En 2023, los trabajadores independientes aportaron $1.3 billones a la economía de EE. UU. y el 38% de la fuerza laboral del país trabajó por cuenta propia el año pasado.
Ese tipo de escala trae oportunidades, pero también presión. Cuando trabajas como freelancer, tienes que estar en control de cada aspecto de tu negocio, y cuando estás solo, es fácil perder la pista de clientes potenciales, fechas límite o facturas impagas. Un buen CRM mantiene tu trabajo organizado – sin añadir más carga.
Esta guía explica detalladamente las herramientas de CRM que realmente se adaptan a la forma de trabajar de los freelancers.
Principales características de un CRM que los freelancers realmente deberían considerar
Los freelancers no necesitan un CRM diseñado para departamentos de ventas o equipos de 50 personas. Necesitan una forma sencilla de mantenerse al tanto de los clientes, los plazos y el dinero en todo momento.
Aquí tienes lo que debes buscar en un CRM que trabaje tan duro como tú.
Precios accesibles
Tus ingresos no son los mismos todos los meses, pero tus herramientas no deberían volverse inasequibles cuando el trabajo disminuye. Busca un CRM con precios flexibles y sin compromisos a largo plazo, idealmente por debajo de los $20 al mes, de modo que se sienta como una inversión inteligente, no como una suscripción que te cause resentimiento.
Capsule, por ejemplo, comienza desde $18/mes y te proporciona las herramientas que necesitas sin restringir las funciones principales detrás de un muro de pago.
Gestión de contactos y clientes
Los clientes envían textos, correos electrónicos, mensajes directos y dejan mensajes de voz. Un CRM debería ayudarte a unir toda esa comunicación en un registro claro. En lugar de buscar en Gmail o en notas adhesivas, deberías poder:
- Consulta el historial completo de un cliente antes de una llamada
- Comprueba cuándo fue la última vez que hiciste seguimiento
- Haz seguimiento de lo que acordaste y de lo que está atrasado
Seguimiento de tareas que no requiere una segunda herramienta
Probablemente no necesitas una herramienta de gestión de proyectos completa, pero sí necesitas mantener un registro de lo que se necesita hacer, para quién y cuándo.
Busca CRM con listas de tareas integradas o integraciones fáciles con herramientas que ya utilizas (como Trello o Asana). Capsule, por ejemplo, se conecta a través de Zapier con más de 2,000 aplicaciones.
Recordatorios inteligentes de seguimiento
Ganas proyectos cuando haces seguimiento. Un CRM debería recordarte cuándo impulsar un prospecto, perseguir un presupuesto o hacer seguimiento de una factura impaga. No tienes que automatizar todo tu proceso de ventas. Solo necesitas un sistema que te respalde cuando las cosas se ponen ocupadas.
Cotizaciones y facturas en el mismo flujo
¡Recibir pagos no debería requerir tres herramientas distintas! Algunos CRM ofrecen presupuestos y facturación integrados, así que puedes pasar de "mucho gusto en conocerte" a "aquí tienes tu factura" sin cambiar de pestaña.
Aunque tu CRM no gestione directamente la facturación, al menos debería funcionar bien con las herramientas que sí lo hacen, y mostrar el estado del pago junto a las notas del cliente, para que sepas quién ha pagado y quién necesita un recordatorio.
Correos electrónicos que se sincronizan sin esfuerzo adicional
La mayoría de los negocios freelance ocurren por correo electrónico. Un buen CRM debería conectarse a Gmail o Outlook, sincronizando automáticamente las conversaciones para que no tengas que copiar los hilos manualmente.
De esa manera, cuando un cliente responde a una propuesta que enviaste hace dos semanas, no te quedas preguntándote de qué están hablando.
Pipelines visuales que puedes ajustar
Puede que no lo llames “ventas”, pero cada proyecto freelance tiene etapas: mensaje inicial, propuesta, contrato firmado, inicio.
Un CRM con un pipeline de arrastrar y soltar te permite rastrear cada oportunidad, ya sea un trabajo único de diseño de logotipo o un contrato a largo plazo. Deberías poder:
- Crea tus propios escenarios
- Vea de un vistazo qué está estancado
- Planifica tu carga de trabajo en función de lo que probablemente se concretará
Esto te ayuda a suavizar los ciclos de abundancia o escasez y prever lo que está por venir.
Acceso móvil realmente utilizable
Los freelancers trabajan desde cafeterías, espacios de co-working, oficinas de clientes, trenes... y a veces, incluso desde el sofá. Necesitas un CRM que funcione dondequiera que estés.
Busca uno que tenga una aplicación móvil. La versión de escritorio no te será de ayuda cuando llegues 10 minutos antes a una llamada con un cliente y necesites refrescar la memoria.
Campos flexibles para tu trabajo
No todo el trabajo freelance se ajusta a categorías definidas. Un buen CRM te permite personalizarlo a tu manera. Eso significa etiquetar a los clientes por tipo de servicio, seguir diferentes configuraciones de facturación o marcar a los clientes que requieren más atención con notas como “prefiere WhatsApp en lugar de correo electrónico”.
