Si vous utilisez Outlook pour Microsoft 365, alors vous pouvez installer le Capsule Add-in for Outlook. L'Add-in rend très facile l'ajout de contacts, le stockage et le suivi des conversations par e-mail et la création de Tâches, Projets & Opportunités, le tout sans quitter votre boîte de réception.
Une fois que vous commencez à suivre une conversation par e-mail depuis Outlook à l'aide du complément, il continuera à suivre tous les futurs messages de cette conversation - vous évitant ainsi de devoir stocker chaque message individuel de l'échange. C'est un énorme gain de temps et cela vous aide à conserver toutes vos communications importantes dans Capsule.
Le complément Outlook est uniquement disponible pour les utilisateurs abonnés à Microsoft 365 Business. Pas pour les abonnements Personnels / Familiaux, les comptes Exchange auto-hébergés, ou les abonnements fournis via GoDaddy. Votre courriel doit être hébergé par Microsoft 365.
Comment installer le complément Capsule pour Outlook
Tout utilisateur de Microsoft 365 peut installer l'add-in Capsule pour Outlook depuis Outlook. Pour cela, vous suivriez les étapes suivantes :
Cliquez sur le bouton Get Add-ins dans le ruban supérieur.
2. Dans la fenêtre modale qui s'ouvre, recherchez Capsule puis cliquez sur le bouton pour Ajouter celle-ci.
3. Alternativement, vous pouvez utiliser ce lien direct pour obtenir le complément Capsule.
4. On vous demandera de confirmer que vous acceptez les conditions. Cliquez sur Continuer et ensuite vous aurez terminé.
Connexion de l'add-in Outlook à votre compte Capsule
Lorsque le complément est installé, Capsule sera disponible pour être sélectionné depuis le menu Plus d'actions chaque fois que vous consultez un e-mail. Une fois ouvert, vous pouvez utiliser le bouton de la punaise pour le "fixer" afin qu'il reste ouvert à chaque consultation d'un e-mail.
- Lorsque vous consultez une conversation par e-mail, utilisez le menu Actions supplémentaires pour déployer l'add-in Capsule.
- L'Add-in vous guidera à travers un processus d'installation. D'abord, vous devez le connecter à votre compte Capsule. Cliquez sur le bouton pour Connecter votre compte Capsule et suivez les étapes pour vous authentifier à votre compte Capsule.
- Après vous être connecté à votre compte Capsule, vous devez également autoriser Capsule à accéder à votre compte Microsoft 365. Cliquez sur le bouton pour Accorder l'accès à Microsoft 365 et suivez les étapes pour accepter les permissions. Vous n'aurez à faire cela qu'une seule fois. La prochaine fois que vous accéderez à l'Add-in, il se souviendra de vos permissions.
Capsule a besoin d'accéder à votre compte Microsoft 365 pour récupérer les e-mails afin qu'ils puissent être stockés dans votre compte Capsule.
À ce stade, vous pouvez commencer à utiliser les fonctionnalités du complément. Lorsqu'un email arrive pour un nouveau contact, vous pouvez ajouter ce contact à Capsule puis commencer à stocker l'email. Lorsque vous commencez à stocker une conversation, l'email ainsi que tous les futurs emails (envoyés et reçus) dans la même discussion seront enregistrés dans votre compte Capsule.
Comment utiliser l'add-in Capsule pour Outlook
Une fois que l'add-in Capsule a été installé dans Outlook pour Microsoft 365, il est temps de commencer à l'utiliser pour ajouter des contacts, stocker des e-mails et plus encore. Si c'est la première fois que vous utilisez l'add-in, vous devrez le connecter à votre compte Capsule. Une fois cela fait, vous pourrez commencer à ajouter et stocker des données.
Le complément ne sera utilisable que lors de la consultation d'un e-mail existant dans votre compte. Il ne peut pas être utilisé depuis la vue en liste ou depuis la fenêtre de rédaction par exemple.
