Vous avez peut-être déjà été assez flexible concernant les lieux de travail des gens dans votre entreprise ou le travail à distance peut être complètement nouveau pour vous. Si vous voulez pouvoir soutenir correctement vos clients, il est essentiel de devenir une entreprise entièrement à distance. Avec presque tous les secteurs en confinement, votre entreprise doit tirer le meilleur parti des ressources en ligne et cloud disponibles, afin de pouvoir continuer à faire des affaires et maintenir le contact avec vos clients.
Steve Ledgerwood - PDG de Capsule
“Une culture d'entreprise solide n'est pas liée à un bureau physique - elle se construit sur la confiance, la communication et un but commun. La transition vers des modèles de travail à distance et hybrides modifie notre manière d'interagir et de travailler ensemble, mais cela ne devrait pas changer notre identité en tant qu'équipe.
Avec les bons outils, les entreprises peuvent encourager la collaboration, maintenir la productivité et continuer à offrir une valeur exceptionnelle aux clients, peu importe où se trouvent leurs équipes.
Nous avons mis en évidence 5 domaines clés dont vous avez besoin pour maintenir votre entreprise en activité.
1. Configuration du travail à distance
Avec tout le monde à l'exception des travailleurs essentiels maintenant en auto-isolement à la maison, votre entreprise ne pourra pas fonctionner depuis l'espace de bureau habituel. Ainsi, avoir la capacité de travailler à distance va être crucial.
De nombreuses entreprises auront déjà adopté la technologie cloud sous une forme ou une autre. Beaucoup d'entreprises utilisent déjà Google Drive qui est un excellent endroit pour collaborer sur des documents texte et des feuilles de calcul. Alors que vous pourriez être habitué à gérer le travail et les projets au fur et à mesure qu'ils se présentent au bureau, cela ne se traduit souvent pas bien lorsque vous ne voyez pas les gens en personne. Pour gérer les projets plus efficacement en travaillant à distance, des outils comme Trello sont souvent utilisés.
2. Plateforme d'appel vidéo
Le contact avec vos clients sera évidemment limité pendant le confinement actuel. Ainsi, la majorité de vos communications se fera probablement en ligne.
Une plateforme d'appels vidéo vous permet d'avoir des réunions de groupe, des revues ou des rencontres confidentielles en tête-à-tête avec vos clients, sans quitter votre domicile. Des plateformes vidéo, comme Google Hangouts, Zoom, Skype, ou Microsoft Teams, offrent la fonctionnalité audiovisuelle nécessaire pour voir vos clients en temps réel – vous permettant de vous connecter avec eux pendant ces temps difficiles.
3. Messagerie en ligne pour votre équipe
Rester en contact avec votre équipe lorsque vous travaillez tous depuis différents lieux sera délicat. Une forme de messagerie en ligne ou instantanée sera essentielle si vous voulez surmonter cela.
De toute évidence, vous pouvez toujours décrocher le téléphone pour parler les uns aux autres, mais la messagerie en ligne peut être plus productive, permettant à toute l'équipe d'interagir. Une application de messagerie d'équipe, comme Slack, peut aider à créer une ambiance d'équipe lorsqu'on travaille à distance. Et avoir un groupe WhatsApp pour l'équipe permet d'envoyer facilement et rapidement des messages courts et des mises à jour les uns aux autres. Rester en contact et rester motivé est susceptible d'être un facteur critique de succès pendant le confinement.
4. Mises à jour d'urgence pour les clients
Il est essentiel de tenir vos clients informés à mesure que la crise évolue, cela vous permet de rassurer vos clients et d'offrir une assistance proactive.
De nombreuses petites entreprises sont confrontées à un avenir très incertain dans les mois à venir, donc toute ressource, conseil, lien et recommandation que vous pouvez partager sera incroyablement utile. La communication en ligne sera probablement un élément clé pour entamer des conversations sur la manière dont vous pouvez aider les clients.
5. Système de CRM basé sur le cloud
Gérer les interactions avec vos clients, les demandes et les suivis peut être suffisamment difficile en temps normal, mais c’est encore plus compliqué lorsque votre équipe travaille à distance.
Pour rester pleinement en contrôle des interactions avec les clients pendant le confinement, vous avez besoin d'une plateforme de gestion de la relation client (CRM) qui fonctionne dans le cloud. Un système CRM en ligne, comme Capsule, offre un point de vérité unique basé sur le cloud pour toutes vos informations clients – permettant à toute l'équipe d'accéder et de mettre à jour les notes des clients, les détails des campagnes et les informations de contact.
Les CRM vous permettent de contrôler en ligne vos informations client, les communications d'urgence et les tâches de suivi pendant les périodes difficiles à venir pour structurer vos e-mails d'urgence – et une suite d'outils clés pour vous aider à rester maître de vos conversations avec les clients affectés.
Nous espérons que vous avez trouvé des outils utiles de la part de notre équipe et que vous vous sentez plus confiant pour travailler en dehors du bureau.