Pour les personnes travaillant dans les services professionnels, chaque jour peut représenter un nouveau travail avec de nouveaux clients. Même avec des offres clairement définies, il y a souvent un haut degré de personnalisation avec chaque client, ce qui rend la gestion de projets une tâche accablante.
Un seul projet mal géré peut faire en sorte que vos marges bénéficiaires, soigneusement calculées, s'évaporent et que vos relations avec les clients et votre réputation subissent un coup dur.
La bonne nouvelle, c'est qu'avec un peu de planification et les outils appropriés, vos projets ont beaucoup plus de chances de réussir.
Dans cet article, vous apprendrez les compétences et les meilleures pratiques nécessaires pour une gestion de projets efficace dans une organisation de services professionnels, ainsi qu'un guide étape par étape pour vous aider à commencer.
Les défis de la gestion de projets dans les services professionnels
Dans le secteur des services professionnels, où les projets sont souvent adaptés aux besoins spécifiques de chaque client, l'élargissement du périmètre est un défi courant. Que ce soit parce qu'un client vous demande « juste une correction de plus » ou parce que soudainement vous découvrez que vous aviez sous-estimé le travail nécessaire, les projets peuvent rapidement s'étendre bien au-delà de leur portée initiale.
Même avec une portée de projet clairement définie et convenue, la gestion efficace des ressources, telles que le temps, le personnel et le budget, peut ressembler à un jonglage constant, surtout lors de la gestion de plusieurs projets en même temps.
Ces défis sont aggravés par les strictes limitations de temps et de budget. Les clients cherchent généralement à obtenir le meilleur résultat possible au moindre coût et le plus rapidement possible.
Fournir le niveau de service promis tout en respectant le calendrier et le budget peut être stressant et, si l'on n'est pas prudent, cela peut compromettre la qualité de l'ensemble du projet.
Compétences essentielles pour une gestion efficace des projets
Bien que les défis soient importants, vous pouvez gérer vos projets avec succès si vous avez les compétences appropriées. Si vous développez ces attributs, vous serez dans de meilleures conditions pour interagir avec les clients et obtenir le meilleur résultat.
1. Communication
Une communication claire et efficace est la base du succès dans la gestion de projets. Elle garantit que toutes les parties prenantes, tant de l'équipe du projet que de l'équipe cliente, soient d'accord sur la réussite du projet. Au fur et à mesure que ces initiatives deviennent plus complexes et personnalisées, les chefs de projet doivent être capables de transmettre des idées complexes de manière claire et concise.
Parfois, cela signifie avoir des conversations difficiles avec les clients, surtout lorsqu'il s'agit de défis inattendus ou d'attentes irréalistes.
Cependant, si vous programmez des mises à jour régulières du projet et utilisez des outils de collaboration pour tenir tout le monde informé, vous pourrez minimiser les interruptions et gérer ces attentes plus efficacement.
2. Gestion du temps
Les délais serrés font partie de la vie quotidienne dans une entreprise de services professionnels. Une gestion efficace du temps assure la livraison ponctuelle des projets, l'allocation efficace des ressources et la gestion appropriée des priorités.
La première étape pour gérer ton temps est de savoir combien tu en as besoin. Si tous les délais d'un projet commencent par des suppositions, il ne devrait pas être surprenant que les choses prennent plus de temps que prévu.
Les outils appropriés peuvent être d'une grande aide. Les applications de gestion du temps vous aideront à voir exactement combien de temps prennent généralement les tâches, tandis que les outils de gestion de projet peuvent vous aider à planifier et à contrôler la capacité de votre équipe.
3. Gestion financière
Même si tu arrives à livrer tous les projets avant la date limite, cela ne servira à rien pour ton entreprise si tu dépasse constamment le budget. Si tu veux répondre aux attentes de tes clients et rester rentable, tu dois être conscient de tes ressources financières.
Tout comme pour la gestion du temps, la gestion financière commence par faire le point sur la situation actuelle. Si vous n'avez pas encore de plan budgétaire, commencez dès maintenant. Suivez vos dépenses quotidiennes ainsi que votre flux de trésorerie.
Si vous révisez régulièrement vos finances et faites les ajustements nécessaires, vous pourrez garder vos clients satisfaits tout en assurant la viabilité financière de vos projets.
