Gerenciando suas Tarefas

Como manter as suas tarefas sob controlo

O Capsule facilita a identificação das Tarefas que não foram concluídas, para que possa tratar delas primeiro ou reagendá-las para uma data posterior. O seu Painel é o primeiro lugar onde deve procurar estas informações, pois apresenta todas as Tarefas que lhe estão atribuídas e que estão em atraso, que vencem hoje ou nos próximos 7 dias.

As seguintes integrações do Capsule criarão automaticamente tarefas na sua conta do Capsule.

• Formulário de contacto do site da Capsule
• Wufoo
• Integração de webhook do Mailchimp

Estas Tarefas servem como lembrete para verificar dados de contacto novos ou atualizados. É importante manter estas Tarefas em dia para garantir que todas as informações estão corretas e indicar aos seus colegas que os Contactos estão prontos para serem utilizados. Caso contrário, a sua lista de Tarefas pode rapidamente ficar sobrecarregada, dificultando o acompanhamento do que é importante. Cada integração permite decidir a quais dos seus utilizadores do Capsule estas Tarefas devem ser atribuídas. Para mais informações, consulte as ligações acima ou envie um e-mail à nossa Equipa de Suporte.

Como planejar com o Tarefas

Para ter uma visão mais detalhada das suas Tarefas, tanto os separadores Calendáriocomo Tarefas permitem visualizá-las da forma que mais lhe convém. Na página Calendário, pode escolher entre as vistas Mês, Semana ou Agenda. A vista Semana é ideal se tiver ligado o seu calendário do Outlook ou Google, pois permite organizar o tempo em blocos e ver as suas Tarefas do Capsule juntamente com os eventos do calendário. Já a vista Agenda apresenta uma lista simples das próximas Tarefas, sem blocos de tempo.

Mude para a aba Tarefas para ver todas as Tarefas em uma única lista. Nesta página, filtre por próximas, concluídas, categoria, responsável e se estão associadas a Contatos, Oportunidades ou Projetos.

Como configurar um lembrete de tarefa por e-mail

Mantenha-se a par do que precisa de ser feito ao receber um lembrete diário das suas Tarefas com prazo nesse dia, sem deixar nada escapar. O e-mail diário de lembrete de tarefas chega à sua caixa de entrada todas as manhãs com um resumo de todas as Tarefas que vencem nesse dia. Esta é uma excelente forma de saber que trabalho deve priorizar diariamente. Pode encontrar mais informações sobre como configurar esta funcionalidade na nossa secção Configuração e definições.

Como encontrar tarefas concluídas

Depois de uma Tarefa ser concluída, deixará de estar visível no seu Calendário. Ainda pode consultar estas Tarefas acedendo ao separador Tarefas > altere o filtro de Próximas para Concluídas para obter uma lista de todas as suas Tarefas concluídas.

Como reabrir uma tarefa concluída

Se uma Tarefa for concluída acidentalmente, você poderá reabri-la, em vez de criar a Tarefa novamente. Para fazer isso:

1. Aceda ao separador Tarefas tab
2. Selecione o filtro Mostrar: e altere para Concluído > clique em Aplicar
3. Clique no nome da tarefa que pretende reabrir
4. Use o botão Reabrir tarefa button
5. A tarefa será reativada e ficará visível no seu calendário de tarefas

Como encontrar tarefas em uma categoria específica

Para ter uma visão geral das Tarefas futuras de uma categoria específica, pode filtrar tanto a sua lista de tarefas como a vista de calendário por categoria. Isto é útil quando acompanha vários tipos diferentes de Tarefas ao mesmo tempo ou quando pretende concentrar-se em tarefas de um tipo específico, por exemplo, fazer chamadas telefónicas ou escrever e-mails. Para filtrar por categoria:

1. Aceda ao separador Calendárioou Tarefas tab
2. Selecione o filtro Categoria e marque as caixas de seleção das categorias que pretende apresentar.

Como encontrar tarefas recorrentes

Assim como pode filtrar por Tarefas concluídas, também pode filtrar por Tarefas recorrentes para ver apenas as tarefas que definiu como recorrentes. Isto é especialmente útil se utilizar tarefas recorrentes para gerir o seu fluxo de trabalho diário, pois permite ver todas as tarefas definidas como recorrentes sem ter de pesquisar em todo o calendário. Para o fazer:

1. Aceda ao separador Tarefas tab
2. Selecione o filtro Mostrar: Próximos e altere-o para Recorrentes instead

Como realizar ações em massa nas tarefas

Gerenciar tarefas ficou mais rápido e fácil. Com o novo recurso de atualização em massa, os administradores da conta podem:

• Reatribuir responsáveis pelas tarefas
• Conclua várias tarefas de uma só vez
• Alterar datas de tarefas em massa

Quer esteja a fazer atualizações após uma mudança na equipa ou a reagendar um projeto, as ações em massa poupam tempo e ajudam a manter a sua lista de tarefas organizada com o mínimo de esforço. Para isso:

1. Aceda ao separador Tarefas tab
2. Filtre a lista de modo que ela mostre apenas as tarefas às quais pretende aplicar uma ação em massa
3. Selecione todas (ou selecione as tarefas às quais deseja aplicar uma ação em massa) > Escolha a ação em massa desejada.

Como ver as Tarefas noutras aplicações de calendário

O Capsule foi concebido para funcionar com as ferramentas e os processos que já utiliza. Assim, pode subscrever as suas Tarefas do Capsule na aplicação de calendário que já usa e visualizá-las juntamente com os seus eventos, para ver facilmente as Tarefas e os eventos no mesmo local.

Se utilizar uma aplicação de calendário no telemóvel ou computador compatível com o formato iCalendar, como o Outlook, o Calendário do Mac ou o Google Calendar, pode subscrever o seu feed iCalendar do Capsule, que apresentará as suas tarefas do Capsule na aplicação de calendário. Este feed é unidirecional, do Capsule para a aplicação de calendário. Por isso, quaisquer alterações que pretenda fazer terão de ser efetuadas no Capsule e serão refletidas na sua aplicação de calendário.

Para subscrever o feed do calendário de tarefas do Capsule:

1. Iniciar sessão no Capsule
2. Clique no seu nome na barra de menu superior e selecione As minhas preferências
3. Aceda a Calendário e feeds
4. Siga as instruções apresentadas no ecrã