¿Qué opinas sobre tu embudo de ventas? Puede que haya empezado bien, pero quizá ya no parezca tan útil como antes.
Por ejemplo, si eres gerente de ventas, ¿cada reunión comienza con una advertencia sobre la precisión del pipeline y cuánto vale realmente cada oportunidad? Si eres CEO o fundador, ¿te resulta cada vez más difícil entender las cifras y tomar decisiones estratégicas?
Para muchas empresas, el pipeline ya no ofrece una visión clara de su negocio y sus ventas. En cambio, se siente como si estuvieras navegando entre la niebla, tratando de descifrar todos los distintos detalles sin una sensación clara de hacia dónde ir.
Por lo general, esto ocurre cuando intentas hacer demasiado con una sola canalización.
Ahora bien, para que quede claro, usar una sola canalización está perfectamente bien para muchos equipos. Todo el mundo empieza con una canalización, y es una gran ventaja frente a no tener ningún proceso formal. Pero ¿qué pasa cuando eso se te queda pequeño?
En este artículo aprenderás a detectar cuándo ha llegado el momento de ir más allá de un único pipeline, los distintos escenarios en los que varios pipelines resultan especialmente útiles y cómo estructurar tus diferentes pipelines para lograr la máxima eficacia.
Por qué una única canalización empieza a hacer agua
Un solo embudo funciona muy bien cuando todas tus oportunidades siguen el mismo camino. Pero a medida que tu negocio crece, también lo hace su complejidad. Empiezas a gestionar distintos tipos de acuerdos. Hay que registrar más información. Más personas se ven involucradas.
De repente, tu canal de ventas, que antes era sencillo, ahora tiene que abarcar nuevos negocios, renovaciones, ventas adicionales, oportunidades con socios, trabajo de posventa y más. Puede que aún parezca estar bien visto desde lejos, pero si miras un poco más de cerca puedes ver cómo empieza a crujir bajo su propio peso.
Entonces, ¿cómo sabes cuándo es momento de añadir más pipelines? Estos son los síntomas a los que debes prestar atención:
Las definiciones de las etapas se vuelven imprecisas
El pipeline predeterminado en Capsule CRM abarca las etapas estándar que se aplican a la mayoría de las empresas, desde un nuevo lead hasta la firma del contrato. Sin embargo, con el tiempo es probable que empieces a ofrecer nuevos productos o servicios, o que tengas procesos diferentes para distintos escenarios que no encajan en tu estructura actual.
En este punto, las empresas a menudo intentan forzar estos nuevos tipos de acuerdos dentro de sus etapas originales. Por ejemplo, el hito de “Nuevo” termina abarcando tanto oportunidades de negocio completamente nuevas como renovaciones de clientes existentes, o la etapa de “Contrato” se utiliza tanto para compras puntuales como para servicios a largo plazo.
La precisión de las previsiones se resiente
Los distintos tipos de acuerdos avanzan a diferentes velocidades y con valores distintos. Cuando intentas meterlos a todos en el mismo pipeline, se vuelve mucho más difícil entender qué está pasando realmente. Una renovación de SaaS de 100 $/mes y un acuerdo empresarial de 5.000 $ en la misma etapa de “propuesta” resultan engañosos y hacen imposible pronosticar con precisión cuándo se cerrarán.
Los informes pasan a ser manuales
Tal vez tu pipeline siga haciendo un buen trabajo registrando con precisión lo que está pasando, pero ¿puede tu equipo entender esos datos? Cuando miran tu pipeline, ¿pueden ver qué línea de producto está generando más pipeline, o cuánto negocio nuevo estás ganando realmente en comparación con las renovaciones? Si la gente encuentra más fácil exportar los datos de tu pipeline a una hoja de cálculo para analizarlos, entonces hay algo que no funciona bien en tu pipeline.
Se resiente el enfoque del equipo
Un pipeline es más útil cuando las personas pueden usar la información que contiene para trabajar de forma más eficaz. Si los representantes ven cada una de las oportunidades, incluidas las que no son de su responsabilidad, entonces el pipeline les está dificultando el trabajo. Cada representante tiene que dedicar tiempo a averiguar exactamente qué le corresponde y qué debe hacer a continuación.
¿Te suena familiar alguna de estas situaciones? Si es así, es totalmente comprensible: muchos equipos se enfrentan a los mismos problemas. En la mayoría de los casos, esto se debe simplemente a que el negocio ha superado el pipeline original.
