Peu importe le secteur dans lequel vous travaillez et quels que soient vos clients, votre travail implique probablement de nombreux projets sous une forme ou une autre. Même le plus petit projet semble impliquer d'innombrables éléments en mouvement — tous devant être soigneusement coordonnés et suivis — ce qui peut rendre l'ensemble du processus stressant.
Si vous avez du mal à gérer vos projets, customer relationship management (CRM) le logiciel pourrait bien être la solution que vous recherchez. Un CRM vous permet de conserver toutes vos données de projet en un seul endroit, d'automatiser les tâches routinières et de suivre vos résultats.
Dans cet article, nous examinerons comment utiliser un CRM pour la gestion de projet, y compris les meilleures pratiques et comment résoudre les défis courants afin que vous puissiez mener vos projets aussi efficacement que possible.
Pourquoi utiliser un CRM pour la gestion de projet ?
Il existe de nombreux outils de gestion de projet disponibles au choix, allant des tableurs DIY aux logiciels dédiés pour les entreprises. Dans de nombreuses situations, un CRM tel que Capsule offre toutes les fonctionnalités nécessaires pour gérer vos projets efficacement.
Bien que les CRM soient souvent associés aux ventes, de nombreuses fonctionnalités de base conviennent parfaitement à la gestion de projet. Voici quelques-uns des avantages clés.
Amélioration de l'organisation et de la planification
Gérer un projet implique de jongler avec de nombreuses tâches, échéances et ressources. Les fonctionnalités organisationnelles qui rendent les CRM excellents pour les processus de vente sont tout aussi précieuses pour coordonner et planifier vos projets.
La plupart des CRM offrent des capacités robustes de gestion des tâches, où vous pouvez créer et assigner des tâches aux membres de l'équipe, fixer des échéances et suivre les progrès en temps réel. La fonctionnalité Tracks de Capsule va encore plus loin, en vous permettant de créer des listes de tâches modèles pour votre équipe. Lorsque tout le monde sait exactement ce qui doit être fait ensuite, l'exécution de votre projet sera plus cohérente.
Capsule offre également des fonctionnalités de gestion de projet dédiées idéales pour superviser des projets complexes. Un tableau de projet Kanban vous donne un aperçu visuel rapide de toutes les étapes clés et de votre progression, afin que vous puissiez facilement identifier les goulots d'étranglement, réaffecter des ressources et maintenir votre projet sur la bonne voie.
Une meilleure gestion des parties prenantes
Une gestion de projet efficace ne concerne pas uniquement vos processus internes — elle implique également de tenir tous les intervenants informés et impliqués. Les CRM sont excellents pour gérer les relations, ce qui les rend parfaits pour cet aspect de la gestion de projet.
Avec un CRM, vous pouvez maintenir des profils complets de tous les intervenants du projet, y compris les membres de l'équipe, les clients et les fournisseurs. Cela vous permet d'accéder facilement aux informations de contact, à l'historique des communications et aux préférences, vous assurant d'avoir toujours les bonnes informations à portée de main.
La communication est un élément clé pour tenir vos parties prenantes informées. De nombreux CRM s'intègrent avec des fournisseurs d'email populaires tels que Gmail et Outlook, vous permettant de gérer toutes vos communications de projet à partir d'un seul endroit.
Améliorez davantage votre stratégie de communication en combinant votre CRM avec un logiciel d'email marketing. Par exemple, vous pouvez utiliser Capsule avec Transpond pour configurer et envoyer des séquences d'emails ciblés pour différentes étapes de projet, de l'annonce du lancement aux mises à jour de l'avancement et aux livrables finaux.
Prise de décision basée sur les données
L'un des avantages les plus puissants de l'utilisation d'un CRM pour la gestion de projet est la richesse des données qu'il fournit pour éclairer vos décisions. Votre CRM peut suivre et analyser la performance de votre projet, offrant des perspectives précieuses pour les projets en cours et la planification future.
En surveillant les attributions de tâches, les temps d'achèvement et les charges de travail, votre CRM peut aider à identifier les membres de l'équipe les plus performants, les goulots d'étranglement et d'autres domaines où vous pourriez avoir besoin de ressources supplémentaires ou de formation. Ces informations sont inestimables pour optimiser la performance de votre équipe et améliorer les résultats des projets.
Vous pouvez également utiliser votre CRM pour suivre les coûts des projets, les investissements en temps et les résultats, permettant ainsi des calculs de ROI de projet plus précis. En centralisant vos données de projet et en fournissant des outils d'analyse performants, les CRM vous permettent de prendre des décisions basées sur les données pour une meilleure efficacité de l'équipe, la satisfaction des parties prenantes et les résultats des projets.
