A guia Calendário e tarefas no Capsule fornece uma visão geral completa de tudo em que sua empresa está trabalhando no momento, facilitando a concentração no que precisa ser feito e no que está por vir. As tarefas podem ser adicionadas rapidamente no Capsule e você pode usá-las para acompanhar suas chamadas e reuniões. As categorias de Tarefas personalizadas permitem que você crie Tarefas específicas para sua empresa.
Como adicionar uma Tarefa
Adicione tarefas a Contatos, Projetos ou Oportunidades ao visualizar o registro no Capsule. Se sua Tarefa não estiver diretamente relacionada a nenhum registro no Capsule, você poderá adicionar Tarefas por conta própria na página Calendário.
- Ao visualizar um registro: use o botão Adicionar tarefa no canto superior direito de qualquer registro no Capsule. Isso vincula essa Tarefa ao registro atual em que você está e ela também ficará visível na guia Calendário e tarefas.
- Ao visualizar a página Calendário e tarefas: use o botão Adicionar tarefa na parte superior da guia Calendário e tarefas ou passe o mouse sobre uma data e use a opção Adicionar tarefa. Você tem a opção de vincular a tarefa a um Contato, um Projeto ou uma Oportunidade existente.
Quando você cria uma Tarefa:
- Insira uma descrição, data de vencimento (e, opcionalmente, um horário de vencimento), adicione uma categoria e detalhes adicionais
- Escolha a qual usuário atribuí-la
- Se estiver adicionando uma Tarefa da página Calendário e tarefas, você pode escolher vincular a Tarefa a um Contato, uma Oportunidade ou um Projeto clicando em vincular tarefa a contato, oportunidade ou projeto e procurar o registro ao qual deseja vinculá-la
- Clique em Salvar e está tudo pronto
Depois de salva, a Tarefa ficará visível na exibição do Calendário e, se estiver vinculada a um registro, ela será exibida no painel Tarefa desse registro.
Como adicionar mais detalhes às suas Tarefas
Se for necessário mais contexto ou informações para uma Tarefa, basta clicar no link Adicionar mais detalhes e adicionar as informações à caixa de texto grande. Esse é o local perfeito para armazenar notas sobre um evento ou um roteiro para uma ligação. Visualize os detalhes da sua Tarefa a qualquer momento abrindo a Tarefa.
Como configurar Tarefas repetidas
Há algumas situações em que você pode ter que concluir a mesma Tarefa periodicamente. Por exemplo, uma chamada semanal para fornecedores ou um relatório que precisa ser preparado no final de cada mês. Em vez de criar a mesma Tarefa todas as vezes, você pode criar uma Tarefa repetida. As Tarefas podem ser definidas para serem repetidas em um número específico de semanas, meses ou anos. Isso permite que você acompanhe com precisão as tarefas repetitivas, os acompanhamentos frequentes ou os aniversários. Quando você marca uma Tarefa repetida como concluída, a próxima ocorrência da Tarefa será criada automaticamente seguindo o cronograma de repetição que você definiu. Para configurar a repetição de uma Tarefa, basta clicar no link de Repetir acima da data de vencimento e selecionar a frequência com que ela deve ser repetida.
Como categorizar as Tarefas
Você pode categorizar suas Tarefas usando categorias padrão ou criar suas próprias categorias para se adequar aos seus processos. Você pode filtrar suas Tarefas por categoria na guia Calendário e tarefas para poder ver todas as Tarefas vencidas em uma categoria específica. Isso é muito útil para visualizar todas as chamadas que precisam ser feitas, por exemplo. Há uma lista de categorias já configuradas no Capsule, como Chamada, E-mail e Acompanhamento. Você pode selecionar uma categoria usando o menu suspenso Categoria na janela pop-up Adicionar tarefa.
Para obter mais detalhes sobre como configurar suas próprias categorias de tarefas, consulte o artigo de introdução.
Como atualizar as Tarefas
Talvez você queira alterar a data de vencimento de uma Tarefa, alterar o destinatário ou apenas acrescentar algumas notas adicionais. Para fazer isso:
- Clique no nome da Tarefa para abrir a janela pop-up Editar tarefa
- Altere os detalhes que você deseja alterar
- Clique em Salvar para atualizar a Tarefa
Como criar Tarefas a partir de um e-mail
Você pode usar um e-mail para criar uma tarefa sem sair da sua caixa de entrada de e-mail, alterando o endereço do Dropbox de mensagens de dropbox@… para todo@… A tarefa será vinculada ao contato para o qual o e-mail se destina e você a verá imediatamente no painel do Capsule. Você pode ler mais detalhes sobre como usar o Dropbox de mensagens para criar uma Tarefa de acompanhamento.