La pestaña Calendario y tareas de Capsule proporciona una vista completa de todo en lo que está trabajando tu empresa, lo cual ayuda a centrarse en lo que hay que hacer y en lo que viene a continuación. Las tareas pueden agregarse rápidamente a través de Capsule y puedes utilizarlas para hacer un seguimiento de tus llamadas y reuniones. Las categorías de tareas personalizadas te permiten crear tareas específicas para tu negocio.
Cómo agregar una tarea
Agrega tareas a tus contactos, proyectos u oportunidades cuando veas el registro en Capsule. Si tu tarea no está directamente relacionada con ningún registro de Capsule, puedes agregar tareas independientes desde la página Calendario.
- Mientras visualizas un registro: utiliza el botón Agregar tarea situado en la parte superior derecha de cualquier registro de Capsule. Esto vincula esa tarea al registro actual en el que te encuentras y también será visible en la pestaña Calendario y tareas.
- Cuando veas la página Calendario y tareas: utiliza el botón Agregar tarea situado en la parte superior de la pestaña Calendario y tareas o pasa el cursor sobre una fecha y utiliza la opción Agregar tarea. Tienes la opción de vincular la tarea a un contacto, proyecto u oportunidad existente.
Cuando crees una tarea:
- Introduce una descripción, una fecha de vencimiento (y opcionalmente una hora de vencimiento), agrega una categoría y detalles adicionales.
- Elige a qué usuario asignarla.
- Si agregas una tarea desde la página Calendario y tareas, elige opcionalmente Vincular tarea a contacto, oportunidad o proyecto y busca el registro al que quieres conectarla.
- Haz clic en Guardar y listo.
Una vez guardada, la tarea será visible en la vista de calendario y, si está vinculada a un registro, se mostrará en el panel de tarea de ese registro.
Agregar más detalles a tus tareas
Si necesitas más contexto o información para una tarea, solo tienes que hacer clic en el enlace Agregar más detalles y agregar la información al cuadro de texto grande. Es un lugar perfecto para guardar notas sobre un evento o un guion para una llamada telefónica. Visualiza los detalles de tu tarea en cualquier momento abriendo la tarea.
Cómo configurar tareas que se repiten
Hay algunas situaciones en las que puede que tengas que completar la misma tarea de forma regular. Por ejemplo, una llamada semanal a un proveedor o un informe que hay que preparar al final de cada mes. En lugar de crear cada vez la misma tarea, puedes crear una Tarea que se repite. Las tareas se pueden programar para que se repitan una cantidad determinada de semanas, meses o años. Esto te permite realizar un seguimiento preciso de las tareas repetitivas, los controles frecuentes, los aniversarios o los cumpleaños. Cuando marcas una tarea repetitiva como completada, la siguiente ocurrencia de la tarea se creará automáticamente en el horario de repetición que hayas establecido. Para establecer que una tarea se repita, solo tienes que hacer clic en el enlace Repetir situado encima de la fecha de vencimiento y seleccionar la frecuencia con la que debe repetirse.
Cómo clasificar las tareas
Puedes clasificar tus tareas utilizando las categorías predeterminadas o crear las tuyas propias para adaptarlas a tus procesos. Puedes filtrar tus tareas por categoría en la pestaña Calendario y tareas para ver todas las tareas pendientes de una categoría concreta. Esto es muy útil para ver todas las llamadas que hay que hacer, por ejemplo. Hay una lista de categorías ya configuradas en Capsule, como Llamada, Correo electrónico y Seguimiento. Puedes seleccionar una categoría utilizando el desplegable Categoría de la ventana emergente Agregar tarea.
Para más detalles sobre cómo configurar tus propias categorías de tareas, consulta el artículo de introducción.
Cómo actualizar las tareas
Puede que quieras cambiar la fecha de vencimiento de una tarea, cambiar el asignatario o solo agregar algunas notas adicionales. Para ello:
- Haz clic en el nombre de la tarea para que aparezca la ventana emergente Editar tarea.
- Modifica los datos que quieras.
- Haz clic en Guardar para actualizar la tarea.
Cómo crear tareas a partir de un correo electrónico
Puedes utilizar un correo electrónico para crear una tarea sin salir de tu bandeja de entrada de correo electrónico cambiando tu dirección del buzón Dropbox de dropbox@… a task@…. La tarea se vinculará al contacto al cual va destinado el correo electrónico y la verás inmediatamente en tu panel de Capsule. Puedes leer más detalles sobre cómo utilizar el buzón Dropbox para crear una tarea de seguimiento.