Como aproveitar ao máximo o seu período de teste do Capsule

Bem-vindo à sua conta do Capsule CRM; gerenciar seus relacionamentos com clientes, oportunidades de vendas, projetos e tarefas está prestes a ficar muito mais fácil.

Começar a usar qualquer plataforma pode ser intimidador, mas queremos ajudá-lo a aproveitar ao máximo seu período de teste.

Este guia de referência rápida vai ajudá-lo a começar com tudo e aproveitar ao máximo o seu período de teste gratuito.

Nosso guia é dividido em duas semanas de tarefas, mas você também pode completar o guia inteiro em apenas uma semana se perceber que está progredindo rapidamente.

Semana um: começando com Capsule

1) Configuração de conta e importação de dados

Agora que você se inscreveu, deve ver a página inicial do Capsule. Vamos começar.

Convide sua equipe

Você tem membros da equipe como representantes de vendas ou gerentes de sucesso do cliente que também se beneficiariam do CRM? Convide-os para participar.

Adicione suas informações de contato

Seja adicionando todos os seus contatos ou apenas uma parte para testar, é fácil importar os detalhes de contato. Na barra de ferramentas no topo da página, clique em Adicionar + e selecione Importar. Assim, você pode adicionar vários contatos e organizações de uma só vez. Você também pode importar oportunidades de vendas.

• Se você tem utilizado outro CRM, recomendamos seguir o caminho para importar ‘de outro CRM’: é um método seguro que facilita a transferência de dados de dezenas de plataformas populares. Saiba mais sobre a migração de dados aqui.
• Se você está se aventurando e se afastando das planilhas, precisará importar seus dados 'de um arquivo'. Antes de fazer o upload do seu documento, certifique-se de que seus dados estão precisos e bem estruturados. Procurando um exemplo? Clique aqui para baixar nosso arquivo de exemplo.
• Finalmente, você também pode começar importando os dados dos seus clientes de aplicativos de contabilidade como o Xero. Saiba mais sobre a importação do Xero aqui.

Com dados limpos e precisos desde o início, você pode garantir que seu alcance de vendas seja eficiente e seu CRM esteja livre de erros. Saiba mais sobre a importância da higiene dos dados aqui.

Uma vez que tudo estiver carregado, você pode encontrar no modo de visualização em lista na aba de Pessoas & Organizações.

2) Organize seus contatos com identificadores personalizados

Seja você alguém que está começando com uma pequena lista de potenciais clientes ou acabou de importar um grande banco de dados de clientes, comece com o pé direito no Capsule com dados organizados.

Capsule possui todos os campos de dados padrão para armazenar informações de contato e pessoais. Mas você também pode criar Campos Personalizados para registrar informações relevantes aos seus processos.

Da mesma forma, adicione Tags para informações rapidamente identificáveis como o plano de assinatura (por exemplo, 'Grátis', 'VIP') ou a relação deles com você (por exemplo, 'Cliente', 'Contratado').

Organizar seus dados pode parecer trabalhoso, mas economiza tempo depois, permitindo um alcance direcionado e uma implementação de campanha mais simples.

Não tem certeza de como as Tags e Campos Personalizados diferem? Nossos especialistas em produtos criaram um guia de melhores práticas para usar identificadores personalizados.

3) Integre com suas ferramentas essenciais

O próximo passo é conectar o Capsule CRM com suas ferramentas e sistemas diários. O Capsule possui um vasto e sempre crescente mercado de integrações incluindo ferramentas para:

• Envio e armazenamento de e-mails (por meio do seu provedor de serviço de e-mail existente)
• Lançando campanhas de marketing segmentadas
• Acompanhamento de faturas e gestão das suas contas
• Gravando conversas de suporte ao cliente
• Criando e distribuindo contratos e propostas
• Coletar dados e gerar leads com formulários web
• e muito mais.

Então, se o seu negócio depende muito do Google Workspace ou dos pacotes do Microsoft Office, você pode configurar integrações que permitem a transferência instantânea de dados. Isso pode parecer um pouco inquietante, mas as transferências automatizadas ajudam com:

• Gerando novos contatos no seu CRM
• Armazenando e-mails enviados e recebidos nos registros de contato no Capsule
• Realizando e registrando chamadas telefônicas de clientes
• Recebendo atualizações via Slack ou Teams quando sua oportunidade de vendas avança
• Criando campanhas de marketing segmentadas
• Conectando-se a plataformas como Zapier e Magical para automatizar milhares de tarefas.

Existem inúmeras outras automações que você pode criar - basta se perguntar ‘o que tornaria meu trabalho mais fácil?’ Faça a pesquisa e prossiga a partir daí.

Se você não tem certeza por onde começar, recomendamos:

1. Conectando seus calendários do Google ou Microsoft Outlook. Você pode visualizar, agendar e participar de reuniões a partir do calendário do Capsule CRM.
2. Integrando com seu provedor de faturamento e contabilidade.
3. Se você é um profissional de marketing experiente ou não sabe por onde começar, configurar uma Transpond account ajuda você a cuidar das suas comunicações com uma conexão perfeita.