Défis courants de la gestion de projet (et comment votre CRM peut aider)
Même le plus petit projet peut comporter de grands défis. Cependant, un CRM bien implémenté peut résoudre bon nombre des problèmes de gestion de projet auxquels vous serez confronté. Explorons quelques défis courants et leurs solutions basées sur le CRM.
Gestion du calendrier du projet
Le défi: Respecter le calendrier des projets et gérer les échéances
La solution: suivi visuel de la chronologie et rappels automatisés
Pour chaque projet, il y a toujours une échéance imminente qui approche. Ne pas respecter ces délais peut entraîner des raccourcis, des dépassements de budget et des clients mécontents.
Avec un CRM tel que Capsule, vous pouvez créer des tableaux Kanban pour vos projets, ce qui facilite le suivi de l'avancement et l'identification des retards potentiels avant qu'ils ne deviennent critiques. Vous pouvez rapidement voir quelles tâches sont en cours, terminées ou en retard. Cette approche visuelle rend plus facile la détection des goulots d'étranglement et l'ajustement de votre chronologie si nécessaire.
Vous pouvez également définir des jalons et les associer à des tâches ou livrables spécifiques, tandis que le calendrier vous permet de mettre en place des rappels automatisés pour les échéances importantes, assurant ainsi que rien ne soit oublié.
Allocation des ressources
Le défi: Répartir efficacement la charge de travail et gérer la capacité de l'équipe
La solution: Gestion centralisée des ressources et suivi de la charge de travail
Équilibrer les charges de travail et s'assurer que vous utilisez au mieux les compétences et la disponibilité de votre équipe peut être complexe, surtout lorsque vous gérez plusieurs projets en même temps.
Votre CRM peut servir de centre névralgique pour la gestion de vos ressources. Dans Capsule, vous pouvez créer des profils détaillés pour chaque membre de l'équipe. En étiquetant les membres de l'équipe avec leurs compétences spécifiques ou domaines d'expertise, vous pouvez rapidement identifier la bonne personne pour chaque tâche.
Vous pouvez également utiliser les fonctionnalités de gestion des tâches avec Tracks pour assigner du travail et suivre la progression. Cela vous offre une vue claire de la charge de travail actuelle de chaque membre de l'équipe, ce qui facilite la répartition équitable des tâches et évite de surcharger qui que ce soit.
Évaluation post-projet
Le défi: Recueillir des perspectives et appliquer les leçons apprises aux projets futurs
La solution: Collecte automatique de retours et analyse basée sur les données
Une fois qu'un projet est terminé, vous pourriez être sous pression pour passer au suivant le plus rapidement possible. Cependant, sans prendre le temps d'évaluer correctement les résultats, vous manquez une excellente occasion d'optimiser les projets futurs.
Nous avons déjà parlé de la manière dont votre CRM est idéal pour collecter et analyser les données de votre projet. De plus, vous pouvez utiliser les fonctionnalités d'email de votre CRM pour recueillir des retours qualitatifs de la part de vos membres d'équipe et des parties prenantes en utilisant des sondages modèles. Ces sondages peuvent rassembler des avis sur divers aspects du projet, de la collaboration d'équipe à la satisfaction client.
Les données collectées peuvent être directement stockées dans votre CRM associé au projet spécifique. Vous pouvez ensuite utiliser les fonctionnalités de rapport de Capsule pour analyser ces données, identifier les tendances et les domaines à améliorer. Par exemple, vous pourriez découvrir que certains types de tâches prennent systématiquement plus de temps que prévu, vous permettant d'ajuster en conséquence les échéanciers de vos futurs projets.
Vous pouvez également utiliser les Tags et les Champs Personnalisés de Capsule dans votre CRM pour catégoriser les projets selon différents facteurs tels que l'industrie, la taille ou la complexité. Cela vous permet de comparer des projets similaires au fil du temps, de suivre les améliorations et d'identifier les défis persistants.
Bonnes pratiques pour utiliser un CRM pour la gestion de projet
En plus de relever les défis courants de la gestion de projet, votre CRM peut également optimiser les projets futurs — tant que vous utilisez les bonnes stratégies. Voici quelques-unes de nos meilleures pratiques pour maximiser les avantages de votre CRM pour la gestion de projet.
Intégrez votre CRM avec vos autres outils
Votre CRM est à son meilleur niveau lorsqu'il est connecté au reste de vos applications, y compris d'autres outils de gestion de projet. Recherchez un CRM qui s'intègre à votre logiciel existant, soit par des intégrations natives soit par des services tiers comme Zapier.