Los campos personalizados ayudan a que tu sistema refleje tu realidad y escale contigo a medida que tus servicios evolucionan.
Los 6 mejores software de CRM para freelancers en 2025
Ahora que sabes qué buscar, aquí tienes siete CRM que se adaptan a la forma en que trabajan realmente los freelancers.
Capsule CRM
¿Buscas menos caos y más claridad? Capsule CRM podría ser exactamente lo que necesitas.
Gestionar proyectos de clientes, perseguir posibles clientes y mantenerse al día con cada seguimiento de “solo estoy revisando” puede sentirse como un trabajo de tiempo completo además de tu trabajo actual. Capsule CRM atraviesa el ruido, así que no tienes que buscar entre correos electrónicos o notas garabateadas solo para averiguar quién necesita una respuesta hoy. Todo llega a un tablero ordenado, así que puedes identificar qué es urgente y qué no de un vistazo.
Principales características para freelancers
- Etiquetas y campos personalizados convierten tu lista de contactos en un rastreador de clientes activo y funcional, útil cuando tu próximo trabajo puede surgir de un antiguo prospecto.
- Los recordatorios de tareas significan que nunca dejarás pasar un seguimiento sin ser notado, incluso en aquellos días en los que el trabajo con clientes lo consume todo.
- El embudo de ventas no es una característica demasiado compleja, sino una forma visual y sencilla de mantener las propuestas y proyectos en marcha.
- Los proyectos te permiten registrar entregables o solicitudes de clientes para que siempre tengas un registro (y nunca tengas que depender de la memoria).
- Las integraciones incorporadas significan que puedes integrar Capsule en tu conjunto de herramientas existente en segundos.
Gestionar tu propio proceso de ventas, desde la primera consulta hasta el proyecto pagado, no tiene que parecer un segundo trabajo.
Lo que dicen los freelancers sobre Capsule
Precios
Puedes comenzar de forma gratuita si tu lista de contactos es menor de 250. Cuando necesites más espacio (o quieras las funciones más sofisticadas), los planes comienzan desde $18 por usuario/mes, incluyendo flujos de trabajo avanzados, campos personalizados y esas integraciones que te ahorran horas.
Consideraciones
- Capsule omite los extras, como herramientas integradas de facturación o propuestas, pero puedes conectar casi cualquier cosa que necesites a través de Zapier.
- Capsule está diseñado para freelancers que desean una organización clara y sencilla en lugar de un sistema complejo todo en uno – ideal si valoras la concentración y un espacio de trabajo sin desorden.
HubSpot CRM
¿Buscas un CRM gratuito con un conjunto de funciones más amplio que la mayoría? HubSpot CRM ofrece herramientas básicas para rastrear contactos, gestionar correos electrónicos, programar reuniones y organizar acuerdos, sin necesidad de tarjeta de crédito al registrarte.
Principales características para freelancers
- Contactos ilimitados y hasta un millón de registros
- Plantillas de correo electrónico, programación y seguimiento básico integrados
- Enlaces integrados para reservar reuniones
- Vista de cronología para ver todos los correos electrónicos, llamadas y notas por contacto
Precios
Las herramientas centrales de HubSpot CRM son gratuitas, incluyendo el seguimiento de correos electrónicos y las etapas de venta. Las organizaciones sin fines de lucro y los trabajadores independientes obtienen un 40% de descuento en los planes de pago si necesitan más funciones.
Consideraciones
- La escala de HubSpot puede resultar algo pesada para los freelancers que solo buscan algo sencillo: probar primero la versión gratuita es la apuesta más segura.
- Muchas funciones están diseñadas para equipos grandes, por lo que los freelancers podrían ver opciones que no son especialmente relevantes.
- A medida que agregas funciones más avanzadas, los costos pueden aumentar rápidamente, especialmente al añadir automatización o integraciones personalizadas fuera del nivel gratuito.
Bonsái
No todos los freelancers necesitan un conjunto de herramientas de negocios todo en uno, pero si prefieres tener todo bajo un mismo techo, Bonsai cubre la mayoría de las bases. En lugar de juntar un CRM, una aplicación de facturación y una herramienta de contratos por separado, obtienes una plataforma que maneja propuestas, firmas electrónicas, facturación y seguimiento de impuestos junto con la gestión básica de clientes.
Principales características para freelancers
- Plantillas de propuestas y contratos listas para usar con firma electrónica
- Seguimiento de proyectos más listas de tareas simples
- Facturación con recordatorios de pago integrados
- Seguimiento básico de tiempo y gastos
Precios
Comienza desde $25/mes (facturado anualmente) para acceder al paquete completo. Disponible una prueba gratuita de 7 días.
Consideraciones
- Las capacidades de CRM son más básicas: aquellos que necesiten una gestión más profunda de la cartera de clientes o de las relaciones alcanzarán limitaciones más rápidamente que con herramientas como Capsule.
- No hay un plan gratuito, y el período de prueba puede parecer apresurado si quieres probarlo todo.