Cuando las personas notan estos síntomas por primera vez, suelen buscar una solución alternativa. Tal vez usen etiquetas, campos personalizados o vistas filtradas para ayudar a dar sentido a todos los datos de su pipeline. Todas esas son funciones útiles y, en algunos casos, pueden ser suficientes para que todo siga funcionando sin problemas.
Sin embargo, si te ves obligado a aplicar repetidamente distintos filtros antes de llegar a lo realmente útil, eso suele ser una señal de que una sola canalización ya no es suficiente para la tarea. Al añadir canalizaciones adicionales, puedes recuperar esa sensación original de claridad y utilidad, sin exigir que tus representantes tengan que superar obstáculos adicionales.
Veamos algunos casos concretos en los que añadir una segunda canalización puede marcar una gran diferencia.
Cuándo tiene sentido dividir en varias canalizaciones
Hay muchas situaciones diferentes en las que añadir más embudos es la decisión más inteligente. Estos son algunos de los casos de uso más comunes que vemos entre los usuarios de Capsule CRM:
Nuevos negocios vs. renovaciones/ampliación de cuentas
Para las empresas con una base de clientes consolidada, es importante tanto captar nuevos clientes como conservar los que ya tienen.
El problemaLos nuevos negocios y las renovaciones terminan compartiendo las mismas etapas, con definiciones de hitos tan forzadas que ya no reflejan con precisión ninguno de los dos procesos. Los pronósticos se vuelven menos confiables y la responsabilidad se vuelve cada vez más difusa.
La solución: Configura dos embudos dedicados, con etapas adaptadas a cada proceso. Para nuevos negocios, esto podría significar hitos para la calificación y las demostraciones. Por otro lado, las renovaciones se benefician de etapas centradas en la materialización del valor y en generar conciencia sobre la renovación.
Pymes vs. empresas grandes
Muchas empresas B2B venden productos o servicios similares, pero su clientela varía. Por ejemplo, la empresa puede tener ofertas diferentes para pymes y para clientes empresariales.
El problema:Un acuerdo de 5.000 dólares con una pyme y uno de 50.000 dólares con una empresa son fundamentalmente diferentes. Una venta empresarial puede requerir periodos piloto y revisiones legales, pasos que probablemente no serán relevantes para los acuerdos con pymes. O bien el pipeline se llena de etapas que solo aplican a una fracción de los acuerdos, o bien el proceso empresarial se comprime en etapas que no reflejan el nivel de tiempo y esfuerzo que realmente implica.
La solución: Crea dos embudos, uno para clientes SMB y otro para empresas. Configura los hitos para reflejar cómo decide cada tipo de comprador, y así tu embudo de SMB se mantendrá ágil mientras que el embudo para empresas incluirá los pasos adicionales necesarios para cerrar el acuerdo.
Productos vs. servicios
Las empresas a menudo comienzan con una sola oferta y luego van añadiendo más a medida que crecen. Por ejemplo, pueden empezar con un servicio de consultoría y después crear una versión en forma de aplicación para llegar a más personas.
El problema:Cuando estás vendiendo dos ofertas diferentes, estás teniendo dos conversaciones distintas. Si vendes software estandarizado, esa conversación puede incluir pruebas y demostraciones. Vender una consultoría a medida probablemente implicará propuestas o fases de definición del alcance. En cualquier caso, un solo embudo no puede representar con precisión ambas cosas.
La solución: Configura un embudo específico para cada oferta que sea significativamente diferente, con etapas que reflejen cómo los compradores realmente evalúan el producto o servicio. Esto permite generar informes a nivel de producto, de modo que puedas ver cómo difieren tus ciclos de ventas y qué línea convierte mejor.
Acuerdos con socios vs. ventas directas
Otra consideración es de dónde provienen tus ventas. Puedes empezar con un único canal de ventas directas, pero es probable que termines obteniendo ventas de toda una variedad de canales, incluidos los socios afiliados.
El problema: Con los acuerdos directos, tu equipo de ventas lleva las riendas, desde la prospección hasta el cierre. Con las ventas a través de partners, otra parte se encarga de gran parte de ese trabajo, mientras que tus equipos internos asumen más un rol de habilitación y soporte. Cuando metes todo en el mismo pipeline, tus representantes están trabajando activamente en oportunidades junto a otras que, en esencia, están en manos de alguien más.
