Comment tirer le meilleur parti de votre essai Capsule

Bienvenue dans votre compte Capsule CRM ; la gestion de vos relations clients, opportunités de vente, projets et tâches va devenir beaucoup plus facile.

Commencer avec n'importe quelle plateforme peut être intimidant, mais nous voulons vous aider à tirer le meilleur parti de votre essai.

Ce guide de référence rapide vous aidera à démarrer en force et à tirer le meilleur parti de votre essai gratuit.

Notre guide est divisé en deux semaines de tâches mais vous pouvez également terminer le guide complet en seulement une semaine si vous avancez rapidement.

Semaine un : commencer avec Capsule

1) Configuration du compte et importation des données

Maintenant que vous êtes inscrit, vous devriez voir la page d'accueil de Capsule. Allons-y.

Invitez votre équipe

Avez-vous des membres de l'équipe tels que des représentants commerciaux ou des responsables de la réussite client qui bénéficieraient également du CRM ? Invitez-les à rejoindre.

Ajoutez vos informations de contact

Que vous ajoutiez tous vos contacts ou juste un échantillon pour tester, il est facile d'importer les détails de vos contacts. Dans la barre d'outils en haut de la page, cliquez sur Ajouter + et sélectionnez Importer. De cette façon, vous pouvez ajouter plusieurs contacts et organisations à la fois. Vous pouvez également importer des opportunités de vente.

• Si vous avez utilisé un autre CRM, nous vous recommandons de suivre la procédure d'importation 'depuis un autre CRM' : c'est une méthode sécurisée qui facilite le transfert de données depuis des dizaines de plateformes populaires. Découvrez-en plus sur la migration des données ici.
• Si vous décidez de franchir le pas et de vous éloigner des tableurs, vous devrez importer vos données 'à partir d'un fichier'. Avant de téléverser votre document, assurez-vous que vos données sont précises et bien structurées. Vous cherchez un exemple ? Cliquez ici pour télécharger notre fichier d'exemple.
• Enfin, vous pouvez également commencer par importer les données de vos clients à partir d'applications de comptabilité telles que Xero. Apprenez-en plus sur l'importation depuis Xero ici.

Avec des données propres et précises dès le départ, vous pouvez garantir que votre prospection commerciale est efficace et que votre CRM est exempt d'erreurs. Découvrez l'importance de l'hygiène des données ici.

Une fois que tout est téléchargé, vous pouvez le trouver dans la vue en liste dans l'onglet Personnes & Organisations.

2) Organisez vos contacts avec des identifiants personnalisés

Que vous commenciez tout juste avec une petite liste de clients potentiels ou que vous veniez d'importer une grande base de clients, commencez du bon pied dans Capsule avec des données organisées.

Capsule possède tous les champs de données standard pour stocker les informations de contact et personnelles. Mais vous pouvez également créer des Champs Personnalisés pour enregistrer des informations pertinentes à vos processus.

De même, ajoutez des Tags pour des informations rapidement identifiables telles que leur plan d'abonnement (par exemple, 'Gratuit', 'VIP') ou leur relation avec vous (par exemple, 'Client', 'Prestataire').

Organiser vos données peut sembler laborieux, mais cela permet de gagner du temps plus tard, en permettant une approche ciblée et une mise en œuvre de campagne plus simple.

Vous ne savez pas en quoi les Tags et les Champs Personnalisés diffèrent ? Nos experts produits ont créé un guide des meilleures pratiques pour l'utilisation d'identifiants personnalisés.

3) Intégrez avec vos outils essentiels

La prochaine étape consiste à connecter Capsule CRM avec vos outils et systèmes quotidiens. Capsule dispose d'un vaste et constamment croissant marché d'integration marketplace incluant des outils pour :

• Envoi et stockage d'e-mails (via votre fournisseur de services de messagerie existant)
• Lancement de campagnes marketing ciblées
• Suivi des factures et gestion de vos comptes
• Enregistrement des conversations du support client
• Création et distribution de contrats et de propositions
• Collectez des données et générez des prospects avec des formulaires Web
• et bien plus encore.