Por enquanto, recomendamos manter o básico: você sempre pode voltar mais tarde para configurar integrações que otimizem a prospecção e o rastreamento de tempo.

4) Explore a gestão de tarefas

O recurso de Tarefas do Capsule CRM é perfeito para reunir sua lista de afazeres em um só lugar, em algo que você usará todos os dias.

Você pode armazenar qualquer tipo de tarefa administrativa ou voltada para o cliente no Capsule CRM com uma data. Quando precisar realizá-la, o Capsule CRM irá notificá-lo.

Os usuários podem até definir tarefas para outros membros da equipe, o que é ótimo para transferências e redistribuição de cargas de trabalho.

Você pode visualizar suas tarefas na página inicial do Capsule, ou ir para a página do calendário para ver as tarefas futuras – aqui você pode filtrar pela categoria do trabalho e pelo responsável.

Chegamos ao fim da nossa orientação para a primeira semana. Mas isso não significa que você deve parar por aqui. Se estiver feliz em continuar, vamos prosseguir.

Semana dois: colocando a Capsule em funcionamento

Agora que você tem tudo pronto, é hora de usar o Capsule com sabedoria.

5) Personalize seus Pipelines de Vendas

O Capsule vem com um Funil de Vendas pré-configurado: aqui você pode ter uma visão geral das suas novas e abertas oportunidades de vendas. Seja visualizando seu funil no estilo Kanban ou em lista, você também pode filtrar as oportunidades pelo responsável ou por etiquetas como ‘LATAM’ para uma abordagem mais focada.

Siga o nosso guia para configurar o seu primeiro Funil de Vendas no Capsule CRM.

Personalize seus Pipelines de Vendas

À medida que o seu negócio cresce, você e sua equipe se encontrarão buscando receita em várias iniciativas. É por isso que criamos Pipelines de Vendas personalizáveis: você pode adicionar tantos marcos quanto necessário, adicionar as tags e descrições relevantes em cada ponto e configurar a probabilidade de conversão em cada etapa para prever a receita com maior precisão.

Se você não tem nenhuma iniciativa única em mente, aqui estão alguns exemplos:

• Pipelines específicos por região. Ou seja, EMEA, LATAM
• Captação de recursos para uma organização sem fins lucrativos ou para a sua caridade
• Venda cruzada - Recomendar que seus clientes adotem seus outros produtos e serviços
• Venda adicional - Identificar clientes que se beneficiariam de recursos extras ou assistência pessoal.

Ao personalizar seus funis de vendas e estágios para refletir seu processo de vendas, você pode ver como diferentes equipes e iniciativas estão se saindo. Sem falar que, você não terá que forçar seu trabalho a se encaixar em um funil de vendas padrão.

Monitorar Oportunidades

Você pode importar oportunidades usando o mesmo método dos seus contatos ou adicioná-las manualmente a partir da página de Pipeline de Vendas. Neste ponto, você pode adicionar o valor esperado e determinar se elas se enquadram no marco 'Novo' ou em outra fase mais adiante no funil. Como as Oportunidades estão vinculadas ao registro de contato relevante no Capsule, todas as suas interações e anotações de leads são mantidas juntas para acesso imediato.

Você pode obter um instantâneo de como todas as suas Oportunidades estão progredindo com a visualização kanban (ou 'pipeline') ou a lista. Ou clique em cada Oportunidade para acessar todo o histórico e dados associados à venda.

Acesse a aba dashboard na página do Pipeline de Vendas para ver as previsões e o progresso das suas oportunidades por tag, pipeline e marco. Isso oferece uma visão mais ampla sobre o que está funcionando e o que pode ser melhorado.

6) Descubra os Quadros de Projeto

Enquanto os funis de vendas ajudam a estruturar suas negociações, os Quadros de Projetos mantêm os entregáveis dos clientes organizados.

Seja acompanhando renovações, gerenciando um processo de integração de clientes ou supervisionando o trabalho do cliente, configurar um Quadro de Projeto ajuda você a acompanhar o progresso em diferentes etapas.

Comece definindo as etapas-chave como 'Planejamento', 'Execução' e 'Revisão' para que você possa mover as tarefas de forma sistemática e garantir que não esqueça de nada. Ou crie Quadros de Projeto únicos com etapas personalizadas que se adaptam aos seus processos.

Toda vez que você criar um projeto dentro do Quadro de Projetos, será perguntado a qual(is) contato(s) deseja vinculá-lo. Esse link ajuda a manter tudo conectado no Capsule para fácil referência e acompanhamento. Você pode ampliar a visualização no quadro para ver todos os detalhes do projeto, incluindo Oportunidades vinculadas, histórico e tarefas futuras.

Descubra casos de uso populares de Projetos aqui.

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7) Automatizar administração e acompanhamento

A Capsule cuida do trabalho repetitivo para que você possa se concentrar no que mais importa — o trabalho que você entrega para seus clientes.

