Estás persiguiendo un trato que se ha prolongado durante semanas. Los correos electrónicos no reciben respuesta, las propuestas permanecen en las bandejas de entrada y ni siquiera estás seguro de quién tomará la decisión final. ¿Te suena familiar?
En ciertas industrias, como las finanzas y la consultoría, los largos ciclos de ventas vienen con el territorio. Es completamente comprensible; los clientes tardan en construir confianza. Las grandes decisiones generalmente requieren la opinión de muchas personas diferentes.
Lamentablemente, pequeños retrasos pueden acumularse rápidamente, especialmente cuando los tratos se extienden por semanas o meses. Un correo electrónico de seguimiento olvidado o un próximo paso poco claro pueden descarrilar el proceso (o incluso el trato en sí). Cada etapa, desde el alcance inicial hasta la incorporación, se siente como si estuvieras avanzando a través de un barril de Melaza Extra-Pegajosa™, ahora con mayor adherencia.
La buena noticia es que no tiene que ser así. En muchas situaciones, puedes reducir drásticamente el ciclo de ventas. Sin embargo, incluso cuando los ciclos de ventas más largos son inevitables, aún puedes tomar medidas para agilizar el proceso y hacerlo menos estresante y frustrante para todos los involucrados.
En esta guía, aprenderás cómo manejar las jornadas extendidas de ventas y de incorporación. Vamos a repasar métodos prácticos para dividir tu ciclo en etapas manejables y destacar las herramientas y flujos de trabajo que ayudan a mantener tus negociaciones avanzando.
¿El primer paso? Entender por qué tus ciclos de venta son tan largos en primer lugar.
Por qué algunas industrias tienen ciclos de ventas más largos que otras
No todos los ciclos de venta son creados iguales. Si eres un negocio de comercio electrónico como Amazon o un proveedor de SaaS que ofrece una prueba gratuita, tu ciclo de ventas podría medirse en minutos. Por otro lado, si estás en finanzas, consultoría, servicios legales, u otras similares industrias B2B, ya sabes que el viaje de ventas no es rápido.
Aquí está el motivo por el cual estos ciclos tienden a prolongarse:
1. Altos niveles de confianza y cumplimiento
Cuando hablamos de este tipo de negocios, los clientes no solo están comprando un producto o servicio. Están confiando en ti su información más sensible. Como resultado, la diligencia debida es imprescindible. Los requisitos regulatorios, las evaluaciones de riesgo y los contratos extensos son todos parte del proceso, añadiendo automáticamente tiempo al ciclo.
2. Múltiples partes interesadas y tomadores de decisiones
En negociaciones complejas, es raro que una sola persona dé luz verde. En cambio, estás vendiendo a una mezcla de influenciadores, guardianes y otros tomadores de decisiones en distintos departamentos. Cada uno de ellos probablemente necesita información diferente antes de poder aprobar la venta, lo que significa que necesitas adaptar cuidadosamente tu mensaje y material de venta para cada individuo.
3. Propuestas personalizadas y definición del alcance
A diferencia de las ventas transaccionales, estos tratos generalmente requieren algún grado de personalización. Ya sea una propuesta detallada, una presentación por etapas o un proyecto de prueba, el intercambio necesario para definir y perfeccionar la oferta puede llevar tiempo.
4. La entrega no es la línea de meta
Mientras hablamos sobre ciclos de ventas, cerrar el trato es solo el punto medio. La incorporación de nuevos clientes a menudo implica su propio cronograma de configuración y capacitación. Si no tienes un proceso claro para la incorporación, las cosas pueden estancarse rápidamente.
Aunque estos son desafíos muy reales, no son en sí mismos algo malo. El problema surge cuando no tienes un sistema claro para enfrentarlos. Para crear ese sistema, primero necesitas entender las etapas de tus ventas.
Dividiendo el ciclo de ventas en etapas claras y rastreables
Cuanto más largo es un ciclo de ventas, más importante se vuelve la estructura. Sin etapas claramente definidas, es fácil perder la noción de en qué estado se encuentra cada acuerdo y dejar que se estanquen silenciosamente, sin que nadie esté seguro de qué se supone que suceda a continuación.
Cada paso en tu proceso de ventas representa una fase distinta en la relación. Al mapearlos, facilitas la identificación de dónde se están atascando los tratos y mantienes a tu equipo alineado.
Supongamos que diriges una firma de consultoría. Tu ciclo de ventas podría parecer algo así:
- Consulta inicial recibida
- Llamada de descubrimiento programada
- Propuesta enviada
- Revisión de partes interesadas internas
- Negociación final
- Contrato firmado
- Inicio del proceso de incorporación de clientes
Una vez que lo hayas esquematizado de esta manera, puedes comenzar a construir sistemas alrededor de cada etapa.
