Imagina la escena: has tenido una buena llamada de ventas. El posible cliente encaja con tu perfil de cliente ideal (ICP) y parece interesado. Incluso puede que le envíes una propuesta. Luego surge otra cosa. Olvidas hacer seguimiento. Pasa una semana, luego un mes. Y así, de repente, se pierde el impulso y has perdido la venta.
La mayoría de las veces, no es el producto, el discurso ni el precio lo que arruina un trato. Es el silencio.
Más importante que cualquier “hack” de ventas o técnica de cierre, necesitas una forma de hacer seguimiento de manera constante.
Con el software adecuado, puedes asegurarte de que cada posible cliente reciba noticias tuyas en el momento oportuno. Capsule CRM facilita el seguimiento de prospectos y clientes, haciendo todo el trabajo pesado por ti para que puedas mantener el control de tus conversaciones de ventas.
En esta guía aprenderás a configurar Capsule para que se encargue de los seguimientos por ti, utilizando funciones como Secuencias, recordatorios de tareas, Automatización de flujos de trabajo y más, para llevar tus conversaciones al siguiente nivel.
Veamos paso a paso cómo puedes crear un sistema completo de seguimiento dentro de Capsule, empezando por el nivel más sencillo.
Nivel 1: Usa los recordatorios de tareas para mantenerte al tanto
Las recordatorios de tareas de Capsule son la forma más sencilla de asegurarte de no olvidar nunca un seguimiento.
Cada tarea en Capsule tiene una fecha de vencimiento. Una vez que está en el sistema, Capsule te mantiene al tanto con recordatorios claros y oportunos a través de tu panel, notificaciones dentro de la aplicación y, si lo deseas, alertas por correo electrónico.
Cuando se trata de hacer seguimiento, significa que puedes configurar recordatorios para hacer una llamada, escribir un correo electrónico de seguimiento, o enviar una propuesta. Ya sea que seas un usuario independiente que intenta mantenerse al día con una agenda muy ocupada o parte de un equipo que trabaja en múltiples oportunidades, siempre sabrás exactamente qué hay que hacer y cuándo. Piénsalo como tu asistente personal, uno que nunca olvida nada.
Puedes ver tus tareas en una lista diaria, filtrarlas por usuario u oportunidad, o ordenarlas por categoría de tarea (útil si quieres agrupar todas tus llamadas de seguimiento de una sola vez). Como los recordatorios de Tareas están integrados en todas las partes de Capsule (contactos, oportunidades y proyectos), siempre están vinculados a la conversación correcta.
Así es como se ve en la práctica:
- Llega un nuevo cliente potencial. Añades una tarea para llamarlo mañana. Capsule te lo recuerda ese día.
- Envías una propuesta. Creas una tarea para hacer seguimiento en tres días. Capsule se asegura de que no lo olvides.
- Un cliente te pide que vuelvas a ponerte en contacto el próximo mes. Programas la tarea y sigues adelante, dejando que Capsule se encargue del momento oportuno.
Los recordatorios de tareas de Capsule son increíblemente flexibles y fáciles de configurar. Puedes añadir tareas con un solo clic a tus Contactos, Proyectos u Oportunidades cuando estés viendo el registro en Capsule. Si tu tarea no está directamente relacionada con ningún registro en Capsule, puedes añadir tareas de forma independiente desde la página de Calendario.
Es un hábito sencillo, pero marca una gran diferencia. Con Capsule encargándose de los recordatorios, puedes dejar de hacer malabares con los seguimientos en tu cabeza y empezar a concentrarte en lo que realmente impulsa los acuerdos.
Nivel 2: Configura seguimientos recurrentes usando Tracks
Tracks de Capsule, una de nuestras funciones más populares, va más allá de los recordatorios manuales y te permite crear procesos repetibles que puedes usar para cada contacto.
Tracks te permite crear listas de tareas con plantillas reutilizables para cualquier procedimiento, desde la incorporación de nuevas contrataciones hasta la planificación de eventos. Piénsalas como listas de trabajo reutilizables que puedes aplicar a cualquier oportunidad de ventas o proyecto. Esto las hace perfectas para crear un proceso de seguimiento coherente.
Una vez que hayas configurado y activado el Track, Capsule programará las tareas que hayas elegido en el momento adecuado, sin que tengas que depender de tu memoria ni revisar correos antiguos para ver qué es lo siguiente que vence.
Veamos un ejemplo real de un Track sencillo:
- Día 0: Enviar correo electrónico de presentación
- Día 2: Correo electrónico de seguimiento
- Día 5: Enviar propuesta
- Día 8: Llamada de seguimiento si no hay respuesta.
Así de fácil, ya tienes un proceso de seguimiento coherente y no tendrás que crear estas tareas de forma individual.
Pero, ¿qué pasa si tienes en mente un proceso más complejo? Supongamos que tu proceso de ventas normalmente incluye calificación, varios seguimientos, discusiones sobre la propuesta y una transferencia al equipo de incorporación una vez que se cierra el trato. En ese caso, tu Track avanzado podría verse así:
- Día 0
- Enviar correo electrónico de presentación
- Programar llamada de descubrimiento
- Día 2
- Llamada de descubrimiento con el cliente potencial
- Registrar notas y actualizar la etapa de la oportunidad
- Día 4
- Enviar correo de resumen con los puntos clave
- Día 6
- Programar demostración del producto
- Día 10
- Demostración de producto
- Agregar nota interna: resultados de la demo y objeciones
- Día 11
- Enviar propuesta
- Día 14
- Hacer seguimiento si no hay respuesta
- Actualiza el valor o el plazo de la oportunidad si es necesario
- Día 18
- Segundo seguimiento para preguntar si aún están interesados
- Si el acuerdo se marca como Ganado:
- Enviar correo electrónico de bienvenida de incorporación
- Transferencia al equipo de éxito del cliente
- Programar una llamada de seguimiento dentro de 30 días.
