Entendiendo los contactos
Los contactos en Capsule son más que una página en tu libreta de direcciones. Además de capturar direcciones y números de teléfono, también almacenan y gestionan información como notas, correos electrónicos, archivos y tareas. Capsule separa los Contactos en dos tipos, Persona y Organización.
- Person records can be standalone or they can be linked to an Organization they are associated with. On these records, you can capture the individual’s personal information such as phone numbers, email addresses and job titles using the standard Capsule fields. Custom Fields can be set up to capture unique characteristics. The History tab provides a chronological view of your communication with the contact by using notes and storing the emails you send and receive.
- Organization records can either be a standalone entity or have one or more Person records linked to them. They are most commonly used for companies, groups, or clubs. Again, standard information, like addresses and phone numbers, can be extended to capture unique information through customization
Una persona solo puede pertenecer a una organización, sin embargo, una organización puede tener muchos registros de personas vinculados a ella.
El historial de los registros de la Persona también se muestra en su Organización vinculada. Esto proporciona una imagen completa de todas las conversaciones que han ocurrido entre diferentes personas y departamentos dentro de una empresa en un solo lugar.
Cuando los Contactos de Personas y Organizaciones están vinculados de esta manera, también permitirá que usted informe sobre individuos basado en las propiedades de su Organización.
Si está agregando una Persona y su Organización vinculada a su cuenta, se contarán como dos registros separados y se sumarán al límite de Contactos establecido para el plan en el que se encuentra.
¿Quién es responsable de un contacto?
Por defecto, cuando agregas un nuevo registro de Contacto en Capsule, se te asignará a ti. Si no estás en un Equipo Predeterminado, el registro se te asignará a ti, el Propietario del Contacto.
Al agregar manualmente un nuevo Contacto verás la opción de asignarlo a un Propietario de Contacto diferente. Selecciona el menú desplegable en la parte inferior derecha de la pantalla para asignarlo a un Propietario. Si no se selecciona ningún Propietario, la persona que crea el Contacto se establece como el Propietario predeterminado.
Puede asignar la propiedad de un Contacto para que sea solo de un Usuario, solo de un Equipo, o de un Usuario dentro de un Equipo.
Al utilizar ‘Asignar a un propietario’ - Si el propietario que eliges pertenece a varios Equipos, puedes elegir a cuál de sus Equipos deseas incluir.
Actualizando el propietario del contacto
Cómo cambiar el Propietario de un Contacto
Si necesita cambiar el Usuario o Equipo al que está asignado un contacto en particular:
- Ve al registro de Contacto
- Seleccionar Editar.
- Del menú desplegable de Owner & Team selecciona el nombre del nuevo Propietario.
Cómo asignar múltiples Contactos a un Usuario o Equipo
Los administradores pueden reasignar múltiples Contactos a otro Usuario/Equipo desde la página de Personas & Organizaciones. Para hacerlo:
- Ve a la página de Personas y Organizaciones
- Filtre o use las casillas de verificación para seleccionar los Contactos que desea reasignar
- Una vez contento con la selección, haga clic en el botón 'Asignar'
- Seleccione para asignar el Contacto a otro Propietario o Equipo.
- Al reasignar Contactos también tendrás la opción de reasignar sus Oportunidades y Proyectos relacionados utilizando la casilla de verificación.
selecting contacts and assigning an owner
No hay forma de deshacer la asignación de Contactos en masa. Es importante verificar el número de Contactos que se están reasignando y hacer el cambio con cuidado.
Cómo previsualizar un Contacto
La Vista Previa de Contacto te permite ver un resumen de cualquier contacto individual de un vistazo (y realizar acciones rápidas), sin tener que salir de la lista de Personas y Organizaciones.
Para previsualizar un Contacto, ve a la pestaña Personas y Organizaciones y haz clic en un mosaico de Contacto para verlo en el panel de previsualización.
Esto mostrará información como el Nombre del Contacto, la Organización vinculada (para una Persona), Correos Electrónicos, Números y Direcciones, además de cualquier Etiqueta aplicada. También puedes ver la última actividad registrada en el Contacto, así como la próxima Tarea programada.
Para ahorrar tiempo, el panel de vista previa también cuenta con una serie de acciones rápidas disponibles para el Contacto que está visualizando. Esto incluye las opciones de:
- Registrar Actividad
- Añadir una nueva tarea
- Completa la siguiente tarea
- Copia la dirección de tu Capsule Drop Box
- Ábralo en una nueva pestaña
contact preview panel in capsule
Utiliza los botones de flecha en la parte superior del panel de vista previa, o tu teclado, para navegar fácilmente a través de los Contactos en tu lista.