Alors, si votre entreprise dépend fortement de Google Workspace ou des suites Microsoft Office, vous pouvez configurer des intégrations qui permettent un transfert de données instantané. Cela peut sembler un peu inquiétant, mais les transferts automatisés aident pour :

• Générer de nouvelles pistes dans votre CRM
• Stocker les e-mails sortants et entrants dans les dossiers de contact dans Capsule
• Passer et enregistrer des appels téléphoniques de clients
• Recevoir des mises à jour via Slack ou Teams lorsque votre opportunité de vente évolue
• Création de campagnes marketing segmentées
• Se connecter avec des plateformes telles que Zapier et Magical pour automatiser des milliers de tâches.

Il existe d'innombrables autres automatisations que vous pouvez imaginer - demandez-vous simplement ‘ce qui rendrait mon travail plus facile ?’ Faites des recherches et partez de là.

Si vous n'êtes pas trop sûr par où commencer, nous recommandons :

1. Connectez vos calendriers Google ou Microsoft Outlook. Vous pouvez voir, planifier et rejoindre des réunions depuis le calendrier Capsule CRM.
2. Intégration avec votre fournisseur de facturation et de comptabilité.
3. Que vous soyez un marketeur expérimenté ou que vous ne sachiez pas par où commencer, la création d'un compte Transpond vous aide à gérer vos communications avec une connexion fluide.

Pour l'instant, nous recommandons de s'en tenir aux bases : vous pouvez toujours revenir plus tard pour configurer des intégrations qui optimisent la prospection et le suivi du temps.

4) Explorer la gestion des tâches

La fonctionnalité Tâches de Capsule CRM est parfaite pour rassembler votre liste de tâches à faire en un seul endroit, sur quelque chose que vous utiliserez tous les jours.

Vous pouvez enregistrer tout type de tâche administrative ou orientée client dans Capsule CRM avec une date. Lorsque vous devez la réaliser, Capsule CRM vous en informera.

Les utilisateurs peuvent même assigner des tâches à d'autres membres de l'équipe, ce qui est idéal pour les passations et la redistribution des charges de travail.

Vous pouvez consulter vos tâches depuis la page d'accueil de Capsule, ou vous rendre sur la page du calendrier pour voir les tâches à venir – ici vous pouvez filtrer par catégorie de travail et par personne assignée.

Nous sommes arrivés à la fin de notre première semaine de conseils. Mais cela ne signifie pas que vous devez vous arrêter là. Si vous êtes prêt à continuer, allons-y.

Semaine deux : mettre Capsule en action

Maintenant que tout est en place, il est temps de bien utiliser Capsule.

5) Personnalisez vos pipelines de vente

Capsule est livré avec un pipeline de ventes prédéfini : ici, vous pouvez obtenir une vue d'ensemble de vos nouvelles opportunités commerciales et celles en cours. Que vous consultiez votre pipeline en vue Kanban ou en liste, vous pouvez également filtrer les opportunités par leur responsable ou par des étiquettes comme ‘LATAM’ pour une approche ciblée.

Suivez notre guide pour configurer votre premier pipeline de ventes dans Capsule CRM.

Personnalisez vos pipelines de vente

À mesure que votre entreprise se développe, vous et votre équipe rechercherez des revenus dans de nombreuses initiatives. C'est pourquoi nous avons créé des entonnoirs de vente personnalisables : vous pouvez ajouter autant d'étapes que nécessaire, ajouter les étiquettes et descriptions pertinentes à chaque point, et configurer la probabilité de conversion à chaque étape pour prévoir les revenus de manière plus précise.

Si vous n'avez aucune initiative originale en tête, voici quelques exemples :

• Canaux spécifiques à une région. C'est-à-dire, EMEA, LATAM
• Collecte de fonds pour une organisation à but non lucratif ou pour votre charité
• Vente croisée - Recommander à vos clients d'adopter vos autres produits et services
• Vente incitative - Identifier les clients qui bénéficieraient de fonctionnalités supplémentaires ou d'une assistance personnalisée.