Comment ajouter le complément Capsule à la surface du message
Si vous souhaitez que l'add-in Capsule soit plus facilement accessible que de devoir fouiller dans le menu, vous pouvez l'ajouter à la surface du message (à côté des icônes pour répondre, transférer, etc.). Pour ce faire :
- Cliquez sur l'engrenage des paramètres en haut à droite de la fenêtre
- Le panneau de configuration apparaîtra sur la droite (fermez tous les compléments ouverts car le panneau de configuration ne sera pas visible). Cliquez sur Afficher tous les paramètres Outlook en bas du panneau de configuration.
- Cela ouvrira une fenêtre modale au milieu de l'écran. Cliquez sur Personnaliser les actions dans le menu.
- Dans la section Sous la surface du message, il y aura beaucoup de cases à cocher, dont Capsule sera l'une d'entre elles. Cochez la case et cliquez sur Enregistrer. L'add-in Capsule sera désormais facilement accessible depuis chaque e-mail.
Comment voir quels contacts se trouvent dans une conversation Outlook
Le complément Outlook apparaît dans la barre latérale à droite de votre boîte de réception chaque fois que vous ouvrez une discussion par e-mail. Nous appelons ces discussions des conversations. Une conversation peut se faire entre vous et un contact existant que vous avez déjà enregistré dans votre compte Capsule, ou un nouveau contact que vous n'avez pas encore ajouté.
Vous verrez deux types de contacts ; nouveaux et existants :
Cliquer sur un nouveau contact dans la liste vous mènera à une page d'ajout de contact.
Comment ajouter un nouveau contact avec le complément Outlook
Lorsque vous cliquez sur un nouveau contact, l'add-on vous présentera trois options :
- Ajouter en tant que personne vous amènera au formulaire 'Ajouter en tant que personne'. Ici, vous pouvez ajouter des coordonnées, des sites web et des réseaux sociaux au nouvel enregistrement de contact. Cliquez sur Enregistrer et le complément enregistrera la nouvelle personne dans Capsule. Vous pouvez également cliquer sur Enregistrer & Stocker la Conversation et l'add-on enregistrera le contact dans Capsule, puis enregistrera la conversation avec ce contact en une seule étape.
- Ajouter en tant qu'Organisation vous amènera au formulaire Ajouter en tant qu'Organisation. Ici, vous pourrez saisir les détails spécifiques à l'organisation. Cliquez sur Enregistrer et le complément enregistrera la nouvelle organisation dans Capsule. Vous pouvez également choisir de cliquer sur Enregistrer & Stocker la Conversation et le complément stockera le contact dans Capsule, puis enregistrera la conversation avec ce contact en une seule étape.
- Trouver dans Capsule vous permettra de rechercher le contact dans Capsule. Cette page est utile lorsque un contact que vous connaissez vous a envoyé un courriel à partir d'une nouvelle adresse électronique qui est différente de l'adresse électronique existante sur leur contact dans Capsule. En utilisant le champ Recherche par nom, vous pouvez trouver le contact que vous connaissez par son nom et faire une correspondance. Associer un contact enregistrera la nouvelle adresse électronique sur ce contact et affichera les détails de contact existants.
Comment stocker des e-mails avec le complément Outlook
Lorsque vous consultez la liste de vos contacts, vous avez la possibilité d'enregistrer une conversation, ainsi toutes les réponses que vous envoyez ou les messages reçus de votre contact seront automatiquement sauvegardés dans Capsule.
- Cliquez sur le contact dans la conversation sur lequel vous souhaitez enregistrer l'email.
- Utilisez l'option pour stocker sur [Contact Name].
- Lorsqu'un e-mail est enregistré, vous verrez une note à côté de l'icône de courrier indiquant qu'il a été enregistré avec succès.
À ce stade, tous les nouveaux e-mails de la même conversation - envoyés et reçus - seront ajoutés à l'historique pour ce contact dans Capsule.
Stockez automatiquement les e-mails à l'aide du complément Outlook
Pour les utilisateurs des forfaits Growth, Advanced et Ultimate, vous disposez d'une option supplémentaire dans l'Add-in pour automatiquement enregistrer les e-mails pour un contact. Lorsqu'elle est activée, tous les e-mails envoyés et reçus par ce contact seront enregistrés sans aucune autre action de la part d'un utilisateur.
