Box Factura est un fournisseur de gestion de factures électroniques basé au Mexique. Il se spécialise dans l'aide aux entreprises pour naviguer dans les complexités réglementaires de l'émission et du paiement des factures sur le marché mexicain.
Ils sont une petite organisation, mais en croissance rapide. Leurs solutions de stockage cloud sécurisées sont approuvées par de nombreuses entreprises à la recherche d'un processus transparent et traçable pour tous leurs paiements numériques.
Pour soutenir les plans de croissance de Box Factura, l'équipe de direction a réalisé qu'elle avait besoin d'un CRM pour appuyer ses opérations commerciales fondamentales.
La croissance entravée freine Box Factura
L'équipe de Box Factura a rencontré des défis fondamentaux au fur et à mesure de sa croissance. Avec des centaines de clients à servir, l'équipe a éprouvé des difficultés à gérer leurs communications avec les clients.
Rafael Soto, PDG de Box Factura, détaille les problèmes de communication avec ses clients : « Avant de commencer à travailler avec Capsule, il était très difficile de suivre toutes nos communications avec les clients.
Nous ne pouvions pas comprendre, d'un simple coup d'œil, quel était l'état de leur compte.
Il ajoute : « Au lieu de cela, nous avons suivi les communications à travers des systèmes papier disparates et des systèmes électroniques arbitraires.
“Cela a conduit à des difficultés pour répondre aux attentes des clients, à créer des activités de suivi et, en général, cela nous a empêchés de fournir le service de la plus haute qualité que nous exigeons de nous-mêmes.”
En plus des problèmes de communication avec les clients, Box Factura a rencontré des difficultés avec son processus de vente. Un processus de vente typique devrait prendre entre trois et quatre mois pour Box Factura.
"Mais comme ce processus était réparti entre trois personnes, Excel et d'autres systèmes, la conclusion des affaires prenait beaucoup plus de temps."
Cela affectait la capacité du fournisseur de facturation électronique à prévoir les revenus et à réaliser des ventes rapidement.
Recherche du bon CRM
Rafael et son équipe savaient qu'ils avaient besoin d'un CRM, mais choisir le bon était crucial pour le spécialiste de la facturation électronique. Selon Soto, tout CRM qu'ils choisiraient devait être ‘facile à utiliser’, ‘rentable’, et disposer ‘d'un ensemble de fonctionnalités étendues pour répondre aux besoins évolutifs de Box Factura.’
Soto a identifié que sans un CRM, ils avaient du mal à prendre des décisions basées sur les données concernant leurs activités de vente car il était difficile pour eux de prévoir leur pipeline avec précision. De plus, étant donné la complexité multicanale de la communication client dans le monde des affaires moderne, leur approche existante ne réussissait pas à centraliser ces détails en un seul endroit.
Enfin, Box Factura est une entreprise à l'échelle nationale au Mexique, donc Rafael et son équipe devaient être capables de réaliser les activités commerciales clés n'importe où et sur n'importe quel appareil.
Déballage de Capsule
Après quelques recherches et démonstrations de produits, Rafael et son équipe ont découvert Capsule, un CRM facile à utiliser, à un prix compétitif et doté d'un ensemble de fonctionnalités riches qui s'aligne bien avec la stratégie de croissance de Box Factura.
Un grand atout pour Soto était la facilité de mise en œuvre et d'utilisation de Capsule.
Il dit : « C'était tellement facile de commencer avec Capsule. Nous avons géré notre intégration par nous-mêmes grâce à la section d'assistance bien fournie du site.
"J'ai ensuite organisé une brève session de formation avec l'équipe et nous avons commencé presque immédiatement."
“L'interface simple d'utilisation a facilité la prise en main rapide par l'équipe.”
De nombreuses opérations commerciales sont désormais gérées par Capsule. La vente est prise en charge par la gestion du pipeline de ventes, l'une des nombreuses fonctionnalités de Capsule. Cela permet à Box Factura de suivre le statut des prospects tout au long du cycle de vente, dès l'instant où un prospect entre ou sort de leur processus de vente.
