Nous sommes certains que vous avez déjà entendu parler du RGPD et que vous vous posez des questions sur la manière de le gérer. Nous avons préparé une présentation d’ensemble du RGPD et de Capsule, et répondu à vos questions pour vous aider à travailler dans le cadre de la nouvelle réglementation.
Cet article a pour but de vous aider à utiliser Capsule, mais ne doit pas être considéré comme un conseil juridique. Si vous avez des questions sur la manière dont le RGPD affectera votre entreprise, nous vous recommandons de demander conseil à un professionnel du droit.
Qu’est-ce que le RGPD ?
Le 25 mai 2018, un nouveau règlement européen sur la protection de la vie privée, appelé Règlement général sur la protection des données (RGPD), entrera en vigueur. Il impose des obligations plus strictes aux entreprises concernant la manière dont elles collectent, stockent et gèrent les données personnelles des citoyens de l’UE, que le traitement de ces données ait lieu ou non sur le territoire de l’Union européenne.
Le RGPD a-t-il un impact sur les clients de Capsule ?
Le RGPD concernera toute personne qui stocke des informations personnellement identifiables sur un citoyen de l’UE. Les informations personnellement identifiables peuvent être un nom, une adresse e‑mail, une adresse postale, une date de naissance, des centres d’intérêt personnels, des identifiants uniques, des traces numériques, et plus encore.
Que fait Capsule pour se préparer au RGPD ?
Nous avons toujours accordé une grande importance à la confidentialité et à la sécurité des données. À la lumière du RGPD, nous avons revu nos processus et pratiques en matière de données afin de garantir notre pleine conformité d’ici le 25 mai 2018. Par exemple, nous :
- Mise en place d’un nouveau Contrat de traitement des données que nous nous engageons, vous et nous, à appliquer à compter du 25 mai 2018.
- Mise à jour de notre Politique de confidentialité afin de garantir notre conformité concernant les données que nous détenons à votre sujet.
- Examiner les fonctionnalités de Capsule afin de déterminer si nous pouvons apporter des améliororations qui rendent Capsule plus efficace pour les utilisateurs soumis au RGPD.
Des fonctionnalités pour vous aider à assurer la conformité
Bien que le RGPD puisse sembler exigeant au premier abord, son objectif principal est de respecter les données de vos clients et de ne traiter que les informations dont vous avez réellement besoin. Nous disposons déjà de fonctionnalités pour vous aider à gérer correctement les données de vos clients. Voici une liste de fonctionnalités et de recommandations pour vous aider à rester conforme :
Consentement à l’enregistrement
Avec le RGPD, vous devez disposer d’une base légale pour traiter des données personnelles, et le consentement en fait partie. Si vous devez enregistrer ce consentement, il existe plusieurs façons de le faire.
En plus des coordonnées de votre client, vous pouvez choisir d’ajouter un champ personnalisé, par exemple une case à cocher pour le consentement, et vous pouvez également ajouter un champ de date pour enregistrer la date à laquelle le consentement a été donné.
Vous pouvez également utiliser les fonctionnalités de balises de Capsule pour marquer les contacts qui ont consenti à ce que vous les recontactiez. Les plus puissantes sont les DataTags de Capsule, qui vous permettent d’enregistrer des informations supplémentaires avec une balise. Par exemple, vous pourriez vouloir enregistrer la date du consentement en même temps que la balise. Capsule vous invitera à saisir ces champs lorsque vous appliquerez la balise à un contact.
Répondre aux demandes de données
Une personne peut demander à accéder aux données que vous avez enregistrées à son sujet dans Capsule. On parle parfois de « demande d’accès aux données personnelles ». Pour faciliter ce type de demande, nous avons créé une nouvelle fonctionnalité d’impression de résumé. Elle vous permet d’exporter les données de contact de la personne ainsi que toutes les informations détenues à son sujet, y compris l’intégralité de son historique de communication, dans un seul fichier.
Pour utiliser cette nouvelle fonctionnalité, commencez par ouvrir un contact dans Capsule. Depuis sa fiche, cliquez sur la flèche d’action, puis choisissez « Imprimer le récapitulatif » : un nouvel onglet s’ouvrira alors dans votre navigateur. À partir de là, vous pouvez copier les informations sur votre ordinateur et les coller dans un traitement de texte, ou utiliser la fonction d’impression de votre navigateur pour créer un PDF à partir de ces informations.
Suppression définitive des données
Vous pouvez souhaiter supprimer, avant le 25 mai, les données qui ne sont plus utilisées aux fins pour lesquelles elles ont été initialement collectées. De plus, dans le cadre du RGPD, un accent particulier est mis sur le droit à l’oubli, qui permet à une personne de demander la suppression de ses données. Vous pouvez supprimer un seul contact ou bien une liste de contacts. Ces enregistrements supprimés sont conservés dans la corbeille pendant 30 jours avant d’être définitivement effacés. Toutefois, si une suppression immédiate est demandée, le propriétaire du compte Capsule peut supprimer définitivement des enregistrements individuels en se rendant dans la corbeille et en les supprimant de façon permanente à l’aide de la fonction de suppression.
Ressources externes
Si vous cherchez à mieux comprendre le RGPD, nous vous suggérons de consulter les recommandations fournies par le UK Information Commission Office (ICO), qui est chargé de la mise en œuvre de la législation RGPD au Royaume‑Uni. Ils proposent des conseils pratiques, notamment une vue d’ensemble des principaux points que les responsables du traitement des données doivent examiner et mettre en place pour mai 2018, ainsi que leurs 12 étapes à suivre dès maintenant.
Le Commissaire à l’information a également commencé à publier une série d’articles visant à démystifier certaines idées reçues, qui expliquent que le RGPD est une évolution et non une révolution, et qui clarifient des questions telles que : « Avez-vous besoin du consentement pour traiter des données à caractère personnel ? ».
Et ensuite ?
Nous enverrons bientôt un e‑mail avec des informations sur notre nouveau Contrat de traitement des données qui entrera en vigueur le 25 mai 2018. Consultez régulièrement notre blog pour suivre les actualités concernant le RGPD et les nouvelles fonctionnalités.
Mis à jour le 17/04/2018
- Nous avons finalisé notre nouveau Contrat de traitement des données et Politique de confidentialité qui entrera en vigueur le 25 mai 2018
- Envoyé des e-mails pour informer les clients de notre nouveau Contrat de traitement des données
et Conditions client
Nous espérons que cela répond à certaines de vos questions et facilite votre travail avec le RGPD dans Capsule ! N’hésitez pas à nous envoyer un e-mail si vous avez des questions, nous serons ravis d’y répondre.