Capsule facilita la creación de tuberías de ventas personalizadas que reflejan tu proceso de ventas único. Puedes definir tus propias etapas, asignar probabilidades y seguir las negociaciones a medida que avanzan de un paso al siguiente.
5 formas de reducir la fricción en tu proceso de ventas y mantener el movimiento de los tratos
Un ciclo de ventas largo no tiene que ser uno lento. La principal diferencia es la fricción – esos momentos en los que la falta de claridad o coordinación provoca que el proceso se detenga por completo. Una vez que conozcas las etapas de tu ciclo de ventas, sigue estos consejos para mantener el impulso.
1. Utiliza tareas y recordatorios para mantenerte al tanto de los próximos pasos
Una de las mayores causas de fricción es no saber qué viene después. Con un CRM como Capsule, puedes asignar tareas a cada oportunidad, ya sea enviar un correo electrónico de seguimiento o preparar una propuesta. Estas tareas están directamente en el registro de contacto o en la oportunidad, por lo que no es necesario saltar entre aplicaciones o buscar en tu bandeja de entrada.
Supongamos que tu proceso de ventas repite las mismas tareas cada vez, como enviar una propuesta después de una llamada de descubrimiento o preparar documentos de incorporación después de cerrar un trato. La función de Tracks feature de Capsule puede guardar esto como una lista de plantillas. Si estás en el Growth plan o superior, Capsule incluso puede automatizar el flujo de trabajo para ti.
Crea una Ruta personalizada para cada etapa importante de ventas y luego aplícala a una oportunidad con un solo clic. También puedes asignar plazos en función de la fecha de inicio de la Ruta, ayudándote a mantenerte proactivo.
2. Mantén el impulso con una comunicación significativa
No todos los puntos de contacto tienen que ser una venta agresiva. Durante ciclos largos, enviar pequeñas actualizaciones o incluso noticias relevantes del sector puede mantenerte en la mente de los clientes.
Capsule se sincroniza con tu bandeja de entrada de correo electrónico, facilitando el seguimiento de estas conversaciones para que nada se pase por alto.
Por ejemplo, imagina que acabas de enviar una propuesta a un cliente potencial con tres responsables de tomar decisiones. Puedes asignar una tarea (usando Capsule Tracks, ver arriba) para hacer un seguimiento con cada interesado tres días después, con un recordatorio automático para el líder de ventas para que haga un chequeo después de una semana.
Esa pequeña capa de estructura puede significar la diferencia entre un trato estancado y un trato avanzando.
3. Colaborar entre equipos sin perder el hilo
Los ciclos de venta largos rara vez son gestionados por una sola persona de principio a fin. Puede que tengas al equipo de desarrollo de negocios manejando las etapas iniciales, al departamento legal revisando contratos, a los equipos de entrega evaluando la incorporación y a los gerentes de cuentas preparándose para la transición.
Sin un sistema compartido, se pierde el contexto valioso. Los correos electrónicos se entierran, las notas se dispersan y los clientes terminan repitiéndose. Capsule resuelve esto al ofrecer a tu equipo un espacio de trabajo centralizado y colaborativo, donde todo lo relacionado con un contacto se registra en un solo lugar.
El departamento legal puede ver el resumen de la llamada de descubrimiento, el equipo de incorporación puede ver la propuesta firmada y los gerentes de cuenta pueden entender lo que se prometió sin tener que buscar información.
Con Capsule, también puedes asignar tareas a miembros específicos del equipo, así que todos saben exactamente cuáles son sus responsabilidades.
4. Considere la incorporación como una continuación del ciclo de ventas
Solo porque hayas cerrado el trato, no significa que tu trabajo haya terminado. La incorporación puede ser tan compleja como la venta, especialmente cuando estás tratando con múltiples puntos de contacto o soluciones personalizadas.
Las empresas inteligentes consideran la incorporación como una extensión del proceso de ventas, no como un flujo de trabajo separado. Cuando se hace bien, refuerza la decisión del cliente de trabajar con usted y establece las bases para una relación a largo plazo sólida.
Utiliza Capsule para crear una Pista dedicada (en Proyectos esta vez) con cada tarea necesaria para poner en marcha a un cliente, como la configuración de la cuenta o las sesiones de entrenamiento. Una vez que se marca un trato como ganado, crea un proyecto para tu cliente recién adquirido, y voilà - la pista se aplicará instantáneamente, proporcionando una lista de verificación clara y preestablecida a seguir.
5. Informe de progreso y detección de cuellos de botella
Cuando tus ciclos de ventas y de incorporación se extienden durante semanas o meses, es fácil perder la noción de cómo van realmente las cosas. Puede que tengas un embudo de ventas lleno, pero ¿cuántos tratos están avanzando realmente? ¿Dónde se están ralentizando las cosas? ¿Hay ciertas etapas que causan retrasos de manera consistente?
