Box Factura é um provedor de gestão de faturas eletrônicas sediado no México. Especializa-se em ajudar empresas a navegar pelas complexidades regulatórias da emissão e pagamento de faturas no mercado mexicano.
Eles são uma pequena, mas rapidamente crescente organização. Suas soluções de armazenamento em nuvem seguras são confiáveis por muitas empresas que procuram um processo transparente e rastreável para todos os seus pagamentos digitais.
Para apoiar os planos de crescimento da Box Factura, a equipe de liderança percebeu que precisava de um CRM para apoiar suas operações comerciais fundamentais.
O crescimento reprimido prejudica o avanço da Box Factura
A equipe da Box Factura enfrentou desafios fundamentais à medida que começaram a crescer. Com centenas de clientes para atender, a equipe teve dificuldades para gerenciar suas comunicações com os clientes.
Rafael Soto, CEO da Box Factura, detalha os problemas de comunicação com clientes: "Antes de começarmos a trabalhar com a Capsule, era muito desafiador acompanhar todas as nossas comunicações com clientes.
"Não conseguíamos entender, à primeira vista, qual era o status da conta deles.
Ele acrescenta: "Em vez disso, rastreamos comunicações através de sistemas eletrônicos arbitrários e baseados em papel.
“Isso levou a dificuldades em atender às expectativas dos clientes, criar atividades de acompanhamento e, em geral, nos levou a não fornecer o serviço de alta qualidade que exigimos de nós mesmos.”
Além de problemas de comunicação com clientes, a Box Factura enfrentava dificuldades em seu processo de vendas. Um processo de vendas típico deveria levar entre três e quatro meses para a Box Factura.
"Mas porque esse processo era dividido entre três pessoas, o Excel e outros sistemas, o fechamento de negócios levava muito mais tempo."
Isso estava afetando a capacidade do provedor de faturamento eletrônico de prever receitas e realizar vendas rapidamente.
Procurando pelo CRM ideal
Rafael e sua equipe sabiam que precisavam de um CRM, mas escolher o certo era crucial para o especialista em faturamento eletrônico. Segundo Soto, qualquer CRM que escolhessem deveria ser ‘fácil de usar’, ‘custo-benefício’ e ter ‘um conjunto de recursos abrangente para atender às necessidades em evolução da Box Factura.’
Soto identificou que, sem um CRM, eles tinham dificuldades para tomar decisões baseadas em dados sobre suas atividades de vendas, pois era difícil para eles preverem seu pipeline com precisão. Além disso, dada a complexidade multicanal da comunicação com clientes no mundo empresarial moderno, a abordagem existente falhava em centralizar esses detalhes em um único local.
Por fim, a Box Factura é uma empresa de âmbito nacional no México, então Rafael e sua equipe precisavam ser capazes de realizar atividades comerciais importantes em qualquer lugar e em qualquer dispositivo.
Desembalando Cápsula
Após algumas pesquisas e demonstrações de produtos, Rafael e sua equipe descobriram o Capsule, um CRM fácil de usar, com preço competitivo e um conjunto rico de recursos que está bem alinhado com a estratégia de crescimento da Box Factura.
Um grande atrativo para Soto foi a facilidade de implementação e uso do Capsule.
Ele diz: “Foi muito fácil começar com o Capsule. Realizamos nosso próprio onboarding com a seção de suporte bem abastecida do site.
"Depois, organizei uma breve sessão de treinamento com a equipe e começamos quase imediatamente."
“A interface fácil de usar facilitou para a equipe começar a operar.”
Muitas operações comerciais são agora gerenciadas pela Capsule. As vendas são tratadas pelo gerenciamento de pipeline de vendas, uma das muitas funcionalidades da Capsule. Isso permite que a Box Factura acompanhe o status do potencial cliente durante o ciclo de vendas, desde o momento em que um lead entra ou sai do processo de vendas.