- Si ya confías en otras herramientas de facturación o contratos, Bonsai podría superponerse con tu configuración actual.
Racha
Muchos freelancers ya gestionan toda la vida de sus clientes desde Gmail. Streak simplemente se basa en ese hábito, integrando el seguimiento de clientes potenciales y proyectos directamente en tu bandeja de entrada. Si tu flujo de trabajo ya “vive” en Gmail, usar Streak se siente como un paso natural a seguir.
Principales características para freelancers
- Tuberías personalizadas que se integran dentro de Gmail, para que puedas organizar el trabajo mientras avanzas
- Etiqueta los correos electrónicos en cada etapa
- Haz seguimiento de quién ha abierto tus correos electrónicos y programa mensajes para más tarde
- Ahorra tiempo con plantillas para respuestas comunes
- La combinación de correspondencia básica te permite enviar correos electrónicos personalizados en masa
Precios
El plan gratuito incluye el CRM básico y las tuberías de ventas. Las funciones de Streak CRM de pago como la fusión de correo y personalizaciones más avanzadas comienzan desde $15/mes.
Consideraciones
- Streak solo funciona en Gmail, así que si tu trabajo se extiende a través de diferentes canales, es posible que no pueda seguirte el ritmo.
- Faltan herramientas para facturación, contratos o una gestión de proyectos más profunda – todavía necesitarás otras aplicaciones para manejar el proceso completo de ventas o proyectos.
- Algunas tareas con clientes ocurren inevitablemente fuera del correo electrónico; para esos casos, un CRM más independiente puede ofrecer una mejor visibilidad.
Zoho CRM
Entre las muchas opciones de CRM para freelancers, Zoho CRM atrae a aquellos que desean un control real sobre cómo gestionan sus relaciones con clientes. Es una plataforma diseñada para la flexibilidad, de modo que puedes adaptarla a medida que tu trabajo y procesos evolucionan, en lugar de superar tu sistema después de unos pocos proyectos importantes.
Principales características para freelancers
- Los perfiles de contacto personalizados te permiten capturar exactamente la información del cliente que te interesa
- La automatización simple elimina tareas administrativas repetitivas de tu responsabilidad, como recordatorios recurrentes o tareas básicas de correo electrónico
- El acceso móvil significa que puedes actualizar contactos o registrar actividades incluso entre reuniones
- Se integra con la suite de Zoho, conectando tu CRM con herramientas para facturación, gestión de proyectos e informes
Precios
Los precios de Zoho son amigables para freelancers: gratis para hasta tres usuarios, y los planes de pago con automatización y personalización más avanzadas comienzan desde $14/mes.
Consideraciones
- La interfaz prioriza la funcionalidad sobre la estética.
- Hay una curva de aprendizaje, especialmente para los trabajadores independientes que quieren algo listo para usar de inmediato.
- Ideal para freelancers que desean invertir en un sistema que pueda escalar, en lugar de aquellos que buscan una configuración básica y mínima.
Nimble CRM
Cuando construir tu negocio independiente depende de conexiones y alcance personal, Nimble CRM se destaca por su enfoque centrado en las personas. En lugar de tratar los contactos como simples nombres en una lista, Nimble recopila el historial de correos electrónicos, perfiles sociales y actualizaciones de actividades, así cada conversación comienza con contexto.
Principales características para freelancers
- Los perfiles de contacto unificados combinan correo electrónico, redes sociales y detalles laborales, todo en un solo lugar
- El enriquecimiento automático añade información actualizada sin necesidad de actualizaciones manuales
- Mensajería grupal y seguimiento de correos electrónicos
- Una práctica extensión de navegador te permite agregar nuevos contactos desde plataformas como LinkedIn o Gmail con un solo clic
Precios:
Los precios de Nimble CRM comienzan desde $29.90/mes (o $24.90/mes con facturación anual). Gestiona hasta 25,000 contactos e incluye acceso completo al CRM.
Consideraciones:
- La fortaleza de Nimble es mantener tu red actualizada y organizada, no ejecutar embudos de ventas complejos o gestionar proyectos en detalle.
- Es mejor para los freelancers que dependen de la construcción de relaciones y la comunicación constante. Si tu enfoque está en las operaciones de back-office o el seguimiento estructurado de ventas, encontrarás más valor en alternativas como Capsule.
- Los precios son más elevados en comparación con algunas opciones de CRM, por lo que es más adecuado para aquellos que ven las redes de contacto como una inversión empresarial.
Conclusión
A medida que el trabajo independiente se convierte en la nueva norma, con más de 90 millones de personas en EE. UU. que se espera se unan a las filas para 2028, mantenerse organizado marca la diferencia. El CRM adecuado no te estorba ni te obliga a entrar en un sistema sobrecargado: mantiene tus proyectos en marcha, tus seguimientos precisos y tus relaciones con los clientes sólidas.
Capsule mantiene las cosas simples, para que puedas dedicar más tiempo al trabajo por el cual los clientes realmente te pagan. Pruébalo gratis, y descubre cómo un sistema más inteligente puede darle una ventaja a tu negocio independiente.
