Capsule est un outil puissant pour gérer votre Pipeline de Ventes, et il facilite grandement le suivi et la gestion de vos opportunités de vente et Projets. Avec les Automatisations de Flux de Travail, nous ajoutons plus de puissance à votre Pipeline de Ventes et à vos Projets. Les Automatisations peuvent vous aider à ajouter des parcours, changer d'utilisateurs et d'équipes assignés, ou même créer un Projet lié à vos Opportunités. En utilisant les Automatisations, vous pouvez économiser du temps pour vous et votre équipe, optimiser votre Processus de Ventes, la Gestion de Projets, et aider les utilisateurs de Capsule à se concentrer sur ce qui est important.
Les automatisations de flux de travail sont disponibles pour les utilisateurs des plans Growth, Advanced et Ultimate.
Qu'est-ce que les Automatisations de Flux de Travail ?
Une automatisation de flux de travail vous permet de configurer différentes actions qui se produisent pour vos Opportunités de Vente ou Projets en fonction de leur déplacement vers une Étape/Jalon ou si elles sont configurées comme Gagnées, Perdues ou Fermées. Par exemple, si vous avez un Jalon pour la rédaction d'un contrat pour un client potentiel et qu'un membre de l'équipe dédié gère tout ce qui est lié à cela, alors votre automatisation de flux de travail peut réaffecter l'Opportunité à cet utilisateur et appliquer une Séquence à l'Opportunité pour toutes les tâches que cet utilisateur doit compléter.
Si vous créez toujours un nouveau Projet lorsqu'une Opportunité a été Gagnée, alors vous pouvez également inclure cela dans votre flux de travail.
Une fois qu'un Projet a été créé, vous pouvez poursuivre avec une Automatisation de Flux de Travail dédiée aux Projets, en vous assurant qu'ils sont attribués à l'utilisateur et/ou à l'équipe appropriés, et avec le Suivi adéquat appliqué immédiatement - prêt pour que le travail sur le Projet commence sans retard.
Voici un exemple de ce à quoi peut ressembler une Automatisation de Flux de Travail, afin que vous ayez une meilleure idée de ce qui peut être fait.
Comment créer une automatisation de workflow
Alors que les Automatisations de Flux de Travail sont utilisées sur le compte dans son ensemble, seul un Capsule Admin a la capacité de créer et de mettre à jour les Automatisations de Flux de Travail. Elles peuvent être configurées aussi bien pour les Opportunités de Vente que pour les Projets.
Pour créer une nouvelle Automatisation de Flux de Travail :
1. Allez à Workflow Automations et passez à l'onglet Opportunités ou Projets selon ce que vous souhaitez faire.
2. Utilisez le bouton pour Ajouter une automatisation.
3. À ce stade, vous avez de nouveau l'option de créer une automatisation pour les Opportunités de Vente ou pour les Projets. Pour cet exemple, nous resterons sur l'Entonnoir de Ventes. Choisissez l'entonnoir dans lequel vous souhaitez que l'Automatisation soit exécutée.
4. Vous êtes maintenant prêt à ajouter vos Déclencheurs. Les Déclencheurs sont activés lorsqu'une Opportunité atteint un Jalon spécifique ou lorsque l'état change en 'Gagné' ou 'Perdu'.
5. Cliquez sur le + à côté du déclencheur que vous souhaitez ajouter.
6. Maintenant que vous avez un Déclencheur, vous avez l'option d'+Ajouter une Action pour le Déclencheur. Les Actions disponibles sont : Assigner à un Utilisateur, Assigner à une Équipe. Ajouter un Suivi et Créer un Projet lié.
7. Si vous décidez d'ajouter une Piste, vous pouvez alors créer une Action subséquente pour quand la Piste est complétée. Cela pourrait changer le Jalon ou fermer l'Opportunité.
8. Répète les actions jusqu'à ce que tu aies tout ce que tu souhaites configuré.
9. Continuez à ajouter des Déclencheurs pour chaque Jalon où vous souhaitez automatiser des actions et tout état également.
10. L'automatisation est sauvegardée automatiquement au fur et à mesure que vous la configurez.
11. Si vous souhaitez tester l'Automatisation, vous pouvez alors utiliser le bouton Tester cette Automatisation. Cela créera une Opportunité de test que vous pourrez ensuite utiliser pour naviguer entre vos Jalons et voir les Actions qui sont exécutées.
12. Lorsque vous aurez effectué tous vos tests et que vous serez prêt à activer l'Automatisation, donnez-lui un nom en utilisant l'option dans le coin supérieur gauche, puis basculez l'interrupteur dans le coin supérieur droit de OFF à
13. Maintenant, dès qu'une Opportunité est créée ou déplacée vers les Jalons dans votre déclencheur, les Actions à l'intérieur seront exécutées.
Veuillez noter que toute action que vous configurez dans un Parcours dans l'Automatisation ne sera déclenchée que si le Parcours est complété alors qu'il se trouve dans l'étape où le Parcours et l'Action ont été configurés.
Comment éditer une Automatisation de Flux de Travail
Si vous avez besoin de mettre à jour vos Automatisations de Flux de Travail, alors un administrateur de Capsule peut le faire en suivant ces étapes :
- Va à Workflow Automations > clique sur l'onglet Opportunités ou Projets selon ce que tu modifies > clique sur l'Automatisation que tu souhaites éditer dans la liste.
- Avant de pouvoir apporter des modifications aux Actions, vous devez désactiver l'Automatisation en faisant glisser l'interrupteur dans le coin supérieur droit de ON à OFF.
