Nous savons tous que les tâches répétitives et chronophages peuvent engloutir de précieuses heures de travail. Mais que se passerait-il si vous pouviez libérer ce temps pour des activités plus stratégiques ? C'est là que l'automatisation des flux de travail entre en jeu.
Pourquoi l'automatisation des flux de travail est importante
L'automatisation des flux de travail n'est pas seulement un terme à la mode ; c'est une stratégie puissante qui peut transformer votre manière de travailler. Avec les bons outils et processus d'automatisation en place, vous pouvez :
- Gagnez du temps: L'automatisation supprime les tâches manuelles et répétitives, vous faisant économiser des heures chaque semaine. Multipliez cela par la taille de votre équipe, et le potentiel d'économie de temps est énorme.
- Réduire les erreurs: L'erreur humaine arrive, mais avec l'automatisation, vous pouvez minimiser les erreurs et créer de la cohérence dans vos processus.
- Améliorer la collaboration: L'automatisation rationalise la communication et la coordination, garantissant que tout le monde est aligné.
- Satisfaction professionnelle: L'accomplissement manuel des tâches peut être perçu comme une distraction par rapport au véritable travail.
- Flux de travail clairs: Des flux de travail automatisés et clairs sont comme donner à votre équipe un plan pour réussir.
- Responsabilité: L'automatisation peut répartir le travail pour vous, ainsi il n'y a pas de manquement aux tâches et tout le monde sait qui fait quoi.
Automatisation des flux de travail avec Capsule
L'automatisation des flux de travail utilise la technologie pour rationaliser et automatiser les processus d'affaires. Elle vous permet de créer une séquence de tâches qui se déclenchent lorsque des conditions spécifiques sont remplies. Cela peut aller de simples notifications par courriel à des processus complexes en plusieurs étapes.
L'automatisation peut être appliquée à diverses parties de votre entreprise, de la vente et la gestion de la relation client à la gestion de projet et au-delà.
Ce que vous pouvez faire avec l'automatisation des workflows
L'automatisation des workflows de Capsule vous aide à :
- Automatiser les processus: Vous pouvez configurer une automatisation pour qu'elle se déclenche lorsqu'un jalon d'opportunité ou une étape de projet ou un statut change (c'est-à-dire que le statut passe à gagné ou perdu).
- Attribuez automatiquement le travail aux bonnes personnes: Affectez automatiquement des Opportunités ou des Projets à des Propriétaires ou des Équipes spécifiques, en vous assurant que les personnes concernées sont responsables à chaque étape.
- Ajoutez des pistes et des projets: Ajoutez des pistes ou des projets liés aux opportunités. Par exemple, créez une série de tâches pour guider votre équipe, étape par étape, à travers un processus de vente structuré.
- Changer le statut et les jalons: Mettez à jour automatiquement le statut des opportunités et des projets lorsqu'une piste a été complétée. Plus besoin de réglages manuels.
- Envoyer des e-mails: Des e-mails personnalisés peuvent être envoyés automatiquement, garantissant une communication opportune et cohérente avec les clients et les prospects.
Idées sur comment utiliser les Automatisations Capsule
Nous avons compilé une liste d'exemples concrets qui pourraient vous aider à réfléchir à la manière dont l'Automatisation des Flux de Travail peut aider votre entreprise :
- Équipes de vente: Attribuez automatiquement les Opportunités au bon commercial en fonction de l'étape clé. Informez votre équipe lorsqu'une vente est conclue et mettez en place une série de tâches de suivi pour garantir un processus d'intégration fluide pour les nouveaux clients.
workflow automation
- Fabrication: Rationalisez l'envoi d'échantillons aux clients potentiels. Lorsqu'une proposition de conception atteint une étape spécifique, une automatisation peut générer un projet lié pour que l'équipe d'échantillons s'en occupe.
- Comptabilité: Assurez-vous que les projets passent sans encombre entre les comptables et les gestionnaires de compte. Automatisez l'attribution des tâches et les changements de statut pour maintenir la cohérence dans la livraison des projets.
- Salons professionnels: Vous pouvez collecter des coordonnées et des cartes de visite le premier jour d'un événement. Lorsque les informations sont saisies dans Capsule en tant qu'Opportunité et ajoutées au Pipeline de Ventes, vous pouvez configurer un déclencheur sur le premier jalon pour envoyer un e-mail disant combien vous avez apprécié les rencontrer et les remercier d'être venus à votre stand. Ou vous pourriez attribuer les nouvelles opportunités à un autre membre de l'équipe pour un suivi.
- Content/Design Production: Several team members usually work on content production and there are standard processes and guidelines that have to be followed. Workflow Automation can ensure there is consistency and no bottlenecks. For example, when a new piece of content is added as a Project to the Project Board a Track and a writer can be added automatically. The writer then has to follow this Track (which will be a series of tasks or guidelines). Once the writer has completed the Track, the project can be moved to the next stage on the Project Board, it can be assigned to someone else for editing and a new Track can be created. The same thing can apply here, once the editor’s Track is completed it can be moved either again to the writer to implement the editor’s corrections or if the editor does it themselves, the project can be moved forward straight to the designer and then from the designer to whoever will sign off the content.
Commencer avec l'automatisation des workflows
Pour commencer à utiliser l'automatisation des flux de travail, prenez le temps avec votre équipe de définir vos processus, d'établir les déclencheurs et de concevoir la séquence d'actions qui doivent se produire. Bien que tout le monde puisse utiliser l'automatisation des flux de travail, un administrateur du compte doit l'installer.
Voici comment utiliser les automatisations de workflow :
- Cliquez sur l'icône des Automatisations de flux de travail dans la barre de menu
- Cliquez Ajouter une automatisation
- Choisissez si vous souhaitez automatiser les Opportunités ou les Projets et sélectionnez le Pipeline ou le Tableau auquel cela doit s'appliquer. Cliquez sur Ajouter une automatisation.
- Donnez un nom reconnaissable à l'automatisation.
- Ajoutez les déclencheurs un par un ou cliquez sur + Ajouter tous les déclencheurs et modifiez chaque jalon ainsi que les statuts gagnés et perdus individuellement.
- Cliquez sur +Ajouter une action et décidez ce que vous souhaitez qu'il se passe lorsque l'Opportunité atteint ce Jalon ou Statut. Vous pouvez ajouter plusieurs actions à un déclencheur et des actions subséquentes après qu'une Piste a été complétée.
- Si vous voulez vous assurer que l'automatisation fonctionne correctement, cliquez sur Testez cette automatisation où vous pouvez créer une fausse opportunité pour tester l'automatisation.
- Une fois que vous êtes satisfait de l'automatisation, vous pouvez utiliser le bouton pour activer ou désactiver l'automatisation.
Si vous souhaitez obtenir plus d'aide pour créer vos propres flux de travail automatisés, assurez-vous de mettre notre guide de démarrage de l'automatisation des flux de travail en favori pour un guide détaillé du processus de configuration.
Se lancer dans votre parcours d'automatisation
L'automatisation des flux de travail est un facteur de changement. Elle vous permet de récupérer du temps précieux, de réduire les erreurs, d'améliorer la collaboration et de prendre des décisions éclairées. Que vous soyez dans la vente, la fabrication ou tout autre secteur, l'automatisation peut simplifier et rationaliser vos processus, conduisant à une productivité accrue et au succès.
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