En personnalisant vos pipelines de vente et les étapes pour refléter votre processus de vente, vous pouvez voir comment différentes équipes et initiatives se comportent. Sans oublier, vous n'aurez pas à forcer votre travail à s'adapter à un pipeline modèle.

Surveiller les opportunités

Vous pouvez importer des opportunités en utilisant la même méthode que pour vos contacts ou les ajouter manuellement depuis la page Pipeline de Ventes. À ce stade, vous pouvez ajouter leur valeur prévue et déterminer si elles entrent dans l'étape 'Nouveau' ou une autre étape plus avancée dans l'entonnoir. Puisque les Opportunités sont liées au dossier de contact pertinent dans Capsule, toutes vos interactions avec les prospects et notes sont regroupées pour un accès immédiat.

Vous pouvez obtenir un aperçu instantané de l'avancement de toutes vos Opportunités grâce à la vue kanban (ou 'pipeline') ou à la liste. Ou cliquez sur chaque Opportunité pour accéder à tout l'historique et aux données associées à la vente.

Rendez-vous dans l'onglet tableau de bord de la page Pipeline de ventes pour voir les prévisions et l'avancement de vos opportunités par étiquette, pipeline et étape. Cela offre une meilleure visibilité sur ce qui fonctionne et ce qui pourrait être amélioré.

6) Découvrez les tableaux de projets

Alors que les pipelines de vente aident à structurer vos affaires, les tableaux de projet maintiennent l'organisation des livrables clients.

Que vous surveilliez les renouvellements, gériez un processus d'intégration de clients ou supervisiez le travail client, la mise en place d'un tableau de projet vous aide à suivre les progrès à travers différentes étapes.

Commencez par définir les étapes clés telles que 'Planification', 'Exécution' et 'Révision' afin de pouvoir faire avancer les tâches de manière systématique et vous assurer de ne rien oublier. Ou créez des Tableaux de Projets uniques avec des étapes personnalisées qui s'adaptent à vos processus.

Chaque fois que vous créez un projet dans le Tableau de Projet, on vous demandera à quel(s) contact(s) l'attacher. Ce lien aide à tout garder connecté dans Capsule pour une référence et un suivi faciles. Vous pouvez agrandir depuis le tableau pour voir tous les détails du projet, y compris les Opportunités liées, l'historique et les tâches à venir.

Découvrez des cas d'utilisation courants de Project ici.

Construisez votre entreprise, exactement comme vous l'avez rêvé.Commencer

7) Automatiser l'administration et le suivi

Capsule s'occupe du travail répétitif afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui compte le plus : le travail que vous réalisez pour vos clients.

Utilisez des automatisations simples* qui organisent vos tâches à venir pour chaque client. Ou mettez en place des flux de travail plus sophistiqués qui envoient des e-mails de bienvenue lorsqu'une opportunité de vente passe à 'Gagnée'. *Disponible sur les abonnements Growth, Advanced et Ultimate.

Voici quelques façons dont vous pourriez utiliser l'automatisation :

• Équipes de vente: Attribuez automatiquement les opportunités au bon commercial en fonction de l'étape clé. Informez votre équipe lorsqu'une vente est conclue et mettez en place une série de tâches de suivi pour garantir un processus d'intégration fluide pour les nouveaux clients.
• Manufacturing: Streamline sending samples to prospective customers. When a design proposal reaches a specific stage, an automation can generate a linked project for the sample team to handle.
• Comptabilité: Assurez-vous que les projets passent sans encombre entre les comptables et les gestionnaires de compte. Automatisez l'attribution des tâches et les changements de statut pour maintenir la cohérence dans la livraison des projets.

Ajouter des pistes

Créez des Parcours personnalisés pour un travail de projet structuré et répétable : vous pouvez construire des séquences de vos tâches à faire et les attacher à des Opportunités et des Tableaux de Projets.

