Un bon outil de gestion de la relation client (CRM) peut être utilisé par les équipes de votre entreprise. Il devrait faciliter le travail quotidien à travers l'entreprise : de la qualification des prospects et l'accompagnement des clients potentiels à l'intégration de nouveaux clients et à la fourniture d'un service de qualité.
Votre CRM est votre système le plus centralisé de données clients et d'enregistrement des interactions. Et avec tant de parties prenantes dans l'entreprise qui dépendent du système, il est logique de continuer la conversation sans quitter votre CRM.
Présentation des commentaires dans Capsule CRM. Vous pouvez ajouter des commentaires à des enregistrements spécifiques tels que des appels ou des e-mails, répondre dans le même fil de discussion et notifier vos collègues d'actions ou de mises à jour en mentionnant leurs noms lorsque vous commentez.
Alors, comment pouvez-vous utiliser cette fonctionnalité pour améliorer la collaboration interne dans votre organisation ? Examinons quelques cas d'utilisation pour tirer le meilleur parti de la fonctionnalité Commentaires.
Comment pouvez-vous améliorer la communication interne ?
Soutenez vos employés avec des retours
Que vous soyez un nouveau collaborateur ou que vous cherchiez simplement à améliorer vos compétences, vous pouvez utiliser un commentaire pour demander un retour de votre manager sur votre appel de vente ou votre e-mail client.
Votre manager peut instantanément revoir les interactions historiques avec le prospect ou le client et contextualiser immédiatement la conversation à partir du reste du dossier du contact avant de répondre dans une discussion.
Il n'est plus nécessaire de faire des copier-coller ou des captures d'écran pour demander ou fournir des retours.
Mettez en évidence les tâches à exécuter
Ceci est typique dans tout environnement où vous collaborez ou communiquez avec d'autres membres de l'équipe. Imaginons que vous travaillez dans une agence : vous pourriez avoir plusieurs personnes avec qui vous travaillez sur le même compte, comme un analyste de données, un rédacteur de contenu et un spécialiste SEO par exemple.
Si vous êtes le gestionnaire de compte, vous pourriez utiliser la fonction de commentaire pour informer votre équipe de la dernière rencontre avec le client, en soulignant les tâches nécessaires requises de différentes personnes en les mentionnant avec le symbole ‘@’.
Cette fonctionnalité est également pratique pour les commerciaux lorsqu'il s'agit de transmettre un nouveau prospect à votre équipe après-vente.
Chaque personne est notifiée lorsqu'elle est mentionnée afin qu'elle ne manque pas votre message.
Collaborez avec des collègues
Supposons que vous travaillez dans les ventes et que votre opportunité est à l'étape des négociations. Si vous venez de parler au contact et que vous avez enregistré l'appel ou l'email dans Capsule, vous pouvez ensuite ajouter un commentaire. De là, vous pouvez @mentionner les collègues concernés pour les tenir informés. La fonction de fil de discussion intervient ici, permettant à vos collègues de répondre de la même manière pour discuter des prochaines étapes.
Avec une collaboration plus rapide et plus efficace, vous pouvez faire avancer vos opportunités dans l'entonnoir de vente rapidement et sans heurts.
Quels sont les avantages d'un CRM collaboratif ?
Reduce context switching, improve productivity
Ever heard of context switching? It’s what happens when we move from one task to another, or simply from one interface to the next, even if it’s part of the same task. It might not sound significant, but the mere task of moving from, let’s say, a spreadsheet to your communications channel requires users to readjust to the application, its layout, and its purpose. And it takes a toll on our focus, productivity, and mental fatigue.
Harvard Business Review explains that “excessive [content switching] increases the brain’s production of cortisol (the primary stress hormone), slows us down, and makes it harder to focus.” Their research found that each switch ‘costs’ the user just over two seconds, 1,200 times a day. Each week that comes to just under four hours, or 9% of their annual time at work. Not figures to be sniffed at.
By keeping just one of your daily activities on one platform, you’re cutting out dozens, if not hundreds of switches every day.
Keep your data and conversations centralized
Your conversations about a lead or customer often contain important information. While you can already take note of this when you record your activity, tagging stakeholders in the associated comments helps keep everything in one central space.
And if your conversation happens right there in a thread on the record, you’ll never have to dig through documents, tear through your written notes, or chase a colleague for additional information again.
Greater visibility
Il ne s'agit pas seulement de communication. En tant qu'administrateur ou chef d'équipe, vous pourriez également examiner les activités individuelles de votre équipe pour vous assurer que les processus sont respectés et que la productivité répond à vos attentes.
Par exemple, en tant que responsable de l'équipe de réussite client, vous pourriez utiliser cette fonctionnalité pour vous assurer que vos employés assurent le suivi avec vos clients et partagent leurs prochaines étapes en interne.
D'autre part, examiner les commentaires que votre équipe laisse pour vous, les uns pour les autres, ou même pour eux-mêmes pourrait offrir un aperçu des meilleures façons de faire fonctionner le CRM pour votre équipe et d'apporter les ajustements nécessaires.
De plus, si vous examinez un contact ou une opportunité en particulier, vous n'avez plus besoin de solliciter vos collègues pour obtenir des informations supplémentaires. Qu'il s'agisse de points de données standards ou de notes issues de réunions internes ou externes, tout ce dont vous avez besoin se trouve dans le dossier.
Conclusion
Les commentaires vous permettent de poursuivre la conversation dans Capsule sans changer d'applications et de systèmes.
Une communication interne solide prévient la confusion et les erreurs évitables tout en améliorant activement le retour d'information et l'efficacité des passations.
Utilisez des commentaires et des fils de discussion pour conseiller vos collègues, encourager le développement des compétences et atteindre une communication efficace dans Capsule CRM.
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