4. Flexibilité
Pour développer les compétences de gestion du temps et des finances mentionnées précédemment, la planification est essentielle. Cependant, comme vous le dira quiconque ayant déjà travaillé sur un projet, les choses ne se déroulent que rarement exactement comme prévu. La capacité à identifier rapidement les problèmes, à réfléchir de manière critique et à concevoir des solutions efficaces est cruciale pour maintenir vos projets sur la bonne voie.
Dans les services professionnels, cela peut impliquer l'identification des goulots d'étranglement dans les flux de travail du projet, la résolution efficace des préoccupations des clients ou l'adaptation des plans de projet pour intégrer de nouvelles informations.
Pour être clair, cela ne signifie pas que vous ne devriez pas essayer d'identifier les risques potentiels ou de développer des stratégies appropriées pour les atténuer. Cependant, pour un chef de projet, il est tout aussi important de rester agile et d'ajuster ces stratégies en fonction des informations reçues sur le projet ou des changements externes.
Outils de gestion de projets et recommandations de logiciels
Vos compétences en gestion de projets seront plus efficaces lorsque vous disposerez du soutien de la technologie appropriée. Voici quelques-uns de nos outils préférés pour la gestion de projets dans les services professionnels.
Outils de gestion de tâches
Le logiciel de gestion de tâches permet de diviser les grands projets en parties plus gérables. En vous offrant une vue d'ensemble de la progression de votre projet, vous vous assurez que tout avance sans problème et se termine dans les délais.
Les meilleurs outils de gestion de tâches :
- Capsule. Un CRM facile à utiliser avec des fonctions complètes de gestion de projets
- Asana. Une plateforme de gestion du travail avec des contrôles de ressources et des tableaux de bord
- Trello. Utilisez un tableau Kanban pour visualiser des projets et des tâches
Plateformes de collaboration
Le travail d'équipe efficace est essentiel à la réussite d'un projet. Les plateformes de collaboration facilitent une communication fluide entre les membres de l'équipe, les clients et les autres parties prenantes. Ces outils assurent que tout le monde soit informé et participe au projet du début à la fin.
Les meilleurs outils de collaboration :
- Slack. Une plateforme de communication asynchrone avec messagerie de groupe et partage de fichiers
- Microsoft 365. Une collection de différents outils de productivité incluant le chat et les vidéoconférences
- Zoom. Vidéoconférence avec des résumés d'intelligence artificielle, des tableaux partagés et l'intégration d'autres applications
Systèmes de gestion de documents
Même les plus petits projets peuvent générer une montagne de paperasse. Le logiciel de gestion de documents organise et protège les documents du projet, facilitant l'accès aux membres pertinents de l'équipe.
Les meilleurs systèmes de gestion documentaire :
- Microsoft Sharepoint. Il s'intègre à Microsoft 365 et permet de stocker et partager des documents de manière efficace
- Google Drive. Partage de documents et de fichiers en général pour les utilisateurs de Google Workspace
- PandaDoc. plus axé sur la création, le suivi et l'approbation de documents
Logiciel de gestion du temps
Si jamais tu t'es demandé à la fin de la journée où sont passées toutes ces heures, il est temps de commencer à les comptabiliser. En te montrant comment toi et ton équipe utilisez votre journée, le logiciel de suivi du temps t'aide à gérer ton volume de travail, à améliorer la productivité et à assurer une facturation précise.
Le meilleur logiciel de gestion du temps :
- Toggl. Un contrôle du temps simple avec des fonctions de rapport de projets
- Clockify. Suivi du temps gratuit avec feuilles de temps et suivi automatique de l'activité
- Harvest. Associe le suivi du temps à la facturation et à la gestion des dépenses
Systèmes de gestion de la relation client
Quel que soit le type de projet sur lequel vous travaillez, vos relations avec les parties prenantes seront essentielles. Avec le logiciel de gestion de la relation client (CRM) approprié, vous pouvez suivre et gérer ces relations tout au long du cycle de vie du projet, depuis le premier contact jusqu'à l'achèvement du projet et au-delà.
Les meilleurs CRM de gestion de projets incluent de nombreuses autres fonctions importantes nécessaires au succès d'un projet. Par exemple, Capsule CRM aide les entreprises de services professionnels avec :
- Une meilleure gestion des tâches et tenue des registres
- Outils de collaboration pour les clients et les membres de votre équipe
- Une gestion efficace des documents
- L'intégration avec des applications de gestion du temps
- Visibilité du projet en temps réel.