- Maintenant, tu peux faire tous les changements dont tu as besoin.
- Lorsque tu auras terminé, assure-toi d'activer l'Automatisation en ON à nouveau et tu seras prêt.
Comment utiliser des Indices dans une Automatisation de Flux de Travail
Si vous utilisez l'Action pour Ajouter une Piste dans votre automatisation, alors vous obtenez une option supplémentaire pour ajouter des actions supplémentaires pour lorsque cette Piste est complétée. Ces Actions pourraient être de changer le Jalon/Étape ou de Fermer l'Opportunité/Projet entièrement. Quel que soit votre choix, il est important de comprendre que cette Action ne se produira que si la Piste est complétée tandis qu'elle est encore dans ce même Jalon/Étape.
Par exemple, si lors de l'étape 'Négociation' vous avez configuré une Action pour ajouter une Piste et une Action pour Fermer l'opportunité lorsque la Piste est complétée, si vous déplacez l'étape vers 'Contrat' avant que la Piste ne soit complétée, cette action de Fermer l'Opportunité ne sera jamais exécutée.
Comment envoyer un e-mail en utilisant une Automatisation de Flux de Travail
Les automatisations de flux de travail sont un excellent moyen de s'assurer que les bons courriels sont envoyés à vos contacts en temps opportun.
Une fois que vous avez ajouté vos déclencheurs, vous trouverez l'action Envoyer un e-mail dans la liste des actions à sélectionner.
L'action 'Envoyer un e-mail' utilise votre configuration existante de Connexion à la Boîte aux lettres et Modèles pour envoyer des e-mails auxquels vous êtes déjà habitué, mais sans votre intervention manuelle.
Al configurar la acción, puedes elegir enviar el correo electrónico desde el 'Usuario que activa la acción' o desde un buzón compartido en tu cuenta.
Une fois que vous avez sélectionné le modèle à utiliser, vous pouvez prévisualiser le modèle en cliquant sur la petite icône en forme d'œil à côté du modèle sélectionné.
Il est important de considérer attentivement cette configuration lors de la mise en place de l'Automatisation de Flux de Travail, car si l'utilisateur qui déclenche l'action d'envoyer un courriel n'a pas de configuration de boîte aux lettres, l'action ne sera pas exécutée.
Comment tester une automatisation de flux de travail
Une fois que vous avez créé votre Automatisation, avant de l'activer, vous avez la possibilité de la tester.
- Utilisez le bouton en haut de l'Automatisation pour Tester cette Automatisation. Cela vous donnera une notification pour créer une nouvelle Opportunité/Projet de test dans le Pipeline/Tableau où se trouve votre Automatisation.
- Choisis le Jalon/Étape où tu souhaites que l'opportunité/projet de test entre puis utilise le bouton pour Créer une Opportunité de Test.
- Maintenant, vous serez dirigé directement vers l'opportunité/projet de test.
- Maintenant, vous pouvez faire progresser l'Opportunité/Projet à travers ses Jalons/Étapes pour voir les Actions d'Automatisation se dérouler telles que vous les avez définies.
Les opportunités d'essai seront comptabilisées dans vos rapports de ventes ou d'activités, donc nous recommandons de les supprimer une fois que vous avez terminé avec elles afin qu'elles ne causent pas de confusion ni pour vous ni pour d'autres utilisateurs à l'avenir.
Comment désactiver une Automatisation de Flux de Travail
Si vous souhaitez arrêter l'exécution d'une Automatisation de Flux de Travail, vous pouvez suivre ces étapes simples :
- Va sur Workflow Automations > clique sur l'onglet Opportunités ou Projets selon ce que tu gères.
- Depuis la vue en liste, basculez l'interrupteur bleu à côté du nom de l'Automatisation de ON à OFF.
Comment supprimer une Automatisation de Flux de Travail
Si vous n'avez plus du tout besoin d'une Automatisation de Flux de Travail, vous pouvez suivre ces étapes pour la supprimer :
- Va à Workflow Automations > clique sur l'onglet Opportunités ou Projets selon ce que tu souhaites supprimer.
- Depuis la vue en liste, cliquez sur le bouton de la poubelle à côté du Flux de travail pour le supprimer.
- Confirme la suppression en utilisant le bouton rouge Supprimer et vous aurez terminé.
Les automatisations de flux de travail supprimées ne seront pas envoyées à la corbeille du compte et, par conséquent, une fois supprimées, il n'y a aucun moyen de les restaurer.
Résolution des problèmes d'automatisations de flux de travail
Si une action dans votre Automatisation de Flux de Travail échoue pour un enregistrement spécifique, Capsule vous informera de la raison. Le Super Administrateur sera également notifié par e-mail de cet échec, avec un lien vers l'enregistrement :
- Cliquez sur le lien dans l'email pour aller à l'inscription
- Choisis l'onglet des Automatisations tab
- Ici, vous pourrez voir l'historique des automatisations précédentes, y compris toute action qui aurait échoué
- Passez la souris sur un état d'erreur pour obtenir plus de détails sur l'échec
L'exemple ci-dessous montre un échec dans une action d'Envoyer un Courriel - spécifiquement là où un (ou plusieurs) des champs du Modèle de Courriel n'ont pas pu être complétés pour cette Opportunité spécifique :
Une fois que vous aurez effectué les modifications nécessaires dans le registre, il faudra le retirer puis le replacer dans la Phase/Jalon appropriée. Cela réactivera les action(s) du Flux de travail.