Par exemple, vous pourriez intégrer votre CRM avec des logiciels de planification de projet pour synchroniser automatiquement les données des tâches et des échéanciers, ou le connecter à des outils de suivi du temps pour obtenir une image plus précise de vos ressources et des coûts de projet. Si vous utilisez des outils de collaboration comme Slack ou Microsoft Teams, intégrer ceux-ci à votre CRM peut garantir que toutes les communications liées au projet sont capturées et facilement accessibles.
En créant un flux de données continu entre les systèmes, vous réduisez la saisie manuelle des données, minimisez le risque d'erreurs et créez un système plus complet pour vos projets.
Personnalisez votre CRM pour la gestion de projet
Alors que la plupart des CRM sont conçus pour une utilisation générale, les meilleurs peuvent être considérablement personnalisés pour s'adapter à une grande variété de cas d'utilisation différents. Profitez de ces possibilités pour adapter votre CRM à vos besoins spécifiques en gestion de projet.
Commencez par personnaliser votre structure de données. Utilisez les Champs Personnalisés pour capturer des informations spécifiques au projet telles que le type de projet ou le niveau de priorité. Dans Capsule, vous pouvez également utiliser des Étiquettes pour catégoriser les projets ou mettre en évidence des attributs importants du projet.
Ensuite, personnalisez l'interface de votre CRM pour soutenir vos processus de gestion de projet. Cela peut impliquer la création de tableaux personnalisés pour les projets réguliers qui reflètent les différentes étapes. Vous pouvez également concevoir des rapports pour obtenir des aperçus sur la performance du projet avec les indicateurs clés pour votre organisation.
En adaptant votre CRM à vos besoins spécifiques en gestion de projet, vous créez un outil qui soutient véritablement vos processus et vous fournit les informations nécessaires pour prendre des décisions éclairées.
Utilisez l'automatisation pour rationaliser vos processus
Lorsque vous avez une centaine de tâches différentes à gérer, tout ce que vous pouvez faire pour enlever certaines de ces tâches à votre équipe vaut la peine d'être exploré. Le plan Growth de Capsule et supérieur donne accès à une puissante automatisation des flux de travail qui peut vous faire gagner du temps et promouvoir des processus plus cohérents.
Par exemple, vous pouvez configurer des parcours pour créer des flux de travail qui se déclenchent automatiquement lorsque vos critères choisis sont remplis. Cela peut inclure l'attribution automatique de tâches, l'envoi de notifications ou la mise à jour du statut du projet en fonction de certains déclencheurs.
Vous pouvez également utiliser l'automatisation avec l'outil de marketing par courriel que vous avez choisi pour configurer des messages automatiques, tels que des mises à jour régulières de l'état du projet pour les parties prenantes, des rappels pour les échéances à venir ou des demandes de retour d'information aux étapes clés du projet.
En tirant parti de l'automatisation, vous libérez votre équipe pour se concentrer sur des tâches à haute valeur ajoutée qui nécessitent perspicacité humaine et créativité, plutôt que de s'enliser dans un travail administratif répétitif.
Configurer votre CRM pour la gestion de projet
Comme nous l'avons déjà évoqué avec les meilleures pratiques ci-dessus, avoir la bonne configuration de CRM peut faire la différence entre un projet réussi et une échéance manquée. Suivez ces étapes pour vous assurer que votre CRM est optimisé pour vos besoins en gestion de projet.
1. Définissez les objectifs de votre projet
Avant de plonger dans la configuration technique du CRM, définissez clairement ce que vous souhaitez réaliser avec votre projet. Utilisez le cadre de définition d'objectifs SMART pour vous assurer que vos buts sont :
- Spécifique
- Mesurable
- Réalisable
- Pertinent
- Limité dans le temps.
Par exemple, un objectif SMART pourrait être d'augmenter la productivité de l'équipe en réalisant une augmentation de 25% des tâches complétées par semaine dans un délai de trois mois en mettant en place des réunions quotidiennes debout et en fournissant une formation ciblée au développement des compétences.
Une fois que vous avez établi vos objectifs, déterminez vos indicateurs clés de performance (ICP). Ces métriques vous aideront à suivre les progrès vers vos objectifs. Dans l'exemple ci-dessus, vous suivriez principalement le taux d'achèvement.
En commençant par définir des objectifs clairs, vous pouvez personnaliser la configuration de votre CRM pour obtenir les informations et le soutien dont vous avez le plus besoin pour une gestion de projet efficace.
2. Cartographiez vos processus de gestion de projet
Créez une image claire du flux de travail de votre projet pour informer la configuration de votre CRM. Élaborez un organigramme détaillant chaque étape du processus de votre projet, du début à la fin. Cela pourrait inclure des étapes telles que :
- Lancement du projet
- Planification
- Exécution
- Surveillance et contrôle
- Se déconnecter
- Bilan post-projet.