Ces tâches apparaîtront alors sur la page d'accueil et dans le calendrier de la personne assignée, vous saurez donc toujours ce qui s'annonce et fournirez un service de première classe à tous vos clients.

Une fois qu'une tâche est cochée, le Track affichera automatiquement l'élément suivant. Ajoutez des tampons temporels entre les tâches pour des délais réalistes et afin d'établir un flux de communication régulier.

Mettre en œuvre des automatisations de flux de travail

Il est temps d'explorer les capacités d'automatisation de Capsule pour réduire vos interventions manuelles. Ce qui peut sembler intimidant au début pourrait vous libérer de beaucoup de stress. Alors, à quoi cela ressemble-t-il ?

Peut-être avez-vous examiné de nombreux nouveaux prospects dans Capsule et qualifié un groupe d'entre eux. Après avoir créé une Opportunité, votre workflow personnalisé peut attribuer un propriétaire à chaque cas, répartissant les prospects dans votre équipe pour vous.

Dans un autre scénario, vous avez des dizaines d'Opportunités ouvertes dans diverses Pipelines de Vente. Un flux de travail peut aider à faire avancer cette opportunité à travers le pipeline pour éliminer l'administration manuelle.

Voici un exemple d'utilisation conjointe des pistes et des automatisations de flux de travail :

1. Créez un parcours spécifique pour chaque étape clé dans un pipeline de ventes. Cela signifie que chaque parcours est adapté au stade exact dans un pipeline spécifique, assurant la cohérence au sein de l'équipe et pour chaque opportunité commerciale.
2. Créez une automatisation de flux de travail pour se déclencher lorsqu'une piste est terminée, faisant avancer l'Opportunité concernée vers le prochain jalon et incitant la piste associée au jalon.
3. En conséquence, vous pouvez vous concentrer sur le développement de vos prospects - Capsule maintiendra l'opportunité en progression dans le pipeline.
4. Allez plus loin et créez un autre flux de travail qui crée un projet post-vente pour l'intégration, déclenché lorsque votre opportunité se clôture avec succès.

En savoir plus sur l'utilisation des workflows d'automatisation ici.

8) Utilisez des intégrations pour une fonctionnalité améliorée

Vous vous sentez installé ? Maintenant que vous avez mis en place vos processus clés, il pourrait être temps d'explorer des intégrations supplémentaires pour faire de Capsule une machine bien huilée pour faire le travail pour vous.

Voici quelques étapes supplémentaires que vous pouvez suivre pour consolider Capsule dans votre pile technologique :

• Si vous utilisez Slack ou Teams, configurez une connexion pour recevoir des mises à jour en temps réel lorsque les affaires progressent
• Prêt à essayer le marketing ? Connectez Capsule à notre plateforme marketing dédiée, Transpond pour lancer des campagnes ciblées directement depuis votre CRM
• Et si vous êtes dans la vente B2B, utilisez des outils de prospection comme lemlist ou le Magical’s LinkedIn scraper pour développer votre pipeline et revitaliser votre démarchage.

Plus vous intégrez Capsule avec vos applications et outils, moins vous avez d'administration à faire et plus vous pouvez consacrer de temps à réaliser le travail qui vraiment compte.

Ceci n'est que le début

Nous espérons que ce guide vous aidera à commencer et à vous familiariser avec Capsule. Nos documents de support offrent bien d'autres directives et modes d'emploi, tandis que notre blog présente des cas d'utilisation réels pour les outils que vous venez de découvrir.

Nous organisons des webinaires réguliers pour les clients afin de vous aider à tirer le meilleur parti de Capsule et à améliorer vos compétences dans d'autres domaines de votre entreprise également.

En tant que client de Capsule CRM sur n'importe quel plan, vous pouvez toujours obtenir de l'assistance personnalisée de la part de notre équipe de support amicale pour toute question relative à Capsule ou Transpond. Ou cliquez ici pour quelques guides vidéo de démarrage rapide.

Merci encore d'avoir choisi Capsule CRM !

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