L'option est activée pour chaque contact. Voici comment l'utiliser :
- Lorsque vous recevez un e-mail d'un contact pour la première fois et que vous avez enregistré ce contact dans Capsule, l'Add-in affichera une option vous permettant d'archiver automatiquement les e-mails pour ce contact.
- Cliquez sur le lien pour activer.
- Ensuite, vous pouvez simplement utiliser le bouton pour activer l'option ou vous pouvez d'abord activer le commutateur pour également Conserver les e-mails précédents avant d'activer l'option.
Une fois activée, tous les futurs messages envoyés et reçus de ce contact seront enregistrés dans votre compte Capsule et, si vous avez activé l'option pour conserver les conversations par e-mail précédentes avec le contact. Capsule passera en revue tous les e-mails précédents pour ce contact dans Outlook et les enregistrera également dans votre compte.
La fonction d'archivage automatique ne peut stocker des e-mails que dans un dossier de contact, cependant si nécessaire, vous pouvez toujours utiliser l'Add-in pour déplacer une conversation du contact vers un Projet ou une Opportunité pertinent si besoin.
La fonction d'archivage automatique stockera les e-mails qui ont le contact dans le champ « À » ou « De », et ne stockera pas les e-mails où le contact est dans le champ « CC » ou « CCI ». L'archivage automatique des e-mails se comporte différemment de l'« Archivage de conversations » car il ne stocke que des e-mails individuels, plutôt que des conversations complètes. Si une conversation est stockée sur une Opportunité, un Projet ou un contact différent, cela sera priorisé par rapport à l'archivage automatique des e-mails.
Comment empêcher le complément Outlook de stocker des e-mails
Si une conversation cesse d'être utile pour ce que vous faites dans Capsule, vous pouvez utiliser l'add-on pour empêcher que d'autres e-mails du fil soient stockés. Pour cela :
- Cliquez sur la ligne qui affiche le statut du magasin. Dans notre exemple, la conversation est enregistrée sous le nom de Jennifer Kim.
- Cliquez sur l'option pour Désactiver l'enregistrement. Cela empêchera l'enregistrement des futurs e-mails de cette conversation sur ce contact dans Capsule. Vous pouvez réactiver facilement l'enregistrement en choisissant de stocker à nouveau cette conversation sur la page du contact.
Si vous stockez une conversation qui a été précédemment enregistrée à l'aide de l'Add-in, puis désactivée, les e-mails existants stockés dans Capsule seront déplacés vers le nouvel élément sur lequel vous allez enregistrer la conversation.
Comment ajouter des Projets, Opportunités et Tâches avec le complément Outlook
Bien souvent, un e-mail peut servir de déclencheur pour vous de mettre en place une nouvelle opportunité ou d'ajouter un nouveau Projet. Au lieu de devoir quitter Outlook et d'entrer dans Capsule, vous pouvez configurer cela sans jamais quitter le message électronique. Lorsque vous consultez le contact dans l'add-on :
- Cliquez sur Ajouter une opportunité pour commencer à ajouter une opportunité pour le contact
- Remplissez les détails de l'opportunité
- Cliquez sur Enregistrer pour ajouter l'opportunité au contact
Problèmes connus avec le complément Outlook
Le complément Outlook ne s'affiche pas
Si vous ne voyez pas le complément Capsule, il se peut qu'il n'ait pas été épinglé et que vous deviez le rouvrir à chaque fois que vous consultez un e-mail. Pour éviter cela, vous pouvez ouvrir un message e-mail > cliquer sur le ... Plus d'actions et ensuite sélectionner Capsule dans la liste des compléments. Une fois sélectionné, cliquez sur l'icône de punaise pour "épingler" le complément sur le côté afin qu'il soit toujours ouvert lorsque vous consultez un e-mail.
L'option de sauvegarde des conversations est grisée
Tout utilisateur d'Outlook peut installer le complément Capsule pour Outlook, mais seulement les utilisateurs dont les emails sont hébergés avec Microsoft 365 ont la possibilité de stocker des emails en utilisant le complément.
Si votre e-mail n'est pas hébergé avec Microsoft 365, alors l'option de stockage des e-mails est grisée.