La solución:Crea un pipeline separado para las ventas de socios (o para otros canales) que refleje realmente el flujo de trabajo de tu equipo interno. Así podrás asegurarte de que las oportunidades se gestionen correctamente y se atribuyan de forma adecuada.
Estos son algunos de los escenarios más comunes que encontramos, pero están lejos de ser los únicos. Las empresas con equipos de ventas regionales o internacionales suelen beneficiarse de embudos por territorio. También puedes configurar embudos para leads entrantes y leads calificados por marketing.
Por ejemplo, uno de los clientes de Capsule CRM (una empresa de navegación) utiliza un embudo específico para registrar a los invitados que asistieron a eventos con reservas ya existentes. Antes, estos invitados eran completamente desconocidos para la empresa. Al configurar un sencillo formulario web en un iPad, cada invitado se añadía automáticamente a Capsule CRM como una nueva oportunidad en un embudo independiente, creando así otra posible fuente de ingresos.
Luego están los embudos que no son de ventas, donde puedes gestionar flujos de trabajo como reclutamiento, recaudación de fondos y más. Sea cual sea el caso, si tienes más de una oferta, proceso o canal, poder configurarlos como embudos separados y diferenciados trae consigo muchas ventajas.
Las ventajas de tener múltiples canalizaciones
Muchas empresas posponen la creación de canales adicionales porque temen que las cosas se vuelvan más complejas, especialmente si ya están teniendo dificultades para gestionar uno solo. En realidad, los canales adicionales son fáciles de configurar y aún más fáciles de administrar. Estos son algunos de los beneficios más importantes.
Definiciones de etapas muy claras
Con múltiples embudos, tienes la libertad de personalizar cada etapa para reflejar con precisión el proceso. Por ejemplo, tu embudo para grandes cuentas puede incluir etapas para la aprobación de compras o la revisión por parte del equipo ejecutivo. En lugar de intentar averiguar dónde encajan esos pasos en tu embudo estándar, tus equipos saben exactamente qué está ocurriendo en cada etapa y dónde deben ubicarse las oportunidades dentro del embudo.
Pronósticos más precisos
Las previsiones mejoran enormemente cuando se comparan oportunidades equivalentes, con valores, probabilidades y ciclos similares. Por ejemplo, la fase de propuesta para la renovación de un cliente existente casi con toda seguridad tiene más probabilidades de éxito que la misma fase para un nuevo negocio. Con diferentes embudos, es sencillo establecer probabilidades de cierre más precisas en cada etapa. A su vez, la dirección tiene una mejor idea de cuánto ingreso es probable que se cierre cada mes y qué acciones debe tomar.
Informes más rápidos y precisos
Los pipelines separados hacen que tus informes sean más fáciles de interpretar y te permiten profundizar en los detalles que realmente importan, sin tener que exportar tus datos a otra plataforma ni recurrir a las hojas de cálculo. Solo tienes que abrir el panel del pipeline correspondiente y verás todas las métricas relevantes, sin que los datos de tus otros pipelines enturbien la información. Tu equipo pasa menos tiempo limpiando datos y más tiempo actuando sobre ellos.
Menos ruido para gerentes y representantes
En lugar de hacer tu proceso más complejo, tener múltiples embudos significa que cada uno puede centrarse exclusivamente en lo que más importa. Los representantes pueden entrar en el embudo adecuado sabiendo que todo lo que hay allí se aplica a ellos. Esto también ayuda a los gerentes, ya que les permite capacitar a los representantes según el proceso específico, en lugar de dar consejos genéricos para distintos tipos de acuerdos.
Incorporación más sencilla
Un embudo bien estructurado cuenta una historia. Los nuevos representantes pueden ver cómo está mapeado tu proceso de ventas, qué significa cada etapa y cómo avanzan los acuerdos a través de él. Cuando los nuevos miembros del equipo pueden ver por sí mismos exactamente cómo funciona todo, sin confusión ni complejidad innecesaria, pueden ponerse en marcha más rápido.
Se adapta al crecimiento de tu empresa
Si quieres hacer crecer tu negocio, tus procesos —incluido tu pipeline— también deben crecer. Añadir una nueva línea de productos o una nueva región significa que necesitas incorporar más detalles de los que tu estructura original estaba preparada para manejar. Tener múltiples pipelines permite que cada proceso tenga su propia configuración, dando a tu negocio espacio para escalar sin complicaciones.