Tornou as vendas mais eficientes para a equipe. Todos no departamento de vendas agora podem ver o status dos leads ativos em um painel de fácil acesso. O Box Factura também aumentou a eficiência operacional, pois toda a equipe sabe em que ponto cada lead está, e diferentes representantes podem entrar e sair de qualquer processo de vendas de forma contínua.
Por fim, este processo de vendas aprimorado deu à Box Factura controle e visibilidade de seu pipeline de vendas, o que foi crucial para Soto e sua equipe planejarem sua trajetória de crescimento.
Gestão de tarefas pronta para uso
Enquanto o pipeline de vendas tem sido importante para ajudar a traçar os planos de crescimento da Box Factura, Tarefas ajudou na sua execução.
Rafael detalha o uso do recurso Tarefas do Capsule aqui:
“Enquanto o Sales Pipeline nos ajudou a visualizar e prever melhor nosso pipeline, as Tarefas nos ajudaram a prestar um serviço melhor aos nossos clientes.”
"Nossa equipe agenda trabalhos, em Tarefas, tanto durante quanto após o processo de vendas. Por exemplo, se precisarmos que alguém faça um acompanhamento depois de não ter notícias do potencial cliente por algumas semanas, definiremos um lembrete nas tarefas para fazer isso.
"É o mesmo processo para enviar e receber contratos, vamos definir uma tarefa para enviar um contrato e atribuí-la ao funcionário relevante para executar."
Implementação rápida; rápido retorno do investimento
Perceber o tempo até obter valor é essencial ao adquirir e implementar qualquer nova ferramenta de negócios, e o mesmo se aplica à implementação de um CRM. Felizmente, a Box Factura não só implementou o Capsule rapidamente, mas também viu seus objetivos de crescimento superados, graças à vantagem que nossa tecnologia lhes proporcionou.
Em 2022, a Box Factura estabeleceu uma meta de crescimento para aumentar sua receita em 48%. Eles não apenas atingiram essa meta, como a superaram. Soto acredita que isso se deve a algumas coisas. Primeiro, que a equipe está trabalhando de forma mais eficiente do que nunca, graças a ser ‘mais responsiva’ às perguntas de potenciais clientes e clientes.
Ele também acha que, em geral, o fato de o Capsule ser fácil de usar e implementar deu à Box Factura uma vantagem competitiva em suas operações diárias. As atividades de vendas e pós-vendas são concluídas mais rapidamente do que eram antes do Capsule.
Por que escolher a Capsule em vez da concorrência
Quando perguntamos por que a Box Factura escolheu a Capsule em vez de seus concorrentes, Rafael disse o seguinte: “Fiquei agradavelmente surpreso ao descobrir que a sua organização, mesmo entre concorrentes bem conhecidos, é especificamente dedicada a ajudar pequenas empresas com orçamentos limitados.”
“Seus concorrentes focam em organizações maiores. E a sua abordagem com os clientes é muito mais direta e personalizada do que outros fornecedores de CRM. Isso diferencia a Capsule e foi um grande atrativo para a equipe e para mim.”
Concluindo
Ao adotar o Capsule, a Box Factura não só melhorou sua eficiência operacional, como também registrou um significativo crescimento de receita ano após ano.
- Desafios de comunicação: A Box Factura enfrentava dificuldades na gestão de comunicações com clientes e processos de vendas, levando a ineficiências e ciclos de vendas prolongados.
- Solução CRM: O CEO Rafael Soto procurava um CRM fácil de usar, econômico e com recursos abrangentes, o que levou à escolha do Capsule.
- Implementação eficiente: A cápsula foi implantada rapidamente, aumentando a eficiência de vendas e a gestão de tarefas, proporcionando melhor controle e visibilidade.
- O crescimento excedeu: A adoção do Capsule levou a superar a meta de crescimento de 2022 em 48%, atribuído à eficiência aprimorada da equipe e à facilidade de uso do CRM.
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