Cela a rendu les ventes plus efficaces pour l'équipe. Tout le monde dans le département des ventes peut maintenant voir le statut actif des prospects sur un tableau de bord facile d'accès. Box Factura a également augmenté l'efficacité opérationnelle puisque toute l'équipe sait où chaque prospect en est, et différents représentants peuvent intervenir de manière fluide dans n'importe quel processus de vente.
Enfin, ce processus de vente amélioré a donné à Box Factura le contrôle et la visibilité de son pipeline de ventes, ce qui a été crucial pour Soto et son équipe pour tracer leur parcours de croissance.
Gestion des tâches clé en main
Alors que le pipeline de ventes a été important pour aider à planifier la croissance de Box Factura, Tasks a aidé à son exécution.
Rafael décrit ici son utilisation de la fonctionnalité Tâches de Capsule :
“Alors que le pipeline commercial nous a aidés à mieux visualiser et prévoir notre pipeline, les tâches nous ont permis d'offrir un meilleur service à nos clients.”
"Notre équipe planifie des tâches, dans les Activités, à la fois pendant et après le processus de vente. Par exemple, si nous avons besoin de quelqu'un pour faire un suivi après ne pas avoir eu de nouvelles du prospect pendant quelques semaines, nous mettrons en place un rappel dans les activités pour le faire.
« C'est la même chose pour l'envoi et la réception de contrats, nous établirons une tâche pour envoyer un contrat et l'assignerons à l'employé concerné pour exécution. »
Mise en œuvre rapide ; retour sur investissement rapide
Comprendre le temps nécessaire pour obtenir de la valeur est essentiel lors de l'achat et de la mise en œuvre de tout nouvel outil commercial, et c'est la même chose pour la mise en œuvre d'un CRM. Heureusement, Box Factura n'a pas seulement mis en place Capsule rapidement, mais ils ont également dépassé leurs objectifs de croissance, grâce à l'avantage que notre technologie leur a apporté.
En 2022, Box Factura s'est fixé un objectif de croissance pour augmenter son chiffre d'affaires de 48%. Ils n'ont pas seulement atteint cet objectif, ils l'ont dépassé. Soto pense que cela est dû à plusieurs facteurs. Tout d'abord, que l'équipe travaille plus efficacement que jamais, grâce à une réponse ‘plus rapide’ aux questions des prospects et des clients.
Il pense également que, de manière générale, le fait que Capsule soit facile à utiliser et à mettre en œuvre a donné à Box Factura un avantage concurrentiel dans ses opérations quotidiennes. Les activités de vente et d'après-vente sont réalisées plus rapidement qu'avant l'utilisation de Capsule.
Pourquoi choisir Capsule plutôt que la concurrence
Lorsque nous avons demandé pourquoi Box Factura a choisi Capsule plutôt que ses concurrents, Rafael a déclaré : « J'ai été agréablement surpris de constater que votre organisation, même parmi des concurrents bien connus, est spécifiquement dédiée à aider les petites entreprises disposant de budgets limités. »
“Vos concurrents se concentrent sur les grandes organisations. Et votre approche des clients est beaucoup plus personnalisée et impliquée que celle des autres fournisseurs de CRM. Cela distingue Capsule et a été un grand atout pour l'équipe et moi.”
En conclusion
En adoptant Capsule, Box Factura n'a pas seulement amélioré son efficacité opérationnelle, mais a également connu une croissance significative de ses revenus d'année en année.
- Défis de communication : Box Factura a rencontré des difficultés dans la gestion des communications avec les clients et des processus de vente, entraînant des inefficacités et des cycles de vente prolongés.
- Solution CRM : le PDG Rafael Soto recherchait un CRM convivial, économique et doté de nombreuses fonctionnalités, ce qui a conduit à la sélection de Capsule.
- Mise en œuvre efficace : Capsule a été déployée rapidement, améliorant l'efficacité des ventes et la gestion des tâches, offrant un meilleur contrôle et une meilleure visibilité.
- La croissance a dépassé les attentes : l'adoption de Capsule a permis de surpasser l'objectif de croissance de 2022 de 48%, grâce à l'amélioration de l'efficacité de l'équipe et à la facilité d'utilisation du CRM.
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