Capsule comprend des tableaux de bord et des rapports pour mesurer la performance des projets, ainsi qu'une application mobile robuste pour garder l'équipe connectée où qu'elle soit. Il s'intègre également à vos autres applications préférées, connectant votre logiciel et partageant des informations pour une efficacité maximale.
En ayant vos contacts, opportunités et projets sur la même plateforme, il est beaucoup plus facile de suivre les différentes pièces en mouvement et d'offrir un résultat satisfaisant pour les clients.
Découvrez comment un CRM pour services professionnels peut bénéficier à votre entreprise dès aujourd'hui.
Bonnes pratiques pour la gestion de projets dans les services professionnels
Avec les connaissances et le logiciel appropriés, vous serez dans une bien meilleure position pour aborder tout projet qui se présente à vous. Les bonnes pratiques suivantes vous aideront à amener votre gestion de projets au niveau supérieur.
Commence par penser à la fin
Avant de commencer à travailler sur un projet quelconque, tu dois avoir un plan établi sur la manière dont ce projet va se dérouler, y compris comment il va se terminer.
Une définition claire de la portée et des objectifs du projet dès le début assure que toutes les parties prenantes comprennent ce que le projet vise à atteindre, les résultats, les délais et les critères de succès. De même, garder cet objectif final en tête vous aidera à fixer des délais et à allouer des ressources plus efficacement, réduisant le risque de dérive de la portée et de désalignement des attentes.
Au début du projet, définissez les phases clés ainsi que leurs dates d'achèvement respectives dans l'outil de gestion de projet que vous avez choisi, et assurez-vous que toutes les parties prenantes y aient accès.
Contrôles périodiques
Les projets nécessitent une attention étroite et continue si nous voulons qu'ils aboutissent avec succès. Il est facile de se laisser absorber par le travail lui-même, mais il est nécessaire de prendre le temps de réviser périodiquement les progrès du projet. Avez-vous alloué suffisamment de ressources ? Êtes-vous sur la bonne voie pour atteindre les objectifs intermédiaires prévus ? Y a-t-il eu des changements qui affectent votre progression future ?
Les vérifications périodiques garantissent que le projet reste sur la bonne voie, que les problèmes soient détectés rapidement et que les ajustements nécessaires soient effectués promptement. Cela maintient l'équipe alignée sur les objectifs, les responsabilités et les délais du projet.
Si vous êtes agile et prêt à adapter les plans du projet en fonction des retours ou d'autres changements, vous pouvez vous assurer que vous continuez à travailler sur les tâches les plus importantes et que le projet reste en adéquation avec les besoins et attentes du client.
Peut-il être automatisé ?
Chaque projet se compose de multiples tâches et sous-tâches, il n'est donc pas surprenant que même le projet le plus simple puisse sembler accablant. L'automatisation peut alléger la charge en rationalisant les tâches répétitives et en libérant les membres de l'équipe pour qu'ils se concentrent sur les aspects plus critiques du projet.
Identifie les tâches répétitives dans ton processus de gestion de projets. Par exemple, le plan Growth de Capsule te donne accès à l'automatisation pour mettre à jour le statut des tâches, envoyer des modèles d'e-mails aux clients et bien plus encore.
Faut-il l'automatiser ?
Bien qu'il soit logique d'automatiser les tâches serviles et répétitives, cela ne signifie pas que vous devez automatiser chaque partie du projet. Pour obtenir les meilleurs résultats, il faut savoir où la touche humaine est la plus bénéfique.
« Les automatisations de flux de travail sont fantastiques car elles standardisent la gestion », explique Keith Weir, chef de l'équipe de réussite chez Capsule. « Mais parfois, les gens veulent tout automatiser. Ils créeront des tas de projets automatisés puis ne pourront plus suivre. Vous voulez toujours être au courant du travail que vous générez et en assumer la responsabilité ».
Savoir quand automatiser et quand maintenir cette supervision humaine évite la perte d'engagement personnel et assure que vos projets offrent toujours un résultat de qualité.
Commencer à mieux gérer les projets
Une fois que vous avez révisé les connaissances, les outils et les meilleures pratiques, il est temps de se mettre au travail. Suivez ces étapes pour vous assurer que vous avez couvert tous les éléments essentiels et que vous avez tout ce qu'il vous faut pour que votre projet soit un succès à chaque fois.