Utilize automações simples* que organizam as suas próximas tarefas para qualquer cliente específico. Ou implemente fluxos de trabalho mais sofisticados que enviam e-mails de boas-vindas quando uma oportunidade de venda passa para 'Ganha'. *Disponível nos planos Growth, Advanced e Ultimate.

Aqui estão algumas maneiras de como você poderia usar a automação:

• Equipes de vendas: Atribua automaticamente Oportunidades ao vendedor certo com base no Marco. Notifique sua equipe quando um negócio for ganho e configure uma série de tarefas de acompanhamento para garantir um processo de integração tranquilo para novos clientes.
• Fabricação: Otimize o envio de amostras para clientes em potencial. Quando uma proposta de design atingir um estágio específico, uma automação pode gerar um projeto vinculado para a equipe de amostras gerenciar.
• Contabilidade: Garantir que os Projetos transitem sem problemas entre os Contabilistas e os Gestores de Conta. Automatizar a atribuição de tarefas e as alterações de estado para manter a consistência na entrega de projetos.

Adicionar Faixas

Crie Tracks personalizados para trabalho de projeto estruturado e repetível: você pode construir sequências das suas tarefas e anexá-las a Oportunidades e Quadros de Projeto.

Essas tarefas aparecerão na página inicial e no calendário do responsável, assim você sempre saberá o que está por vir e prestará um serviço de primeira classe para todos os seus clientes.

Assim que você marcar uma tarefa como concluída, o Track irá automaticamente apresentar o próximo item. Adicione intervalos de tempo entre as tarefas para prazos realistas e para estabelecer um fluxo constante de comunicação.

Implementar Automações de Fluxo de Trabalho

Hora de explorar as capacidades de automação do Capsule para reduzir sua entrada manual. O que pode parecer assustador no início pode aliviar você de muito estresse. Então, como é isso?

Talvez você tenha revisado muitos novos contatos no Capsule e qualificado um grupo deles. Após criar uma Oportunidade, seu fluxo de trabalho personalizado pode atribuir um responsável para cada caso, distribuindo os contatos por toda a sua equipe.

Em outro cenário, você tem dezenas de Oportunidades abertas em vários Pipelines de Vendas. Um fluxo de trabalho pode ajudar a mover essa oportunidade pelo pipeline para eliminar o trabalho administrativo manual.

Aqui está um exemplo de como usar Trilhas e automações de fluxo de trabalho juntos:

1. Crie um caminho específico para cada marco em um Pipeline de Vendas. Isso significa que cada caminho é adaptado para a exata etapa em um pipeline específico, garantindo consistência em toda a equipe e ao longo de cada Oportunidade.
2. Crie uma automação de fluxo de trabalho para ser acionada quando uma etapa for concluída, avançando a Oportunidade relevante para o próximo marco e acionando a etapa associada a esse marco.
3. Como resultado, você pode se concentrar em nutrir seus leads - o Capsule manterá a Oportunidade avançando no pipeline.
4. Vá um passo além e crie outro fluxo de trabalho que cria um projeto pós-venda para integração, acionado quando sua Oportunidade é fechada com sucesso.

Saiba mais sobre o uso de fluxos de trabalho de automação aqui.

8) Utilize integrações para funcionalidades aprimoradas

Já se sente adaptado? Agora que você configurou seus processos-chave, pode ser a hora de explorar integrações adicionais para tornar o Capsule uma máquina bem oleada para fazer o trabalho por você.

Aqui estão alguns passos adicionais que você pode tomar para consolidar o Capsule em sua pilha tecnológica:

• Se você usa Slack ou Teams, configure uma conexão para receber atualizações em tempo real quando houver progresso nas negociações
• Pronto para experimentar marketing? Conecte o Capsule com nossa plataforma de marketing dedicada, Transpond para lançar campanhas direcionadas diretamente do seu CRM
• E se você está em vendas B2B, use ferramentas de prospecção como lemlist ou o raspador de LinkedIn da Magical para construir seu pipeline e revitalizar seu alcance.

Quanto mais você integrar o Capsule com seus aplicativos e ferramentas, menos administração será necessária e mais tempo você poderá gastar realizando o trabalho que realmente importa.

Isto é apenas o começo

Esperamos que este guia ajude você a começar e se estabelecer com o Capsule. Nossos documentos de suporte oferecem muitas outras diretrizes e tutoriais, enquanto nosso blog apresenta casos de uso reais de uso para as ferramentas que você acabou de descobrir.

Realizamos webinars regulares para clientes para ajudá-lo a aproveitar ao máximo o Capsule e melhorar suas habilidades em outras áreas do seu negócio também.

Como cliente do Capsule CRM em qualquer plano, você sempre pode obter assistência personalizada de nossa equipe de suporte amigável em qualquer assunto relacionado ao Capsule ou Transpond. Ou clique aqui para alguns guias rápidos em vídeo.

Obrigado novamente por escolher o Capsule CRM!

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