Temos certeza de que você já ouviu falar sobre o GDPR e tem algumas dúvidas sobre como lidar com ele. Reunimos uma visão geral do GDPR e do Capsule e respondemos às suas perguntas para ajudar você a trabalhar dentro das novas regulamentações.
Esta publicação tem como objetivo ajudá-lo a usar o Capsule, mas não deve ser considerada aconselhamento jurídico. Se você tiver dúvidas sobre como o RGPD afetará o seu negócio, recomendamos que procure orientação jurídica.
O que é o RGPD?
Em 25 de maio de 2018, entrará em vigor um novo regulamento de privacidade da UE chamado Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR). Ele impõe obrigações mais rigorosas às empresas quanto à forma como coletam, armazenam e gerenciam dados pessoais de cidadãos da UE, independentemente de o processamento desses dados ocorrer ou não dentro da UE.
O RGPD afeta os clientes da Capsule?
O RGPD afetará qualquer pessoa ou organização que armazene informações de identificação pessoal de qualquer cidadão da UE. Informações de identificação pessoal podem incluir nome, e-mail, endereço, data de nascimento, interesses pessoais, identificadores únicos, rastros digitais e muito mais.
O que a Capsule está fazendo para se preparar para o GDPR?
Sempre levamos muito a sério as práticas de privacidade e segurança de dados. À luz do GDPR, revisamos nossos processos e práticas de dados para garantir que estaremos totalmente em conformidade até 25 de maio de 2018. Por exemplo, nós estamos:
- Implementar um novo Acordo de Processamento de Dados que nós e você concordamos em assumir a partir de 25 de maio de 2018.
- Atualizando nossa Política de Privacidade para garantir nossa conformidade em relação aos dados que mantemos sobre você.
- Analisando a funcionalidade do Capsule para considerar se podemos fazer melhorias que o tornem mais eficiente para os usuários sujeitos ao RGPD.
Funcionalidades para ajudar você com a conformidade
Embora o RGPD possa parecer exigente à primeira vista, o seu objetivo é garantir o respeito pelos dados dos seus clientes e o tratamento apenas dos dados de que realmente precisa. Já dispomos de funcionalidades para o ajudar a gerir corretamente os dados dos seus clientes. Eis uma lista de algumas funcionalidades e sugestões para o ajudar a cumprir os requisitos:
Consentimento para gravação
Com o GDPR, você precisa ter uma base legal para processar dados pessoais, e o consentimento é uma delas. Se você precisa registrar o consentimento, há várias maneiras de fazer isso.
Além dos dados de contato do seu cliente, você pode optar por adicionar um Campo Personalizado, como uma caixa de seleção para consentimento, e também pode escolher adicionar um campo de data para registrar quando o consentimento foi concedido.
Você também pode usar os recursos de tags do Capsule para marcar os contatos que consentiram em ser contatados novamente. São particularmente poderosas as DataTags do Capsule, que permitem registrar informações adicionais junto com uma tag. Por exemplo, você pode querer registrar a data em que o consentimento foi dado, associada à tag. O Capsule solicitará que você preencha esses campos quando aplicar a tag a um contato.
Respondendo a solicitações de dados
Uma pessoa pode solicitar acesso aos dados que você armazenou sobre ela no Capsule. Isso às vezes é chamado de “Solicitação de Acesso do Titular dos Dados”. Para ajudar com esse tipo de solicitação, criamos um novo recurso de Impressão de Resumo. Ele permite exportar os dados de contato da pessoa e todas as informações mantidas sobre ela, incluindo todo o seu histórico de comunicação em um único arquivo.
Para usar este novo recurso, comece abrindo um contato no Capsule. No registro dele, clique na seta de ações, depois escolha ‘Print Summary’ e uma nova aba será aberta no seu navegador. A partir daí, você pode copiar as informações para o seu computador e colá-las em um processador de texto, ou pode usar a função de impressão do seu navegador para criar um PDF a partir dessas informações.
Excluindo dados permanentemente
Você pode querer remover dados que não estão mais sendo usados para seus propósitos originais antes de 25 de maio. Além disso, sob o GDPR há uma ênfase no direito ao esquecimento, permitindo que uma pessoa solicite que seus dados sejam excluídos. Você pode excluir um único contato e também excluir uma lista de contatos. Esses registros excluídos são armazenados na lixeira por 30 dias antes de serem apagados permanentemente. No entanto, quando for solicitado que o contato seja removido imediatamente, o proprietário da conta do Capsule pode excluir permanentemente registros individuais acessando a lixeira e removendo-os de forma definitiva usando a função de exclusão.
Recursos Externos
Se você deseja entender melhor o GDPR, sugerimos que consulte as orientações fornecidas pelo UK Information Commission Office (ICO), que é o órgão responsável por implementar a legislação do GDPR no Reino Unido. Eles oferecem orientações práticas, como uma visão geral com os principais pontos que os Controladores de Dados devem considerar e implementar até maio de 2018, além dos 12 passos que você deve começar a seguir agora.
O Comissário de Informação também começou a publicar uma série de artigos para desmistificar ideias erradas, explicando que o RGPD é uma evolução, não uma revolução, e esclarecendo questões como “É necessário obter consentimento para tratar dados pessoais?”.
O que vem a seguir?
Em breve enviaremos um e‑mail com detalhes do nosso novo Acordo de Processamento de Dados que entra em vigor em 25 de maio de 2018. Continue acompanhando nosso blog para atualizações sobre o RGPD e novos recursos.
Atualizado em 17/04/2018
- Finalizamos nosso novo Acordo de Processamento de Dados e Política de Privacidade para entrar em vigor em 25 de maio de 2018
- Enviámos e-mails para informar os clientes sobre o nosso novo Acordo de Processamento de Dados
e Termos do Cliente
Esperamos que isso responda a algumas das suas perguntas e torne mais fácil para você trabalhar com o RGPD no Capsule! Por favor, envie-nos um e-mail se tiver alguma dúvida e teremos todo o prazer em responder.
