Cómo gestionar tus Oportunidades

Una vez que crees una oportunidad de ventas, querrás asegurarte de utilizarla a todo su potencial. Lo más importante son cosas como seguir el hilo de toda la comunicación alrededor de una venta y asegurarte de que se haga todo lo que necesites. La sección del historial en las oportunidades es donde puedes agregar notas y guardar correos electrónicos acerca de la oportunidad. Las notas pueden ser minutas de una reunión que tuviste sobre la oportunidad o detalles de una llamada telefónica con el posible cliente. En el panel de la derecha, puedes configurar tareas individuales para cualquier acción que se necesite. Sobre el historial, tienes la sección de “Hilos”, donde aparecen todos tus hilos de actividades y te ayuda a terminar tareas en el orden en el que deben hacerse.

Cómo agilizar Oportunidades usando las tareas y los hilos

Dependiendo de lo que necesites que se haga, puedes agregar tareas individuales o usar un conjunto predefinido de tareas dentro de un Hilo para tener flujos de trabajo más estandarizados.

Gestiona tus asuntos pendientes de oportunidades, como enviar una cotización o hacer un seguimiento con una llamada usando la función de Tareas. Las tareas también pueden ser repetidas, así que si se trata de algo que haces cada mes, puedes programar que tu tarea se repita cada mes.

Las Tareas se pueden agregar sobre la marcha haciendo clic en el botón Agregar tarea que está al lado derecho de una oportunidad.

Los Hilos son un conjunto predefinido de tareas únicas de tu negocio. Pueden aplicarse rápidamente a una Oportunidad y permiten que veas todas las tareas relevantes que debes terminar para cumplir con tus fechas límite.

Puedes aplicar un hilo existente a una Oportunidad:

• Al seleccionarlo de la casilla del menú desplegable del Hilo cuando creas una Oportunidad.
• Cuando ves un registro de una Oportunidad, verás la opción Agregar hilo.

Cuando agregas un hilo a una Oportunidad, el sistema te puede pedir que selecciones una fecha de finalización para que las tareas de la lista estuvieran terminadas. A las tareas dentro de este hilo se les asignarán fechas de vencimiento con base en la fecha seleccionada para cumplir tus metas.

Cómo editar una Oportunidad individual

Durante el tiempo de vida de una Oportunidad, puedes encontrar que necesitas actualizar detalles, como el valor esperado o la fecha de cierre esperada, o tal vez necesitas cambiar al responsable de la Oportunidad.

Actualización de varias oportunidades mediante una importación

A veces es posible que desee actualizar varias oportunidades a la vez, por ejemplo: - Modificar el hito o la canalización - Cambiar el estado, por ejemplo a Ganado/perdido - Actualización del valor de un campo personalizado - Actualización del contacto principal

Esto puede hacerse mediante una importación. Para que la actualización funcione, el archivo importado debe contener determinados campos que coincidan con las oportunidades existentes en Capsule. La forma más sencilla de hacerlo es exportar una lista de sus Oportunidades, ajustar los valores que desea cambiar y volver a importar el mismo archivo. Esto garantiza que se actualicen las Oportunidades correctas.

Paso 1: Exportar sus oportunidades desde Capsule

En primer lugar, empezarás por reunir una lista de tus Oportunidades:

1. Para empezar, vaya a la sección Proceso de ventas y filtre su lista de oportunidades para obtener la lista que desea actualizar.
2. A continuación, selecciona Exportar en la parte derecha de la página.
3. En la ventana emergente, asegúrate de que está seleccionada la opción Todas las columnas. Elija la opción CSV o Excel y haga clic en Exportar.

Paso 2: Organizar su archivo CSV o Excel

Una vez que tenga su lista de Oportunidades, puede editar su archivo CSV o Excel. Abra el archivo descargado en una hoja de cálculo y lo mejor será que borre la mayoría de las columnas.