Flujos de trabajo personalizados para cada proceso
Las ventajas van más allá de los propios pipelines y afectan lo que sucede después. Con pipelines separados, puedes configurar Automatizaciones y Flujos (listas de tareas con plantillas) para cada pipeline. Por ejemplo, puedes activar correos electrónicos de seguimiento que se ajusten al recorrido del cliente, añadirlos al Tablero de proyectos correspondiente para cualquier tarea posterior a la venta y notificar al equipo adecuado sobre lo que deben hacer a continuación.
Mejores prácticas para configurar múltiples canalizaciones
A estas alturas, debería estar bastante claro que contar con varios pipelines puede ser un gran activo para una empresa en crecimiento. Pero ¿cómo deberías configurarlos? Aquí te explicamos cómo sentar unas bases sólidas para obtener los mejores resultados.
1. Define tus tipos de acuerdos antes de construir
Uno de los errores más comunes es simplemente replicar el embudo original, solo que con nombres ligeramente diferentes para cada etapa. Antes de construir nada, vuelve al punto de partida y pregúntate qué recorrido específico intentas reflejar. ¿Cómo es cuando entra un lead? ¿Qué tiene que ocurrir antes de que compre? Deja que tu proceso determine el embudo, y no al revés.
2. Define las etapas en función del comportamiento del comprador, no de las tareas internas
Un pipeline es más útil cuando te dice algo sobre el comprador, no sobre lo que tu equipo tiene que hacer a continuación. Así, “Enviar propuesta” describe la acción de tus representantes, pero “Propuesta en revisión” indica en qué punto del recorrido se encuentra el comprador. Puede parecer una diferencia semántica menor, pero puede marcar una gran diferencia. Cuando mantienes los nombres de las etapas centrados en la oportunidad, tus previsiones e informes se vuelven mucho más útiles.
3. Mantén la cantidad de etapas al mínimo
Es fácil dejarse llevar cuando empiezas a crear nuevos embudos, con etapas que cubren cada posible micro paso del recorrido del cliente. En la práctica, demasiadas etapas hacen que tu embudo sea menos efectivo. Se saltan pasos, el equipo se confunde y todo se vuelve más difícil de manejar. Como regla general, entre cinco y siete hitos es el punto ideal para la mayoría de los embudos.
4. Utiliza convenciones de nombres coherentes en todos los pipelines
Si utilizas “Propuesta” en tu pipeline de nuevos negocios y “Presupuesto enviado” en tu pipeline de renovaciones (cuando ambos significan lo mismo), entonces tus informes entre pipelines necesitarán un traductor. Acuerden un vocabulario común para sus etapas y manténganse fieles a él. Los nombres de los hitos que elijas aparecerán directamente en tu panel, así que cuanto más claros y coherentes sean, más útiles serán tus informes.
5. Revisar los pipelines con regularidad
Las etapas y definiciones de tu pipeline deben evolucionar junto con el negocio. Los pipelines que nunca se auditan acumulan etapas fantasma, pasos que tenían sentido al principio pero que ya nadie utiliza. Pregunta a las personas que usan el pipeline a diario si sigue cumpliendo su función. ¿Hay etapas que se sientan redundantes? ¿Existen vacíos donde una oportunidad no encaja del todo en las etapas actuales? Realizar una revisión trimestral garantiza que el pipeline siga siendo un activo útil para tu empresa.
Dale a tus ventas los embudos que se merecen
Un embudo bien estructurado refleja un negocio bien estructurado. Cuando tu embudo refleja con precisión cómo avanzan realmente los distintos acuerdos, es una señal de que tu empresa sabe lo que está haciendo.
El plan Growth de Capsule CRM incluye cinco embudos de ventas, más que suficiente para que la mayoría de los equipos en crecimiento tengan un embudo para cada tipo de oportunidad. Puedes encontrar todos los detalles en nuestra página de precios.
Si te interesa saber si múltiples pipelines son la solución adecuada para ti, compara los escenarios de este artículo con tu configuración actual. ¿En qué puntos se están forzando las definiciones de tus etapas para abarcar oportunidades que no encajan del todo? ¿Dónde tus previsiones requieren explicaciones extensas? ¿En qué casos tus representantes tienen que esforzarse de más para filtrar datos innecesarios que no deberían estar ahí desde el principio?
Esas son las áreas que vale la pena abordar, y una segunda canalización suele ser el mejor lugar para empezar.
Prueba gratis durante 14 días el plan Growth de Capsule CRM y aprovecha hoy mismo las ventajas de tener múltiples embudos de ventas.