Capsule te proporciona las herramientas para responder esas preguntas y así poder seguir mejorando el proceso. Utiliza filtros personalizados para ver las oportunidades por etapa, tiempo en etapa, fecha de cierre prevista o cualquier otra métrica relevante.
También puedes utilizar la sección de Informes de Capsule para rastrear detalles como:
- Tasas de conversión entre etapas,
- Tiempo promedio invertido en cada etapa del proceso
- Oportunidades ganadas/perdidas a lo largo del tiempo.
Estas perspectivas son especialmente valiosas en ciclos largos, donde pequeños retrasos pueden tener grandes efectos secundarios. Si tus datos muestran que la mayoría de las negociaciones se estancan entre el envío de la “Propuesta” y la “Revisión Interna”, puedes investigar la causa y corregir el proceso.
Integraciones de cápsulas que simplifican los largos ciclos de ventas y de incorporación
Ya hemos visto algunas de las formas en que Capsule puede ayudar cuando estás gestionando procesos de ventas y de incorporación prolongados. Al conectar Capsule con las herramientas que ya utilizas, puedes ayudar a que todo tu equipo sea aún más eficaz y mantener todo fluyendo sin problemas, desde el primer contacto hasta la incorporación del cliente.
Aquí hay algunas de las integraciones más útiles en el Capsule Marketplace para gestionar ciclos largos:
1. Integraciones de correo electrónico y calendario
Ya sea que prefieras usar Google Workspace o estés utilizando el ecosistema de Microsoft, Capsule se integra perfectamente con ambos. Las integraciones de Gmail y Outlook facilitan el registro automático de conversaciones por correo electrónico bajo el contacto o la oportunidad adecuados.
Mientras tanto, puedes conectar Capsule a tu Google Calendar o Outlook Calendar para sincronizar reuniones y recordatorios con tu calendario y así no tener que saltar entre aplicaciones para ver lo que tienes próximo.
2. Contratos y propuestas
Capsule se integra con herramientas de contratos y propuestas como Quotient, Better Proposals, y Proposable, facilitando la creación de contratos y el seguimiento de propuestas sin cambiar de sistemas.
Puedes generar presupuestos y propuestas utilizando datos extraídos directamente de Capsule sin tener que copiar y pegar información del cliente o detalles del trato. Es una excelente manera de acelerar el proceso de propuesta y evitar el temido momento de “Espera, ¿pensé que habías enviado ese presupuesto?”
3. Contabilidad y facturación
Cuando necesites entregar asuntos a tu equipo de finanzas, Capsule se integra con herramientas populares como Xero, QuickBooks, y FreeAgent para mantener la transición de las ventas a la facturación sin interrupciones.
Puede ver información financiera directamente dentro del registro de contacto, seguir el estado de las facturas y mantener los datos del cliente sincronizados en los sistemas sin necesidad de introducir datos manualmente.
4. Plataformas de automatización
Si utilizas otras herramientas, la integración con Zapier de Capsule te ayuda a crear flujos de trabajo personalizados con más de 7,000 aplicaciones. Puedes crear “Zaps” automatizados que reducen la administración manual y ayudan a tu equipo a concentrarse en lo más importante: construir relaciones sólidas con los clientes.
¿Necesitas algo más personalizado? Capsule también cuenta con una open API, lo que te brinda la flexibilidad de crear integraciones a medida que se ajusten perfectamente a tu flujo de trabajo.
Con las integraciones adecuadas, Capsule se convierte en el pegamento que mantiene unidos tus procesos de ventas y de incorporación sin añadir complejidad innecesaria.
El progreso, no la velocidad, es el objetivo
No todos los tratos se pueden cerrar en un día, no importa cuánto te esfuerces o cuántas tácticas utilices. Sin embargo, al hacer tus procesos más organizados y eficientes, puedes mejorar toda la experiencia mientras eliminas cualquier tiempo perdido.
Al dividir su ciclo de ventas y de incorporación en etapas claras, utilizando herramientas como Capsule para mantener el control de las tareas y las entregas, e integrando las plataformas que ya utiliza, puede crear una experiencia fluida y repetible para su equipo y sus clientes.
El objetivo no es apresurar la relación, sino eliminar la fricción.
Ya sea que estés buscando retroalimentación de los interesados, preparándote para la incorporación o intentando mantener alineados a los equipos internos, Capsule te ayuda a gestionar el proceso con confianza.
¿Listo para optimizar tu ciclo de ventas? Prueba cualquier plan de Capsule gratis durante 14 días y descubre cómo puede ayudar a tu equipo a ser más eficaz.