Étape 1 : Définir la portée et les objectifs de votre projet
Commence par déterminer les objectifs, les résultats et les critères de succès du projet. Travaille avec ton client pour clarifier la portée du projet et savoir ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas.
Essaie d'être aussi détaillé que possible et ensuite, confirme ces détails avec le client pour minimiser les risques de confusion au fur et à mesure que le projet avance. Implique ton équipe dans cette étape, afin qu'ils puissent te donner leur avis sur la faisabilité du périmètre et identifier tout problème potentiel avant de donner le coup d'envoi.
Étape 2 : Établir un plan de projet
La prochaine étape consiste à diviser le projet en tâches et sous-tâches gérables. Ensuite, vous pouvez attribuer ces tâches aux membres de l'équipe en fonction de leurs compétences et capacités. Avoir un calendrier clairement défini est essentiel pour le succès d'un projet, alors n'oubliez pas de déterminer les objectifs intermédiaires pertinents et les délais appropriés pour chaque phase du projet.
Détaillez chaque tâche est tout un art. Il faut s'assurer qu'il n'y ait pas d'ambiguïtés, bien que mettre trop de sous-tâches peut être accablant et mener à la microgestion, ce qui rendrait plus difficile l'adaptation aux circonstances changeantes. Travaillez avec votre équipe pour confirmer qu'ils comprennent la raison de chaque tâche et l'objectif final qu'ils cherchent à atteindre.
Étape 3 : Superviser et contrôler l'avancement du projet
Une fois que le projet est lancé, programme des révisions périodiques et des mises à jour de l'état pour surveiller les progrès par rapport au plan du projet. Ajuste le plan du projet selon les besoins en réponse aux défis, aux changements de portée ou aux avis des parties prenantes.
Utilisez un logiciel de gestion de projets pour suivre l'achèvement des tâches, l'attribution des ressources et les progrès par rapport au calendrier. La plupart des outils vous permettront de personnaliser la vue, alors n'hésitez pas à passer d'une vue à une autre pour avoir une vision complète de votre progression.
Par exemple, une simple liste de tâches peut vous aider à voir rapidement ce qu'il y a à faire ensuite, tandis qu'un tableau de type Kanban peut vous aider à avoir une vue d'ensemble et vous permettre de voir à quelles étapes se trouvent vos différents projets.
Étape 4 : Maintenir une communication efficace
Au fur et à mesure que le projet progresse, assurez-vous de maintenir des canaux de communication clairs pour faciliter la collaboration d'équipe, tenir les parties prenantes informées et gérer les problèmes. Encouragez une communication ouverte et honnête au sein de l'équipe pour aborder immédiatement tout obstacle et tenir les clients et les parties prenantes au courant des progrès, des décisions et des changements dans le projet.
C'est un domaine dans lequel l'automatisation peut être d'une grande aide, car elle notifie automatiquement les principales parties prenantes lorsqu'une action spécifique se produit, comme lorsque le projet entre dans une nouvelle phase ou change d'état.
Étape 5 : Clôturer le projet et réfléchir
Une fois le projet terminé, c'est le moment de le célébrer ! Cependant, le travail n'est pas encore fini. Une fois que le client aura approuvé les résultats livrés du projet, clôturez-le officiellement et organisez une révision postérieure avec votre équipe.
Profite de cette réunion pour parler de ce qui s'est bien passé et de ce qui peut être amélioré. Documente toute idée ou commentaire afin d'améliorer les futurs projets.
Projets professionnels pour services professionnels
Se lancer dans la gestion de projets dans les services professionnels implique une planification minutieuse, une communication efficace et un apprentissage continu. En suivant ces étapes, vous pourrez établir une base solide pour gérer avec succès des projets de services professionnels et apporter de la valeur à vos clients.
N'oubliez pas que l'objectif de la gestion de projets n'est pas simplement de réaliser le plus de projets possible dans le plus court temps possible. Ce que vous voulez, c'est satisfaire vos clients, dépasser leurs attentes et cultiver ces relations à long terme qui mènent à la croissance de l'entreprise.
Découvrez plus de façons dont un CRM peut aider votre entreprise à gérer les projets actuels et futurs. Profitez du forfait de démarrage gratuit de Capsule ou commencez un essai gratuit de 14 jours et voyez comment les fonctionnalités de Capsule peuvent vous aider à gagner du temps et à réaliser des projets exceptionnels.
