, encontrará una columna con el motivo que explica por qué cada fila no se pudo procesar o se ignoró.

También hay situaciones en las que un campo personalizado no coincide con la configuración de Capsule. Puedes obtener más información sobre los distintos tipos en la sección Importar campos personalizados. Esto puede deberse a los siguientes motivos:

Si necesitas ayuda adicional, puedes enviar un correo electrónico a support@capsulecrm.com con una copia del archivo para obtener más información.