Alors que vous déterminez les étapes nécessaires, identifiez où et comment votre CRM sera utilisé dans ce processus. Par exemple, vous pourriez l'utiliser pour l'allocation des ressources pendant la phase de planification, ou le suivi des tâches pendant l'exécution.
Cet exercice de cartographie garantira que la configuration de votre CRM est en adéquation avec vos processus de travail réels et couvre toutes les zones critiques de votre processus de gestion de projet.
3. Configurez votre CRM
Il est maintenant temps de configurer les aspects techniques de votre CRM. Commencez par mettre en place des Champs Personnalisés et des Étiquettes. Vous pouvez créer des champs pour des informations spécifiques au projet comme le type de projet ou le niveau de priorité. Dans Capsule, vous pouvez utiliser des Étiquettes pour catégoriser les projets ou mettre en évidence des attributs importants du projet.
Ensuite, créez les pipelines de votre projet. Celles-ci doivent refléter les étapes du cycle de vie de votre projet que vous avez définies auparavant. Vous pourriez avoir différents pipelines pour différents types de projets si vos processus varient de manière significative. Les Projets de Capsule sont idéaux pour les processus répétables que vous effectuerez régulièrement, tels que l'intégration ou la gestion de compte.
Saisissez cette opportunité pour vous assurer que vous avez relié votre CRM au reste de votre logiciel de gestion de projet. Configurez des intégrations avec vos outils de gestion des tâches, logiciels de suivi du temps et toute autre plateforme pertinente pour garantir un flux de données fluide à travers votre écosystème.
L'hygiène des données est cruciale; après tout, si vos données ne sont pas précises, vous ne pouvez pas vous y fier pour prendre des décisions de projet. Dès le début, établissez des processus pour maintenir la qualité des données, tels que la détection des doublons et les règles de standardisation des données (par exemple, pour les noms de projets ou les rôles des membres de l'équipe).
Enfin, configurez votre reporting et vos tableaux de bord. Créez des rapports personnalisés qui correspondent à vos indicateurs clés de performance et concevez des tableaux de bord qui offrent aux chefs de projet et aux parties prenantes une vue d'ensemble de l'état et de la performance du projet.
4. Formez votre équipe
Une fois votre CRM configuré, assurez-vous que votre équipe puisse l'utiliser efficacement. Une équipe bien formée maximisera les avantages de votre CRM, augmentant ainsi les chances d'atteindre vos objectifs de gestion de projet.
Commencez par réaliser une formation CRM complète, couvrant à la fois les fonctionnalités de base et avancées du CRM pertinentes pour la gestion de projet. Par exemple, tout le monde devrait être familier avec la manière d'ajouter des informations de projet dans votre CRM.
Ensuite, créez des procédures opérationnelles standard (POS) pour les tâches courantes de la GRC liées à la gestion de projet. Ces guides étape par étape devraient couvrir des processus tels que :
- Création d'un nouveau projet dans le CRM
- Mise à jour du statut et de la progression de la tâche
- Gestion de l'allocation des ressources
- Génération de rapports de projet
- Réalisation de bilans de projet dans le CRM
Rendez ces procédures opérationnelles standard facilement accessibles à tous les membres de l'équipe – peut-être directement dans le CRM ou sur un lecteur partagé.
Enfin, prévoyez des sessions de formation de remise à niveau régulières pour maintenir votre équipe à jour au fur et à mesure que vos processus de gestion de projet évoluent et que de nouvelles fonctionnalités du CRM deviennent disponibles.
Profitez de projets plus positifs avec votre CRM
La gestion de projet évolue constamment, sous l'impulsion des avancées technologiques et des nouvelles méthodologies. Pour rester compétitif et mener à bien vos projets, vous devez être adaptable et utiliser pleinement les outils à votre disposition — y compris votre CRM.
Que l'idée d'utiliser un CRM pour la gestion de projet vous soit nouvelle ou que vous cherchiez à optimiser votre configuration actuelle, il y a toujours de la place pour l'amélioration. Prenez un moment pour évaluer comment vous gérez actuellement vos projets. Où se trouvent les goulots d'étranglement ? Comment un CRM bien implémenté pourrait-il relever ces défis ? N'oubliez pas, la clé est de commencer avec des objectifs clairs, de personnaliser votre CRM pour qu'il réponde à vos besoins spécifiques, et d'affiner continuellement votre approche en fonction des aperçus que vous obtenez.
En exploitant la puissance du CRM pour la gestion de projet, vous pouvez bénéficier dès aujourd'hui de meilleurs résultats de projet et vous préparer pour un succès à long terme. Avec les bons outils et stratégies en place, vous aurez tout ce dont vous avez besoin pour réaliser des projets plus efficacement, avec des résultats plus significatifs pour vous et vos clients.
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