Por defecto, el verificador de duplicados utiliza el ID de la Oportunidad para actualizar los campos. Sólo debe conservar estas columnas: - Oportunidad - La(s) columna(s) del campo que desea actualizar

Paso 3: Volver a importar a Capsule

Una vez que hayas realizado los cambios en el archivo, vuelve a Capsule e impórtalo:

1. Seleccione Importar oportunidades en la Proceso de ventas pestaña

2. Haga clic en Desde un archivo y elija la opción Oportunidades. Haga clic para cargar o arrastre y suelte su archivo en la casilla

3. Ahora tendrá que asignar cada columna del archivo a los campos correspondientes de Capsule. Asegúrese de que la columna ID está asignada a Opportunity ID.

4. En el siguiente paso podrás previsualizar una muestra de la importación. Cuando estés satisfecho, haz clic en Siguiente.

5. Elija la opción Importar y actualizar duplicados utilizando los datos de su fichero. Si es aplicable, marque también la casilla que dice sobrescribir nombre, hito, pipeline, contacto y campos personalizados.

   

6. Por último, haga clic en Importar ahora. La importación se iniciará y recibirás una notificación por correo electrónico cuando haya finalizado.

Cómo reabrir una oportunidad cerrada

Si necesitas reabrir una oportunidad, por cualquier razón, ve a la lista de Oportunidades cerradas, haz clic en el nombre de la oportunidad en cuestión y después haz clic en el botón Reabrir oportunidad. La oportunidad se reabrirá con la meta parcial que tenía antes de cerrarse y se verá de nuevo en el flujo de ventas.

Cómo duplicar una oportunidad

Si creas la misma Oportunidad con frecuencia para un contacto en particular, puedes usar la opción de duplicar la Oportunidad para ahorrar tiempo y no introducir la misma información una y otra vez. Para hacer esto, ve a la Oportunidad en cuestión usa el menú de Acciones y selecciona Duplicar.

Cuando duplicas una Oportunidad existente, el nombre de la oportunidad, el contacto vinculado, el flujo de ventas, la meta parcial, el valor esperado y los plazos de pago se copiarán iguales en la nueva Oportunidad.

Eliminar oportunidades

Capsule tiene la opción de eliminar una sola Oportunidad, o un Administrador también puede eliminar una lista de ellas en bloque. A continuación, irán a la Papelera, donde se conservarán durante 30 días y podrán ser restaurados por su Superadministrador si es necesario. En las secciones siguientes se describen ambas formas de eliminar oportunidades.

Cómo eliminar una Oportunidad individual

Si ya no necesita una Oportunidad concreta o si se ha creado por error, puede eliminarla yendo a La Oportunidad individualMenú AccionesBorrar.

Cómo eliminar una lista de Oportunidades

Los administradores pueden eliminar un grupo de Oportunidades en bloque. Para ello:

1. Comience por ir a Proceso de ventas pestaña
2. Aquí puede filtrar las Oportunidades que desea eliminar
3. Utilice el icono de la papelera situado a la derecha para eliminar todas las oportunidades de la lista.

Cómo almacenar correos electrónicos en Oportunidades

Una parte de gestionar una oportunidad de ventas a menudo requiere conversaciones por correo electrónico. A fin de tener toda la comunicación sobre la oportunidad en un solo lugar, puedes enviar tus mensajes con copia al buzón Dropbox de Capsule y guardarlos allí, de acuerdo con la oportunidad de ventas con la que se relacionen. Hay algunas formas diferentes de hacer esto.

Vincular un correo electrónico de un contacto

Puedes guardar un correo electrónico normalmente usando la dirección del buzón Dropbox de Capsule; una vez guardado, hacer clic para editar el correo electrónico en el registro del contacto y usar la opción para vincularlo a la oportunidad existente para ese contacto.

1. Encontrar al contacto donde está guardado el mensaje de correo electrónico
2. Haz clic en la flecha que aparece junto a la fecha del correo electrónico y luego en Editar
3. Usa la opción de vincular una nota al proyecto u oportunidad
4. Después, elige la oportunidad a la que quieres vincularlo y guárdalo.

Guardar un correo electrónico directamente en una Oportunidad

Todas las oportunidades de ventas tienen una dirección única de buzón Dropbox que puedes usar para guardar correos electrónicos directamente en él. Para encontrar la dirección, harás lo siguiente:

1. Ve a la Oportunidad en cuestión
2. Haz clic en la del menú de Acciones, junto al nombre de la Oportunidad, para adjuntar un correo electrónico.
3. Después, copia la dirección de correo electrónico que se muestra y úsala para enviar correos con copia o reenviarlos. Estas aún necesitan ser conversaciones por correo electrónico entre un usuario de Capsule y un contacto.
4. Esos correos electrónicos se guardarán directamente en la oportunidad.

