Gestionando tus Tareas

Cómo mantener tus tareas bajo control

Capsule te permite ver fácilmente qué tareas no se han completado, para que puedas ocuparte primero de ellas o reprogramarlas para más adelante. El panel de control es el primer lugar que debes consultar, ya que muestra todas las tareas que tienes asignadas y que están atrasadas, vencen hoy o en los próximos 7 días.

Las siguientes integraciones de Capsule crearán automáticamente tareas en tu cuenta de Capsule.

• Formulario de contacto del sitio web de Capsule
• Wufoo
• Integración de webhooks de Mailchimp

Estas tareas sirven como recordatorio para revisar los datos de contacto nuevos o actualizados. Es importante mantenerse al día con ellas para garantizar que toda la información sea correcta e indicar a tus compañeros de trabajo que los contactos están listos para usarse. De lo contrario, tu lista puede saturarse rápidamente con demasiadas tareas, lo que dificulta llevar un control de lo importante. Cada integración permite decidir a cuáles de tus usuarios de Capsule se deben asignar estas tareas. Para obtener más información, consulta los enlaces anteriores o envía un correo electrónico a nuestro equipo de soporte.

Cómo planificar con Tareas

Para obtener una vista más detallada de tus tareas, tanto la pestaña Calendariocomo la pestaña Tareaste permiten visualizarlas de la forma que más te convenga. En la página Calendario puedes elegir entre las vistas Mes, Semana o Agenda. La vista Semana es ideal si has conectado tu calendario de Outlook o Google, ya que muestra bloques de tiempo y te permite ver tus tareas de Capsule junto con los eventos de tu calendario. Por otro lado, la vista Agenda ofrece una lista sencilla de las próximas tareas sin bloques de tiempo.

Cambia a la pestaña Tareas para ver todas las tareas en una sola lista. En esta página, puedes filtrarlas por próximas, completadas, categoría, responsable y según estén vinculadas a contactos, oportunidades o proyectos.

Cómo configurar un recordatorio de tareas por correo electrónico

Mantente al día de todo lo que tienes pendiente con un recordatorio diario de las tareas que vencen, para que no se te pase nada por alto. Cada mañana recibirás en tu bandeja de entrada un correo electrónico con un desglose de todas las tareas que vencen ese día. Es una excelente forma de saber qué trabajo debes priorizar cada día. Encontrarás más información sobre cómo configurarlo en nuestra sección de configuración.

Cómo encontrar las tareas completadas

Una vez que se haya completado una tarea, dejará de aparecer en tu calendario. Aun así, puedes ver estas tareas yendo a la pestaña Tareas > cambia el filtro de Próximas a Completadas para obtener una lista de todas tus tareas completadas.

Cómo volver a abrir una tarea completada

Si una tarea se completa por accidente, tienes la opción de volver a abrirla en lugar de crearla de nuevo. Para hacerlo:

1. Ve a la pestaña Tareas tab
2. Selecciona el filtro Mostrar: y cámbialo a Completado > haz clic en Aplicar
3. Haz clic en el nombre de la tarea que quieras volver a abrir
4. Usa el botón «Reabrir tarea»
5. La tarea volverá a activarse y estará visible en tu calendario de tareas

Cómo encontrar tareas en una categoría específica

Para obtener una visión general de las tareas próximas de una categoría específica, puedes filtrar tanto la lista de tareas como la vista de calendario por categoría. Esto resulta útil cuando haces un seguimiento de varios tipos de tareas al mismo tiempo o si quieres centrarte en tareas de un tipo concreto, por ejemplo, hacer llamadas telefónicas o escribir correos electrónicos. Para filtrar por categoría:

1. Ve a la pestaña Calendarioo Tareas tab
2. Selecciona el filtro Categoría y marca las casillas de las categorías que quieras mostrar.

Cómo encontrar tareas repetitivas

Al igual que puedes filtrar por Tareas completadas, también puedes filtrar por Tareas recurrentes para ver únicamente las tareas que has configurado para que se repitan. Esto resulta especialmente útil si utilizas tareas recurrentes para gestionar tu flujo de trabajo diario, ya que puedes ver todas las tareas configuradas para repetirse sin tener que buscar en todo el calendario. Para hacerlo:

1. Ve a la pestaña Tareas tab
2. Selecciona el filtro Mostrar: Próximos y cámbialo por Repetidos instead

Cómo realizar acciones masivas en las tareas

Gestionar tareas ahora es más rápido y sencillo. Con la nueva función de actualización masiva, los administradores de cuentas pueden:

• Reasignar responsables de tareas
• Completa varias tareas a la vez
• Cambiar las fechas de las tareas en bloque

Ya sea que estés actualizando tareas tras un cambio en el equipo o reprogramando un proyecto, las acciones en bloque te permiten ahorrar tiempo y mantener organizada tu lista de tareas con el mínimo esfuerzo. Para hacerlo:

1. Ve a la pestaña Tareas tab
2. Filtra la lista según corresponda para que solo muestre las tareas sobre las que quieras realizar acciones en bloque
3. Selecciona todo (o selecciona las tareas a las que quieras aplicar una acción en bloque) > Elige la acción en bloque que desees.

Cómo ver las tareas en otras aplicaciones de calendario

Capsule está diseñado para funcionar con tus herramientas y procesos actuales. Por lo tanto, puedes suscribirte a tus tareas de Capsule en la aplicación de calendario que ya utilizas y verlas junto a tus eventos, para consultar fácilmente tanto las tareas como los eventos en un mismo lugar.

Si utilizas una aplicación de calendario en tu teléfono u ordenador compatible con el formato iCalendar, como Outlook, Calendario de Mac o Google Calendar, puedes suscribirte a tu fuente iCalendar de Capsule para que tus tareas de Capsule aparezcan en tu aplicación de calendario. Se trata de una sincronización unidireccional de Capsule a la aplicación de calendario, por lo que cualquier cambio que quieras realizar deberá hacerse en Capsule y se reflejará en tu aplicación de calendario.

Para suscribirte al calendario de tareas de Capsule:

1. Inicia sesión en Capsule
2. Haz clic en tu nombre en la barra de menú superior y selecciona Mis preferencias
3. Ve a Calendario y feeds
4. Sigue las instrucciones que aparecen en pantalla