Configurar Tracks es sencillo. Solo tienes que ir a la sección de configuración de tu cuenta de Capsule y abrir el apartado de Tracks. Elige si quieres crear un Track para oportunidades de venta o para proyectos y luego decide un nombre. Una vez hecho esto, añade todas las tareas necesarias, con su descripción, fecha de vencimiento y la persona asignada.
Puedes añadir tantas tareas como quieras y personalizar las fechas de vencimiento según cuándo comience el Track o cuándo se haya completado la tarea anterior. En lugar de crear ese proceso desde cero cada vez, lo configuras una sola vez como un Track.
Ahora, cada vez que llegue un nuevo lead, podrás aplicar la Pista y Capsule pondrá en cola cada Tarea por ti.
Nivel 3: Activa acciones de seguimiento basadas en la actividad del trato
Si las Pistas tienen que ver con crear constancia, la Automatización de Flujos de Trabajo consiste en quitarte tareas de encima por completo.
Disponible en el plan Growth, la función de Automatización de flujos de trabajo te permite activar acciones basadas en cambios en tus datos, para que puedas crear tareas de seguimiento automáticas sin mover un dedo.
Por ejemplo, podrías configurar una automatización en la que, cuando se agregue una oportunidad al embudo de ventas, el sistema cree una tarea para hacer seguimiento tres días después.
Puede que eso no suene revolucionario, pero es el tipo de pequeña automatización que marca una gran diferencia. Capsule supervisa tus contactos, oportunidades y pipeline por ti y, si algo necesita atención, puede darte a ti (o a tu equipo) un empujón.
Puedes usar la Automatización de Flujos de Trabajo para encargarte de esas tareas administrativas repetitivas pero esenciales, como asignar nuevas oportunidades a los miembros del equipo o enviar un correo electrónico de bienvenida cuando un trato se marque como ganado.
Si estás usando Tracks, incluso puedes automatizar eso también. Por ejemplo, podrías aplicar automáticamente un Track a cada nueva oportunidad que llegue, de modo que Capsule inicie tu proceso de seguimiento de inmediato.
Para configurar una automatización, solo tienes que tocar la sección de Automatización de flujos de trabajo en la barra de menú superior. Desde ahí, elige uno o varios desencadenantes (como que se añada una nueva oportunidad o que un acuerdo se marque como “ganado”) y define qué debe hacer Capsule a continuación, ya sea crear un proyecto, enviar un correo electrónico o aplicar un Track.
También puedes conectar Capsule con miles de otras aplicaciones usando Zapier, y luego usar esas conexiones para crear todo tipo de automatizaciones útiles.
Una vez configurado, Capsule se encarga del momento y la ejecución, reduciendo la carga mental y liberando más tiempo para centrarse en actividades de alto contacto.
Nivel 4: Envía correos de seguimiento directamente desde Capsule
Para la mayoría de las pequeñas empresas, el correo electrónico sigue siendo el canal principal para los seguimientos. Desde simples mensajes para ponerse al día hasta el envío de propuestas, normalmente todo ocurre en la bandeja de entrada.
Capsule acelera el proceso al permitirte enviar correos electrónicos directamente desde la vista de contacto u oportunidad. No necesitas abrir una pestaña aparte ni buscar en tu bandeja de entrada; solo escribe el mensaje y envíalo desde dentro de Capsule. Todo se vincula automáticamente al registro correcto.
Compose email window
Capsule funciona a la perfección con Gmail y Outlook, para que puedas seguir usando las herramientas de correo electrónico que ya conoces.
Si quieres acelerar aún más las cosas, el Asistente de Contenido con IA puede ayudarte a redactar el mensaje por ti. También puedes crear Plantillas de correo electrónico para tus mensajes más habituales, como:
- Una breve nota de «Encantado de conocerte» después de una llamada de descubrimiento
- Seguimiento de un presupuesto
- Solo quería hacer un seguimiento por si no has recibido respuesta.
Insert template window
Usar Capsule para tus correos electrónicos ayuda a mantener a tu equipo alineado. Cada correo que envías desde Capsule se guarda en la cronología del contacto, de modo que todos pueden ver qué se ha enviado y cuándo. Eso significa que no habrá seguimientos duplicados ni malentendidos.
Combinado con recordatorios de tareas o automatizaciones, esto convierte a Capsule en tu centro de mando completo para el seguimiento. Obtienes la flexibilidad del correo electrónico con la estructura de un CRM, de modo que nada se pierde y nadie se queda sin respuesta.
Nunca pierdas un seguimiento con Capsule CRM
El silencio puede arruinar una venta, pero un buen seguimiento aumenta el interés. Con los procesos adecuados, puedes nutrir a tus prospectos hasta que estén listos para actuar.
Capsule hace que el seguimiento sea lo más fácil posible. Los recordatorios de tareas te mantienen al día, incluso en tus días más ocupados. Con Tracks, puedes crear procesos de ventas repetibles que no dependan de la memoria. Las automatizaciones activan seguimientos cuando los acuerdos se estancan, y la integración de correo electrónico te permite responder más rápido sin tener que cambiar entre distintas herramientas.
Como resultado, los leads se mantienen interesados, las conversaciones avanzan y puedes cerrar más acuerdos.
Prueba cualquier plan de Capsule gratis durante 14 días o regístrate en nuestro plan gratuito y empieza hoy mismo a crear un proceso de seguimiento más eficaz.