Crear una nueva Oportunidad con un correo electrónico

Si estás enviando o has recibido un correo electrónico que quieres usar como inicio de una oportunidad de ventas, entonces puedes enviarlo con copia o reenviarlo a una dirección especial del buzón Dropbox para crear una Oportunidad totalmente nueva a partir de la conversación. El asunto del correo se utilizará como el nombre de la Oportunidad y se vinculará al contacto al que va dirigido el mensaje. Si el contacto aún no existe como tal, entonces se creará durante el proceso. Esto se hace como sigue:

1. Haz clic en tu nombre en la barra de menú de la parte superior en Capsule > Mis preferencias
2. Ve al buzón Dropbox del correo
3. Copia la dirección del buzón Dropbox, pero remplaza la palabra dropbox@ con opportunity@ y úsala para reenviar o enviar copia del mensaje.

Cómo registrar las actividades en una Oportunidad

Para cualquier comunicación o detalles que no estén en un correo electrónico, puedes usar la opción Registrar actividad en la oportunidad. Esta te permite anotar detalles de una reunión u otra información que sea importante registrar en la Oportunidad. En el plan gratuito y en Starter, hay tres tipos de actividades que puedes agregar:

• Nota
• Reunión
• Llamada

En los planes Growth, Advanced y Ultimate, tienes la capacidad de configurar tu propios tipos de actividad personalizados para categorizar tus actividades.

Estos tipos de actividad, a su vez, se utilizarán en los informes de los tipos de actividades, lo que te ayuda a ver un desglose de las actividades por tipo y por usuario. Tenemos más detalles de esto en nuestro artículo de conocimientos de negocios.

Cómo vincular una Oportunidad a un Proyecto

Obtener una venta puede ser el inicio de tu proceso. La función Proyectos te permite gestionar los siguientes pasos.

Dependiendo de tu industria y el tamaño de tu empresa, puedes tener diferentes departamentos que trabajen en las distintas etapas de una negociación. Puedes vincular un proyecto a una oportunidad para cerrar los vacíos entre las actividades previas y posteriores a la venta.

Para ello:

1. Usa la del menú de Acciones, junto al nombre de la Oportunidad
2. Selecciona “Agregar un proyecto vinculado”.
3. Esto te llevará al formulario de “Nuevo proyecto”, donde puedes llenar los detalles del proyecto que quieres crear.
4. Una vez guardado, el proyecto aparecerá en la pestaña de “Proyectos” de la oportunidad y en el proyecto mismo que estará visible bajo el título “Detalles vinculados a la oportunidad”.

Si deseas vincular un Proyecto existente a una oportunidad, entonces tenemos más detalles sobre esto en nuestro artículo sobre gestión de proyectos.

Cómo usar una Oportunidad con un servicio externo

Una vez creada una Oportunidad, puedes usarla para generar contenido en un servicio externo con algo que llamamos Vínculos generados. Un vínculo generado es una URL, a menudo de un servicio fuera de Capsule, donde puedes usar información del registro de Capsule para crear el vínculo.

Por ejemplo, si quieres crear una cotización en Quotient, puedes agregar la URL de la nueva cotización en Quotient que utilice detalles de la oportunidad en Capsule y llene los campos de Quotient. El vínculo se vería así:https://go.quotientapp.com/new-001/quote?title={name}&email={email}

La parte {name} utilizará el nombre de la Oportunidad y llenará el campo del título de la cotización y la parte {email} tomará la dirección de correo electrónico del contacto principal vinculado a la Oportunidad y la pondrá en el campo de la dirección de correo electrónico a la que se enviará la cotización.

Los vínculos como este se basan en el servicio externo (en este caso, el de Quotient), para llenar los detalles por medio de la URL. No todos los servicios lo hacen; por favor, verifica con tu proveedor si es una opción viable antes de configurar un vínculo como este.

Puedes leer más sobre los vínculos generados en la sección sobre cómo amplificar Capsule.